„Qualitätsmanagement? Ja, das haben wir in unserer Zahnarztpraxis längst angefangen. Der Ordner steht im Schrank und wir müssten dringend weitermachen. Aber unsere Motivation ist im Keller. Denn außer Bürokratie bringt QM bisher nichts. Und wie es zu Praxiserfolg beitragen soll… ich bin gespannt.“

Kommt dir das bekannt vor? Dieser Beitrag will inspirieren und einladen, es doch noch einmal zu versuchen.

Für viele Zahnärzte ist QM ein großes schwarzes Loch. Ein Molloch. Ein schier endlos ausuferndes Unterfangen. Es fehlt ein einfacher Einstieg. Ein Überblick und roter Faden. Die Leichtigkeit. Vielen Zahnärzten ist einfach nicht klar, welches Ziel QM verfolgt. Woher auch? Sie haben studiert und gegründet, um zu behandeln. Aber was wäre, wenn QM dabei hilft, erfolgreicher zu behandeln?

Einfach gedacht und richtig gemacht ist QM ein wirksamer Hebel für mehr Praxiserfolg. Denn wer weiß, wohin er will und wo er gerade steht, kann die richtigen Dinge in Angriff nehmen. Der kommt weg von ressourcenfressendem Aktionismus. Der braucht keine Brände mehr löschen und kann die immer mitschwingende Angst, ob alle Vorgaben erfüllt sind, ad Acta legen.

Wer den Überblick gewinnt, seine Strategie im Blick behält, das passende Personal findet und bindet, der kann sich über reibungslose und stabile Abläufe freuen. Abläufe, die gezielt auf die Bedürfnisse der (Wunsch-)Patienten abgestimmt sind. Das Ergebnis ist naheliegend: Begeisterte Patienten, die deine Praxis gerne weiterempfehlen. Mehr Praxiserfolg.

Lebendiges QM überzeugt. Es bringt Leichtigkeit und Schwung in deine Praxis, zieht leistungsbereite Mitarbeiter magisch an und schafft die Voraussetzungen, dass aus leistungs“bereit“ auch leistungs“fähig“ wird. Klingt doch spannend, oder? Und womit fängt alles an?

Das Samenkorn für deinen Praxiserfolg.

Weder mit Ablaufbeschreibungen noch mit Bestandslisten oder Sicherheitsdatenblättern! Das Samenkorn für deinen Erfolg ist ganz klar dein Fokus. Die Rede ist von einer glasklaren Vision, die eine ganz konkrete Richtung vorgibt und deinem gesamten Team als Wegweiser dient. Warum hast du deine Zahnarztpraxis gegründet? Wofür brennst du? Was treibt dich an und was möchtest du unbedingt anders machen als deine Mitbewerber? Je größer und konkreter du deine Vision in 2-3 Sätzen formulieren kannst, desto inspirierender für deine Mitarbeiter. 

Für einen Steuermann, der sein Ziel nicht kennt, ist jeder Wind günstig.

Mark Twain

Zu einem gemeinsamen Ziel gehört auch ein gemeinsamer Weg. Die alles entscheidende Frage lautet nun: Wird dieser Weg holprig und mühsam? Oder interessant? Inspirierend? Angenehm? Du hast es maßgeblich in der Hand. Denn entscheidend sind eure gemeinsamen Werte. Sie sind die Basis eures Handelns und damit eures Alltags.

Frage dich: Was ist euch in der Zusammenarbeit wichtig? Wie wollt ihr miteinander umgehen? Wie sieht eure Feedback- und Fehlerkultur aus? Was macht euch als Team aus? Wie hebt ihr euch von der Konkurrenz ab? Was ist für euch „Praxiserfolg“ konkret? Wie kann jeder einzelne Mitarbeiter seinen Beitrag zum Praxiserfolg leisten? Wie kann sich jeder mit seinen Stärken, Interessen und Talenten einbringen? Kurzum: Mit gemeinsamen Werten schafft ihr ein einmaliges Wir-Gefühl.

