Notfallmanagement in der Zahnarztpraxis

Notfallmanagement in der Zahnarztpraxis

Nadelstich, Schnittverletzung, anaphylaktischer Schock, Brand oder der Autounfall deines Mitarbeiters auf dem Weg zur Arbeit. Was Notfallmanagement in der Zahnarztpraxis bedeutet ist klar.

Unfälle und Notfälle passieren. Und gerade im Notfall ist es enorm wichtig, schnell  und gezielt zu handeln. Daher willst du für Notfälle Vorsorge treffen. Du willst vorbereitet sein und eine dem Patienten- und Leistungsspektrum entsprechende Notfallausstattung und Notfallkompetenz vorhalten.

Die Aufregung kocht im Notfall schnell hoch. Die Hektik packt das Team und dann passieren Fehler. Fehler, die im Notfall nicht passieren dürfen.

Was tun beim Nadelstich? Verbandbuch? Noch nie gehört. D-Arzt? Keine Ahnung. Dabei ist die Dokumentation im Verbandbuch und das richtige Vorgehen bei einem Betriebsunfall mittels D-Arzt enorm wichtig, um bei Bedarf z.B. Rentenansprüche geltend machen zu können.

In diesem Artikel will ich dir einen Überblick verschaffen, welche Aspekte zum Thema Notfallmanagement gehören und welche Hilfestellungen dir die BGW hier bietet.

Ersthelfer

Benenne einen Ersthelfer. Praxen bis 20 Beschäftigte müssen mindestens 1 ErsthelferIn ausbilden lassen. Bei mehr als 20 Beschäftigten müssen 10% der Beschäftigten ausgebildet werden. Personen, mit einer abgeschlossenen medizinischen Ausbildung können lt. § 26 DGUV Vorschrift 1 ohne zusätzliche Ausbildung als Ersthelfer eingesetzt werden.

Unabhängig davon ist für dein komplettes Team alle zwei Jahre zusätzlich eine Erste-Hilfe-Fortbildung notwendig. Durch regelmäßiges Notfalltraining wird das Wissen aktualisiert. Es ist nicht ausreichend, das Notfalltraining z. B. via Online-Kurs oder digitalen Medien durchzuführen. Schulungen führt z.B. das Rote Kreuz oder Malteser durch.

Die BGW übernimmt unter bestimmten Umständen die Kosten dafür. Den Link zur Antragstellung findest du am Ende dieses Artikels.

Verbandkasten & Notfallkoffer

Die Grundausstattung des Verbandkastens sollte regelmäßig überprüft und Medikamente, deren Verfallsdatum überschritten ist, ersetzt werden.

Sofern du einen Notfallkoffer vorhältst, sollte dieser:

  • Übersichtlich sortiert und auf das Wesentliche reduziert sein.
  • Intakt (Verfallsdatum bei Medikamenten, Steril verpacktes Material, Funktionstüchtigkeit bei batteriebetriebenen Geräten etc.).
  • Leicht erreichbar und mobil.
  • Inhalt und Aufbewahrungsfrist sind dem Personal bekannt.
  • Regelmäßige Kontrolle und Dokumentation des Inhalts. (Du kannst das Verfallsdatum etc. schnell prüfen, wenn du eine sinnvolle Checkliste am besten außerdem halb des Notfallkoffers anbringst.)

Alarm- und Notfallplan

Ein Alarm- und Notfallplan mit genauen Anweisungen für Brand und Unfall ist zu erarbeiten. Wenn es brennt, sind die in der Umgebung befindlichen Personen durch Feuer und insbesondere durch Brandrauch akut gefährdet. Daher ist es wichtig, dass alle Personen wissen, wie sich sich in einer solchen Gefahrensituation zu verhalten haben. Die Brandschutzordnung und der Alarmplan (siehe hilfreiche Links) informiert über die wichtigsten Verhaltensregeln. 

Aber wie das immer mit Vorlagen ist, müssen sie natürlich an deine ganz individuellen Praxisgegebenheiten angepasst werden. Das heißt mit den entsprechenden Telefonnummern von Ersthelfer, Betriebsarzt, D-Arzt, Rettungsdienst, Unfallkrankenhaus etc. ergänzt werden. 

Sorge dafür, dass der Alarm- und Nofallplan bekannt und an einer prominenten Stelle platziert ist.

In den Hilfreichen Links findest du eine Vorlage und hast die Vorgaben schnell erfüllt. 

Mitarbeiter regelmäßig zum Notfallmanagement in der Zahnarztpraxis unterweisen

Hier sollten mindestens alle Themen dieses Artikels unterwiesen, geübt und mit Unterschrift dokumentiert werden. Eine Pro Forma – Schulung à la „Bitte hier einmal unterschreiben und gut is.“ führt natürlich nicht zum Ziel und verfehlt den Sinn von Unterweisungen krachend.

Brandschutzhelfer

Ein ausgebildeter Brandschutzhelfer ist benannt und wird regelmäßig (3-5 Jahre) geschult.

Das Personal wird mindestens jährlich vom Brandschutzhelfer mit der Handhabung des Feuerlöschers betraut und in die Vermeidung von Entstehungsbränden oder Explosionen (z.B. in Verbindung mit Sauerstoff) unterwiesen. Er sensibilisiert, dass in der Praxis unterschiedliche Feuerlöscher vorhanden sind (z.B. Pulverlöscher für die Brandklassen ABC und für EDV bzw. Elektronik-Bereiche ein CO2-Feuerlöscher – bedenke, dass seit Oktober 2019 pro kg CO2-Löschmittel mindestens eine freie Grundfläche von 5,5 m² vorhanden sein muss). Flucht- und Rettungswege sind ausgeschildert und auch Sammelstellen sind bekannt. Der Ablauf im Falle eines Brandes wird durchgespielt und die Aufgaben für die einzelnen Mitarbeiter im Falle eines Brandes sind klar kommuniziert. Die Kommunikation, sprich Meldekette ist bekannt.

NICHT Erika ist für xy zuständig“ SONDERNDer Mitarbeiter an der Rezeption ist für xy zuständig.“ Notfallmanagement in der Zahnarztpraxis soll personenunabhängig funktionieren.

Alle weiteren Infos zum Thema Brandschutz findest du in meinem separaten Blogartikel „Brandschutz in der Zahnarztpraxis“. 

Alles an seinem festen Platz

Verbandkaste, Notfallkoffer, Verbandbuch, Feuerlöscher und ggf. Defibrillator befinden sich an einem fest definierten Platz, der jedem bekannt ist.

Ist der Platz nicht direkt einsehbar, ist eine Beschilderung notwendig. Denke auch an die Beschilderung des Notausgangs, an einen Fluchtplan und an ausreichend Brandmelder. Eine Übersicht der Sicherheits- und Gebotszeichen findest du in den hilfreichen Links.

Unfallverhütungsvorschriften

Die Unfallverhütungsvorschriften sind für dich verpflichtend. Sie umfassen in der Zahnarztpraxis:

  • TRBA 250 (Biologische Arbeitsstoffe im Gesundheitswesen und in der Wohlfahrtspflege
  • DGUV Vorschrift 1 (Grundsätze der Prävention)
  • DGUV Vorschrift 2 (Betriebsärzte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit)
  • DGUV Vorschrift 3 (Elektrische Anlagen und Betriebsmittel)

Deine Berufsgenossenschaft BGW stellt dir hilfreiche Informationen als PDF aber auch als Druck-Version zur Verfügung. Ich empfehle dir, diese auf der BGW-Homepage zu bestellen.

Die BGW stellt dir z.B. auch Poster zur Verfügung. Diese Infos eignen sich wunderbar für Mitarbeiterunterweisungen.

Glasklare Vorgaben für den Notfall

Mit der folgenden Liste möchte ich dir Anregungen zu Ablaufbeschreibungen geben, die ich dir für deine Praxis empfehle. Die Inhalte sind sehr individuell und können hier nicht vorgegeben werden. Die Übersicht erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Nutze gerne auch die Links, die ich dir unten zusammengestellt habe. 

Kurzum: Treffe zeitnah Regelungen, wie ihr in Notfallsituationen angemessen und sicher handelt und erstellt z.B. Ablaufbeschreibungen für folgende Situationen:

  • Verhalten im Notfall (z.B. Brand, Stromausfall, Wasserschaden, Gewalt am Arbeitsplatz) und Erste Hilfe
  • Notfall- und Alarmplan gut sichtbar aushängen.
  • Die Vollständigkeit und Aktualität der Notfallausstattung ist sichergestellt. z.B. anhand von Checklisten zum Inhalt des Verbandkastens und ggf. Notfallkoffers.
  • Erfassen von allen Unfällen, Wege- und Beinaheunfälle. Besonders die regelmäßige Auswertung von Beinaheunfällen hilft dir, Maßnahmen zu entwickeln, wie ihr Unfälle künftig vermeiden könnt. Daraus lässt sich auch ableiten, welche Schulungen du deinen Beschäftigten anbieten kannst.
  • Schutzausrüstung und Sicherheitsgeräte wie durchstichsichere Abwurfbehälter sind vorhanden und die Mitarbeiter wurden in die Handhabung aktenkundig unterwiesen.
  • Verhalten bei Schnittverletzungen an kontaminiertem Material und Unfallmeldung
  • Nachsorgeschema bei Nadelstichverletzungen (BGW)
  • Verbandbuch (hier alle Unfälle, Erste-Hilfe-Leistungen, Wegeunfälle etc. eintragen, Stich- oder Schnittverletzungen an kontaminiertem Material sind unverzüglich der BGW zu melden, Dokumentationspflicht von Übergriffen und Androhungen im Verbandbuch)
  • Info, ab wann eine Meldung an die BGW erfolgen muss

Notfallmanagement in der Zahnarztpraxis beginnt bevor es soweit kommt.

Das bedeutet, dass du regelmäßig eine Gefährdungsbeurteilung in deiner Zahnarztpraxis bzw. in deinem Eigenlabor durchführen willst, um bereits im Vorfeld über mögliche Gefahren sensibilisiert zu sein.

Außerdem legst du Wert auf ein systematisches Risikomanagement in deiner Zahnarztpraxis. Das geht noch einen großen Schritt weiter und beleuchtet auch Haftungsrisiken, Datenschutzrisiken etc. Hierzu empfehle ich dir meinen Blogartikel zum Thema Risikomanagement >>> https://qm-oischinger.de/risikomanagement-zahnarztpraxis/

Und denk dran: Ein wirksames und sinnvolles QM geht nicht von heute auf morgen. Es muss nicht perfekt sein. Aber es will zu einer guten Gewohnheit werden.

