5 QM-Tipps für die Zahnarztpraxis

5 QM-Tipps für die Zahnarztpraxis

Rasen, Obstbaum oder Blütenpracht. Jeder (Hobby)Gärtner weiß, dass ein Garten Pflege braucht. Es braucht Wissen. Es braucht Zeit und es braucht das entsprechende Werkzeug. Wer eine Rose mit einer stumpfen oder rostigen Gartenschere schneidet, wird keine lange Freude an seiner Rose haben. (hier braucht es ein “kaltes Herz und eine scharfe Schere”. Aber das nur am Rande.) Wer seinen Rasen nicht vertikutiert, dem bleibt Moos. Und auch Obstbäume richtig schneiden will gelernt sein.

Und wann gelingt Garten?

Wenn du weißt, wer sich drum kümmert ist das schon mal die halbe Miete. Und wenn der Kümmerer sich auskennt ist das der Jackpot. Hättest du auch gewusst? Prima. Dann kommt mit. 

Denn jetzt legen wir die Baumschere beiseite und tauchen direkt in deine Zahnarztpraxis: Wie gelingt denn Alltag in der Zahnarztpraxis?

Logisch! Klare Zuständigkeiten festzulegen ist wichtig. Damit Abläufe aber wirklich reibungslos funktionieren – und dein Team zufriedener wird – braucht es mehr. In diesem Artikel erfährst du 5 QM-Tipps für die Zahnarztpraxis, die eure Abläufe spürbar verbessern.

Aufgaben ganz klar festlegen, abgrenzen und beschreiben

Dazu kann man tausend Listchen, Zettelchen und PostIts schreiben, die dann an den unterschiedlichsten Stellen zu finden sind. Kann man, muss man aber nicht. So geht es auch:

Eine echte Teamaufgabe: Erfasst alle Aufgaben in einer Liste, die bei euch anfallen. Alle. Auch der allabendliche Abwasch, Wäsche bügeln, Zimmer auffüllen, Patiententoilette prüfen. Dann schreibt hinter jede Aufgabe die Häufigkeit (täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich etc.)

Alle täglichen und wöchentlichen Aufgaben gehören in eine Checkliste. Am besten du legst 3 Checklisten an. Eine für Tätigkeiten am Morgen, eine für Tätigkeiten am Mittag und eine Checkliste für alle Tätigkeiten am Abend. Ich persönlich würde jede einzelne Checkliste noch in die vorhandenen Räume untergliedern. Also z.B. für für Empfang, Steri, Zimmer 1,2,3, Labor, Rö-Raum, Labor etc.

Klingt alles schwierig? Du kannst das locker umsetzen! Alles, was du dazu brauchst, findest du in der QM-Werkstatt.

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Aufgaben und Besonderheiten, die nur an bestimmten Tagen durchgeführt werden (z.B. Leitwerttest) kennzeichnen (z.B. in der CL Tätigkeiten am Morgen >> unter “Steri” >> nur freitags: Leitwerttest). Aber packe die wöchentlichen Aufgaben unbedingt mit in diese Checkliste. So habt ihr eine zentrale Übersicht für alle täglichen und wöchentlichen Praxisaufgaben / Routineaufgaben für die einzelnen Zimmer. Diese ist verbindlich und übersichtlich.

Für alle anderen Aufgaben (monatlich, jährlich, 5-jährig etc.) empfehle ich, feste Zuständigkeiten inkl. Stellvertretung zu definieren und die Aufgaben etwas genauer zu beschreiben:

Behandlungsabläufe beschreiben

Ich denke wir sind uns darüber einig, dass uns eine „Silo-Organisation“ nicht weiterführt. Ein Silo besitzt keine Fenster. Wenn also A nicht weiß, was B macht oder B braucht, um ordentlich weiterarbeiten zu können, dann kann das nur zu Lasten der Arbeitszufriedenheit, der Wirtschaftlichkeit oder zu Lasten reibungsloser Abläufe geschehen. Eine moderne Praxis handelt wie ein optimal trainierter Staffellauf. Ein Hand in Hand arbeiten. Jeder in der Praxis interessiert sich für die Kollegen und weiß, was dieser im nächsten Arbeitsschritt benötigt, um optimal weiterarbeiten zu können.

Fragt euch immer: Sind alle Informationen, Materialien und Personen zur richtigen Zeit am richtigen Platz, um perfekt weiterarbeiten zu können.

EIN durchgehender, patientenorientierter Prozess. Der Patient betritt die Praxis, wird behandelt und der Patient geht mit einem Folgetermin bzw. klar kommunizierter Handlungsaufforderung.

Wenn ihr euch die Mühe macht und eure Behandlungsabläufe wie folgt beschreibt, verbessert ihr die Zusammenarbeit an den Schnittstellen maßgeblich und legt einen Fokus auf die Themen  Patientensicherheit, Patientenaufklärung und auch Dokumentation. Hat also auch mit Haftung zu tun.

Ich bin übrigens der Meinung, dass die Behandlungsdokumentation zur Kernkompetenz gehört und jedes Jahr geschult werden sollte. 3 Gründe:

 

  • Ihr verbringt mit Dokumentation so unendlich viel Zeit. Hier lohnt es doch zu erfahren, auf was es ankommt, sodass ihr schneller damit fertig seid und das Wichtige dokumentiert habt (ohne zeitfressende Prosa!).
  • Ihr könnt mit einer guten Doku wesentlich mehr abrechnen. Dann ist es doch hilfreich, die Stellschrauben zu kennen.
  • Und dann das nicht zu unterschätzende Haftungsthema.

Warum buchst du nicht mal eine externe ZMV und lässt dein Team 2 Stunden via Zoom schulen?

Aber zurück zum Thema Behandlungsabläufe. Hier eine kleine Anregung, wie so eine Ablaufbeschreibung für die einzelnen Behandlungstermine aussehen könnte:

  1. Was geschieht am Empfang?
  2. Welche Risiken gilt es zu beachten?
  3. Wie wird die Behandlung vorbereitet? Rö-Bilder, Instrumente, Geräte…
  4. Was wird dem Patienten erklärt gezeigt, mitgegeben?
  5. Behandlungsschritte
  6. Doku, nächste Schritte, Labor etc.

Organisatorische Ablaufbeschreibungen

Hier sind Abläufe wie die Materialbestellung, Instrumentenaufbereitung, Versand von Röntgenbildern oder Abläufe zur Ersten Hilfe gemeint.

Hier reichen Checklisten. Verliert euch nicht in Details. Und nutzt z.B. Screenshots, kleine Filme, um Abläufe zu beschreiben. Wenn ihr die Arbeitsplätze immer mal wieder wechselt (Job Rotation siehe unten), reichen stichpunktartige Ablaufbeschreibungen. Die dienen dann als Gedächtnisstütze, um sich schnell einzuarbeiten.

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Das Zauberwort heißt Empowerment

Denn fehlendes Empowerment bedeutet, dass Andrea nicht in der Lage ist, eine Aufgabe selbstständig und adhoc auszuführen, ohne vorher die Erlaubnis oder die notwendigen Informationen dafür einzuholen. Die Folge: Du musst  Abläufe ständig überwachen, um dann eine Entscheidung treffen zu können.

Das kostet Zeit. Im Übrigen muss Andrea ihre Tätigkeit solange unterbrechen, bis du die Zeit gefunden hast, ihr dein „GO“ zu geben.

Beide Parteien verlieren Zeit und Motivation. Verfügt Andrea aber über das notwendige Know-How, ausreichende Informationen und die Entscheidungskompetenz, so ist sie in der Lage, selbst Entscheidungen zu treffen und den Ablauf selbstständig und ohne Unterbrechungen zu Ende zu bringen.

Das fördert die Motivation und Eigenverantwortlichkeit. Weil Andrea den gesamten Ablauf kennt, ist sie eher in der Lage, Verbesserungen zu erkennen und umzusetzen.

Übertrage also die Verantwortung für ganze Aufgabenbereiche. Das beinhaltet alle Aspekte von der Vorbereitung über die Ausführung bis hin zur Kontrolle.

Zeitgewinn ist das eine. Ein weiterer Punkt ist, dass wesentlich mehr Ideen und Verbesserungsvorschläge generiert werden. Denn – überspitzt gesagt – es denkt nicht nur Einer (der Chef) und gibt Anweisungen, sondern alle denken mit und bringen Verbesserungs- und Lösungsvorschläge ein.

Job Rotation

Ein wirkungsvoller Weg, um die Zusammenarbeit zu verbessern ist Job Rotation.

Das bedeutet, dass Mitarbeiter regelmäßig an unterschiedlichen Arbeitsplätzen arbeiten. Die Vorteile liegen auf der Hand:

  • Andrea lernt unterschiedliche Arbeitsplätze kennen. Sie weiß also, auf welche Infos, Formulare, Materialien etc. es an diesem Arbeitsplatz ankommt, sodass störungsfrei gearbeitet werden kann. Das fördert eine ganz neue Sichtweise für Schnittstellen und die Zusammenarbeit wird sich ganz automatisch verbessern. Dein Team wird viel schneller auf Verbesserungspotentiale aufmerksam, weil die Zusammenhänge klarer werden. Weil sie den kompletten Behandlungsablauf, Aufbereitungsprozess oder die Bestellungen im Blick haben. Klingt nach Utopie? Probier es einfach aus.
  • Du bist unabhängiger von einzelnen Mitarbeitern, weil sich jeder Mitarbeiter an jedem Arbeitsplatz auskennt. Vielleicht nicht optimal, aber zumindest so gut, dass der Betrieb auch bei Personalausfall aufrecht erhalten werden kann. Und die Röntgenbilder auch verschickt werden können, wenn Maria schon im Feierabend ist.
  • Die Abwechslung fördert die Motivation und das Engagement!

Einfach mal kurz mit anpacken

Kommuniziere ganz klar im Team, wer für welche Aufgaben zuständig ist. Wer die Vertretung übernimmt. Egal ob Job Rotation oder feste Zuständigkeit. Je klarer die Aufgabenzuordnung, desto besser läuft es.

Am Besten läuft es, wenn deine Mitarbeiter alle Abläufe kennen, wenn es feste Zuständigkeiten gibt und sich trotzdem niemand zu schade ist, mal kurz mit anzupacken.

Wenn du Hilfsbereitschaft positiv bestärkst à la “Ich finde es stark, dass du gerade gesehen hast, dass Maria Hilfe braucht und du kurz mit angepackt hast. Vielen Dank dafür.” wird sich dein Mitarbeiter wertgeschätzt fühlen. Er fühlt sich gesehen und wird sich auch das nächste Mal nicht zu schade dafür sein, mit anzupacken.