Die kraftvollste Basis für eine erfolgreiche, loyale Zusammenarbeit ist dein Fokus mit attraktiven, mitreißenden Zielen. Ein ganz klares „das sind wir“ und „hier wollen wir hin“. Du wirst überrascht sein, wieviel Energie, Inspiration und Schwung deine klare Linie in dein Team bringt. Wie dein Team immer näher zusammenrückt. Wie du künftig die Mitarbeiter anziehst, die ganz genau zu dir, deinem Mindset und deinem Team passen. 

Wissen ist die Basis allen Fortschritts

Eine attraktive Unternehmenskultur und das passende, leistungsbereite Personal sind das eine. Leistungsfähigkeit entsteht aber erst, wenn alle notwendigen Informationen und Qualifikationen vorhanden sind. Daher ist es für stabile Abläufe und die gewünschte Rechtssicherheit essentiell, das gesamte Praxiswissen zusammenzutragen.

Also den Wissensschatz, der bisher noch in den Köpfen deiner Mitarbeiter steckt oder auf USB-Sticks bzw. Ordnern verteilt und verborgen ist – gemeinsam zu heben. Stellt vorhandene Ablaufbeschreibungen, Checklisten, Unterlagen aller Art strukturiert zusammen und jedem Mitarbeiter gleichermaßen zur Verfügung.

Denk dran, dass du das Rad nicht neu erfinden musst. Viele Experten haben sich bereits vor dir Gedanken zum Thema Arbeitssicherheit oder Hygiene gemacht. Nutze die Angebote, die deine Kammer oder die BGW zur Verfügung stellen. Und nutze auch die Vorerfahrungen deiner  Mitarbeiter. Du kannst sicher auf unendlich wertvolle Erfahrungen und Experten-Know-How in deinem Team zurückgreifen. Lass sie Teil des Praxiserfolgs werden.

Praxiswissen bedeutet auch, Mitarbeiter zu qualifizieren, um Abläufe reibungsloser zu gestalten. Ein sträflich vernachlässigtes Stiefkind ist zum Beispiel die Behandlungsdokumentation. Ja manch einer sträubt sich regelrecht dagegen. Dokumentiert nur das Nötigste. In meinen Augen ist das bloßer Unsinn.

Denn eine sinnvolle und zielgerichtete Behandlungsdokumentation kann immens viel zu reibungslosen Abläufen beitragen. Haftungsfragen und verloren gegangenes Honorar jetzt mal außen vor gelassen. Hast du dich schon einmal mit deinem Labortechniker oder deiner ZMV darüber ausgetauscht, wie oft diese ihre Arbeit unterbrechen müssen, um fehlende Informationen zu beschaffen? Wie viele Anläufe teilweise unternommen werden müssen, um dich zwischen den Behandlungen zu erwischen? Das ist für alle Beteiligten überflüssig und ärgerlich. Und Wertschätzung für die Arbeit deiner Kollegen sieht anders aus.

Ganz klar. Nichts anderes frisst tagtäglich so viel Zeit und Ressourcen wie die vermeintlich lästige Behandlungsdokumentation. Im Umkehrschluss liegt hier aber ein rießiger Hebel, um mit gut geschultem Personal, einem durchdachten Labor-Auftragszettel oder guten Behandlungskomplexen richtig viel Zeit einzusparen und gleichzeitig mehr Umsatz zu generieren.

Eine professionelle Inhouse-Schulung einer erfahrenen (am besten externen) ZMV gehört meines Erachtens zu den jährlichen Pflichtveranstaltungen.

Schule deine Mitarbeiter auch in Methoden, um aktiv an einem attraktiven, sicheren Arbeitsplatz mitwirken zu können. Vorschläge einzubringen und die einzelnen Arbeitsbereiche nicht wie fensterlose Silos zu betrachten, sondern vielmehr miteinander zu verknüpfen.