Hilfreiche Links zum Thema Notfallmanagement in der Zahnarztpraxis

Suchmaschine zuständiger D-Arzt  
https://www.dguv.de/landesverbaende/de/med_reha/d-arzt-verfahren/index.jsp

Suchmaschine zuständige BG-Klinik  https://www.bg-kliniken.de/standorte

DGUV Anleitung Erste Hilfe https://publikationen.dguv.de/widgets/pdf/download/article/698

DGUV Vorschrift 1, Grundsätze der Prävention https://www.bgw-online.de/bgw-online-de/service/medien-arbeitshilfen/medien-center/unfallverhuetungsvorschrift-grundsaetze-der-praevention-14912

DGUV Vorschrift 2, Betriebsärzte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit https://www.bgw-online.de/bgw-online-de/service/medien-arbeitshilfen/medien-center/weitere-medien/informationen-zur-dguv-vorschrift-2-betriebsaerztliche-und-18684

DGUV Vorschrift 3, Elektrische Anlagen und Betriebsmittel https://www.bgw-online.de/resource/blob/20602/a08d0fafd101155ffffad8739e108152/dguv-vorschrift3-unfallverhuetungsvorschrift-elektr-anlagen-betriebsmittel-data.pdf

DGUV Information Brandschutzhelfer https://publikationen.dguv.de/widgets/pdf/download/article/2848

DGUV Automatisierte Defibrillatoren https://publikationen.dguv.de/widgets/pdf/download/article/783

DGUV Übersicht der Sicherheits- und Gebotszeichen https://publikationen.dguv.de/widgets/pdf/download/article/3058

DGUV Plakat „Erste Hilfe – Auffinden einer Person“ https://publikationen.dguv.de/widgets/pdf/download/article/760

Meldung zur Unfallanzeige (BGW) https://www.bgw-online.de/bgw-online-de/service/medien-arbeitshilfen/formulare/unfall-melden-wegeunfall-fragebogen-ausfuellen-14592

BGW Verbandbuch https://www.bgw-online.de/resource/blob/18958/f8b29f3daf46c4e0755e34f5361b3fe3/bgw09-17-000-verbandbuch-data.pdf

BGW Verbandbuch Meldeblock (einzelne Seite, diese kann direkt in der Mitarbeiterakte abgelegt werden) https://www.bgw-online.de/bgw-online-de/service/medien-arbeitshilfen/medien-center/weitere-medien/verbandbuch-18958

BGW Aushang Notfallnummern, Verhalten im Brandfall https://www.bgw-online.de/bgw-online-de/service/medien-arbeitshilfen/medien-center/braende-verhueten-verhalten-im-brandfall-18962

BGW Risiko Nadelstich https://www.bgw-online.de/DE/Medien-Service/Medien-Center/Medientypen/BGW-Broschueren/BGW09-20-001_Risiko-Nadelstich.html

BGW Nadelstich Nachsorgeschema https://www.bgw-online.de/DE/Arbeitssicherheit-Gesundheitsschutz/Grundlagen-Forschung/GPR-Medientypen/Downloads/NSV-Nachsorge.pdf?__blob=publicationFile

Antragsformular Kostenübernahme „Erste-Hilfe-Kurs“ durch die BGW https://www.bgw-online.de/bgw-online-de/themen/sicher-mit-system/erste-hilfe/erste-hilfe-21598

 

WIE DU LÄSSIG STATT LÄSTIG ZUM ZIEL KOMMST.

Du hast mit QM schon so oft angefangen, kommst aber nicht richtig weiter? Du weißt noch nicht, worauf es ankommt & nicht zu wissen, wo du stehst, ist schwer auszuhalten?

Hol dir mein QM-MINI-AUDIT und lern, wie du den lange ersehnten Überblick gewinnst. Du findest schnell heraus, welche gesetzlichen Vorgaben du schon erfüllst & um welche Schritte du dich jetzt kümmern willst. 

Die Autorin und Auditorin steht für Qualitätsmanagement mit Leichtigkeit und Weitblick. QM von Anfang an nützlich und praktisch sein. Es soll dabei helfen, den Praxisalltag zu vereinfachen, gesetzliche Vorgaben einzuhalten und die Zusammenarbeit aller Beteiligten zu verbessern. 

In 7 Schritten zum Risikomanagement in der Zahnarztpraxis

In 7 Schritten zum Risikomanagement in der Zahnarztpraxis

Risikomanagement in der Zahnarztpraxis – damit Sicherheit nicht zum Glücksspiel wird

Diese Praxisleitung hätte dem Thema Risikomanagement im Nachhinein sicher gerne mehr Zeit und Aufmerksamkeit  gewidmet. Doch als es sprudelt, ist es zu spät. Die Tür geht auf, das Wasser drückt sich vorbei und rauscht ins Treppenhaus. Der Hausmeister – vom Nachbarn informiert – reißt die Augen auf. Die Ursache ist auch gleich gefunden: Ein Schlauch hat sich vom Gipsabscheider gelöst und die komplette Praxis überflutet. Während Arzt und Team sich im Urlaub die Sonne auf den Bauch scheinen lassen, hat der Vorfall zu einem massiven Wasserschaden geführt. Nicht nur in der Praxis. Auch beim Nachbarn. Schuld war der nicht abgedrehte Hauptwasserhahn.

Den Betrieb konnte die Praxis jedenfalls erst einmal einstellen. Was für ein Alptraum.

Sicherheit und Stabilität

Dabei wünscht sich doch jeder Zahnarzt, dass alles glatt läuft. Sicherheit und Stabilität mit Risikomanagement in der Zahnarztpraxis. Alles richtig machen. Doch wie? Geht das überhaupt? Wenn du eure Praxisrisiken strukturiert betrachtest und die passenden vorbeugenden Maßnahmen ergreifst, kannst du jedenfalls sehr viel dafür tun, damit dein Treppenhaus nicht überflutet wird. Ja, man kann nicht auf alles vorbereitet sein. Corona hat es wieder mal gezeigt. Aber es gibt genug andere Risiken, die in der Luft liegen. Willst du nachts besser schlafen? Prima. Dann komm mit. In diesem Beitrag zeige ich dir, wie du deine Risiken strukturiert in den Griff bekommst.

Warum es sich jetzt lohnt, Risikomanagement in der Zahnarztpraxis umzusetzen:

  1. Schutz des Personals und der Patienten
  2. Aufrechterhalten des Praxisbetriebs, auch in Extremsituationen
  3. Erfüllung gesetzlicher Auflagen
  4. Abwendung wirtschaftlicher Schäden
  5. Abwendung von Image-Schäden
  6. Showstopper identifizieren und präventive Maßnahmen einleiten
  7. Vorbereitet sein
  8. Sensibilisierung des Teams für Risiken und deren Konsequenzen

So baust du dein Risikomanagement in der Zahnarztpraxis auf:

 

[Schritt 1] Kennst du alle Anforderungen an deine Praxis?

Alle, die meinen QM-Fahrplan gelesen haben, wissen es: es ist essentiell, zunächst die Anforderungen an deine Praxis zu identifizieren. Hier sind vor allem die gesetzlichen Anforderungen wie Datenschutz, Arbeitssicherheit, Hygiene und alle Anforderungen an die Patienten- und Mitarbeitersicherheit gefragt.

[Schritt 2]: Welche Risiken solltest du Rahmen des Risikomanagements in der Zahnarztpraxis im Blick behalten?

Einige Risiken werden in der QM-Richtlinie des G-BA (Gemeinsamer Bundesausschuss) ganz explizit genannt und konkrete Maßnahmen dafür eingefordert. Diese Risiken sind mit einem * gekennzeichnet.

Dr. M. Sarbandi hat in seinem wunderbaren Buch „Risikomanagement in der Zahnarztpraxis (2016)“ die Praxisrisiken in vier Bereiche unterteilt:

[1] Medizinische Risiken

Hierzu gehört z.B. das Einhalten der Leitlinien und Facharztstandards, die Delegation von Leistungen, das Thema Arzneimittelsicherheit*, Notfallmanagement* und Hygiene*.

[2] Betriebswirtschaftliche Risiken

Hierzu zählt Sarbandi Liquidität, Strategie, Wettbewerb und das nicht zu unterschätzende Thema Versicherungsschutz.

Ein Beispiel: Hast du geprüft, ob deine Berufsausfallversicherung bei ein und derselben Krankheit mehrmals greift? Das solltest du unbedingt tun. So kannst du dir im Erstfall mehrere zehntausend, wenn nicht hunderttausend Euro sparen.

Die Kammern stellen ihren Zahnärzten Merkblätter zur Verfügung. Hier wird im Detail beschrieben, was bei (längerfristigem) Ausfall oder Tod des Praxisinhabers zu tun ist. Außerdem stellt die Kammer einen sogenannten Notfallordner zur Verfügung, sodass alle Versicherungen, laufende Zahlungsverpflichtungen, Darlehen, wichtige Unterlagen und Bescheinigungen, Passwörter, Verträge etc. im Notfall direkt zur Hand sind.

[3] Juristische Risiken

Hierzu gehören Behandlungsfehler, Organisationsfehler, Aufklärungsfehler und – ganz wichtig – Dokumentationsmängel oder -fehler.

Wie kannst du dem entgegentreten? Hier ein paar Maßnahmen:

  • Prüfung der eigenen Kompetenzen und Team-Kompetenzen
  • Ordnungsgemäße Personalauswahl
  • Ordnungsgemäße Anleitung und Einarbeitung
  • Ordnungsgemäße Überwachung
  • Regelmäßige Schulung
  • Mit Checklisten arbeiten, sodass nichts Wichtiges vergessen wird.

[4] Technische Risiken

Hierzu zählen die Verfügbarkeit, Integrität und Vertraulichkeit von Daten. Aber auch das Thema Hardware und Software.

Vielschichtige Risiken

Ich denke, jetzt ist klar geworden, dass vielschichtige Risiken deinen Praxisbetrieb bedrohen. Wem das alles zuviel Metaebene war: Hier ein paar Beispiele aus meiner Praxis:

  • Die Berufsausfallversicherung greift nur beim ersten Mal. Mit einer besseren Versicherung hätte sich mein Kunde über 100.000 € sparen können.
  • Ransomware: Also die Erpressung deiner Daten. Weil ein Link leichtsinnig geöffnet wurde. Besser wäre es gewesen, deine Mitarbeiter im Vorfeld zu informieren, zu sensibilisieren. Leider erlebe ich genau das immer wieder. Achte auf eine gute IT-Sicherheit. Das kann ich dir aus meiner Erfahrung nur ans Herz legen.
  • Oder gar nicht so spektakulär und dennoch immer wieder ärgerlich: Fluktuation. Personalausfall. Schwangerschaft und der damit verbundene Stress und finanzielle Aufwand für Ausschreibung, Einarbeitung, Zeitraum bis das Team wieder rund läuft, Kosten für den Betriebsarzt und und und.

WIE DU LÄSSIG STATT LÄSTIG ZUM ZIEL KOMMST.

Du hast mit QM schon so oft angefangen, kommst aber nicht richtig weiter? Du weißt noch nicht, worauf es ankommt & nicht zu wissen, wo du stehst, ist schwer auszuhalten?

Hol dir mein QM-MINI-AUDIT und lern, wie du den lange ersehnten Überblick gewinnst. Du findest schnell heraus, welche gesetzlichen Vorgaben du schon erfüllst & um welche Schritte du dich jetzt kümmern willst. 