Ein gutes Betriebsklima fördert den Zusammenhalt. Und guter Zusammenhalt ist wiederum die Voraussetzung, dass es sich lohnt, die bekannte Extrameile zu gehen. Und die gegenseitige Hilfe wird das Zusammenarbeiten so unendlich viel leichter machen. Aber das ist ein anderes Thema. 

Was tun bei gewachsenen Strukturen, die trotzdem nicht so richtig funktionieren?

Was tun, wenn eine klare Struktur fehlt? Wenn sich Kompetenzen über die Jahre verteilt haben – und dennoch nicht immer so eindeutig zugeordnet sind? Wenn es immer wieder zu Unzufriedenheit kommt?

Klar, wenn es immer wieder zu Fehlern oder Nacharbeiten kommt, ist es offensichtlich, dass du dir das Thema Zuständigkeiten mal etwas genauer anschauen solltest.

Was ist, wenn es doch eigentlich ganz gut läuft?

Du aber trotzdem nicht genau weißt, wer was wann macht?

Bei mir läuten hier sofort die Alarmglocken und ich will dir auch erklären warum:

Bei Fluktuation ist das komplette Wissen weg. Von heute auf morgen.

Und die Abläufe laufen aus dem Ruder. Wie ist das mit der Röntgenprüfung? Wie sind die Passwörter? Wie läuft das mit den STKs? Eine Ordnungswidrigkeit, wenn das Medizinprodukte-Buch fehlt? Was ist ein Medizinprodukte-Buch? Und was hat es mit der Herstellereinweisung auf sich? Warum fehlen die Materialien? Jetzt müssen wir dem Bleaching-Patienten absagen!

Du willst dich nicht blind auf einen Mitarbeiter verlassen.

Das hat nichts mit Kontrollwahn zu tun, aber du willst jederzeit den Überblick behalten. Du willst immer wissen, was in deiner Praxis läuft. Und wenn die Lagerplätze für Instrumente oder Materialien verändert werden, dann willst du das wissen. Es kann nicht angehen, dass du als Letzter davon erfährst und im Zweifelsfall nichts mehr findest.

Das erfordert natürlich Interesse an der Praxisorganisation. Das bedeutet, dass du dir die Zeit nimmst, reibungslose Abläufe zu organisieren. Du brauchst das nicht alleine machen. Hol dir versierte Mitarbeiter ins Boot. Macht das gemeinsam. Sowas macht ja Spaß! Aber du willst immer den Überblick behalten. Nicht im Detail. Aber du weißt ab jetzt, welche Aufgaben anstehen, und wer sich darum kümmert.

Du bist verantwortlich.

Für einen sicheren Arbeitsplatz. Für den Datenschutz. Für die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen. Für die Patientensicherheit. Und die hat zum einen mit der fachlichen Behandlung zu tun. Aber zum Beispiel auch mit der richtigen Aufbereitung der Instrumente. Wenn du nicht weißt, wie die Instrumente aufbereitet werden, wie willst du dann sicherstellen, dass du nicht mit kontaminierten Instrumenten operierst? Dass anaerobe Sporen in den Wurzelkanal oder in den Knochen eindringen. 

Wenn du nicht sicherstellen kannst, dass die wasserführenden Systeme morgens 2 Minuten und nach jeder Behandlung 20 Sekunden gespült werden – wie willst du sicherstellen, dass nicht mit der nächsten Behandlung Blut des Vorpatienten, Pseudomonas oder Legionellen in den Mund des nächsten (vielleicht immunsuppressiven) Patienten gespült werden? Wie willst du sicherstellen, dass du mit dekontaminiertem Material arbeitest, wenn die Händedesinfektion nicht funktioniert? Oder die Schublade während der Behandlung mal eben schnell geöffnet und mit den Handschuhen reingegriffen wird? 

Wenn es zu Unfällen kommt und deine Mitarbeiter nicht unterwiesen wurden, dann bist du dafür haftbar. Unfälle passieren. Aber du willst vorher dafür Sorge zu tragen, dass der D-Arzt definiert ist, dass das Verbandbuch genutzt wird und nach einem Nadelstich jedes Mal die ganze Maschinerie losgetreten wird. Hier kann es um Rentenansprüche gehen. Du willst vorher zum Thema persönliche Schutzausrüstung unterweisen und dann das Thema konsequent im Blick behalten. Du bist im Schaden haftbar, wenn du dich nicht gekümmert hast.

Du willst diese essentiellen Themen nicht blind an einen Mitarbeiter delegieren. Du willst wissen, welche Anforderungen du erfüllen musst und dann überlegen wer was übernehmen kann und darf.

Hilfreiche Links zum Thema QM-Tipps für die Zahnarztpraxis

Handlungshilfe für Führungskräfte: Kein Stress mit dem Stress

https://www.psyga.info/fileadmin/Angebote/PDFs/Handlungshilfe_fuer_Fuehrungskraefte.pdf

Die Autorin und Auditorin steht für Qualitätsmanagement mit Leichtigkeit und Weitblick. QM von Anfang an nützlich und praktisch sein. Es soll dabei helfen, den Praxisalltag zu vereinfachen, gesetzliche Vorgaben einzuhalten und die Zusammenarbeit aller Beteiligten zu verbessern. 

Online QM Kurs für Zahnarztpraxen: der Turbo für dein QM

Online QM Kurs für Zahnarztpraxen: der Turbo für dein QM

Jetzt mal ganz unter uns: Geht’s dir auch so?

Angenommen, wir sprechen nicht von einem Online QM Kurs für Zahnarztpraxen:

Du gehst auf eine Schulung – die mehr oder weniger inspirierend ist – und je inspirierender, desto eher willst du etwas davon umsetzen.

Aber dann kommt der Haken. Du willst. Aber du kannst nicht. Es war einfach zu viel Input. Sehr interessant, aber viel zu viel auf einmal. Und so viele Details. Das konnte sich doch kein Mensch merken!

Wie war das nochmal mit den Geräten? Was und wie muss ich unterweisen? Und wo bekomme ich jetzt eine Vorlage für ein Bestandsverzeichnis her? Und dann schleicht sich immer wieder ein kleiner, zermürbender Gedanke ein: “Hoffentlich habe ich nichts vergessen.” und “Hoffentlich stimmt das jetzt alles, so wie ich es gemacht habe…”

Und nach 4 Wochen hast du den Rest dann doch vergessen. Das ist zwar frustrierend. Aber leider ganz normal. Und es liegt nicht an dir, sondern am Lernformat:

Du merkst dir neue Dinge nicht besonders gut, wenn du sie nur hörst. Du kannst dir neue Inhalte am besten merken, wenn du sie erklärt bekommst und dann selbst loslegst und ausprobierst. Und genau das ist bei meinem Online QM Kurs für Zahnarztpraxen, der QM-Werkstatt, der Fall.

MOCUP_Schlüsselmomente

Du bekommst die Struktur und dann alle 2 Wochen ein neues Thema. Verständlich anhand von Videos aufbereitet, die du dir rund um die Uhr anschauen kannst.

Dazu viele Hilfestellungen und Vorlagen, um in kurzer Zeit die Rakete zu zünden. 

Bis zum Experten, durchläufst du 4 Lernstufen

 

Stufe 1: Unbewusste Inkompetenz:

Das ist der Normalzustand, bevor du dich mit einem neuen Thema befasst. Bevor du Noten lernst, sind es für dich Punkte mit Strichen auf Linien. Keine Ahnung was das bedeutet und wie das klingt. Achtel-  oder  Viertelnoten? Du hast keine Ahnung! Oder ein anderes Beispiel: Autofahren. Bevor du das erste Mal neben deinem Fahrlehrer sitzt, scheint es einfach nur kompliziert. Du hast keinen Schimmer, wie das gehen soll.

Stufe 2: Bewusste Inkompetenz:

Jemand erklärt dir, wie’s geht. Du lernst, dass es Noten gibt. Notenschlüssel. CDEFGAHC… Dein Fahrlehrer erklärt dir, dass es eine Schaltung und eine Kupplung gibt. Dass du mit dem ersten Gang anfährst, die Kupplung langsam kommen lässt… und auf der Autobahn in den höchsten Gang schalten solltest. Dass es Verkehrsschilder zu beachten gibt etc.

Stufe 3: Bewusste Kompetenz:

Hier kannst du Noten schreiben, du kannst vielleicht schon die ersten Töne auf einem Instrument spielen. Du kannst Auto fahren. Aber alles ist noch neu und du musst dich höllisch konzentrieren, damit du keinen Fehler machst. Fehler sind in dieser Stufe ganz normal. Du trittst aus deiner bisherigen Komfort-Zone heraus und lernst etwas völlig Neues. Wachstum.

Stufe 4: Unbewusste Kompetenz:

Hier wollen wir hin. Hier kommt Routine ins Spiel. Du hast dein Instrument viele Stunden, ja Monate geübt. Bist hunderte von Kilometern Auto gefahren. Du kannst eine Sache aus dem FF. Du bist Experte. Oder nah dran 😉

Was hat das mit QM zu tun? Und mit meinem Online QM Kurs für Zahnarztpraxen?

Wenn du ein neues Thema lernst, befindest du dich in der ersten Lernstufe “Unbewusste Inkompetenz”. Wenn du den Kurs absolviert hast, in der bewussten Inkompetenz.

Wenn du eine Präsensveranstaltung besuchst, die noch so gut war, wirst du danach alleine gelassen. Du hast es zwar gehört. Aber noch nicht selber gemacht. Es werden Fehler passieren und du wirst vieles wieder vergessen, wenn du nicht dran bleibst und übst. Oder Fragen stellen kannst, weil du unsicher bist.

Klingt alles schwierig? Du kannst das locker umsetzen! Alles, was du dazu brauchst, findest du in der QM-Werkstatt.

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Wenn du ein neues Thema bearbeitest – und QM wird dir normalerweise nicht in die Wiege gelegt, sondern ist irgendwann komplett neu für dich – wirst du Dinge ausprobieren.

Du verlässt deine Komfort-Zone.

Du beginnst du lernen und entwickelst dich weiter.

Es kommt zum Wachstum. Das ist natürlich großartig.

Aber es werden auch Fehler passieren.

