Das Zauberwort heißt Empowerment
Denn fehlendes Empowerment bedeutet, dass Andrea nicht in der Lage ist, eine Aufgabe selbstständig und adhoc auszuführen, ohne vorher die Erlaubnis oder die notwendigen Informationen dafür einzuholen. Die Folge: Du musst Abläufe ständig überwachen, um dann eine Entscheidung treffen zu können.
Das kostet Zeit. Im Übrigen muss Andrea ihre Tätigkeit solange unterbrechen, bis du die Zeit gefunden hast, ihr dein „GO“ zu geben.
Beide Parteien verlieren Zeit und Motivation. Verfügt Andrea aber über das notwendige Know-How, ausreichende Informationen und die Entscheidungskompetenz, so ist sie in der Lage, selbst Entscheidungen zu treffen und den Ablauf selbstständig und ohne Unterbrechungen zu Ende zu bringen.
Das fördert die Motivation und Eigenverantwortlichkeit. Weil Andrea den gesamten Ablauf kennt, ist sie eher in der Lage, Verbesserungen zu erkennen und umzusetzen.
Übertrage also die Verantwortung für ganze Aufgabenbereiche. Das beinhaltet alle Aspekte von der Vorbereitung über die Ausführung bis hin zur Kontrolle.
Zeitgewinn ist das eine. Ein weiterer Punkt ist, dass wesentlich mehr Ideen und Verbesserungsvorschläge generiert werden. Denn – überspitzt gesagt – es denkt nicht nur Einer (der Chef) und gibt Anweisungen, sondern alle denken mit und bringen Verbesserungs- und Lösungsvorschläge ein.
Job Rotation
Ein wirkungsvoller Weg, um die Zusammenarbeit zu verbessern ist Job Rotation.
Das bedeutet, dass Mitarbeiter regelmäßig an unterschiedlichen Arbeitsplätzen arbeiten. Die Vorteile liegen auf der Hand:
- Andrea lernt unterschiedliche Arbeitsplätze kennen. Sie weiß also, auf welche Infos, Formulare, Materialien etc. es an diesem Arbeitsplatz ankommt, sodass störungsfrei gearbeitet werden kann. Das fördert eine ganz neue Sichtweise für Schnittstellen und die Zusammenarbeit wird sich ganz automatisch verbessern. Dein Team wird viel schneller auf Verbesserungspotentiale aufmerksam, weil die Zusammenhänge klarer werden. Weil sie den kompletten Behandlungsablauf, Aufbereitungsprozess oder die Bestellungen im Blick haben. Klingt nach Utopie? Probier es einfach aus.
- Du bist unabhängiger von einzelnen Mitarbeitern, weil sich jeder Mitarbeiter an jedem Arbeitsplatz auskennt. Vielleicht nicht optimal, aber zumindest so gut, dass der Betrieb auch bei Personalausfall aufrecht erhalten werden kann. Und die Röntgenbilder auch verschickt werden können, wenn Maria schon im Feierabend ist.
- Die Abwechslung fördert die Motivation und das Engagement!
Einfach mal kurz mit anpacken
Kommuniziere ganz klar im Team, wer für welche Aufgaben zuständig ist. Wer die Vertretung übernimmt. Egal ob Job Rotation oder feste Zuständigkeit. Je klarer die Aufgabenzuordnung, desto besser läuft es.
Am Besten läuft es, wenn deine Mitarbeiter alle Abläufe kennen, wenn es feste Zuständigkeiten gibt und sich trotzdem niemand zu schade ist, mal kurz mit anzupacken.
Wenn du Hilfsbereitschaft positiv bestärkst à la „Ich finde es stark, dass du gerade gesehen hast, dass Maria Hilfe braucht und du kurz mit angepackt hast. Vielen Dank dafür.“ wird sich dein Mitarbeiter wertgeschätzt fühlen. Er fühlt sich gesehen und wird sich auch das nächste Mal nicht zu schade dafür sein, mit anzupacken.
Ein gutes Betriebsklima fördert den Zusammenhalt. Und guter Zusammenhalt ist wiederum die Voraussetzung, dass es sich lohnt, die bekannte Extrameile zu gehen. Und die gegenseitige Hilfe wird das Zusammenarbeiten so unendlich viel leichter machen. Aber das ist ein anderes Thema.
Was tun bei gewachsenen Strukturen, die trotzdem nicht so richtig funktionieren?