Mit einem strukturierten Risiko-, Beschwerde- und Fehlermanagement kannst du präventive Maßnahmen einleiten und bist – wenn es dich doch erwischt – zumindest vorbereitet.

Sehe die geforderten Hygiene- oder Arbeitssicherheitsmaßnahmen nicht nur als lästig an. Vielmehr kannst du mit Risikomanagement in der Zahnarztpraxis enorm viel zur Mitarbeiter- und Patientensicherheit beitragen.

Ein Risikomanagement ist unbedingt notwendig und sollte nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Corona hat es gezeigt. „Das konnte doch keiner kommen sehen“. Mag sein, aber es gibt andere Risiken, die du ganz strukturiert prüfen und bewerten kannst. Welche Maßnahmen ihr einleitet, ist individuell. Aber glaub mir. Du wirst ruhiger schlafen, wenn du vorher aktiv wirst. Vor dem Datenvorfall.

[Schritt 3] Risiken identifizieren

Identifiziere und analysiere alle Risiken, die Einfluss auf die Sicherheit von Patienten und Mitarbeiter oder deine Kernprozesse haben. Kernprozesse sind alle Abläufe, womit du dein Geld verdienst. Behandlung, Beratung, Dokumentation, Prophylaxe. Auch deine Abrechnung. Schnorcheln ist langweilig. Gehe den Gefährdungen tief auf den Grund. Tauche nach den Ursachen und überlege dir konkrete Maßnahmen, wie du die SHOWSTOPPER in den Griff bekommst.

Das Ziel der anschließenden Analyse ist die quantitative und qualitative Beurteilung und Bewertung der identifizierten Risiken. Risiken sollen nicht nur ein Bauchgefühl bleiben. Du willst ganz konkret bewerten, ob ein Risiko sehr hoch oder nur gering ist. Wie das geht, dazu gleich mehr.

Wo bekomme ich eine Übersicht möglicher Risiken?

In diesem Blog liefere ich dir am Ende eine Liste möglicher Risiken. Die ist natürlich nicht komplett. Kann sie ja gar nicht sein. Aber sie ist ein guter Anfang für dein Risikomanagement in der Zahnarztpraxis, um sensibel für das Thema zu werden und dann fallen dir sicher weitere Risiken ein. Da bin ich sicher.

Unabhängig von der Liste sind hier weitere Informationsquellen:

  • Fehler- und Beschwerdemanagement – schau hier unbedingt auch auf Beinahefehler!
  • Doku von Schadensfällen, Verbandbuch
  • Befragungen und Erfahrungsberichte (auch im Gespräch mit Kollegen (jeder hat was zu berichten, glaub mir)
  • Brainstorming
  • Auditergebnisse
  • externe Quellen nutzen (z.B. das Portal Jeder Zahn zählt: https://www.cirsdent-jzz.de/
    Du musst nicht jeden Fehler selber machen, um daraus zu lernen!
  • Schau dir deine Abläufe genau an: Was hätte Auswirkungen auf das Leben und die Gesundheit von Patienten oder deinen Mitarbeitern? Und wie schnell wirkt sich die Beeinträchtigung auf den Ablauf und damit auf deine Praxis aus?

Beispiele: Datenklau, Personalausfall durch Verletzung, Praxis als Infektionsherd (wir haben alle die Fleischindustrie vor Augen, oder? Lass es gar nicht erst zu einem Image-Schaden und Patientenschaden kommen.)

[Schritt 4] Bewertung des Risikos

Nun hast du alle potentiellen Risiken zum Beispiel mittels Brainstorming gesammelt.

Brainstorming funktioniert so, dass du erst mal alles aufschreibst. Die beste Idee ist meist die 63. Daher einfach alles aufschreiben, was dir in den Sinn kommt. Alles. Streichen kannst du immer noch. Aber erst, nachdem du die Risiken mit dieser Matrix bewertet hast.

Überlege dir für jedes einzelne Risiko die Eintrittswahrscheinlichkeit und das Schadensausmaß. Jetzt siehst du, in welchem Feld sich das jeweilige Risiko befindet. Ob es sich um ein (sehr) hohes Risiko, ein mittleres oder (sehr) geringes Risiko handelt.

 

Nachdem du nun die Auswirkungen kennst, musst du dir über die Ursachen bewusst werden.

Hier empfehle ich die 5-Warum-Methode. Indem du immer wieder nach dem Warum fragst, kommst du nämlich der tatsächlichen Ursache auf den Grund.

Oder untersuche die Ursachen mit dem Fischgrätmodell:

Alle Risiko-, Fehler- oder Beschwerdeursachen lassen sich mindestens einer dieser sechs  Kategorien zuordnen:

  • Mensch
  • Maschine
  • Methode
  • Millieu
  • Material
  • Messung

Diese Kategorien helfen dir dabei, die Ursachen zu strukturieren. Risiken können auch mehrere Ursachen haben.

Ich verwende diese Methode gerne bei Beschwerden oder bei der Fehleranalyse. Aber das ist ein anderes Thema.

Soweit sogut. Kannst du dich noch konzentrieren?

Sobald du die Ursachen und Auswirkungen des ermittelten Risikos kennst, willst du das Risiko nun minimieren oder gar beseitigen. Jetzt kommt es auf die richtigen Maßnahmen an.

Leite alles in die Wege und überprüfe, ob die Maßnahmen wirksam sind.

Handelt es sich um sehr dringliche Risiken, werden sofort Korrektur, Vorbeuge- und Verbesserungsmaßnahmen eingeleitet.

Folgende Ansätze stehen dir zur Verfügung:

  • Risikoakzeptanz (du akzeptierst ein mögliches Risiko)
  • Risikoverminderung (z.B. Bereitstellen von Schutzausrüstung)
  • Risikoüberwälzung (weitergeben z.B. an Versicherung)
  • Risikovermeidung (Ausschluss von Auslösern, z.B. Ausschluss risikobehafteter privater Zusatzleistungen)
  • Risikoteilung (z.B. die Zusammenarbeit mit einem Spezialisten)

[Schritt 5] Überwachungsphase

In dieser Phase kontrollierst du deinen Risikomanagement-Prozess als Ganzes. Du überprüfst, ob du die gesetzten Ziele erreicht hast und ob du noch im Zeitplan bist. Du prüfst, ob die Maßnahmen zur Risikosteuerung weiterhin sinnvoll sind oder ob du deine Strategie für dein Risikomanagement in der Zahnarztpraxis  ändern solltest.

Hier eine kleine Auswahl von Instrumenten, um deine Risiken zu minimieren und im Blick zu behalten:

  • ein gelebtes Fehlermanagement und CIRS (Critical Incident Reporting System – schwieriges Wort für den Umgang mit Beinahefehlern). Hier geht es darum, im Team ganz offen über (Beinahe)Fehler zu sprechen und sich gemeinsam Maßnahmen zu überlegen. Meines Erachtens eines der methodischen Schwergewichte für gelebtes QM.
  • Erfassung von Kennzahlen. Kennzahlen sollten SMART sein. (Spezifisch, Messbar, Attraktiv für alle, die es betrifft, Realistisch und Terminiert)
  • Zufriedenheitsbefragungen und Beschwerdemanagement
  • Schnittstellen im Blick
  • Risikomatrix (siehe oben)
  • Ishikawa-Diagramm (Fischgrätmodell, siehe oben)
  • Patientensicherheit in den Fokus stellen und dafür sensibilisieren
  • Vorgaben der Arbeitssicherheit konsequent umsetzen
  • Ein tragfähiges Ausfallkonzept erarbeiten
  • öfter mal die Vogelpespektive einnehmen, um den Überblick zu gewinnen. Mit einem funktionierenden QM hast du den ja sowieso.
  • klare Zuständigkeiten und Vertretungsregelung
  • Offene Kommunikation und aus Fehlern lernen
  • Fortbildungsverpflichtung angestellter Zahnärzte im Arbeitsvertrag regeln

[Schritt 6] Neubewertung des Risikos

Risiken können sich ändern oder es können neue Risiken hinzu kommen. Deshalb solltest du deine Risiken regelmäßig überprüfen. z.B. jährlich und bei Veränderungen. Eine jährliche Managementbewertung ist mehr als sinnvoll. In dem Zuge kannst du gleich deine Risiken bewerten und die geeigneten Maßnahmen einleiten.

 

[Schritt 7]: Dokumentation im Risikomanagement

 Ich empfehle eine einfache Übersicht. In Excel oder Word. Die könnte wie folgt aussehen:

Wer sich tiefer in die Materie einlesen will, dem empfehle ich das fundierte und sehr praxisorientierte Buch: Risikomanagement in der Zahnarztpraxis (2016) von Dr. M. Sarbandi. Auch ich habe das Buch zum Teil als Quelle verwendet.  

So, jetzt weißt du, wie du Risiken erkennst und die geeigneten Maßnahmen einleitest. Fehlt nur noch der Denkanstoß. Damit du das Rad nicht neu erfinden musst, hier eine Übersicht von Dr. Sarbandi, die ich noch ergänzt habe:

Mögliche Risiken in der Zahnarztpraxis

  • Entgangener Geschäftsgewinn (z.B. Patient kommt nicht zum Termin, Räume nicht ausgelastet, Labor liefert nicht rechtzeitig, notwendige Medikamente wurden im Vorfeld nicht genommen oder abgesetzt etc.)
  • Betriebsunterbrechungen (u.a. Feuer, Wasserschaden, Stromausfall, Patientendaten nicht verfügbar, Behandlungsstuhl defekt)
  • Einbruch (Beratung von kriminalpolizeilichen Beratungsstellen in Anspruch nehmen)
  • Arbeitsschutz (Infektion Mitarbeiter, ungeeignete & fehlende Schutzausrüstung, Sturz, Gefahrstoffunfall, Unfall)
  • Arzneimittelsicherheit (Marcumar etc.)
  • Brandschutz (Personenschaden, wenige, fehlende, ungeeignete Löschmittel, EDV-Ausfall durch Brand im Serverraum)
  • Dokumentation und Datenschutz (Serverausfall inkl. Datenverlust, Haftungsfall wg. vermeintlich fehlerhafter Aufklärung, Datenschutzverletzung, etc.)
  • Hygiene (Fehlerhafte Aufbereitung, Infektion Patient etc.)
  • Krisen- und Notfallmanagement (Versagen in Notfallsituationen durch fehlendes Training, Häufung meldepflichtiger Keime etc.)
  • MPG (fehlende Wartung, nicht funktionstüchtige MPGs, Gefahr von Patienten und Mitarbeiter durch falschen Betrieb etc.)
  • Organisation und Personalmanagement (Hohe Personalfluktuation, Mangelnde Kommunikation im Team, Fehlende Kompetenzen im Team, Personalausfall, fehlendes Wissen über Abläufe)
  • Patientenorientierung (Vermeidung von Verwechslungen, mangelnde Aufklärung)
  • Strahlenschutz (fehlende rechtfertigende Indikation, mangelnde Qualitätssicherung, Übersehen eines Additions- oder Subtraktionseffekts)
  • Ausfall Praxisinhaber (Vorsorge treffen, Checklisten und Formulare der Kammern verwenden)
  • mangelhafte Betriebsausfallversicherung (sollte bei selber Krankheit mehrmals greifen!)