Vorsorgeuntersuchung

Wäre es nicht erleichternd, wenn du in dieser Wachstumsphase eine routinierte Expertin an der Seite hast, die das Ganze schon zig Mal gemacht hat? Eine, die sich auskennt, die dich monatelang an die Hand nimmt und auch gleich noch ein paar Tipps parat hat. Die QM nicht nur an Dokumenten fest macht, sondern das große Ganze sieht. Demografische Realitäten im Blick hat. Die weiß, was die Generation Y oder Z von ihren Arbeitgebern erwarten – ja verlangen? Die sieht, dass es Zahnärzte wie Sand am Meer gibt. Dass sich jeder Patient und noch wichtiger: jeder Mitarbeiter seinen Arbeitgeber – sprich Zahnarztpraxis – aussuchen kann?

Als Zahnarzt bist du abhängig.

Du bist inzwischen nicht mehr in der komfortablen Situation, dir dein Personal groß aussuchen zu können. Dein Personal sucht dich aus.

Der Personalmangel ist angekommen und rollt immer weiter wie eine Lawine auf dich zu. Auszubildende brechen ihre Lehre ab, weil sie sich nicht wohl fühlen. Weil sie sich etwas anderes erwartet haben und weil das Gehalt (in einer Stadt wie München um so mehr!) einfach nicht mehr happy macht.

Mitarbeiter stellen horrende Gehaltsforderungen. Einfach weil sie es können. Sie kündigen. Einfach weil sie es können und einen Tag später einen neuen Job finden. Angestellte Zahnärzte gehen. Weil es 5 Häuser weiter auch einen tollen Job gibt.

Patienten setzen eine moderne Ausstattung und High End Medizin schon lange voraus. Damit kannst du keine Katze mehr hinter dem Ofen vor locken. Du kannst dich damit auch nicht mehr von deinen Kollegen abheben. Digitales Röntgen, das auf Websites immer wieder angepriesen wird – ist doch sowas von normal.

Was letztendlich den Unterschied macht, ist nicht nur Hightech, sondern Hightouch.

Das ist die Extrameile, die ihr geht. Weil ihr eure Patienten kennt. Weil ihr Wunschpatienten definiert und dann eure Abläufe konsequent auf deren Bedürfnisse ausrichtet. Das regt zum Weiterempfehlen an. Nicht das Cerec.

Wenn du deine Auszubildende als billige Helferin betrachtest, ist es kein Wunder, dass sie früher oder später das Handtuch wirft.

Es braucht in Zukunft mehr.

 

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  • Du fragst dich, wie du am besten anfängst und was du tun kannst, damit dein QM wirklich was bringt?

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Um wieder zum Thema QM zurückzukommen.

Das sind nur 2 (wenn auch sehr wesentliche!) Gründe, warum QM heute so fest verwurzelt in eine Zahnarztpraxis gehört, wie die elektrische Zahnbürste in jedes Bad. Es steht einfach nicht zur Debatte.

QM ist soviel mehr als Dokumente und Bestandslisten.

Ist es nicht klasse, dass es einen Online QM Kurs für Zahnarztpraxen gibt, der dir genau dabei hilft? Sogar wenn du noch ganz am Anfang stehst und nur 2 Stunden Zeit in der Woche findest?

  • Ein Kurs, der dir zeigt, wie du dich positionieren kannst, um für Patienten und Mitarbeiter interessant und attraktiv zu bleiben?
  • Der dir hilft, alle Vorgaben strukturiert und mit Leichtigkeit zu erfüllen.
  • Der dich dabei unterstützt, einer Begehung entspannt entgegen zu blicken? Und ZACK das richtige, aktuelle Prüfprotokoll aus dem Ordner zu ziehen?
  • Der es dir erlaubt, dich zurückzulehnen und neue Impulse zu genießen. Mal aus dem täglichen Hamsterrad auszubrechen?
  • Unabhängig von festen Webinarzeiten? Mit klar strukturieren Modulen, mit kompakten Lernvideos konkreten To Do’s, damit du schneller fertig bist?

Und das für 10 Monate? Regelmäßig und im ganz persönlichen Gespräch? Ich habe all mein Wissen und meine QM-Berufserfahrung in diesen Online QM Kurs für Zahnarztpraxen gepackt. Damit du rund um die Uhr davon profitieren und mit der QM-Werkstatt die Abkürzung nehmen kannst.

Quasi den Turbo zünden und bald einen Haken dran machen kannst. Neue Sichtweisen gewinnst und dann gezielt die notwendigen Schritte in die Wege leiten kannst.

QM bietet mehr als G-BA-Richtlinie oder Themen der Arbeitssicherheit (aber auch das gibt’s natürlich in der QM-Werkstatt ;))

Wenn du also keine Lust mehr auf schnödes, langweiliges QM hast. Wenn du deine Praxis richtig nach Vorne bringen und dabei 10 Monate von einem routinierten Experten begleitet werden willst. Dann komm in die QM-Werkstatt.

Der nächste Kurs startet Ende Januar 2022.

Hilfreiche Links zum Thema Online QM Kurs für Zahnarztpraxen

https://qm-oischinger.de/qm-online-kurs-zahnarztpraxis-qm-werkstatt/

Die Autorin und Auditorin ist leidenschaftliche Anhängerin von einfachen und praktischen Lösungen. QM muss von Anfang an nützlich sein. Es soll dabei helfen, den Praxisalltag zu vereinfachen, gesetzliche Vorgaben einzuhalten und die Zusammenarbeit aller Beteiligten zu verbessern. 

E-Checks in der Zahnarztpraxis sind Pflicht. Aber nicht nur das.

E-Checks in der Zahnarztpraxis sind Pflicht. Aber nicht nur das.

“Ja krass! Kannst du mir das bitte nochmal alles zusammenschreiben? Das ist ja der Hammer, an was ich da alles denken muss!” 
Klar! Mach ich doch gern. Und damit du auch gleich was davon hast, gibt’s heute diesen Blog-Artikel zum Thema E-Checks in der Zahnarztpraxis. Naja. Es wird nicht nur um E-Checks in der Zahnarztpraxis gehen. Thema sind alle Prüfungen, die von dir als Praxisinhaber und damit Betreiber verpflichtend gefordert sind.

Das gleich vorweg: Ich halte gar nichts davon, Ängste zu schüren. Ich bin einfach der Meinung, dass du das Geräte-Thema nicht auf die leichte Schulter nehmen solltest. Denn das könnte bald fatale Folgen für dich haben. Schließlich will kein Mensch wegen nem alten Wasserkocher auf einem 6 oder gar 7 stelligen Brandschaden sitzen bleiben, oder sich strafbar machen, weil durch ein defektes Gerät ein Mitarbeiter oder Patient zu Schaden kam.

E-Checks in der Zahnarztpraxis sind Pflicht. Daran kommst du nicht vorbei. Ja, sicher kostet es  Überwindung, weil viele einfach nicht wissen, wo sie am besten anfangen sollen. Dabei ist das Thema schnell erledigt. Alles was es braucht, ist einen strukturierten Start. Und etwas Zeit, um sich durchzuarbeiten. Du bekommst am Ende dieses Artikels einige Tipps an die Hand, sodass du schnell fertig bist.

Verbindliche Prüfpflicht nicht nur für E-Checks in der Zahnarztpraxis

Hier sind die wichtigsten Infos, warum sich für Medizinprodukte und Elektrische Geräte im Allgemeinen eine rechtliche – und damit verbindliche – Prüfpflicht ergibt:

Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV)

§ 4 Grundpflichten des Arbeitgebers

(1) Arbeitsmittel dürfen erst verwendet werden, nachdem der Arbeitgeber

  1. eine Gefährdungsbeurteilung durchgeführt hat,
    2. die dabei ermittelten Schutzmaßnahmen nach dem Stand der Technik getroffen hat und
    3. festgestellt hat, dass die Verwendung der Arbeitsmittel nach dem Stand der Technik sicher ist.

§ 23 Straftaten

(1) Wer durch eine in § 22 Abs. 1 bezeichnete vorsätzliche Handlung Leben oder Gesundheit eines Beschäftigten gefährdet, ist nach § 26 Nummer 2 Arbeitsschutzgesetz strafbar.

Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV)

DGUV 3 § 5 Prüfungen
Der Unternehmer hat dafür zu sorgen, dass die elektrischen Anlagen und Betriebsmittel auf ihren ordnungsgemäßen Zustand geprüft werden. […] Die Fristen sind so zu bemessen, dass entstehende Mängel, mit denen gerechnet werden muss, rechtzeitig festgestellt werden.

Versicherungsvertragsgesetz (VVG)

§ 81 Herbeiführung eines Versicherungsfalles

(1) Der Versicherer ist nicht zur Leistung verpflichtet, wenn der Versicherungsnehmer vorsätzlich den Versicherungsfall herbeiführt.
(2) Führt der Versicherungsnehmer den Versicherungsfall grob fahrlässig herbei, ist der  Versicherer berechtigt, seine Leistung in einem der Schwere des Verschuldens des Versicherungsnehmers entsprechenden Verhältnis zu kürzen.

Und genau deshalb verschaffen wir uns zu Beginn des QM-Projekts erst mal einen Überblick und sorgen dafür, dass die gesetzlichen Vorgaben erledigt sind. 

Wir gehen alle Geräte durch. Erstellen Bestandslisten und schauen, ob z. B. alle Medizinproduktebücher, Herstellereinweisungen, E-Checks, STK, DIN 62353 Prüfungen etc. vorhanden sind… Es scheint uferlos. Und wenn ich ehrlich bin, ist es das auch. Hilft aber nix. Du musst dich auskennen, brauchst einen Überblick und dann kannst du alle Maßnahmen in die Wege leiten.

Denn wenn es erst mal brennt, zahlt dir bei fehlenden E-Checks in der Zahnarztpraxis keine Versicherung!

Darauf kommt es jetzt an:

Damit du ab jetzt auf der sicheren Seite bist und alles für den Schutz deiner Mitarbeiter, deiner Patienten und deines Portemonnaies getan hast, gibt’s hier die Checkliste mit den To Do’s:

Klingt alles schwierig? Du kannst das locker umsetzen! Alles, was du dazu brauchst, findest du in der QM-Werkstatt.

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Neues aktives Medizinprodukt

Aktive Medizinprodukte sind solche, die mit Hilfe einer externen Energiequelle (Strom, Akku, Batterie, thermische oder kinetische Energie oder Gasdruck) betrieben werden.