Was tun, wenn eine klare Struktur fehlt? Wenn sich Kompetenzen über die Jahre verteilt haben – und dennoch nicht immer so eindeutig zugeordnet sind? Wenn es immer wieder zu Unzufriedenheit kommt?
Klar, wenn es immer wieder zu Fehlern oder Nacharbeiten kommt, ist es offensichtlich, dass du dir das Thema Zuständigkeiten mal etwas genauer anschauen solltest.
Was ist, wenn es doch eigentlich ganz gut läuft?
Du aber trotzdem nicht genau weißt, wer was wann macht?
Bei mir läuten hier sofort die Alarmglocken und ich will dir auch erklären warum:
Bei Fluktuation ist das komplette Wissen weg. Von heute auf morgen.
Und die Abläufe laufen aus dem Ruder. Wie ist das mit der Röntgenprüfung? Wie sind die Passwörter? Wie läuft das mit den STKs? Eine Ordnungswidrigkeit, wenn das Medizinprodukte-Buch fehlt? Was ist ein Medizinprodukte-Buch? Und was hat es mit der Herstellereinweisung auf sich? Warum fehlen die Materialien? Jetzt müssen wir dem Bleaching-Patienten absagen!
Du willst dich nicht blind auf einen Mitarbeiter verlassen.
Das hat nichts mit Kontrollwahn zu tun, aber du willst jederzeit den Überblick behalten. Du willst immer wissen, was in deiner Praxis läuft. Und wenn die Lagerplätze für Instrumente oder Materialien verändert werden, dann willst du das wissen. Es kann nicht angehen, dass du als Letzter davon erfährst und im Zweifelsfall nichts mehr findest.
Das erfordert natürlich Interesse an der Praxisorganisation. Das bedeutet, dass du dir die Zeit nimmst, reibungslose Abläufe zu organisieren. Du brauchst das nicht alleine machen. Hol dir versierte Mitarbeiter ins Boot. Macht das gemeinsam. Sowas macht ja Spaß! Aber du willst immer den Überblick behalten. Nicht im Detail. Aber du weißt ab jetzt, welche Aufgaben anstehen, und wer sich darum kümmert.
Du bist verantwortlich.
Für einen sicheren Arbeitsplatz. Für den Datenschutz. Für die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen. Für die Patientensicherheit. Und die hat zum einen mit der fachlichen Behandlung zu tun. Aber zum Beispiel auch mit der richtigen Aufbereitung der Instrumente. Wenn du nicht weißt, wie die Instrumente aufbereitet werden, wie willst du dann sicherstellen, dass du nicht mit kontaminierten Instrumenten operierst? Dass anaerobe Sporen in den Wurzelkanal oder in den Knochen eindringen.
Wenn du nicht sicherstellen kannst, dass die wasserführenden Systeme morgens 2 Minuten und nach jeder Behandlung 20 Sekunden gespült werden – wie willst du sicherstellen, dass nicht mit der nächsten Behandlung Blut des Vorpatienten, Pseudomonas oder Legionellen in den Mund des nächsten (vielleicht immunsuppressiven) Patienten gespült werden? Wie willst du sicherstellen, dass du mit dekontaminiertem Material arbeitest, wenn die Händedesinfektion nicht funktioniert? Oder die Schublade während der Behandlung mal eben schnell geöffnet und mit den Handschuhen reingegriffen wird?
Wenn es zu Unfällen kommt und deine Mitarbeiter nicht unterwiesen wurden, dann bist du dafür haftbar. Unfälle passieren. Aber du willst vorher dafür Sorge zu tragen, dass der D-Arzt definiert ist, dass das Verbandbuch genutzt wird und nach einem Nadelstich jedes Mal die ganze Maschinerie losgetreten wird. Hier kann es um Rentenansprüche gehen. Du willst vorher zum Thema persönliche Schutzausrüstung unterweisen und dann das Thema konsequent im Blick behalten. Du bist im Schaden haftbar, wenn du dich nicht gekümmert hast.
Du willst diese essentiellen Themen nicht blind an einen Mitarbeiter delegieren. Du willst wissen, welche Anforderungen du erfüllen musst und dann überlegen wer was übernehmen kann und darf.
Hilfreiche Links zum Thema QM-Tipps für die Zahnarztpraxis
Handlungshilfe für Führungskräfte: Kein Stress mit dem Stress
https://www.psyga.info/fileadmin/Angebote/PDFs/Handlungshilfe_fuer_Fuehrungskraefte.pdf