In seinem Buch nennt Dr. Sarbandi noch eine Vielzahl weiterer Risiken. Es lohnt, hier tiefer einzusteigen und dabei einen Blick in sein Buch „Risikomanagement in der Zahnarztpraxis (2016)“ zu werfen.

 Interessiert dich, was in den Kliniken los ist? Hier die TOP 10 Fehler der Kliniken. 

  • Fehler in Diagnosestellung
  • Falsche Verabreichung von Arzneimitteln
  • Verwechslung von Patient, Befund, Seite
  • Informationsverlust bei Dienstübergaben
  • Technischer Datenverlust
  • Nosokomiale Infektionen
  • Fehlbedienung von Medizinprodukten
  • Notfall- und Krisenmanagement nicht eingeübt
  • Stürze
  • Lücken in der Patientenaufklärung

Daraus kann man doch lernen…

Ich hoffe, dass ich dir mit diesem Artikel erste Denkanstöße und Hilfestellung beim Aufbau deines Risikomanagements in der Zahnarztpraxis geben konnte. Zahnarztpraxis ist nicht gleich Zahnarztpraxis. Deshalb kann der Artikel auch nicht den Anspruch auf Vollständigkeit erheben. Er soll eher als  Anregung dienen und dir den Start erleichtern, um ein Risikomanagement aufzubauen. Selbstverständlich müssen die Inhalte ganz individuell ergänzt und an deine Praxisgegebenheiten angepasst werden.

Hilfreiche Links zum Thema Risikomanagement in der Zahnarztpraxis:

https://www.kzbv.de/it-sicherheitsrichtlinie.1475.de.html (Stand Februar 2021)

 

WIE DU LÄSSIG STATT LÄSTIG ZUM ZIEL KOMMST.

Du hast mit QM schon so oft angefangen, kommst aber nicht richtig weiter? Du weißt noch nicht, worauf es ankommt & nicht zu wissen, wo du stehst, ist schwer auszuhalten?

Hol dir mein QM-MINI-AUDIT und lern, wie du den lange ersehnten Überblick gewinnst. Du findest schnell heraus, welche gesetzlichen Vorgaben du schon erfüllst & um welche Schritte du dich jetzt kümmern willst. 

Die Autorin und Auditorin steht für Qualitätsmanagement mit Leichtigkeit und Weitblick. Soll heißen, dass sie nichts davon hält QM zu verkomplizieren. In erster Linie muss QM von Anfang an nützlich und praktisch sein. Es soll dabei helfen, den Praxisalltag zu vereinfachen, gesetzliche Vorgaben einzuhalten, die Zusammenarbeit aller Beteiligten zu verbessern und dabei die Praxisstrategie nicht aus den Augen zu lassen.

info@qm-oischinger.de

Nur Mut! Mitarbeiterbefragung in der Zahnarztpraxis.

Nur Mut! Mitarbeiterbefragung in der Zahnarztpraxis.

„Lieber nicht. Wer weiß, was da alles zum Vorschein kommt!“

Und genau deshalb ist es so wichtig, regelmäßig eine Mitarbeiterbefragung in der Zahnarztpraxis zu starten. Wenn der Frust da ist, ist er da. Egal ob mit oder ohne Mitarbeiterbefragung oder Mitarbeitergespräch. Und vielleicht ist ja auch alles ok. Vielleicht aber auch nicht. Und ich denke die meisten von uns haben sensible Antennen, ob etwas im Argen liegt oder nicht.

37% denken einige Male im Monat an Kündigung. 36% denken daran, ganz aus dem Beruf auszusteigen.

Eine immer wieder gern von mir zitierte Umfrage des Verbandes medizinischer Fachberufe (VmF) aus dem September 2019 hat ergeben, dass fast 37 Prozent der ZFA mindestens einige Male im Monat daran denken, den Arbeitgeber zu wechseln – 36 Prozent spielen mit dem Gedanken, ganz aus dem Beruf auszusteigen.

Das bedeutet für dich als Zahnarzt und Unternehmer: Mehr als 70% der ZFA sind vielleicht ganz schnell weg, sobald sich eine bessere Option ergibt.

Jetzt frage ich dich: Was ist besser? Ein unzufriedener und unglücklicher Mitarbeiter, der irgendwann so frustriert ist, dass er einfach das Handtuch wirft und geht. Zu einer der vielen, vielen Zahnarztpraxen, die gerade händeringend nach Experten suchen… Es herrschen gerade rosige Zeiten für wechselwilliges Fachpersonal.

Personalmangel vom Feinsten. Für dich als Arbeitgeber sehen die Zeiten alles andere als rosig aus. 

Was ist also besser? Variante A? Ein frustrierter  Mitarbeiter, der innerlich schon längst gekündigt hat und dann entweder ständig fehlt oder Dienst nach Vorschrift macht. Also pünktlich zum Feierabend den Stift fallen lässt und nach Hause geht. Oder ein leerer Arbeitsplatz, der von den anderen aufgefangen werden muss. Ein zerrüttetes Team, das sich wieder neu formieren muss, das die Einarbeitung wuppen muss. Das – bis es wieder läuft – doppelt belastet wird.  Und erst nach Wochen wieder optimal performen kann.

Oder bevorzugst du nun doch Variante B: einen frustrierten Mitarbeiter, der aber einfach mal gefragt wird wie es ihm geht und was er sich für die Zusammenarbeit im Team wünscht. Sei es in einer anonymen Mitarbeiterbefragung in der Zahnarztpraxis oder in einem offenen Mitarbeitergespräch.

So oder so: Enttäuschung oder Frust gibt es immer. Der steht auf der Tagesordnung. Und das ist auch gut so. Denn wenn uns etwas enttäuscht oder stört, ist das wie ein glasklarer Spiegel. Es zeigt uns sehr deutlich, was uns persönlich wichtig ist und welche Werte wir vertreten. Wer also achtsam mit Momenten und Situationen umgeht, die enttäuschen, lernt sehr viel über sich selbst. Und kann gestalten.

Deine Aufgabe als Zahnarzt und Führungskraft ist es, diesen Prozess zu moderieren. Hab den Mut und schaffe Raum, um diese Dinge regelmäßig ansprechen zu können. Und pragmatische Lösungen zu finden.

Wer Raum für Diskurs schafft, stößt  Großartiges an.

Wenn verschiedene Meinungen, Erfahrungen und Ansichten auf den Tisch kommen und ernsthaft diskutiert werden, entstehen innovative Ideen. Es entsteht ein Wir-Gefühl, dass durch Offenheit immer weiter wächst. Es entsteht Engagement, weil jede Meinung zählt und zumindest mit in den Ring geworfen werden kann. Es entstehen Kompromisse und jeder weiß, dass er seinen Beitrag und seine Erfahrung, sein Know-How, seine Ideen einbringen kann, darf und soll. Er weiß, dass er etwas bewegen und verändern kann.

Diskurs bringt Fortschritt. Bringt Teamspirit.

Wer sich vertraut, hilft sich gegenseitig schneller aus. Wer sich vertraut, spricht über Dinge, die ihn beschäftigen. Wer in ein gutes Team eingebettet ist, hält Stressspitzen besser aus und hat weniger Fehlzeiten. Abläufe verbessern sich. Denn wer offen über Fehler oder Beinahefehler spricht, sorgt ganz automatisch für eine sich selbst verbessernde Praxis.

Wir alle wünschen uns doch einen Arbeitsplatz, an dem wir uns wohl fühlen. An dem wir Dinge bewegen können. An dem wir Dinge, die uns wichtig sind, voran treiben können.

Mit einer Mitarbeiterbefragung in der Zahnarztpraxis ist der erste Schritt getan. Du bringst Belastendes auf den Tisch. Du handelst. Du zeigst: Hey, du bist mir wichtig. Sprich mit mir und wir reden darüber.

Also trau dich und befrage deine Mitarbeiter. Lass den Druck aus dem Kessel. Lenke die Energie, die für verborgene Konflikte verschwendet wird, in ganz neue Bahnen. Fokussiere deine Mitarbeiter und lass sie wissen: Erfolg ist Teamarbeit.

Mein Online-Kurs „QM-Werkstatt“ geht bald live. Der Kurs beinhaltet auch das Thema Mitarbeiterbefragung in der Zahnarztpraxis bzw. Mitarbeitergespräch. In den Links findest du Vorlagen dazu und kannst direkt loslegen.

Hilfreiche Links zum Thema Mitarbeiterbefragung in der Zahnarztpraxis:

WIE DU LÄSSIG STATT LÄSTIG ZUM ZIEL KOMMST.

Du hast mit QM schon so oft angefangen, kommst aber nicht richtig weiter? Du weißt noch nicht, worauf es ankommt & nicht zu wissen, wo du stehst, ist schwer auszuhalten?

Hol dir mein QM-MINI-AUDIT und lern, wie du den lange ersehnten Überblick gewinnst. Du findest schnell heraus, welche gesetzlichen Vorgaben du schon erfüllst & um welche Schritte du dich jetzt kümmern willst. 

Die Autorin und Auditorin steht für Qualitätsmanagement mit Leichtigkeit und Weitblick. In erster Linie muss QM von Anfang an nützlich und praktisch sein. Es soll dabei helfen, den Praxisalltag zu vereinfachen, gesetzliche Vorgaben einzuhalten, die Zusammenarbeit aller Beteiligten zu verbessern und dabei die Praxisstrategie nicht aus den Augen zu verlieren.

Warum du mit zündender Vision & Fokus in 2021 starten willst.

Warum du mit zündender Vision & Fokus in 2021 starten willst.

Gehörst du zu den 8 Prozent, die ihre guten Neujahrsvorsätze einhalten? Echt? Chapeau! Ich gehöre definitiv nicht dazu. Zumindest halte ich nichts von guten Neujahrsvorsätzen. Ich brenne dagegen für meine Vision. Für ganz klaren Fokus und meine strategischen Business-Ziele.

Doch fangen wir von vorne an.

Das Jahr ist fast geschafft. Und gerade zum Jahresende macht sich hektische Betriebsamkeit breit. Patienten strömen in die Praxen und wollen schnell noch behandelt werden. Bonushefte warten ungeduldig darauf, auch dieses Jahr gestempelt zu werden.

Wenn ich zum Jahresende bei meinen Kunden bin, unterhalte ich mich gerne über deren Ziele und Wünsche für das kommende Jahr. Meist höre ich dann den mehr oder weniger gleichen, erschöpften Tenor: „Es war so ein anstrengendes Jahr. Ich zähle die Tage!“ oder „Es geht gerade ums Überleben. Da bleibt für Visionen kein Platz.“

Viele Zahnärzte sind nach diesem turbulenten und maximal mit Unsicherheit behafteten Jahr ausgebrannt. Erschöpft und brauchen ganz dringend ein wenig Ruhe, um neue Energie zu tanken. Ich will dich mit meinem Beitrag über die Feiertage einladen, dir Zeit zu nehmen für Sinn und Fokus.