Das musst du jetzt umsetzen:

  • CE-Kennzeichen vorhanden?
  • Gerät in Bestandsverzeichnis nach §13 MPBetreibV erfassen
  • Herstellerangaben, Gebrauchsanweisungen, Gerätebücher zugänglich aufbewahren
  • Mitarbeiter-Unterweisung in die sachgerechte Handhabung aller aktiven Medizinprodukte inkl. Doku (Tipp: pro Zimmer)
  • Wartungen gemäß Herstellerangaben
  • E-Checks in der Zahnarztpraxis (DGUV V3-Prüfung)
  • Ggf. Sicherheitstechnische Kontrolle nach DIN 62353 (z.B. für Behandlungsstühle, Röntgengeräte etc. (siehe Herstellerangaben / Wartungsinfos)
  • Falls spezielle Wartungen oder DIN Prüfungen gefordert sind, dann erfasse die Geräte und die Termine zur Übersicht in einer Liste der “Wiederkehrenden Termine” und plane sie rechtzeitig.
  • Bei Bedarf Meldung von Vorkommnissen an das Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte
  • Bei Mängeln werden die betroffenen Geräte sofort gekennzeichnet, ausgesondert & repariert. Die Praxisleitung ist zu informieren.

Neues Medizinprodukt der Anlage 1

Medizinprodukte gemäß MPBetreibV Anlage 1 sind z.B. Lasergeräte der Klasse 3B, 3R & 4, HF-Chirurgiegeräte (z.B. Elektrotom, Piezo), Nervenfunktionsgeräte (Pulpenprüfer, Tens), Reizstromgeräte (z.B. Defi), Inhalationsnarkosegeräte. Weitere Geräte findest du in diesem Link:

https://www.gesetze-im-internet.de/mpbetreibv/anlage_1.html

Das musst du jetzt umsetzen:

  • alle Maßnahmen siehe “Neues aktives Medizinprodukt”   PLUS
  • Medizinproduktebuch
  • Herstellereinweisung der “vom Betreiber beauftragten Personen” inkl. Doku!! (meint Herstellereinweisung des Ersteinweisers –  also der Person, die in deiner Praxis weitere Personen in der Handhabung des Anlage 1 Gerätes einweisen darf. Mein Tipp: Das sollte die Praxisleitung sein. Denn sollte der Ersteinweiser die Praxis verlassen, musst du die Herstellereinweisung nochmal zahlen.)
  • Alle Personen, die mit dem Anlage 1-Gerät (z.B. Elektrotom) arbeiten, müssen vom Ersteinweiser in die sachgerechte Handhabung eingewiesen werden – inkl. Doku!!
  • STK (Sicherheitstechnische Kontrollen)
  • Ggf. Betriebsanweisungen erstellen (z.B. Laser)

Neues Medizinprodukt der Anlage 2

Medizinprodukte gemäß MPBetreibV Anlage 2 sind z.B. Blutdruckmessgeräte, elektrische Fieberthermometer.

https://www.gesetze-im-internet.de/mpbetreibv/anlage_2.htm

Das musst du jetzt umsetzen:

  • alle Maßnahmen siehe “Neues aktives Medizinprodukt”    PLUS
  • Medizinproduktebuch
  • MTK (Messtechnische Kontrollen)

Sonstige elektrische Geräte wie Bildschirm, Telefon, PC oder Steckdosenleiste (ja, auch die)

Das musst du jetzt umsetzen:

  •  CE-Kennzeichen?
  • Gerät in Bestandsverzeichnis für elektrische Geräte erfassen
  • Herstellerangaben, Gebrauchsanweisungen oder Gerätebücher zugänglich aufbewahren
  • Wartungen gemäß Herstellerangaben
  • E-Checks in der Zahnarztpraxis (DGUV V3-Prüfung)
  • Bei Mängeln werden die betroffenen Geräte sofort ausgesondert, repariert, Info an Praxisleitung
  • Ggf. Betriebsanweisungen erstellen

Tipps, damit du schneller fertig bist

Schritt 1:

Erstelle eine Bestandsliste für deine aktiven Medizinprodukte und für elektrische Geräte. 

Schritt 2:

Überprüfe anhand der Bestandsliste, ob alle Handbücher und Betriebsanweisungen vorhanden sind. Falls nicht, kannst du viele davon im Internet herunterladen. Ansonsten wendest du dich am besten direkt an den Hersteller.

Schritt 3:

Lege eine Liste mit Wiederkehrenden Terminen an. Die könnte z.B. so aussehen: Neben Gerät, Prüfart, Turnus und  letzter Prüfung legst du Spalten für die nächsten 10 Jahre an.

Anschließend liest du in allen Gerätehandbüchern unter dem Punkt “Wartung, Sicherheitstechnische Kontrollen” nach, ob und wenn ja, in welchem Turnus die Prüfintervalle gefordert sind.

Anschließend schaust du in euren Unterlagen nach, wann die letzte Prüfung durchgeführt wurde und planst im richtigen Turnus die nächsten Prüftermine.

So hast du alles im Blick und kannst die Termine, die ein Techniker gemeinsam erledigen könnte, zusammenlegen. Das spart nicht nur Anfahrtskosten, sondern auch Zeit, die die Planung und Koordinierung des Technikers bzw. Terminverschiebungen für Patienten nach sich zieht.

Tipp: Ergänze in dieser Liste auch Termine für die Gefährdungsbeurteilung, Pflicht- und Angebotsvorsorgen, Mitarbeiterunterweisungen, Röntgenaktualisierung, BUS-Dienst, Brandschutzhelfer-Schulungen, Erste-Hilfe Kurs, Check des erste Hilfe Materials, Sicherheitsbericht MDR etc. Die Kammern geben häufig Listen mit wiederkehrenden Terminen raus.

Welche Geräte und Termine in deiner Liste landen ist natürlich sehr individuell. Hier ein fiktives Beispiel, wie sowas  aussehen könnte.

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Wiederkehrende Termine

Schritt 4:

Überprüfe, ob du für alle Medizinprodukte der Anlage 1 die Herstellereinweisungen für den Ersteinweiser hast und ob die Medizinproduktebücher vorhanden sind.

Schritt 5:

Organisiere zeitnah die Termine für die E-Checks, Wartungen, STK etc. und, falls notwendig, bei Anlage 1 Geräten die Herstellereinweisungen für die Ersteinweiser (Tipp: das sollte die Praxisleitung selbst sein). Du weißt jetzt, im Schadensfall zahlt dir keine Versicherung!

Schritt 6:

Sobald die Ersteinweisung über die Bühne ist und vom Hersteller oder Depot schriftlich bestätigt wurde, müssen alle Personen, die mit dem Anlage 1-Gerät arbeiten (z.B. Elektrotom) eine Unterweisung vom Ersteinweiser in die sachgerechte Handhabung erhalten (inkl. Dokumentation!).

Schritt 7:

Falls notwendig (z.B. Röntgen, Laser, Elektrotom) Betriebsanweisungen erstellen.

Schritt 8:

Seit 2017 ist es verpflichtend, alle Mitarbeiter in die sachgerechte Handhabung aller aktiven Medizinprodukte inkl. Dokumentation einzuweisen. (z.B. zimmerweise). Nutze dafür z.B. die Herstellerangaben und Betriebsanweisungen) 

Noch ein Tipp zum Schluss: E-Checks sind teuer. Hol dir am besten 3 Angebote für die DGUV V3-Prüfung und vergleiche!

Das ist dein Ziel

Du hast einen Überblick über alle Geräte und alle Prüftermine und du hast alle Herstellerangaben, Unterweisungen und falls nötig Medizinproduktebücher strukturiert abgelegt. Das heißt, jeder Mitarbeiter kann jederzeit auf alle Unterlagen zugreifen. Alle Prüfungen werden regelmäßig im richtigen Turnus durchgeführt. Die Prüfprotokolle werden systematisch abgelegt, sodass alles komplett und an einer Stelle zu finden ist.

Stell dir vor, ich frag dich, wann die letzte STK deines Elektrotoms durchgeführt wurde. Dann gehst du zielstrebig zum Ordner (oder elektronischen System) und ziehst alle Unterlagen raus. Da willst du hin.

P.S. Wenn du noch nicht weißt, welche Termine für deine Praxis (sonst noch) verpflichtend sind, nutze mein kostenloses Strategiegespräch. Hier gehen wir alles gemeinsam durch und als Ergebnis bekommst du von mir die Übersicht und damit die Sicherheit, die dich besser schlafen lässt.

Die Autorin und Auditorin steht für Qualitätsmanagement mit Leichtigkeit und Weitblick.  QM muss von Anfang an nützlich und praktisch sein. Es soll dabei helfen, den Praxisalltag zu vereinfachen, gesetzliche Vorgaben einzuhalten und die Zusammenarbeit aller Beteiligten zu verbessern.

Brandschutz in der Zahnarztpraxis. Darauf kommt’s an!

Brandschutz in der Zahnarztpraxis. Darauf kommt’s an!

Keiner hat’s gemerkt: Versehentlich beim Aufräumen an den Wasserkocher gekommen, dann hektisch den Pausenraum verlassen und schnell den wartenden Patienten behandelt… Und der Wasserkocher? Der überhitzt und brennt. Und der ganze Pausenraum mit dazu.

Die meisten Brände fangen klein an. Werden aber durch die Brand- und Rauchgasentwicklung innerhalb von Sekunden zur akuten Lebensgefahr. Deshalb bleibt nicht viel Zeit für Brandschutz in der Zahnarztpraxis. Denn zwischen Entstehungs- und Vollbrand eines Zimmers liegen nur wenige Minuten. Immens wichtig also, jetzt schnell und vor allem richtig zu handeln. Die Evakuierung muss stehen. Aufgaben müssen klar verteilt sein. Alle wollen und sollen in Sicherheit gebracht werden.

Zitat Brandschutz

Mit diesem Artikel will ich dich sensibilisieren und du erfährst, welche Aufgaben du in Bezug auf Brandschutz in der Zahnarztpraxis erfüllen musst. Denn wenn es brennt, ist es zu spät sich darüber Gedanken zu machen.

Allzu häufig merke ich, dass Brandschutz auf die leichte Schulter genommen wird. Feuerlöscher werden nicht geprüft oder fehlen. Evakuierungspläne gibt’s nicht. Kurzum: Keiner weiß so richtig, was zu tun ist.

Aber: Wenn’s brennt, bleibt keine Zeit. Weder für Abstimmung. Noch für “ach hätte ich mal”. Brandschutz ist ein Thema, das vorher organisiert werden muss. Bevor es zu Verletzungen oder Schlimmerem kommt.