Der Patient betritt die Praxis: Was geschieht am Empfang? Welche Dokumente müssen für die Behandlung vorbereitet und geprüft werden? HKP unterschrieben und gültig? Marcumar-Pass? Datenschutz… Zahnersatz wurde vom Labor geliefert? Was muss im Zimmer vorbereitet werden? Welche Instrumente? Welches Infomaterial? Modelle? Welche Aufklärungsbögen? Reicht die mündliche Aufklärung und Dokumentation im Behandlungsblatt? Welche Risiken und Besonderheiten bringt die Behandlung mit sich? Bereitet alles so vor, dass niemand mehr aus dem Zimmer muss. Dass alle notwendigen Informationen und Materialien am Platz sind. Welche Unterlagen bekommt der Patient im Anschluss mit? Kann man Rechnungen sofort in der Praxis ausstellen? AU, Rezepte…

Wer seine Behandlungsabläufe durchdenkt und alle Schnittstellen einbezieht, gewinnt den Überblick, kann Abläufe immer weiter an den Bedürfnissen der Patienten ausrichten. Ein optimal trainierter Staffellauf. Ein Hand in Hand arbeiten.

Der größte Frust- und Stresstreiber ist das sogenannte Inselwissen. Also das Wissen Einzelner und unterschiedliche Wissensstände. Damit verbunden sind Doppelarbeiten oder unterschiedliche gehandhabte Arbeitsabläufe. Wer kennt das nicht? Zusätzliche Wege weil Materialien fehlen, Störungen weil „mal eben kurz“ eine Frage gestellt werden muss – zig Mal am Tag, unnötige Fehler, Nacharbeit, fehlende Strukturen, fehlende Routinen. Und das leidige Gefühl, immer wieder von vorne anfangen zu müssen.

Schluss damit. Schaffe die Voraussetzungen, sodass jeder Mitarbeiter an jedem Arbeitsplatz auf das gesamte Praxiswissen zugreifen kann. Das können bebilderte Checklisten zum Aufdecken der Behandlungen sein oder einmal richtig vorbereitete Mitarbeiterunterweisungen, auf die du  dann jedes Jahr zugreifen können. Denn Arbeitsschutz ist in deiner Praxis keine Farce á la „Hier bitte unterschreiben, du kennst dich ja aus, oder?“ sondern ein wichtiger Baustein für einen sicheren und gesunden Arbeitsplatz.

Wäre es nicht beruhigend, wenn nicht nur Erika der Hygiene-Experte wäre, sondern jeder Bescheid wüsste und rechtskonform arbeitet? Wenn Erika ihr frisch erworbenes Hygiene-Know-How im Team teilen würde, sodass alle etwas davon hätten? Abläufe effizienter und sicherer würden? Nichts leichter als das. Teilt dieses Know How in Teambesprechungen. Wer Raum für Diskurs schafft, Raum für Wissenstransfer und Raum für neue Ideen, der schafft Transparenz. Der sorgt für gut informierte und gut qualifizierte Mitarbeiter. Der wird erstens unabhängig vom Wissen einzelner Leistungsträger und kreiert zweitens ein ganzes „Leistungsträger-Team“.

Die Folge? Effiziente und stabile Abläufe. Qualifiziertes und gleichermaßen routiniertes Arbeiten. Die strukturierte und zuverlässige Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben. Denn:

Jeder weiß was zu tun ist.

Ganz klar! Bis hierhin zu kommen, ist mit Arbeit und Durchhaltevermögen verbunden. Wenn du  aber bis hier hingekommen bist, also die gesetzlichen Vorgaben erfüllst und auch die Behandlungs- und organisatorischen Abläufe auf den Prüfstand gestellt hast, dann kannst du dich über einen nie dagewesenen Überblick freuen. Du kannst dich gelassen zurücklehnen und die nächste Begehung abwarten. Wenn du QM strukturiert und zielgerichtet einführst, dann weißt du spätestens jetzt, wo du stehst. Du kannst faktenbasierte Entscheidungen treffen.