Denn gerade jetzt ist es wichtiger denn je, deine Mitarbeiter mitzunehmen. Auch sie sind erschöpft und suchen neue Energie. Du kannst sie ihnen geben. Es geht in diesen Zeiten um mehr, als deine Praxis nur „am Laufen zu halten“. Es muss vielmehr darum gehen, deine Praxis voranzutreiben und fit zu machen für die Zukunft.

Die Frage ist also: Ist da wirklich kein Raum für Visionen und Ziele?

„Erfolg ist das Ergebnis vieler kleiner Vorstöße in die richtige Richtung.“

Aber was ist die richtige Richtung? Du findest sie genau dann, wenn du dein „Warum“ kennst. Deine Vision.

WARUM hast du vor einigen Jahren deine Praxis gegründet? Was war dein Antreiber? Was wolltest du als Selbstständiger Zahnarzt bewirken?

Meine Vision ist zum Beispiel, dass QM endlich ganz einfach und praktisch gedacht wird. Denn QM auf dem Papier nützt nichts. Es muss im Alltag ankommen. Mitarbeiter sollen nicht weiter Getriebene des eigenen stressigen Alltags sein. Ich will sie dabei unterstützen, ihren Arbeitsplatz ganz konkret zu verbessern. Sie einladen, aktiv zu werden. Mein QM hat also auch mit Führungsthemen und Praxisorganisation zu tun. Mein Ziel ist, dass jeder Zahnarzt in Deutschland, der wirklich Lust auf Verbesserung und Veränderung hat, QM Jutta Oischinger kennt und findet. Das ist meine Vision. Und daran richte ich alle Produkte und Dienstleistungen aus. Sowohl meine QM-Software „Praxiswiki“ als auch mein Online-Kurs „QM-Werkstatt“ oder meine Unterstützung vor Ort. All das macht Alltag einfacher, sicherer und wirtschaftlicher und richtet sich an den konkreten Bedürfnissen der Praxis aus. Wer wirklich will, bekommt bei mir die Unterstützung, die er braucht.

Ich scanne und messe alle Maßnahmen konsequent daran, ob sie mich meiner Vision näherbringen. Ich arbeite nur mit Kooperationspartnern zusammen, die – genau wie ich – Wert auf hohe Qualität legen und Zahnärzten wirklich weiterhelfen wollen und können. Hätte ich Angestellte, so müssten sie meine Werte teilen. Ich würde sie nur einstellen, wenn ich selbst bei ihnen arbeiten würde.

Was ich damit sagen will:

Werde dir über dein WARUM klar und dann geh raus und begeistere dein Team. Mit einer Vision in den schillerndsten Farben.

Die hektische Betriebsamkeit zum Ende des Jahres braucht Fokus und Konzentration für das neue Jahr. Denn beschäftigt zu sein und etwas zu schaffen ist nicht das Gleiche. Wer dauerhaft erfolgreich sein will, der braucht eine Strategie.

OK. Du willst also dein(e) Ziel(e) für das kommende Jahr festlegen und gemeinsam im Team überlegen, WER dich WIE dabei unterstützen kann. Wer bringt Vorerfahrungen oder Talente mit? Wer brennt für ein Thema?

Alle sollten ganz genau wissen, WAS sie tun und WARUM sie es tun. Außerdem sollten sie ganz genau wissen, welchen Beitrag sie zum großen Ganzen leisten.

Wer das jederzeit beantworten kann, bleibt auf der Spur und bleibt achtsam. Der macht die richtigen Dinge. Die Dinge, die dich deinem Ziel näherbringen. Und nicht irgendwas, nur weil gerade irgendjemand meint, es müsse getan werden.

Beispiel OP-Abläufe

Um beim QM zu bleiben. Wer merkt, dass OPs nicht ohne Störungen ablaufen (z. B. weil Materialien oder der Springer im Zimmer fehlen und steriles Arbeiten „leidet“, der OP-Bericht irgendwann ausgefüllt etc.), der kann festlegen, dass bis zum Ende des Quartals diese Abläufe reibungslos gestalten werden.
Ein nächster Schritt ist, die Mitarbeiter einzubinden und zu überlegen, was eine reibungslose OP ausmacht. Was ist nötig? Anschließend legt das Team fest, wer sich um was kümmert (z.B. Hygieneschulung, Packlisten erstellen, Ablaufbeschreibungen für die jeweiligen OPs, OP-Plan inkl. Besonderheiten/ Risiken erstellen, um sich im Vorfeld gut darauf vorbereiten zu können).

Der Fokus im ersten Quartal liegt also ganz klar auf dem Thema „OP-Abläufe“. Sodass deine Mitarbeiter – sobald sie im Alltag Zeit finden – sich ihrer jeweiligen Aufgabe widmen und die Abläufe innerhalb kürzester Zeit verbessern können.

Sobald sich herauskristallisiert, dass die OPs reibungsloser, sicherer und wirtschaftlicher über die Bühne gehen ist es die Aufgabe von dir als Zahnarzt und Chef, die Erfolge sichtbar zu machen. Wertzuschätzen und die Ergebnisse in welcher Form auch immer zu feiern.

Das wiederum verstärkt die Motivation, weil das Team Selbstwirksamkeit spürt. Sie machen die Erfahrung, etwas zu schaffen. Und sie erfahren, dass sie ihre Zeit sinnvoll investiert haben. Dass sie ganz persönlich konkret dazu beigetragen haben, Abläufe zu verbessern. Arbeitsplatz zu erleichtern.

Anschließend ist Raum, für das nächste Projekt. Der Fokus liegt dann nur dort.

Wer so vorgeht, vermeidet To Do-Listen, die von Tag zu Tag länger werden. Die sind nicht nur demotivierend. Niemand hat eine faire Chance, die Aufgaben zusätzlich zum Alltag jemals abarbeiten zu können. Der Frust ist vorprogrammiert. 

Ich kann dir daher von Herzen nur ans Herz legen:

Nutze den Jahresanfang, um dich und das ganze Team zu fokussieren.

Der 7. oder 8. Januar ist dafür regelrecht prädestiniert.

Einige Praxen haben im neuen Jahr schon geöffnet. Andere nicht. Dein Patient wird also sicher nicht darauf drängen, am 7. oder 8. Januar nachmittags einen Termin zu erhaschen. Nutze diesen halben Tag für einen gelungenen Start in das neue Jahr. Besorge einige Leckereien für dein Team und bedanke dich für all die Leistungen, kleinen und großen Erfolge im letzten Jahr. Würdige den Einsatz jedes Einzelnen in diesen besonders herausfordernden Zeiten. Kurzarbeit etc. Es wurde so viel geleistet. Dann sprich in den schillerndsten Farben von deiner Vision. Welche Ziele strebst du im kommenden Jahr an und wie können dich deine Mitarbeiter ganz konkret dabei unterstützen? Du willst deine Mitarbeiter abholen und begeistern. 

Wenn alle im Boot sitzen und wissen, wohin die Reise geht, dann nutze die Gunst der Stunde und führt alle Mitarbeiterunterweisungen durch. Dokumentiert die Unterweisungen und ihr habt für den Rest des Jahres Ruhe. Ab jetzt könnt ihr euch ganz fokussiert auf die einzelnen Projekte konzentrieren und eure Praxis Schritt für Schritt voranbringen.

WIE DU LÄSSIG STATT LÄSTIG ZUM ZIEL KOMMST.

Du hast mit QM schon so oft angefangen, kommst aber nicht richtig weiter? Du weißt noch nicht, worauf es ankommt & nicht zu wissen, wo du stehst, ist schwer auszuhalten?

Hol dir mein QM-MINI-AUDIT und lern, wie du den lange ersehnten Überblick gewinnst. Du findest schnell heraus, welche gesetzlichen Vorgaben du schon erfüllst & um welche Schritte du dich jetzt kümmern willst. 

Kreative Ideen entspringen einer guten Innovationskultur. Große Worte. Was das aber meint, ist in jeder Zahnarztpraxis einfach umzusetzen. Hier will ich dir drei Maßnahmen vorstellen, die Fortschritt bewirken und deine Praxis weiterbringen. Und das Beste daran: diese Maßnahmen haben rein gar nichts mit Dokumentation zu tun 😊

Es braucht  Innovationskultur

Es braucht also Ideen, wie Arbeitsplatz und Leistungen verbessert werden können, um die besten Mitarbeiter und die besten Patienten anzuziehen.

Der entsteht z. B. durch Freiraum für Diskurs. Denn neue Ideen entstehen durch Reibung und unterschiedliche Ansichten. Wer Wert auf unterschiedliche Meinungen und Erfahrungen legt und diese zulässt bzw. ganz konkret einfordert, wird mit innovativen Ideen belohnt.

 

,Wer Freiraum für selbst bestimmtes Arbeiten schafft und seinen Mitarbeitern vertraut, sie befähigt, ganze Aufgabenpakete zu übernehmen, wird mit weniger Rückfragen belohnt. Denn wer ganze Aufgabenbereiche übernimmt, fühlt sich eher verantwortlich. Der gewinnt den Überblick und kann Verbesserungen eher herbeiführen als jemand, der nur einen kleinen Teil der Aufgabe kennt und dann nichts mehr damit zu tun hat oder haben will. Abläufe können also flexibel gestaltet werden. Das wiederum fördert die Eigenverantwortlich und Motivation im Team.

Es braucht konstruktive Fehlerkultur

Einen offenen Umgang mit Fehlern und eine positive Lernkultur.

Wie geht ihr damit um, wenn ein Fehler passiert? Wird schnell der Zeigefinger erhoben und dann lautstark gepoltert: „Wer ist dafür verantwortlich?“ Das schafft eine Kultur der Angst. Und die Folge ist „Bevor ich etwas ausprobiere und den nächsten Anschiss riskiere, mache ich hier ab jetzt nur noch Dienst nach Vorschrift!“

Wenn das bei euch der Fall ist, kannst du Fortschritt und Verbesserungen an den Nagel hängen. Deine Praxis wird früher oder später wettbewerbstechnisch den Kürzeren ziehen. Du wirst weder als attraktiver Arbeitgeber noch als empfehlenswerter Zahnarzt wahrgenommen. Mitarbeiter und Patienten haben feine Antennen und werden einfach kündigen oder wechseln.

Stattdessen wollen erfolgreiche Praxen eine Toleranz für Fehlschläge entwickeln und Fehler als Teil ihrer Unternehmenskultur etablieren. Nimm deinen Mitarbeitern die Furcht davor, Fehler zu machen. Denn Furcht vor Fehlern zieht Energie, lähmt den Erfolg und wenn es dann ans Vertuschen geht, kann es richtig ungemütlich und gefährlich werden.

Natürlich willst du Fehler nicht gutgelaunt durchwinken. Aber du willst differenzieren: Wenn einem Mitarbeiter ein Fehler passiert, während er versucht, seinen Alltag effektiver zu gestalten ist das etwas anderes, als wenn die Fehler während der Behandlung oder Aufbereitung der Instrumente passieren. Wenn die Sicherheit gefährdet oder ständig wegen des gleichen Fehlers die Rennerei losgeht. Aber selbst dann: Sprecht diese Fehler offen an, ohne Fingerzeig und sorgt dafür, dass diese Fehler nicht mehr wieder passieren.