 

Häufige Brandursachen

Brandursachen

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Die Brandursachen sind vielseitig. Wenn wir aber ehrlich sind, könnte man sie in den häufigsten Fällen vermeiden. Ganz vorne mit dabei sind die Themen:

  • fehlende/mangelnde Wartung von elektrischen Geräten
  • unsachgemäßer Umgang mit Arbeitsmitteln, Stoffen und Gemischen
  • mangelndes Gefahrenbewusstsein beim Umgang mit Gefahrenstoffen und Zündquellen
  • fehlerhafte, überhitzte oder überlastete elektrische Anlagen und Betriebsmittel (der Klassiker: der Mehrfachstecker am Mehrfachstecker. Oder der Wasserkocher, der unbemerkt angeschaltet wird und dann in Flammen aufgeht.)

Organisation von Brandschutz in der Zahnarztpraxis

  • Gefährdungsbeurteilung durchführen, die auch Brandgefährdungen berücksichtigt.
  • Technische und organisatorische Maßnahmen gegen Entstehungsbrände & Verhaltensregeln im Brandfall (z.B. Evakuierung) festlegen und dokumentieren.
  • Aushang eines Flucht- und Rettungsplanes.
  • Brandschutzmaßnahmen müssen an gut zugänglicher Stelle sichtbar gemacht werden. (z.B.in Form einer Brandschutzordnung oder eines Flucht- und Rettungsplans „Regeln für das Verhalten im Brandfall“).
  • Fluchtwege und Notausgänge festlegen und freihalten.
  • Brandschutzbeauftragte installieren. In der Regel sind 5% der Beschäftigten ausreichend. Schichtbetrieb etc. sind zu berücksichtigen. Die Ausbildung inkl. Löschübungen sollte alle 3-5 Jahre aufgefrischt werden.
  • Instandhaltung und Prüfung von Brandmeldeanlagen und Feuerlöschern.
  • Sicherheitsdatenblätter zu den Gefahrenstoffen vorhalten, ggf. Betriebsanweisungen erstellen.
  • ggf. Sicherheitsbeleuchtung an Fluchtwegen.
  • Sicherheits- und Gefahrenkennzeichnung.
  • Lagerung von Gefahrenstoffen organisieren.
  • Regelmäßige Unterweisung der Beschäftigten (vor Aufnahme der Beschäftigung, bei Veränderung des Tätigkeitsbereichs, mindestens jährlich).
  • Feuerlöscher zur Verfügung stellen und instand halten.

Welcher Feuerlöscher ist denn nun der Richtige und wie viele davon sind sinnvoll?

Um das heraus zu finden, möchte ich dir ein Standardschema vorstellen:

1. SchrittDu ermittelst die Brandklassen in deiner Praxis.
2. SchrittDu ermittelst, ob eine normale oder erhöhte Brandgefährdung vorliegt.
3. SchrittIn Abhängigkeit von der Praxis-Grundfläche ermittelst du die Löschmitteleinheiten (LE), die für die nötige Grundausstattung an Feuerlöschern notwendig sind.
4. SchrittDu legst die notwendige Anzahl an Feuerlöschern und die entsprechenden Standorte fest.
5. SchrittBei Bedarf (insbesondere bei erhöhter Brandgefährdung) legst du zusätzliche Schutzmaßnahmen fest.

Schritt 1: Brandklassen ermitteln

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Brandklassen

Quelle: Technische Regeln für Arbeitsstätten, Maßnahmen gegen Brände ASR A2.2, Stand Mai 2018

Schritt 2: Brandgefährdung ermitteln

Eine erhöhte Brandgefährdung liegt dann vor, wenn besonders brandgefährliche Stoffe und Geräte zu finden sind. 

Der Blick ins Gefahrenstoffverzeichnis verschafft dir hier schnell einen Überblick. So sind z.B. Desinfektionsmittel, Reinigungsmittel, Säuren brandgefährlich. Auch Gaskartuschen oder elektrische Geräte, die Hitze erzeugen können stellen eine erhöhte Gefahr dar. Praxen mit einem eigenen Praxislabor dürften also als besonders brandgefährlich einzustufen sein. Auch Lachgas oder die Arbeit mit Sauerstoff erhöhen die Brandgefährdung.

Stellst du also im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung eine erhöhte Brandgefährdung fest, so willst du neben den Feuerlöschern weitere Maßnahmen umsetzen.

Schritt 3: Löscheinheiten ermitteln

Anhand der Grundfläche deiner Praxis (pro Etage) ermittelst du die Anzahl der Löschmitteleinheiten (LE). 

Achtung! Die LE sind nicht mit der Anzahl der Feuerlöscher gleichzusetzen! Folgende Tabelle gibt dir einen ersten Überblick:

 

Anzahl der Löschmitteleinheiten_LE

Quelle: Technische Regeln für Arbeitsstätten, Maßnahmen gegen Brände ASR A2.2, Stand Mai 2018

Schritt 4: Bereitstellen der Feuerlöscher

Nun kennst du die in deiner Praxis vorhandenen brennbaren Stoffe (also Brandklassen), du kannst die Brandgefährdung einschätzen und hast anhand der Praxis-Grundfläche die LE berechnet.

Nun ist es an der Zeit, die richtigen und ausreichende Anzahl an Feuerlöschern zu besorgen und diese alle 2 Jahre zu warten.

TIPP: Einigen meiner Kunden ist das zu teuer. Daher kaufen sie lieber alle 2 Jahre neue Feuerlöscher und verwenden die Alten für praktische Löschübungen im Team.

Was muss ich im Umgang mit Feuerlöschern beachten?

  • Feuerlöscher gut sichtbar und leicht erreichbar anbringen.
  • Feuerlöscher vorzugsweise in Fluchtwegen, im Bereich der Ausgänge ins Freie, an den Zugängen zu Treppenräumen oder an Kreuzungspunkten von Verkehrswegen/Fluren anbringen.
  • Die Entfernung von jeder Stelle zum nächstgelegenen Feuerlöscher soll nicht mehr als 20 m (tatsächliche Laufweglänge) betragen, um einen schnellen Zugriff zu gewährleisten. Bei erhöhter Brandgefährdung ggf. kürzere Wege.
  • Feuerlöscher sind so angebracht, dass diese ohne Schwierigkeiten aus der Halterung entnommen werden können; für die Griffhöhe haben sich 0,80 m bis 1,20 m bewährt.
  • Die Standorte von Feuerlöschern sind gekennzeichnet.
  • Löschmittel sind an die Brandklasse anzupassen.
  • Fluchtwege sind mit einer Sicherheitsbeleuchtung auszustatten, wenn bei Ausfall der allgemeinen Beleuchtung das gefahrlose Verlassen der Praxis nicht gewährleistet ist.
  • In mehrgeschossigen Gebäuden sind in jedem Geschoss mindestens 6 Löschmitteleinheiten (LE) bereitzustellen.
  • Um tragbare Feuerlöscher einfach handhaben zu können, soll auf ein geringes Gerätegewicht sowie auf gleiche Funktionsweise der Geräte bei Auslöse- und Unterbrechungseinrichtungen geachtet werden.

Erhöhte Brandgefahr! Und jetzt?

Zusätzliche Maßnahmen können z.B. sein:

  • Anbringen von Brandmeldern, um Entstehungsbrände schneller zu erkennen.
  • Die Anzahl der Feuerlöscher erhöhen, um die Wege zum nächstgelegenen Feuerlöscher zu verkürzen
  • Zusätzliche, jeweils geeignete Feuerlöscher an Arbeitsplätzen mit erhöhter Brandgefährdung bereitstellen, um eine schnelle und wirksame Entstehungsbrandbekämpfung sicher zu stellen (z.B. Kohlendioxidlöscher im Serverraum)
  • Reduzierung/ Begrenzung der Menge von brennbaren oder oxidierenden Gefahrenstoffen,
  • Brandbeschleuniger wie herumstehende, leere Kartons entsorgen.
  • Fluchtwege frei halten, Fluchttüren sind in Fluchtrichtung hin & leicht zu öffnen.

Sicherer und richtiger Einsatz mit Feuerlöschern

Im Ernstfall kommt es vor allem auf die sichere Handhabung an. Auf Schnelligkeit und die richtige Löschtaktik.

Feuerlöscher richtig einsetzen

Quelle: DGUV Information 205-025 “Feuerlöscher richtig einsetzen”, Ausgabe Mai 2016

Achtung! Erstickungsgefahr bei Kohlendioxid (CO2) -Löschern!

Kohlendioxid-Löscher sind komplett rückstandsfrei und hinterlassen somit keine Löschschäden. CO2 ist nicht elektrisch leitend und eignet sich daher besonders für Serveranlagen.

ABER es herrscht Erstickungsgefahr, weil Kohlendioxid ein geruchs- und farbloses Atemgift ist.

Daher kann die Verwendung von CO2-Löschern in kleinen und engen Räumen lebensgefährlich werden. Schwindel, Krämpfe, Bewusstlosigkeit mit zu kurzfristig folgendem Tod. Kein Spaß. Daher gibt es hier ganz klare Vorgaben (DGUV Information 205-034), die dringend eingehalten werden müssen.

Gefahrensymbol CO2_Löscher

Pro Kilogramm CO2-Löschmittel muss mindestens eine freie Grundfläche von 5,5 m2 zur Verfügung stehen.

2 kg CO2 -Feuerlöscher erfordern mindestens 11 m2 freie Grundfläche.

5 kg CO2 -Feuerlöscher erfordern mindestens 27,5 m2 freie Grundfläche.

Es wird empfohlen, durch den Türspalt zu löschen und die Türe danach sofort zu schließen.

1. SchrittPrüfen, dass sich keine weiteren Personen im Brandraum aufhalten
2. SchrittDen kompletten Inhalt des Feuerlöschers abgeben.
3. SchrittEs darf nur die für den Raum vorgesehene Löschmittelmenge verwendet werden.
4. SchrittDer Löschvorgang im Stehen mit aufgerichtetem Körper.
5. SchrittNach Beendigung des Löschvorgangs ist die Tür zum Brandraum sofort zu schließen.
6. SchrittAndere Personen sind am Betreten des Raumes zu warnen, bis die Feuerwehr eintrifft.