Da du jetzt nicht mehr nur mit „Brände löschen“ und „Löcher stopfen“ beschäftigt bist, kannst du die freigewordene Zeit in deinen nachhaltigen Praxiserfolg investieren.

In gute Schulungen, in die strategische Weiterentwicklung der Praxis. Du kannst an der Feedback-Kultur arbeiten, die Urlaubsplanung nachschärfen, Hygieneabläufe effizienter gestalten, die Materialbestellung optimieren. Hier also auch Geld und Zeit sparen. Die Arbeitszufriedenheit weiter verbessern. Endlich mal wieder Mitarbeitergespräche führen. Und – ganz wichtig – Schlüsselmomente optimieren und auf deine Wunschpatienten ausrichten.

Wer seine Schlüsselmomente kennt, kann gezielt begeistern.

Also jene Abläufe, die bei Patienten eine sehr hohe Wertigkeit besitzen. Kein Mensch kann alles perfekt machen! Ist es da nicht naheliegend – ganz nach dem Motto „Work smart, not hard“ – die Schlüsselmomente deiner Praxis zu kennen und zu perfektionieren? Schlüsselmomente wurden von Prof. Dr. Gerhard Riegl in zahlreichen Studien belegt und es gibt eine Vielzahl von Vorschlägen, diese zu optimieren. Wäre es nicht eine gute Idee, sich damit einmal intensiver zu befassen? Und deine Patienten so zum Weiterempfehlen anzuregen? Wer hier tiefer einsteigen möchte, dem empfehle ich sein Buch „Erfolgsfaktoren für die zahnärztliche Praxis“.

Das menschliche Gehirn sucht immer nach der Bestätigung des ersten Eindrucks. Fällt dieser positiv aus, wird dein Patient während des gesamten Praxisbesuchs vornehmlich positive Aspekte wahrnehmen und folglich zufriedener mit der Behandlung sein. Fällt der erste Eindruck allerdings negativ aus, wirst du kaum eine Chance haben, diesen zu revidieren.

Einige dieser Momente sind z.B. der Empfang, eine ausführliche, verständliche und kostentransparente Beratung, die Gestaltung des Wartezimmers, eine sprechende Zahnheilkunde bzw. PZR, die Nachsorge nach OPs etc. Zufriedene Patienten sind das Eine. Ein wertschöpfender Patientenstamm aber entsteht erst durch konkrete und nachweisliche Weiterempfehlungen. Wie die entstehen und gefördert werden können, ist nicht nur spannend, sondern wirkt sich schnell auch auf Umsatz und Gewinn deiner Zahnarztpraxis aus.

Wenn du Qualitätsmanagement in den Alltag integrierst, wirst du durch die verbesserten Strukturen ganz automatisch dein Marketing verbessern. Du wirst dich als Experte für deine  Zielgruppe und als interessanter Arbeitgeber positionieren. Das gesteigerte Renommee wiederum hilft fir, die richtigen Mitarbeiter anzuziehen und weitere Patienten zu begeistern. Also einen wertschöpfenden Patientenstamm aufbauen. Die Wirtschaftlichkeit erhöhen.

Hohe Wirtschaftlichkeit zieht sich durch QM wie ein roter Faden.

Hier nur ein Beispiel… Du wirst viele Weitere finden.

Eine gute und stringente Einarbeitung sorgt dafür, dass der neue Mitarbeiter schneller in dein  Team integriert wird. Das gesamte Team findet als Gruppe schneller zusammen und kann schneller und besser performen. Außerdem ist der neue Mitarbeiter viel schneller leistungsfähig. Das schafft Zufriedenheit. Motivation. Loyalität. Denn er kann sich mit seinen Stärken und seinem Know How von Anfang an sinnvoll einbringen. Er kann etwas verändern. Auch hier entscheidet der erste Eindruck. Und wir wissen doch alle, wie anstrengend die ersten Tage im neuen Job sein können. Warum keinen Blumenstrauß als Willkommensgeschenk? Oder eine gut strukturierte Willkommensmappe. Warum keinen Mentor an die Hand geben? Die Zeit, die du zu Beginn investierst, wirst du später vielfach einsparen. Das ist Qualitätsmanagement.