Fordere Verbindlichkeit ein. Jeder deiner Mitarbeiter sollte verstehen, was ein „guter“ und „schlechter“ Fehler ist. Und diese offen ansprechen dürfen/müssen. Ganz genau so verhält es sich mit Beinahefehlern. Seid wachsam und besprecht diese Dinge, sodass es erst gar nicht zum Schaden kommt.

Diese Sensibilität und eine positive Lernkultur ziehen der Angst vor Fehlern den Stachel und sie wird ganz selbstverständlich zu immer besseren, effizienteren und sichereren Abläufen führen.

Und es braucht Menschen, die ihre Arbeit lieben.

Der wichtigste Treiber, um Arbeit lieben zu können, ist die Mitarbeiterbeteiligung. Mitarbeiter müssen sich ernst genommen fühlen.

Mit Command and Control kommst du nicht mehr weiter. Stattdessen empfehle ich, Mitarbeitern mehr Verantwortung und ganze Aufgabenbereiche zu übertragen. So können sich Mitarbeiter mit ihren Stärken einbringen. Das spornt an. 

Aber: Du willst deine Energie nicht nur darauf verwenden, die guten Mitarbeiter zu halten. Das ist schier unmöglich. Denn die aktuelle Generation sucht sinnstiftende Tätigkeiten. Sie suchen Wachstum und wenn das nicht mehr möglich ist, wird sie weiterziehen, um sich einen neuen Job zu suchen.

Was kannst du stattdessen tun? Du kannst deine Praxis zum Magnet werden lassen, und so dafür sorgen, die besten und für dich richtigen Mitarbeiter anzuziehen und eine Weile in deiner Praxis zu halten. Auf lange Sicht ist es wahrscheinlich wirtschaftlicher, einen richtig guten Mitarbeiter nur für kurze Zeit in deiner Praxis zu halten und von seinen Ideen, seinem Organisationstalent und seinen Expertenwissen, aber auch von seinem Teamspirit zu profitieren, als sich lange an mittelmäßige Mitarbeiter zu binden.

Aber: du willst beides. Du willst die Besten und das für lange Zeit.

Erfolg ist immer ein Verdienst aller. Daher ist es so wichtig, auf die richtigen Mitarbeiter zu setzen. Diese sind das Fundament deiner erfolgreichen Praxis.

Ich bin der Meinung, dass die Einstellung eines Bewerbers höher zu gewichten ist, als Fachkompetenzen. Ganz nach dem Motto: „Hire for attitude, train for skills”.

Wenn du dir deiner Werte bewusst bist und diese schon im Vorstellungsgespräch kommunizierst, steigt die Wahrscheinlichkeit exponentiell, die richtigen Mitarbeiter in deine Praxis zu holen. Die Mitarbeiter, die zu dir passen und mit ihren Ideen und Erfahrungen deine Praxis voranbringen können. Klar, es gibt Kernkompetenzen, die sind unabdingbar. Must haves. Darum geht es hier gar nicht. Aber es gibt diese „Can haves“. Und die können wirklich im Nachgang erlernt werden. 

3 Methoden, die deine Mitarbeiter sehr zu schätzen wissen:

Sorge für eine tip top laufende Hard- und Software.

Ich erlebe es leider zu oft, dass genau hier ein Showstopper oder Zeitfresser liegt. Der Frust ist vorprogrammiert.

Das ist völlig überflüssig und der Invest in eine ordentliche und sichere Infrastruktur zahlt sich vielfach aus.

Gerade jetzt vor Einführung der ePA wurden nach Informationen von BR und NDR wieder gravierende Sicherheitslücken beim Anschluss der Konnektoren entdeckt und waren teils mit trivialen Methoden über das Internet erreichbar. Befunde, Röntgenbilder etc. alles über das Internet erreichbar.

Und wenn wir schon dabei sind: Bitte sorge für ein gutes Passwortmanagement. Ein Passwort für alle Anwendungen ist nicht sinnvoll und will dringend überdacht werden.

Job Rotation

Flexibel gestaltete Strukturen, also empowerte Mitarbeiter, die ihr Handwerk verstehen. Die mitdenken und daher an vielen Arbeitsplätzen einsetzbar sind. Die sogenannte Job Rotation hat auch den Vorteil, dass Mitarbeiter ganz genau wissen, welche Informationen oder Materialien an anderen Arbeitsplätzen benötigt werden, um reibungslos arbeiten zu können. So unendlich wertvoll für effiziente Abläufe und weniger Fehler, weniger Doppelarbeiten und weniger Nachfragen.

Igel-Strategie

Kennst du die Igel-Strategie? Der Igel kann bei Bedrohung weder schnell wegrennen, noch angreifen. Alles, was er kann, ist, sich einzurollen und sich dank seiner spitzen Stacheln abzuwehren. Aber das kann er richtig gut.

Drum frage dich: In welchen Bereich können wir die Besten sein? Was erfüllt uns mit Leidenschaft? Auf welche Schlüsselleistungen und Angebote wollen wir uns konzentrieren und uns dadurch von der Konkurrenz abheben?

Ist es ein besonders angenehmes Klima während der Behandlung, das zum weiterempfehlen anregt? Ist es die Spezialisierung auf innovative Behandlungsmethoden und besten Service?

Als Beispiel nenne ich hier gerne meine HNO-Praxis in München: Wenn ich diese Praxis mit meinen Kindern betrete, fühle ich mich wie im Wellness-Hotel. Eine sehr freundliche und bestens informierte Mitarbeiterin empfängt mich mit einem herzlichen Lächeln. Das Wartezimmer ist bestens ausgestattet, tolle Bilder, außergewöhnliche, hochwertige Zeitschriften, tolles Spielzeug für meine Kinder. (Unter anderem das Buch „Vom kleinen Maulwurf, der wissen wollte, wer ihm auf den Kopf gemacht hat“ – deswegen wollen sie immer wieder hin!!)
Kaum Wartezeiten, beste „sprechende“ und anschauliche Behandlung, Beratung und Information (auch sehr kindgerecht für die Kleinen) und der interessierte Nachsorgeanruf nach der OP. Vom Termin bis zum Kontrolltermin alles perfekt. Ein HNO-Erlebnis, das mich häufig zum Weiterempfehlen anregt.

Diese Praxis versteht es, die Schlüsselmomente zu perfektionieren. Denn niemand kann überall und für jeden perfekt sein. Daher ist es so wichtig, sich zu positionieren und ganz konkrete Wunschpatienten zu definieren.

Du entscheidest, für wen du perfekt sein willst. Sobald du dich spitz aufstellst, wird es sich rumsprechen, dass du für ganz bestimmte Patientengruppen der perfekte Zahnarzt bist. Was du brauchst, ist deine Igelstrategie und ein Fokus auf die Optimierung der Schlüsselmomente.

Große Ziele erreichst du nicht über Nacht. Um auch auf der Langstrecke nicht vom Kurs abzukommen, sondern auf Kurs zu bleiben, brauchst du ein starkes Warum. Ein übergeordnetes Ziel, Sinn und jede Menge Fokus. 

Ein besinnliches Weihnachtsfest mit der notwendigen Zeit und Ruhe, um Kraft zu tanken und dir deine Vision in den schillerndsten Farben ins Gedächtnis zu rufen.

Die Autorin und Auditorin steht für Qualitätsmanagement mit Leichtigkeit und Weitblick. In erster Linie muss QM von Anfang an nützlich und praktisch sein. Es soll dabei helfen, den Praxisalltag zu vereinfachen, gesetzliche Vorgaben einzuhalten und die Zusammenarbeit aller Beteiligten zu verbessern.

WIE DU LÄSSIG STATT LÄSTIG ZUM ZIEL KOMMST.

Du hast mit QM schon so oft angefangen, kommst aber nicht richtig weiter? Du weißt noch nicht, worauf es ankommt & nicht zu wissen, wo du stehst, ist schwer auszuhalten?

Hol dir mein QM-MINI-AUDIT und lern, wie du den lange ersehnten Überblick gewinnst. Du findest schnell heraus, welche gesetzlichen Vorgaben du schon erfüllst & um welche Schritte du dich jetzt kümmern willst. 

Warum wir erreichte Ziele feiern sollten – und was erlernte Hilflosigkeit damit zu tun hat.

Warum wir erreichte Ziele feiern sollten – und was erlernte Hilflosigkeit damit zu tun hat.

„Ja, ich kann dir schon sagen, was man verbessern könnte. Ich habe schon so oft Vorschläge gemacht. Aber es ändert sich nie etwas. Hier kann man nichts verändern. Das ist echt frustrierend.“

Kein QM-Projekt, ohne die Mitarbeiter zu befragen. Das ist mir heilig. Einfach, um zu erfahren, was gut läuft und welche Verbesserungsvorschläge die Mitarbeiter in den Ring werfen. Meine Erfahrung: Dieser Frust ist keine Seltenheit. In fast jeder Praxis klingt „erlernte Hilflosigkeit“ durch.

Stell dir eine Schale vor, in die du eine Murmel kullern lässt. Diese Murmel hat soviel Schwung, dass sie hin und her kullert. Anfangs mehr, später weniger und irgendwann bleibt sie unten liegen. Dort liegt sie dann – bei den anderen Murmeln. 

Woran liegt es denn, dass Mitarbeiter nach einem Stellenwechsel anfangs sehr engagiert sind und dieser „Macher-Spirit“ irgendwann erlischt? 

Einen Grund zeige ich dir mit diesem Artikel. Du erfährst, was du ganz einfach gegen den schleichenden Rückzug tun kannst. Und bekommst konkrete Maßnahmen an die Hand, wie sich dein Team künftig mehr für gemeinsame Ziele engagiert.

Kannst du feiern?

Gut! Feierst du auch die gemeinsam erreichten Ziele im Team? Wenn der Umbau gestemmt wurde? Wenn der angespannte Corona-Alltag mit entsprechenden Maßnahmen gut gemeistert wird? Wenn die Einarbeitung des neuen Mitarbeiters gut geklappt hat? Wenn der Steri umgebaut und die neuen Abläufe reibungslos laufen? Wenn eine Fortbildung viel Kraft gekostet hat und erfolgreich gemeistert wurde? Wenn die Anamnese und Behandlungsaufklärung zuverlässig digital umgesetzt werden? Es gibt soviele Möglichkeiten, kleine und große Erfolge zu feiern.

Kürzlich wurde in einer Praxis z.B. die QM-Einführung zelebriert. Die Zahnärztin hat sich wirklich sehr viel Mühe gegeben und die Leistungen ihrer Mitarbeiter gebührend honoriert. Ein Caterer brachte ganz vorzügliche Häppchen, Kuchen und sogar an die Flasche Sekt wurde gedacht. Blumen überreicht. Die kleine, ausgelassene Party kam im Team richtig gut an. 