Quelle: DGUV Information 205-034 „Einsatz von Kohlendioxid (CO2)-Feuerlöschern

Mögliche Inhalte der Brandschutzunterweisung

1. Im Arbeitsbereich vorhandene Brandgefahren, z.B. 

  • Rauchen, Offenes Feuer (z.B. Kerze auf Schreibtisch, Feuerarbeiten)
  • Selbstentzündende, mit Fett oder ölgetränkten Putzlappen (z.B. Leinöl)
  • Nichtbestimmungsgemäße Handhabung von Elektrogeräten,
  • Lagerung von brennbaren Materialien (z.B. Kartonagen in Flucht- und Rettungswegen)

2. Umgang mit Zündquellen (Betriebsanweisungen)

3. Maßnahmen zur Abwendung von Brandgefahren, z.B.

  • Rauchverbote einhalten,
  • Brandschutztüren nicht durch Keile oder ähnliches aufhalten,
  • nur geprüfte E-Geräte bestimmungsgemäß verwenden,
  • brennbare Abfälle nicht im Arbeitsbereich lagern,
  • Flucht- und Rettungswege freihalten,
  • Feuerlöscher jederzeit zugänglich bereitstellen (auf jeder Ebene!)

4. Verhalten im Brandfall, z.B.:

  • Feuerwehr alarmieren (Notruf 112):
  • Wo ist es passiert?
  • Was ist passiert?
  • Wer ruft an?
  • Wieviele Personen sind betroffen?
  • Warten auf Rückfragen?
  • Die Feuerwehr oder Rettungsleitstelle beendet das Gespräch!

5. Flucht- und Rettungswege (Praktische Übung der Evakuierung, Flucht – und Rettungsplan): z.B.

  • Verantwortlichkeiten für die Evakuierung festlegen (wer macht was?)
  • Personen im Umfeld warnen und zum Verlassen des Gefahrenbereichs auffordern.
  • Personen mit eingeschränkter Mobilität unterstützen
  • Ruhig das Gebäude auf den Fluchtwegen verlassen
  • Anweisung, Aufzüge im Brandfall nicht zu benutzen
  • Sammelstelle aufsuchen
  • Bei den Sammelstellenverantwortlichen melden
  • Abwesenheitskontrolle oder Feststellung, ob betroffene Bereiche vollständig evakuiert wurden.
  • Sammelstelle erst auf Anweisung der verantwortlichen Person verlassen.

Das Thema Brandschutz ist keine Raketenwissenschaft, sondern erfordert einfach mal Zeit, um sich konzentriert damit zu befassen und die notwendigen Schritte einzuleiten. In den Hilfreichen Links findest du gute Vorlagen, damit du schnell anfangen kannst.

Wie sagte Goethe so schön: Erfolg hat 3 Buchstaben: TUN.

Die Autorin und Auditorin steht für Qualitätsmanagement mit Leichtigkeit und Weitblick. QM muss von Anfang an nützlich und praktisch sein. Es soll dabei helfen, den Praxisalltag zu vereinfachen, gesetzliche Vorgaben einzuhalten und die Zusammenarbeit aller Beteiligten zu verbessern. 

Arbeitsmedizinische Vorsorge in der Zahnarztpraxis – das gilt es unbedingt zu beachten

Arbeitsmedizinische Vorsorge in der Zahnarztpraxis – das gilt es unbedingt zu beachten

Mitten im Erstaudit: Ordner türmen sich. Alles tiptop vorbereitet, sodass ich mir gut einen ersten Eindruck verschaffen kann. Und dann die Frage zum Thema arbeitsmedizinische Vorsorge in der Zahnarztpraxis. “Was genau meinst du damit?” “Stichwort G 42, G 24, G 37. Pflichtvorsorgen, Angebotsvorsorgen…” Zahnarzt und Helferin schauen sich an, schütteln den Kopf. “Naja. Das sollte doch schon beim Arbeitsantritt gemacht werden, oder? Nein. Das machen wir nur unregelmäßig. Gut, dass wir hier drüber sprechen. Das müssen wir jetzt echt mal angehen.”

So oder so ähnlich spielen sich Auditszenen immer wieder ab. Und ich stelle fest, dass die Pflicht- und Angebotsvorsorgen nicht rechtzeitig, nur unregelmäßig oder schlimmstenfalls überhaupt nicht angeboten werden.

Deshalb will ich heute Licht ins Dunkel bringen und die wichtigsten Fakten zum Thema “Arbeitsmedizinische Vorsorge in der Zahnarztpraxis” für dich zusammentragen.

Warum ist die arbeitsmedizinische Vorsorge in der Zahnarztpraxis überhaupt notwendig?

Abgesehen von der gesetzlichen Verpflichtung (ArbSchG, ArbMedVV) willst du damit arbeitsbedingte Erkrankungen und Berufskrankheiten frühzeitig erkennen und verhüten. Außerdem willst du natürlich einen wirksamen Beitrag zum Gesundheitsschutz leisten und damit die Beschäftigungsfähigkeit aufrechterhalten. Es steht immer die Frage im Raum: “Geht von der Tätigkeit eine Gefahr für die Gesundheit der Beschäftigten aus?”

Was sind deine Pflichten als Arbeitgeber?

1. Auf der Grundlage der Gefährdungsbeurteilung musst du für eine angemessene Arbeitsmedizinische Vorsorge in der Zahnarztpraxis sorgen.

2. Die Arbeitsmedizinische Vorsorge muss ein Arzt mit der Gebietsbezeichnung “Arbeitsmedizin” oder mit der Zusatzbezeichnung “Betriebsmedizin” durchführen.

3. Die Vorsorgeuntersuchung soll während der Arbeitszeit stattfinden. Ergibt die Gefährdungsbeurteilung mehrere Anlässe (z.B. G 42, G 24) so sollen diese an einem Termin stattfinden. 

4. Du musst für jeden Mitarbeiter eine Vorsorgekartei führen. Gerne auch in elektronischer Form. Die Kartei  beinhaltet folgende Angaben:

  • Anlass der Vorsorge (z.B. erhöhte Gefährdung durch Feuchtarbeit mehr als 4 Stunden)
  • Datum der arbeitsmedizinischen Vorsorge
  • Bestätigung, dass der Termin stattgefunden hat (Vorsorgebescheinigung)
  • Bewahre die Angaben bis zum Ende des Beschäftigungsverhältnisses auf.
  • Dein Mitarbeiter erhält bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses eine Kopie seiner  Vorsorgekartei.

Eine Vorlage der Vorsorgekartei findest du in den hilfreichen Links am Ende dieses Beitrags.

Klingt alles schwierig? Du kannst das locker umsetzen! Alles, was du dazu brauchst, findest du in der QM-Werkstatt.

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Arten der arbeitsmedizinischen Vorsorge

 

Art der UntersuchungHintergrundBeispiele
Pflichtvorsorge

Der Arbeitgeber muss VOR Aufnahme der Tätigkeit eine Vorsorge veranlassen. Der Arbeitgeber DARF eine Tätigkeit nur ausüben lassen, wenn der Beschäftigte an der Pflichtvorsorge teilgenommen hat.

Die Pflichtvorsorge muss in regelmäßigen Abständen veranlasst werden. Den Turnus legt der Betriebsarzt fest.

z.B. nicht gezielte Tätigkeiten  mit HAV, HBV, HCV, Feuchtarbeit mehr als 4 Std. täglich
Angebotsvorsorge

Der Arbeitgeber muss eine Angebotsvorsorge regelmäßig anbieten. Das Angebot muss persönlich sein. Selbst wenn der Beschäftigte die Angebotsvorsorge nicht in Anspruch nimmt, muss der Arbeitgeber das Angebot zur Angebotsvorsorge immer wieder regelmäßig anbieten und in der Vorsorgekartei dokumentieren.

Eine Angebotsvorsorge steht auch an, wenn der Arbeitgeber Kenntnis von einer Erkrankung erhält, die in ursächlichem Zusammenhang mit der Beschäftigung steht.

z.B. Feuchtarbeit mehr als 2 Std. täglich

oder

Tätigkeiten am Bildschirm > 40 Jahre nach 36 Monaten

WunschvorsorgeDer Arbeitgeber muss dem Beschäftigten regelmäßig eine Vorsorge ermöglichen, wenn diese gewünscht wird. Es sei denn, aus der Gefährdungsbeurteilung geht hervor, dass nicht mit einem Gesundheitsschaden durch diese Tätigkeit zu rechnen ist. Der Arbeitgeber  muss regelmäßig und nachweislich auf Wunschvorsorgen hinweisen.z.B. Vermutung eines Zusammenhangs zwischen Beschäftigung und psychischer Störung
Nachgehende VorsorgeAngebotsvorsorge für Beschäftigte und ehemals Beschäftigte nach Beendigung von Tätigkeiten mit möglicherweise verzögert auftretenden Gesundheitsbeeinträchtigungen.z.B. nach Umgang mit krebserzeugenden Stoffen

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Woher weiß ich, ob ich eine Angebots- oder Pflichtvorsorge veranlassen muss?

Die Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge (ArbMedVV)  sieht ganz klare Kriterien vor, bei welchen Tätigkeiten eine Pflicht- oder Angebotsvorsorge erfolgen muss. Genaue Infos findest du im folgenden Link: https://www.gesetze-im-internet.de/arbmedvv/anhang.html

Fristen der G 42

Erstuntersuchungen sind vor Aufnahme der Tätigkeit durchzuführen. Für Nachuntersuchungen gelten in der Regel die nachstehend genannten Fristen. 

 

ErstuntersuchungVor Aufnahme der Tätigkeit
Erste Nachuntersuchung
  • Vor Ablauf von 12 Monaten
  • Nach Schutzimpfung je nach Impfschutzdauer
  • Bei lebenslanger Immunität kann die Nachuntersuchung entfallen
Weitere NachuntersuchungVor Ablauf von 36 Monaten und bei Beendigung der Tätigkeit*)
(Nach Schutzimpfung je nach Impfschutzdauer, bei lebenslanger Immunität kann die Nachuntersuchung entfallen)
Vorzeitige Nachuntersuchung
  • Nach Infektion oder schwerer oder längerer Erkrankung, die Anlass zu Bedenken gegen die Fortsetzung der Tätigkeit geben könnte
  • Nach Verletzung mit der Möglichkeit des Eindringens von Infektionserregern
  • Nach ärztlichem Ermessen in Einzelfällen (z.B. bei befristeten gesundheitlichen Bedenken)
  • Auf Wunsch eines Beschäftigten, der einen ursächlichen Zusammenhang zwischen seiner Erkrankung und seiner Tätigkeit am Arbeitsplatz vermutet
  • Bei unfallartigem Geschehen
Nachgehende UntersuchungenNach einer Tätigkeit in biotechnischen und/oder gentechnischen Laboratorien gemäß TRBA 310

 

*) Nachuntersuchungen bei Beendigung der Tätigkeit sind anzubieten, wenn während der Tätigkeit Pflichtuntersuchungen erforderlich waren. Dies gilt nicht für Tätigkeiten mit impfpräventablen biologischen Arbeitsstoffen, wenn ein ausreichender Immunschutz vorliegt.