Die Delegation von vollständigen Aufgabenbereichen führt zu mehr eigenverantwortlichem Handeln und weniger Fehlern. Empowerment im Team schafft für dich als Zahnarzt ganz konkrete Entlastung.

Die Folge von „durchgestylten“ Abläufen, ganz klaren Vertretungsregeln und passendem Personal, das langfristig an der Strategie mitwirken kann und will: dein nachhaltiger Praxiserfolg.

Das sind in meinen Augen die wichtigsten Schritte, die QM leisten kann, um die Praxisorganisation, ja den Praxiserfolg maßgeblich zu verbessern. QM will zu einer guten Gewohnheit werden und mitwachsen. Wer mit QM also nicht nur verwalten, sondern aktiv gestalten will, der hat – selbst wenn nur Teile davon  umgesetzt werden – so immens viel gewonnen.

Wollen wir das nicht alle? Einen gesunden und sicheren Arbeitsplatz, an dem wir uns wohl fühlen? An dem wir uns einbringen können. Einen wertvollen Beitrag leisten können?

Es gibt einen wirksamen Weg. Er klingt vielleicht bürokratisch. Ist aber ein immens wirksames Werkzeug. Die Gefährdungsbeurteilung. 

5 Gründe für eine Gefährdungsbeurteilung

Sie ist gesetzliche Pflicht.

Die Verantwortung und Aufgaben der Praxisleitung zu regelmäßigen Durchführung und Dokumentation von Gefährdungsbeurteilungen sind in den §§ 5 und 6 des Arbeitsschutzgesetzes verankert und in der DGUV Vorschrift 1 bzw. DGUV Regel 100-01 (Grundsätze der Prävention) näher geregelt.

Sie macht Sicherheit planbar.

Die Gefährdungsbeurteilung ist die zentrale Planungsgrundlage für Sicherheit und Gesundheit im Betrieb.

Sie macht dein Engagement sichtbar.

Die Gefährdungsbeurteilung ist ein wichtiges Führungsinstrument, um den verantwortlichen Umgang mit dem Thema Arbeitsschutz verlässlich zu gestalten und zu dokumentieren. Die Beschäftigten beteiligen sich mit ihrer Expertise für ihren Arbeitsplatz.

Sie lenkt den Fokus auf wichtige Fragen

Die Beschäftigung mit der Gefährdungsbeurteilung lenkt den Fokus auf das, was wirklich wichtig ist: Was kann die Sicherheit und Gesundheit deines Teams bei welchen Tätigkeiten gefährden? Und wie lassen sich Sicherheit und Gesundheit gewährleisten?

Sie zahlt sich aus.

Rechtzeitig erkannte Gefährdungen können mit geeigneten Maßnahmen aus dem Weg geschafft oder minimiert werden und verhindern Störungen im Praxisablauf. Es kommt zu weniger unfall- bzw. krankheitsbedingten Ausfällen. Verbesserte Arbeitsbedingungen fördern die Qualität. Das fördert die Leistungsfähigkeit. Das wiederum führt zu mehr Motivation steigert die Leistungsbereitschaft.

Und unabhängig davon zeigst du jedem einzelnen Mitarbeiter, dass er dir wichtig ist. Ein enorm wichtiger Punkt, wenn es um wertschätzende Führung geht. 

Eine Gefährdungsbeurteilung betrachtet und bewertet vielseitige Gefahren. So zum Beispiel elektrische Gefährdungen oder Gefährdungen durch ungünstige Arbeitsumgebungen wie Lärm und biologische Gefahrstoffe. Sie betrachtet aber auch das Thema Arbeitszeitgestaltung und Gefährdungen durch psychische Belastung. 