Vielleicht denkst du dir jetzt: „Erreichte Ziele wahrzunehmen oder zu feiern ist doch banal!“. Dann  solltest du wissen, dass es inzwischen sehr viel Forschung dazu gibt, die genau das belegt:

Für die Leistungsbereitschaft ist es essentiell, selbst wahrzunehmen, dass wir durch die eigene Leistung etwas bewirken können. Wie wichtig es ist, gezielt Einfluss nehmen zu können und durch eigene Fähigkeiten etwas erfolgreich zu schaffen.

Die Rede ist von Selbstwirksamkeit. Ohne Selbstwirksamkeit wird sich kein Mitarbeiter langfristig darauf einlassen, die sogenannte Extrameile zu gehen. Sich also reinzuhängen für ein bestimmtes Ziel.

Warum resignieren dann so viele Mitarbeiter? Wieso fehlt so häufig der Antrieb, Dinge zu verbessern und auch dranzubleiben?

Dr. Markus Ebner beschreibt in seinem wunderbaren Buch „Positive Leadership“ die „erlernte Hilflosigkeit“. Martin Seligmann, ein Vorreiter in der Positiven Psychologie, führte dazu mehrere Versuche durch. Auch wenn die ersten Versuche wirklich brutal klingen, will ich hier kurz darauf eingehen und zeigen, wie „erlernte Hilflosigkeit“ zustande kommt.

Wie entsteht „erlernte Hilflosigkeit“?

Im ersten Versuch versetzte er einer Gruppe von Hunden in einem Käfig Stromschläge. Mithilfe eines Hebels konnten sie die Stromschläge beenden. Sie lernten sehr schnell. Eine andere Gruppe Hunde bekam ebenfalls Stromschläge. Allerdings hatten sie keinerlei Möglichkeiten, etwas dagegen zu tun. Im nächsten Versuch sperrte man die Hunde wieder in einen Käfig und versetzte ihnen erneut Stromschläge. Sie konnten allerdings den Käfig durch einen Tunnel verlassen, um so den Stromschlägen zu entgehen. Alle Hunde der ersten Versuchsgruppe fanden den Ausweg recht schnell. Die zweite Hundegruppe blieb resigniert im Käfig liegen und bekam die Stromschläge weiterhin zu spüren.

Seligmann wiederholte den Versuch mit Studenten. Allerdings waren es hier keine Stromschläge, sondern ein 110 Dezibel lauter, unangenehmer Ton. Mithilfe einer Tastenkombination konnte die erste Gruppe den Ton beenden. Die zweite Gruppe hatte keinerlei Möglichkeiten, auf den unangenehmen Ton einzuwirken – obwohl beide Gruppen die Info hatten, den Ton in irgendeiner Weise beenden zu können.

In einem zweiten Versuch brachte man die beiden Studentengruppen in einen ähnlichen Raum. Um den Ton zu beenden, musste die Hand in einer besonderen  Weise bewegt werden. Die erste Gruppe fand rasch die Lösung. Während die zweite Gruppe, die im ersten Versuch keinerlei Einflussmöglichkeit hatte und Hilflosigkeit erlebte, meistens nicht einmal versuchte, die Situation zu ändern.

Diese und weitere Studien zeigen ganz deutlich, wie wichtig es ist, dass Menschen Einfluss auf die Zielerreichung haben, um weiterhin engagiert sein zu können.

Allerdings waren ca. 1/3 der Studenten aus der zweiten Gruppe alles andere als resigniert. Sie waren durchaus erfinderisch und suchten nach einer Lösung. So ging die Studie in die nächste Runde und man fand heraus, dass das Verhalten von Menschen davon abhängt, welche Erklärung sie für Zusammenhänge haben.

Motivation hängt davon ab, wie sich Menschen  Zusammenhänge erklären.

Der US-amerikanische Psychologe Julian B. Rotter hat in seinen Forschungen untersucht, wie Menschen Entscheidungen treffen. Und er kam zu dem Schluss, dass hier mehrere Faktoren einspielen:

* Ist die Ursache intern oder extern zu bewerten? Habe ich also selbst etwas zu der Situation beigetragen? Oder kann ich selbst keinen Einfluss nehmen weil ausschließlich äußere Gründe für diese Situation verantwortlich sind? So kann ich meine schlechte Note mit meiner schlechten Vorbereitung in Verbindung bringen oder die Note auf viel zu wenig Zeit, ungenau formulierte Fragen etc. schieben.

* Eine weiterer Faktor ist, ob die Situation zeitlich stabil oder labil ist: Also ob ich „schon immer bei Vorstellungsgesprächen nervös war und das wird auch so bleiben“. Oder „ob ich mich in diesem speziellen Setting einfach nicht wohl gefühlt habe und deshalb im Vorstellungsgespräch schlecht performt habe. Aber im nächsten Interview kann es schon wieder ganz anders aussehen.“

* Ein anderes Kriterium ist, ob etwas für eine spezifische Situation oder generell gilt: „Ich bin nervös, wenn ich vor vielen fremden Menschen einen Vortrag halten muss.“ vs. „Ich bin ein nervöser Mensch.“

Zurück zum Versuch mit den Studierenden: Wie kam es dazu, dass 1/3 aller Versuchsteilnehmer sich von der Hilflosigkeit nicht aus der Bahn werfen ließen und trotzdem nach einer Lösung suchten? 

Die Forscher um Martin Seligmann fanden den Grund bald heraus: Die Denkweise. Diese Menschen glauben, dass negative Erlebnisse im Leben vorübergehend, veränderbar und lokal begrenzt sind. 

Widerstandsfähigkeit kann man lernen.

Kann man also auch die Widerstandsfähigkeit gegen erlernte Hilflosigkeit erlernen? Ja, man kann. Mittel der Wahl ist es, den Mitarbeitern immer wieder sichtbar und bewusst zu machen, dass Ziele durch ihren Beitrag erreicht werden konnten. Mitarbeiter wollen künftig erkennen, dass das eigene Verhalten Auswirkungen hat und sich Engagement lohnt.

Dr. Markus Ebner beschreibt in seinem empfehlenswerten Buch „Positive Leadership“ ganz eindrucksvoll und praxisnah, wie erfolgreiche Teams überdurchschnittliche Leistungen bringen, mit weniger Fluktuation zu kämpfen haben und dauerhaft motiviert bleiben.

Ein wichtiger Aspekt ist das Phänomen der erlernten Hilflosigkeit, der man ganz einfach begegnen kann. Indem man Erfolge sichtbar macht, gebührend feiert und wertschätzt. 

WIE DU LÄSSIG STATT LÄSTIG ZUM ZIEL KOMMST.

Du hast mit QM schon so oft angefangen, kommst aber nicht richtig weiter? Du weißt noch nicht, worauf es ankommt & nicht zu wissen, wo du stehst, ist schwer auszuhalten?

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Die Autorin und Auditorin steht für Qualitätsmanagement mit Leichtigkeit und Weitblick. In erster Linie muss QM von Anfang an nützlich und praktisch sein. Es soll dabei helfen, den Praxisalltag zu vereinfachen, gesetzliche Vorgaben einzuhalten, die Zusammenarbeit aller Beteiligten zu verbessern und dabei die Praxisstrategie nicht aus den Augen zu verlieren.

info@qm-oischinger.de

QM Musterhandbuch Zahnarztpraxis: 3 Gründe, warum es dir nicht weiterhilft.

QM Musterhandbuch Zahnarztpraxis: 3 Gründe, warum es dir nicht weiterhilft.

Ein QM-System ist für Zahnärzte innerhalb von drei Jahren nach Zulassung Pflicht. Zahlreiche Anbieter werben mit einem QM Musterhandbuch Zahnarztpraxis. Sie versprechen eine kinderleichte QM-Einführung. Sie garantieren, dass die vorformulierten Abläufe nur noch an die Praxis angepasst werden müssen. Sie versprechen, dass die Abläufe sogar DIN EN ISO 9001 kompatibel sind und  die Arbeit quasi schon getan ist. Ein Anbieter behauptet sogar, selbst die Anpassung wäre nicht mehr nötig. Klasse! Das muss doch die Lösung sein!

Wenn QM so einfach wäre…

* Könnte sich jede Praxis über stabile und sichere Abläufe freuen. Angefangen bei der Patientensicherheit, der Planungs- und finanziellen Sicherheit, bis hin zu Rechtskonformität, der nötigen Arbeitssicherheit und einem tragfähigen Ausfallkonzept.

* Engagierte und loyale Mitarbeiter, die nicht mal im Traum an einen Arbeitgeberwechsel denken, stünden auf der Tagesordnung.

* Jeder Praxis würde der gute Ruf vorauseilen und hochzufriedene, ganz klar identifizierte Wunschpatienten würden Schlange stehen.

* Die Umsätze gingen durch die Decke.

* Und jeder Zahnarzt hätte genügend Zeit für die Behandlung. Die Arbeit ginge leicht von der Hand, weil klar strukturierte, ineinandergreifende Abläufe zu einer ruhigen Umgebung mit weniger Fehlern und Störungen führen würden.

Klingt utopisch? Mit einem Musterhandbuch schon.

Doch zurück zur Ausgangssituation. Ein QM ist Pflicht. Den Alltag zu stemmen kostet aber im Regelfall schon genug Zeit. Da ist es doch legitim und verlockend, mit einem Musterhandbuch die Abkürzung zu nehmen und damit alle Anforderungen zu erfüllen.

Gesagt. Getan. Bestellt. Die Freude ist groß. Bis das Handbuch installiert ist. Ja, du hast alle Informationen, die du dir nur wünschen kannst. Aber so richtig damit anfangen kannst du nichts. Du bist total überfordert.

Der Gesamtüberblick fehlt.

Spätestens jetzt macht sich nämlich wieder die große Unbekannte breit: Die Rede ist vom fehlenden Überblick. Dabei hast du dir doch genau das mit einem Musterhandbuch erhofft.

„Musst ich wirklich alles erfüllen? Ist das alles gesetzlich gefordert?“

Der Gemeinsame Bundesausschuss (G-BA) fordert von Zahnärzten in seiner QM-Richtlinie innerhalb von drei Jahren nach Zulassung ein QM-System. Diese Richtlinie nennt ganz explizit 20 Methoden, die in deiner Zahnarztpraxis umgesetzt werden müssen. Wenn du wissen willst, welche das sind, dann hole dir am Ende dieses Artikels das QM-Mini-Audit. Hier bekommst du eine ganz detaillierte Starthilfe und Struktur, an der du dich entlang hangeln kannst. Ganz ohne QM Musterhandbuch Zahnarztpraxis.

Fakt ist, dass QM häufig mit den gesetzlichen Anforderungen der Hygiene oder Arbeitssicherheit verwechselt wird. Dabei sind das zwei völlig unterschiedliche Dinge.

Stell dir ein Theater vor. Auf der Bühne stehst du mit deinem Team und euren Praxisabläufen. QM sitzt im Publikum auf der Tribüne und schaut als Außenstehender auf alle Abläufe. QM kümmert sich um deine Praxis. Es sorgt dafür, dass du die Anforderungen kennst, die an deine Praxis gestellt werden. Es sorgt dafür, dass du die passenden Maßnahmen einleitest, um diese zu erfüllen. Ein wirksames QM will gestalten. Nicht verwalten.