 

Quelle: DGUV Information “Handlungsanleitung für die arbeitsmedizinische Vorsorge G42 Tätigkeiten mit Infektionsgefährdung

Praxistipp: Die vom Betriebsarzt ausgestellte Vorsorgebescheinigung enthält auch die Angabe, wann eine weitere arbeitsmedizinische Vorsorge aus ärztlicher Sicht angezeigt ist.

Und wie geht es danach weiter?

Ergeben sich für den Arzt Anhaltspunkte, dass der Arbeitsschutz in deiner Praxis nicht ausreicht, ist es die Pflicht des Betriebsarztes, dir das mitzuteilen und Verbesserungsmaßnahmen vorzuschlagen.

Nach der Mitteilung bist du verpflichtet, deine Gefährdungsbeurteilung zu prüfen und unverzüglich die erforderlichen Arbeitsschutz-Maßnahmen zu treffen.

Hält der Arbeitsmediziner aus medizinischen Gründen einen Tätigkeitswechsel für erforderlich, der ausschließlich in der Person des Beschäftigten begründet liegt, so ist für die Mitteilung an den Arbeitgeber die Einwilligung des Beschäftigten notwendig. Bei einem erforderlichen Arbeitsplatzwechsel sind arbeitsrechtliche Regelungen zu berücksichtigen.

Falls du als Arbeitgeber oder dein Beschäftigter das Ergebnis der Vorsorge für unzutreffend haltet, so entscheidet die zuständige Behörde.

Alles kein Spaß! Ordnungswidrig handelt, wer…

  1. Pflichtvorsorgen nicht oder nicht rechtzeitig veranlasst.
  2. eine Tätigkeit ausüben lässt, ohne dass die Pflichtvorsorge stattfand.
  3. eine Vorsorgekartei nicht, nicht richtig oder unvollständig führt.
  4. Angebotsvorsorgen nicht oder nicht rechtzeitig anbietet.

Strafbar nach § 26 Nr. 2 ArbSchG macht sich, wer durch 1. – 4. bezeichnete vorsätzliche  Handlung Leben oder Gesundheit eines Beschäftigten gefährdet.

Doch dazu muss es nicht kommen.

So kannst du die ersten Schritte in die Wege leiten

  •  Aktualisiere die Gefährdungsbeurteilung in Praxis und Labor. Nutze hier auch die Materialien der BGW oder die Prüflisten deiner Landeszahnärztekammer.
  • Erstelle für jeden Mitarbeiter eine Vorsorgekartei. (siehe hilfreiche Links)
  • Vermerke in einer Checkliste zur Einstellung neuer Mitarbeiter, dass die Pflichtvorsorge vor Beschäftigungs-Antritt erledigt sein muss und plane Vorsorgeuntersuchungen entsprechend.
  • Schicke alle Mitarbeiter regelmäßig zur Pflichtvorsorge und biete unabhängig davon regelmäßig und nachvollziehbar Angebotsvorsorgen an, wenn die Gefährdungsbeurteilung dies erfordert.
  • Ermuntere deine Mitarbeiter, das Vorsorge – Angebot auch wahrzunehmen.

Die Autorin und Auditorin steht für Qualitätsmanagement mit Leichtigkeit und Weitblick. QM muss von Anfang an nützlich und praktisch sein. Es soll dabei helfen, den Praxisalltag zu vereinfachen, gesetzliche Vorgaben einzuhalten und die Zusammenarbeit aller Beteiligten zu verbessern. 

Bist du bereit für nachhaltigen Praxiserfolg?

Bist du bereit für nachhaltigen Praxiserfolg?

“Qualitätsmanagement? Ja, das haben wir in unserer Zahnarztpraxis längst angefangen. Der Ordner steht im Schrank und wir müssten dringend weitermachen. Aber unsere Motivation ist im Keller. Denn außer Bürokratie bringt QM bisher nichts. Und wie es zu Praxiserfolg beitragen soll… ich bin gespannt.”

Kommt dir das bekannt vor? Dieser Beitrag will inspirieren und einladen, es doch noch einmal zu versuchen.

Für viele Zahnärzte ist QM ein großes schwarzes Loch. Ein Molloch. Ein schier endlos ausuferndes Unterfangen. Es fehlt ein einfacher Einstieg. Ein Überblick und roter Faden. Die Leichtigkeit. Vielen Zahnärzten ist einfach nicht klar, welches Ziel QM verfolgt. Woher auch? Sie haben studiert und gegründet, um zu behandeln. Aber was wäre, wenn QM dabei hilft, erfolgreicher zu behandeln?

Einfach gedacht und richtig gemacht ist QM ein wirksamer Hebel für mehr Praxiserfolg. Denn wer weiß, wohin er will und wo er gerade steht, kann die richtigen Dinge in Angriff nehmen. Der kommt weg von ressourcenfressendem Aktionismus. Der braucht keine Brände mehr löschen und kann die immer mitschwingende Angst, ob alle Vorgaben erfüllt sind, ad Acta legen.

Wer den Überblick gewinnt, seine Strategie im Blick behält, das passende Personal findet und bindet, der kann sich über reibungslose und stabile Abläufe freuen. Abläufe, die gezielt auf die Bedürfnisse der (Wunsch-)Patienten abgestimmt sind. Das Ergebnis ist naheliegend: Begeisterte Patienten, die deine Praxis gerne weiterempfehlen. Mehr Praxiserfolg.

Lebendiges QM überzeugt. Es bringt Leichtigkeit und Schwung in deine Praxis, zieht leistungsbereite Mitarbeiter magisch an und schafft die Voraussetzungen, dass aus leistungs”bereit” auch leistungs”fähig” wird. Klingt doch spannend, oder? Und womit fängt alles an?

Das Samenkorn für deinen Praxiserfolg.

Weder mit Ablaufbeschreibungen noch mit Bestandslisten oder Sicherheitsdatenblättern! Das Samenkorn für deinen Erfolg ist ganz klar dein Fokus. Die Rede ist von einer glasklaren Vision, die eine ganz konkrete Richtung vorgibt und deinem gesamten Team als Wegweiser dient. Warum hast du deine Zahnarztpraxis gegründet? Wofür brennst du? Was treibt dich an und was möchtest du unbedingt anders machen als deine Mitbewerber? Je größer und konkreter du deine Vision in 2-3 Sätzen formulieren kannst, desto inspirierender für deine Mitarbeiter. 

 

Für einen Steuermann, der sein Ziel nicht kennt, ist jeder Wind günstig.

Mark Twain

 

Zu einem gemeinsamen Ziel gehört auch ein gemeinsamer Weg. Die alles entscheidende Frage lautet nun: Wird dieser Weg holprig und mühsam? Oder interessant? Inspirierend? Angenehm? Du hast es maßgeblich in der Hand. Denn entscheidend sind eure gemeinsamen Werte. Sie sind die Basis eures Handelns und damit eures Alltags.

Frage dich: Was ist euch in der Zusammenarbeit wichtig? Wie wollt ihr miteinander umgehen? Wie sieht eure Feedback- und Fehlerkultur aus? Was macht euch als Team aus? Wie hebt ihr euch von der Konkurrenz ab? Was ist für euch “Praxiserfolg” konkret? Wie kann jeder einzelne Mitarbeiter seinen Beitrag zum Praxiserfolg leisten? Wie kann sich jeder mit seinen Stärken, Interessen und Talenten einbringen? Kurzum: Mit gemeinsamen Werten schafft ihr ein einmaliges Wir-Gefühl.

Die kraftvollste Basis für eine erfolgreiche, loyale Zusammenarbeit ist dein Fokus mit attraktiven, mitreißenden Zielen. Ein ganz klares “das sind wir” und “hier wollen wir hin”. Du wirst überrascht sein, wieviel Energie, Inspiration und Schwung deine klare Linie in dein Team bringt. Wie dein Team immer näher zusammenrückt. Wie du künftig die Mitarbeiter anziehst, die ganz genau zu dir, deinem Mindset und deinem Team passen. 

Praxiserfolg

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Wissen ist die Basis allen Fortschritts

Eine attraktive Unternehmenskultur und das passende, leistungsbereite Personal sind das eine. Leistungsfähigkeit entsteht aber erst, wenn alle notwendigen Informationen und Qualifikationen vorhanden sind. Daher ist es für stabile Abläufe und die gewünschte Rechtssicherheit essentiell, das gesamte Praxiswissen zusammenzutragen.

Also den Wissensschatz, der bisher noch in den Köpfen deiner Mitarbeiter steckt oder auf USB-Sticks bzw. Ordnern verteilt und verborgen ist – gemeinsam zu heben. Stellt vorhandene Ablaufbeschreibungen, Checklisten, Unterlagen aller Art strukturiert zusammen und jedem Mitarbeiter gleichermaßen zur Verfügung.

Denk dran, dass du das Rad nicht neu erfinden musst. Viele Experten haben sich bereits vor dir Gedanken zum Thema Arbeitssicherheit oder Hygiene gemacht. Nutze die Angebote, die deine Kammer oder die BGW zur Verfügung stellen. Und nutze auch die Vorerfahrungen deiner  Mitarbeiter. Du kannst sicher auf unendlich wertvolle Erfahrungen und Experten-Know-How in deinem Team zurückgreifen. Lass sie Teil des Praxiserfolgs werden.

Praxiswissen bedeutet auch, Mitarbeiter zu qualifizieren, um Abläufe reibungsloser zu gestalten. Ein sträflich vernachlässigtes Stiefkind ist zum Beispiel die Behandlungsdokumentation. Ja manch einer sträubt sich regelrecht dagegen. Dokumentiert nur das Nötigste. In meinen Augen ist das bloßer Unsinn.

Denn eine sinnvolle und zielgerichtete Behandlungsdokumentation kann immens viel zu reibungslosen Abläufen beitragen. Haftungsfragen und verloren gegangenes Honorar jetzt mal außen vor gelassen. Hast du dich schon einmal mit deinem Labortechniker oder deiner ZMV darüber ausgetauscht, wie oft diese ihre Arbeit unterbrechen müssen, um fehlende Informationen zu beschaffen? Wie viele Anläufe teilweise unternommen werden müssen, um dich zwischen den Behandlungen zu erwischen? Das ist für alle Beteiligten überflüssig und ärgerlich. Und Wertschätzung für die Arbeit deiner Kollegen sieht anders aus.