Gerade in Zeiten von Corona ist es wichtiger denn je, die psychische Belastung deiner Mitarbeiter auf dem Schirm zu haben. Egal mit wem man sich derzeit unterhält und das Thema Belastung durch Corona anspricht. Ich persönlich habe das Gefühl, dass viele Menschen zunehmend erschöpft und müde sind.

Es fällt zunehmend schwer, Abstand zum Job zu finden. Sich abzugrenzen und eine gesunde Work Life Balance zu finden. Entweder, weil sich das Homeoffice bis 22 Uhr oder später hinzieht  – weil die Kinder dann endlich im Bett sind und man endlich in Ruhe und ungestört arbeiten kann. Vermeintlich in Ruhe. Denn wenn die Augen bis spät in den Abend auf den Bildschirm gerichtet sind und sich kurz vor dem Schlafen gehen noch alles um die Arbeit dreht, kann das auf Dauer nicht gesund sein.

Mir fällt auf, dass es den Mitarbeitern auch in den Praxen zunehmend schwer fällt, sich abzugrenzen. Schwingt doch immer die latente Angst mit, dass man sich ansteckt. Oder trotz aller Vorsicht nicht alle Schutzmaßnahmen optimal umgesetzt werden – und sich in der eigenen Praxis jemand ansteckt. Ausfällt. Möglicherweise sehr lange ausfällt.

Darum ist das Thema psychische Belastung am Arbeitsplatz essentiell für ein zufriedenes, gesundes und leistungsbereites Team.

Psychische Belastung wirkt auf dich noch abstrakt? Wenig greifbar? Im Folgenden zeige ich dir die Handlungsfelder, die zu psychischen Belastungen führen können. Anschließend ist es denkbar einfach,  vorbeugende Maßnahmen einzuleiten. Und die psychische Gesundheit deines Teams zu fördern und aufrecht zu erhalten.

Es geht darum, Belastungen insgesamt zu reduzieren. Sie leisten keine Erste Hilfe bei ganz individuellen Problemen einzelner Kollegen. 

Grundsätzlich hältst du dich auch bei der Gefährdungsbeurteilung Psychische Belastung  an den vorgegebenen Ablauf:

1.  Gegenstand der Beurteilung festlegen
2. Belastungen ermitteln
3. Belastungen beurteilen
4. Maßnahmen entwickeln und umsetzen
5. Wirksamkeit kontrollieren
6. Gefährdungsbeurteilung aktualisieren und fortschreiben
7. dokumentieren

In den hilfreichen Links findest du die BGW Handlungshilfe zur Gefährdungsbeurteilung der psychischen Belastung, auf die ich mich beziehe.

Gefährdungsbeurteilung Psychische Belastung: Handlungsfelder im Überblick

• Arbeitsinhalt und Arbeitsaufgabe,
• Arbeitsorganisation,
• soziale Beziehungen,
• Arbeitsumgebung
• Neue Arbeitsformen

Arbeitsinhalt und Arbeitsaufgabe

Vollständigkeit der Aufgabe

Stelle sicher, dass die von dir übertragenen Aufgaben nicht nur einzelne Bereiche, sondern alle Aspekte von der Vorbereitung über die Ausführung bis hin zur Kontrolle beinhalten.

Es muss für jeden Mitarbeiter glasklar sein, welchen Anteil er an der Gesamtleistung der Praxis hat. Welchen Beitrag er zum Gesamtziel leistet.  

Handlungsspielraum

Haben die Mitarbeiter Einfluss auf den Arbeitsinhalt? Gibt es Handlungsspielräume hinsichtlich der Entscheidung für Arbeitsmethoden? Können sie die Reihenfolge der Tätigkeiten eigenverantwortlich wählen? Gibt es Entscheidungsspielraum? Gestaltungsspielraum?