Ein QM-System will die Leistungsfähigkeit und Leistungsbereitschaft der Praxis sicherstellen. Und dafür sorgen, dass der Praxisbetrieb auch in Notsituationen am Laufen gehalten wird. Ein funktionierendes QM-System überprüft die Wirksamkeit der Maßnahmen und sorgt so kontinuierlich für Verbesserungen.

Heißt im Umkehrschluss, dass es nicht ausreicht, ein Musterhandbuch Zahnarztpraxis abzuspeichern. QM will vielmehr zur guten Gewohnheit werden. Ihr kommt leider nicht drum rum. Um wirklich etwas  verbessern zu können, willst du etwas dafür tun. Willst dich mit der Materie befassen. Du wirst ruhiger schlafen und künftig genau wissen, auf was es ankommt – und was du getrost vergessen kannst.

Mustertexte anpassen statt Abläufe verbessern – reine Zeitverschwendung.

Du verbringst wertvollste Zeit mit dem Anpassen von ungeeigneten Musterdokumenten, anstatt deine eigenen Abläufe unter die Lupe zu nehmen und zu verbessern.

Ein Musterhandbuch ist nur dann nützlich, wenn es an die Praxisgegebenheiten angepasst wird. Jeder, der das schon einmal gemacht hat, weiß: Es ist uferlos.

Viele der Abläufe sind für deine Praxis absolut irrelevant oder werden dann doch ganz anders gehandhabt. Schreibst du das alles um?

Falls deine Antwort ja lautet: Hut ab. Damit bist du einer der wenigen. Bitte schreib mir im Kommentar, ob euer QM vom Team genutzt wird.

Falls deine Antwort nein lautet, will ich dir folgenden Tipp geben, um mit deiner wertvollen Zeit effizient zu haushalten: Vergiss alle Musterhandbücher und setzt euch lieber im Team zusammen und fragt euch ganz bewusst, ob jeder im Team optimal arbeiten kann.

Falls ja. Wunderbar.

WIE DU LÄSSIG STATT LÄSTIG ZUM ZIEL KOMMST.

Du hast mit QM schon so oft angefangen, kommst aber nicht richtig weiter? Du weißt noch nicht, worauf es ankommt & nicht zu wissen, wo du stehst, ist schwer auszuhalten?

Hol dir mein QM-MINI-AUDIT und lern, wie du den lange ersehnten Überblick gewinnst. Du findest schnell heraus, welche gesetzlichen Vorgaben du schon erfüllst & um welche Schritte du dich jetzt kümmern willst. 

Falls nein, ist es hilfreich, sich in kleinen Gruppen zu besprechen, wie Abläufe verbessert werden können. Schreibt eine Woche auf, was euch bei der Arbeit stört. Welche Unterbrechungen halten euch von der Arbeit ab? Fehlen Materialien, Informationen und Personen oder  Entscheidungen?

Fasst dann kurz und knapp zusammen, wie ihr künftig arbeiten wollt. Arbeitet mit Screenshots, wenn es sich um seltene PC-Abläufe handelt oder auch die Vertretung schnell wissen soll, wie der Versand von Röntgenbildern funktioniert. Schreibt auf, wie ihr Behandlungen aufdeckt. Macht einfach ein Foto. Das sagt mehr als tausend Musterhandbuch-Vorlagen.

Und hilft euch ganz konkret weiter. Schafft Transparenz. Ihr befasst euch ganz aktiv mit euren Abläufen. Rückt näher zusammen, verbessert das Arbeitsklima. Die Zusammenarbeit gleicht dann nicht mehr einem Hürdenlauf. Sondern einem gut trainierten Staffellauf.

Wer auf ein Musterhandbuch setzt, kann seine Praxis nicht strategisch weiterentwickeln.

Klingt das hart? Ja.

In Praxen, die bisher auf ein Musterhandbuch setzen, höre ich häufig folgendes:

„Ein Leitbild? Doch. Das haben wir. Das steht doch in unserem Handbuch. Wir müssen später mal unsere QMB fragen, wo das alles steht.“

Ich frage mich dann immer: Wenn selbst die Praxisleitung nicht weiß, wohin die Reise geht – wie sollen es dann die Mitarbeiter wissen?

Willst du deine Praxis weiterentwickeln? Prima, dann komm mit.

Entwickel eine inspirierende, packende Vision. Was willst du  mit deiner Praxis erreichen? Was ist dein großes Ziel? Meine Vision ist es zum Beispiel, als DER Ansprechpartner für ein praktisches und wirksames QM in Zahnarztpraxen zu gelten.

„Für einen Steuermann, der das Ziel nicht kennt,
ist jeder Wind günstig.“ Mark Twain

Du willst es besser machen und im zweiten Schritt dein Ziel beschreiben, dass du im nächsten und den nächsten 5 Jahren mit deiner Praxis erreichen willst. Wohin soll die Reise gehen? Definiere jeweils 3 Kriterien, woran du erkennst, dass du das Ziel erreicht hast.

Im dritten Schritt willst du mit deinem Team die Straße dorthin ebnen & pflastern. Mit einem Leitbild. Also euren Werten, Grundsätzen, Verhaltensweisen, die für euch auf dem Weg dahin gelten sollen. Wie geht ihr miteinander um? Mit euren Patienten? Mit euren Kooperationspartner, Kunden, Lieferanten? Was ist euch wichtig?

Wenn dein Ziel bekannt ist, binde deine Mitarbeiter ein und besprecht, wie sich jeder einzelne einbringen kann, um das Ziel zu erreichen. Unterstütze deine Mitarbeiter auf dem Weg dorthin. Bleibe Ansprechpartner. Informiere dich über Hürden und wie ihr sie gemeinsam aus dem Weg räumen könnt.

Erste Schritte zu einem wirksamen QM – ohne QM Musterhandbuch Zahnarztpraxis.

* Informiere dich über die 20 Methoden, die der G-BA von dir fordert. So brauchst du dich nicht weiter verrückt machen lassen. Den Einstieg in das Thema findest du gleich hier im Mini-QM-Audit.

* Beschreibe die Zuständigkeiten im Team ganz eindeutig und schicke deine Mitarbeiter auf eine gute Schulung.

* Sprich mit deinen Mitarbeitern: Was läuft gut? Mehr davon!!! Was läuft nicht so gut? Wie könnt ihr das ändern. (Meistens hängen schlechte Abläufe an fehlenden Informationen, fehlendem Material, und fehlendem Empowerment. Also an den fehlenden Befugnissen und damit verbundenen Störungen während der Behandlung.)

* Definiere Ziele und finde heraus, wie dich deine Mitarbeiter mit ihren Stärken und Talenten dabei unterstützen können.

* Setze die gesetzlichen Anforderungen wie Hygiene und Arbeitssicherheit um. Deine Landeszahnärztekammer hilft dir mit den notwendigen Unterlagen und Fortbildungen.

* Nutze die Gefährdungsbeurteilung der BGW, um dir den Status Quo in deiner Praxis zu kennen und die nötigen Maßnahmen einzuleiten. Den Link findest du unten.

* Lege fest, wie ihr künftig über Neuerungen informiert und wo aktuelle Informationen und Ablaufbeschreibungen, Checklisten und Vorlagen zu finden sind. Sorge für aktuelles, zugängliches Wissen. Denn Wissen ist der Anfang allen Fortschritts.

* Etabliere regelmäßige Teambesprechungen und nutzt diesen Rahmen, um Fehler, Beschwerden oder Abläufe zu besprechen und zu verbessern. Etabliert ein vorausschauendes, präventives Denken. So könnt ihr euch haufenweise Scherereien ersparen.

* Verbessert die Schnittstellen in der Praxis für einen reibungslosen Staffellauf. Jeder muss sich auf den anderen verlassen können. Wer ist z.B. von einer guten Behandlungsdokumentation abhängig? Die Abrechnung, Labor, Team.. Quasi jeder. 

Dokumentation sollte jedes Jahr auf der Fortbildungsliste stehen und ab jetzt zu einer der Kernkompetenzen deines Teams gehören (hole dir eine erfahrene ZMV für eine Schulung in die Praxis, um Ressourcen zu sparen.) Mit geschulten Mitarbeitern sparst du Zeit bei der Dokumentation, kannst mehr Umsatz generieren, weil du mehr Positionen abrechnen kannst und du bist auf der sicheren Seite, wenn es um Regress oder ähnliches geht. Von reibungslosen Abläufen durch weniger Rückfragen ganz zu schweigen.

Fazit

Musterhandbücher sind mehr Schein als Sein. Sie gaukeln ein QM vor, das aber keines ist. Und schon gar nicht wirksam sein kann. Denn all die Vorlagen werden in den seltensten Fällen zum Leben erweckt. Musterhandbücher taugen meines Erachtens vor allem zum Papierflieger. Aber das ist doch auch schon was.

Wer wirklich etwas verbessern will, der kommt um ein eigenes – heißt individuelles – QM nicht drum rum. Nur wer seine Ziele kennt und kommuniziert, wer auf seinen gesunden Menschenverstand und die richtigen Methoden setzt, der kann zielgerichtet immer erfolgreicher werden.

Fest steht aber auch, dass ein QM richtig viel Arbeit machen kann. Vor allem wenn du dich in das Thema erst einarbeiten musst. Erledigt ist dann aber immer noch nichts.

Die gute Nachricht: Es gibt eine Abkürzung. Mein Online-Kurs „QM-Werkstatt“ nimmt alle Selbermacher Schritt für Schritt an die Hand und verbindet Online-Workshop mit individueller Beratung. Die Fragen kommen immer erst beim Tun. Und genau dann hast du eine Expertin an der Hand, der dir schnell weiterhilft.

>>> Hier erfährst du, wie du mit der QM-Werkstatt schnell zum Ziel kommst.

Wie immer interessiert es mich, welche Erfahrungen du mit einem Musterhandbuch gemacht hast. Schreibe mir einen Kommentar.

Hilfreiche Links

BGW Gefährungsbeurteilung  in der Zahnmedizin

WIE DU LÄSSIG STATT LÄSTIG ZUM ZIEL KOMMST.

Du hast mit QM schon so oft angefangen, kommst aber nicht richtig weiter? Du weißt noch nicht, worauf es ankommt & nicht zu wissen, wo du stehst, ist schwer auszuhalten?

Hol dir mein QM-MINI-AUDIT und lern, wie du den lange ersehnten Überblick gewinnst. Du findest schnell heraus, welche gesetzlichen Vorgaben du schon erfüllst & um welche Schritte du dich jetzt kümmern willst. 

Die Autorin und Auditorin steht für Qualitätsmanagement mit Leichtigkeit und Weitblick. In erster Linie muss QM von Anfang an nützlich und praktisch sein. Es soll dabei helfen, den Praxisalltag zu vereinfachen, gesetzliche Vorgaben einzuhalten und die Zusammenarbeit aller Beteiligten zu verbessern. 

info@qm-oischinger.de