Ganz klar. Nichts anderes frisst tagtäglich so viel Zeit und Ressourcen wie die vermeintlich lästige Behandlungsdokumentation. Im Umkehrschluss liegt hier aber ein rießiger Hebel, um mit gut geschultem Personal, einem durchdachten Labor-Auftragszettel oder guten Behandlungskomplexen richtig viel Zeit einzusparen und gleichzeitig mehr Umsatz zu generieren.

Eine professionelle Inhouse-Schulung einer erfahrenen (am besten externen) ZMV gehört meines Erachtens zu den jährlichen Pflichtveranstaltungen.

Schule deine Mitarbeiter auch in Methoden, um aktiv an einem attraktiven, sicheren Arbeitsplatz mitwirken zu können. Vorschläge einzubringen und die einzelnen Arbeitsbereiche nicht wie fensterlose Silos zu betrachten, sondern vielmehr miteinander zu verknüpfen.

Der Patient betritt die Praxis: Was geschieht am Empfang? Welche Dokumente müssen für die Behandlung vorbereitet und geprüft werden? HKP unterschrieben und gültig? Marcumar-Pass? Datenschutz… Zahnersatz wurde vom Labor geliefert? Was muss im Zimmer vorbereitet werden? Welche Instrumente? Welches Infomaterial? Modelle? Welche Aufklärungsbögen? Reicht die mündliche Aufklärung und Dokumentation im Behandlungsblatt? Welche Risiken und Besonderheiten bringt die Behandlung mit sich? Bereitet alles so vor, dass niemand mehr aus dem Zimmer muss. Dass alle notwendigen Informationen und Materialien am Platz sind. Welche Unterlagen bekommt der Patient im Anschluss mit? Kann man Rechnungen sofort in der Praxis ausstellen? AU, Rezepte…

Wer seine Behandlungsabläufe durchdenkt und alle Schnittstellen einbezieht, gewinnt den Überblick, kann Abläufe immer weiter an den Bedürfnissen der Patienten ausrichten. Ein optimal trainierter Staffellauf. Ein Hand in Hand arbeiten.

Der größte Frust- und Stresstreiber ist das sogenannte Inselwissen. Also das Wissen Einzelner und unterschiedliche Wissensstände. Damit verbunden sind Doppelarbeiten oder unterschiedliche gehandhabte Arbeitsabläufe. Wer kennt das nicht? Zusätzliche Wege weil Materialien fehlen, Störungen weil “mal eben kurz” eine Frage gestellt werden muss – zig Mal am Tag, unnötige Fehler, Nacharbeit, fehlende Strukturen, fehlende Routinen. Und das leidige Gefühl, immer wieder von vorne anfangen zu müssen.

Schluss damit. Schaffe die Voraussetzungen, sodass jeder Mitarbeiter an jedem Arbeitsplatz auf das gesamte Praxiswissen zugreifen kann. Das können bebilderte Checklisten zum Aufdecken der Behandlungen sein oder einmal richtig vorbereitete Mitarbeiterunterweisungen, auf die du  dann jedes Jahr zugreifen können. Denn Arbeitsschutz ist in deiner Praxis keine Farce á la “Hier bitte unterschreiben, du kennst dich ja aus, oder?” sondern ein wichtiger Baustein für einen sicheren und gesunden Arbeitsplatz.

Wäre es nicht beruhigend, wenn nicht nur Erika der Hygiene-Experte wäre, sondern jeder Bescheid wüsste und rechtskonform arbeitet? Wenn Erika ihr frisch erworbenes Hygiene-Know-How im Team teilen würde, sodass alle etwas davon hätten? Abläufe effizienter und sicherer würden? Nichts leichter als das. Teilt dieses Know How in Teambesprechungen. Wer Raum für Diskurs schafft, Raum für Wissenstransfer und Raum für neue Ideen, der schafft Transparenz. Der sorgt für gut informierte und gut qualifizierte Mitarbeiter. Der wird erstens unabhängig vom Wissen einzelner Leistungsträger und kreiert zweitens ein ganzes “Leistungsträger-Team”.

Die Folge? Effiziente und stabile Abläufe. Qualifiziertes und gleichermaßen routiniertes Arbeiten. Die strukturierte und zuverlässige Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben. Denn:

Jeder weiß was zu tun ist.

Ganz klar! Bis hierhin zu kommen, ist mit Arbeit und Durchhaltevermögen verbunden. Wenn du  aber bis hier hingekommen bist, also die gesetzlichen Vorgaben erfüllst und auch die Behandlungs- und organisatorischen Abläufe auf den Prüfstand gestellt hast, dann kannst du dich über einen nie dagewesenen Überblick freuen. Du kannst dich gelassen zurücklehnen und die nächste Begehung abwarten. Wenn du QM strukturiert und zielgerichtet einführst, dann weißt du spätestens jetzt, wo du stehst. Du kannst faktenbasierte Entscheidungen treffen.

Da du jetzt nicht mehr nur mit „Brände löschen“ und „Löcher stopfen“ beschäftigt bist, kannst du die freigewordene Zeit in deinen nachhaltigen Praxiserfolg investieren.

In gute Schulungen, in die strategische Weiterentwicklung der Praxis. Du kannst an der Feedback-Kultur arbeiten, die Urlaubsplanung nachschärfen, Hygieneabläufe effizienter gestalten, die Materialbestellung optimieren. Hier also auch Geld und Zeit sparen. Die Arbeitszufriedenheit weiter verbessern. Endlich mal wieder Mitarbeitergespräche führen. Und – ganz wichtig – Schlüsselmomente optimieren und auf deine Wunschpatienten ausrichten.

GRATIS QM-WEBINAR AM 25. MAI 2022

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Wer seine Schlüsselmomente kennt, kann gezielt begeistern.

Also jene Abläufe, die bei Patienten eine sehr hohe Wertigkeit besitzen. Kein Mensch kann alles perfekt machen! Ist es da nicht naheliegend – ganz nach dem Motto “Work smart, not hard” – die Schlüsselmomente deiner Praxis zu kennen und zu perfektionieren? Schlüsselmomente wurden von Prof. Dr. Gerhard Riegl in zahlreichen Studien belegt und es gibt eine Vielzahl von Vorschlägen, diese zu optimieren. Wäre es nicht eine gute Idee, sich damit einmal intensiver zu befassen? Und deine Patienten so zum Weiterempfehlen anzuregen? Wer hier tiefer einsteigen möchte, dem empfehle ich sein Buch “Erfolgsfaktoren für die zahnärztliche Praxis”.

Das menschliche Gehirn sucht immer nach der Bestätigung des ersten Eindrucks. Fällt dieser positiv aus, wird dein Patient während des gesamten Praxisbesuchs vornehmlich positive Aspekte wahrnehmen und folglich zufriedener mit der Behandlung sein. Fällt der erste Eindruck allerdings negativ aus, wirst du kaum eine Chance haben, diesen zu revidieren.

Einige dieser Momente sind z.B. der Empfang, eine ausführliche, verständliche und kostentransparente Beratung, die Gestaltung des Wartezimmers, eine sprechende Zahnheilkunde bzw. PZR, die Nachsorge nach OPs etc. Zufriedene Patienten sind das Eine. Ein wertschöpfender Patientenstamm aber entsteht erst durch konkrete und nachweisliche Weiterempfehlungen. Wie die entstehen und gefördert werden können, ist nicht nur spannend, sondern wirkt sich schnell auch auf Umsatz und Gewinn deiner Zahnarztpraxis aus.

Wenn du Qualitätsmanagement in den Alltag integrierst, wirst du durch die verbesserten Strukturen ganz automatisch dein Marketing verbessern. Du wirst dich als Experte für deine  Zielgruppe und als interessanter Arbeitgeber positionieren. Das gesteigerte Renommee wiederum hilft fir, die richtigen Mitarbeiter anzuziehen und weitere Patienten zu begeistern. Also einen wertschöpfenden Patientenstamm aufbauen. Die Wirtschaftlichkeit erhöhen.

Hohe Wirtschaftlichkeit zieht sich durch QM wie ein roter Faden.

Hier nur ein Beispiel… Du wirst viele Weitere finden.

Eine gute und stringente Einarbeitung sorgt dafür, dass der neue Mitarbeiter schneller in dein  Team integriert wird. Das gesamte Team findet als Gruppe schneller zusammen und kann schneller und besser performen. Außerdem ist der neue Mitarbeiter viel schneller leistungsfähig. Das schafft Zufriedenheit. Motivation. Loyalität. Denn er kann sich mit seinen Stärken und seinem Know How von Anfang an sinnvoll einbringen. Er kann etwas verändern. Auch hier entscheidet der erste Eindruck. Und wir wissen doch alle, wie anstrengend die ersten Tage im neuen Job sein können. Warum keinen Blumenstrauß als Willkommensgeschenk? Oder eine gut strukturierte Willkommensmappe. Warum keinen Mentor an die Hand geben? Die Zeit, die du zu Beginn investierst, wirst du später vielfach einsparen. Das ist Qualitätsmanagement.

Die Delegation von vollständigen Aufgabenbereichen führt zu mehr eigenverantwortlichem Handeln und weniger Fehlern. Empowerment im Team schafft für dich als Zahnarzt ganz konkrete Entlastung.

Die Folge von „durchgestylten“ Abläufen, ganz klaren Vertretungsregeln und passendem Personal, das langfristig an der Strategie mitwirken kann und will: dein nachhaltiger Praxiserfolg.

Das sind in meinen Augen die wichtigsten Schritte, die QM leisten kann, um die Praxisorganisation, ja den Praxiserfolg maßgeblich zu verbessern. QM will zu einer guten Gewohnheit werden und mitwachsen. Wer mit QM also nicht nur verwalten, sondern aktiv gestalten will, der hat – selbst wenn nur Teile davon  umgesetzt werden – so immens viel gewonnen.

Die Autorin und Auditorin steht für Qualitätsmanagement mit Leichtigkeit und Weitblick. In erster Linie muss QM von Anfang an nützlich und praktisch sein. Es soll dabei helfen, den Praxisalltag zu vereinfachen, gesetzliche Vorgaben einzuhalten, die Zusammenarbeit aller Beteiligten zu verbessern und dabei die Praxisstrategie im Blick zu behalten.