Stelle sicher, dass deine Mitarbeiter ihre Ideen und Erfahrungen einbringen können. Dass sie sich verwirklichen können und spüren, dass sie etwas bewegen können.

Abwechslungsreichtum

Achte darauf, dass die Tätigkeiten abwechslungsreich bleiben. Allerdings darf allzuviel Abwechslung auch nicht überfordern. Ein wirkungsvoller Weg für mehr Abwechslung ist die sogenannte „Job-Rotation“.

Das bedeutet, dass Mitarbeiter regelmäßig an unterschiedlichen Arbeitsplätzen arbeiten. Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Dein Mitarbeiter lernt unterschiedliche Bereiche kennen. Er weiß also, auf welche Infos, Formulare, Materialien etc. es an diesem Arbeitsplatz ankommt, sodass störungsfrei gearbeitet werden kann. Das fördert eine ganz neue Sichtweise für Schnittstellen und die Zusammenarbeit wird sich ganz automatisch verbessern. Dein Team wird viel schneller auf Verbesserungspotentiale aufmerksam, weil die Zusammenhänge klarer werden. Weil sie den kompletten Behandlungsablauf, Aufbereitungsprozess oder die Bestellungen im Blick haben. Klingt nach Utopie? Probier es einfach aus.
• Du bist unabhängiger von einzelnen Mitarbeitern, weil sich jeder Mitarbeiter an jedem Arbeitsplatz auskennt. Vielleicht nicht optimal, aber zumindest so gut, dass der Betrieb auch bei Personalausfall aufrecht erhalten werden kann. Und die Röntgenbilder auch verschickt werden können, wenn Maria schon im Feierabend ist.
• Die Abwechslung fördert die Motivation und das Engagement.

Information und Informationsangebot

Fühlen sich deine Mitarbeiter ausreichend und rechtzeitig informiert? Wie informierst du dein Team? Jeden morgen in einer ruhigen Minute zum Tagesbriefing? Oder zwischen Tür und Angel einzelne Mitarbeiter? Geplant in Teambesprechungen? Holschuld? Bringschuld? Reizüberflutung und fehlender Überblick durch Postits am schwarzen Brett?

Eine strukturierte Informationsweitergabe an das gesamte Team ist Gold wert und fördert Fairness und Vertrauen. Etabliere eine Holschuld. Das heißt, jeder Mitarbeiter muss wissen, wo er neue Informationen nachlesen kann, falls er die Teambesprechung verpasst hat. Du willst darauf achten, dass sich niemand benachteiligt fühlt. Achte auf eine transparente, sachliche Infoweitergabe. Denke daran, dass du verpflichtet bist, neue Geräte mit Protokoll einzuweisen. Das hat zum einen mit Patienten – und Mitarbeitersicherheit zu tun. Zum anderen mit deiner Haftung, falls es zum Unfall kommt.

Verantwortung

Sind die Kompetenzen und Verantwortlichkeiten klar geregelt? Oder kommt es durch unklare Strukturen und Prozesse häufiger zu Missverständnissen oder Konflikten?

Dann kann es schon mal vorkommen, dass das die Papierhandtücher im Patienten-WC ausgehen und erst bestellt werden müssen. Oder die Laborarbeit nicht rechtzeitig geliefert wurde und der Patient mit neuem Termin unzufrieden die Praxis verlässt.

Besser wenn ganz klar ist, wer sich um was kümmert.

Qualifikation

Passen die Tätigkeiten zur Qualifikation deiner Mitarbeiter? Sind sie ausreichend qualifiziert? Sind sie angemessen eingewiesen und eingearbeitet? Oder sind sie für ihre Tätigkeiten überqualifiziert oder fühlen sich häufig unterfordert?

Sprich mit deinen Mitarbeitern und überlegt gemeinsam, ob sie weitere Unterstützung benötigen und wie du ihnen dabei helfen könntest. Kann ein Kollege unterstützen? Braucht es eine Fortbildung?

Emotionale Inanspruchnahme

Ist dein Team mit Emotionen wie Wut, Trauer oder Angst konfrontiert? Müssen Mitarbeiter ständig auf die Bedürfnisse anderer eingehen? Ist dein Team mit Belästigungen, Übergriffen oder einem erhöhten Risiko durch Aggression oder Gewalt ausgesetzt?

Arbeitsorganisation

Arbeitszeit

Reicht die Zeit zwischen Arbeitseinsätzen für Erholung aus? Können die Mitarbeiter ihre Pausen tatsächlich wahrnehmen? Können Überstunden kurzfristig wieder abgebaut werden? Gibt es eine definierte Obergrenze für Überstunden? Wie verlässlich sind freie Zeiten? Welche Ausgleichsregelungen gibt es, wenn die Ruhezeiten doch unterbrochen werden? Werden bei der Dienstplanung individuelle Wünsche und Bedürfnisse berücksichtigt? 

Arbeitsablauf

Sind Arbeitstempo und -inntensität häufig hoch, herrschen Zeit- und Leistungsdruck? Fallen viele Aufgaben gleichzeitig an? Kommt es häufig zu Störungen und Unterbrechungen? Ist der Personalschlüssel angemessen? Ist die Arbeitsmenge realistisch geplant? Welchen Einfluss haben Überlastungsanzeigen der Mitarbeiter? Wird nach Lösungen gesucht?

Kommunikation und Kooperation

Führt ihr in der Praxis regelmäßig Teambesprechungen durch? Haben sich Kommunikationsregeln und Strukturen etabliert (z.B. Tagesbriefing, große und kleine Teambesprechungen? Sorgst du hier für das leibliche Wohl? Sind die Aufgaben – und Verantwortungsbereiche definiert und den Beteiligten bekannt?

Soziale Beziehungen

Kolleginnen und Kollegen

Wie sind die Beziehungen zwischen den Mitarbeitern? Wie ist der Zusammenhalt und die Unterstützung im Team? Wird die gegenseitige Wertschätzung im Team gefördert? Wechselt die Zusammenarbeit im Team häufig? Wie hoch ist die Fluktuation? Gibt es Rollenkonflikte oder persönliche Konflikte? Wie steht es um die Umgangsformen? Sind Konflikte oder Mobbing ein Thema? Und falls ja, können Teams auf professionelle Unterstützung in Form von Supervision oder Coaching zurückgreifen?

Führungskräfte

Hier steht dein Führungsstil im Vordergrund. Wie sind die Beziehungen zwischen dir und deinem Team? Gibt es angemessene Rückmeldung zu Leistungen und Ergebnissen?

Wie ist der Umgang mit Fehlern und Konflikten? Förderst du die gegenseitige Wertschätzung zwischen dir und deinem Team?

Arbeitsumgebung

Physische Faktoren

Sind die Arbeitsplätze ergonomisch gestaltet? Müssen die Mitarbeiter schwere körperliche Arbeit leisten?

Physikalische und chemische Faktoren

Erzeugt eine ständige Geräuschkulisse Stress? Stören Raumklima, Gerüche, Lichtverhältnisse oder Ähnliches das Wohlbefinden?

Arbeitsmittel

Stehen die für eine Aufgabe benötigten Arbeitsmittel in der erforderlichen Qualität und Quantität zur Verfügung? Und ist die Bedienbarkeit an die Erfordernisse der Anwender angepasst?

Eine Gefährdungsbeurteilung ist mehr als vermeintliche Bürokratie

Kaum ein anderes Führungskräfte-Tool erlaubt dir, soviel für die Gesundheit und das Wohlbefinden deiner Mitarbeiter – und damit auch für die Zufriedenheit und Empfehlungsrate deiner Patienten – zu tun. Auch wenn dich der vermeintliche Aufwand einer Gefährdungsbeurteilung im Moment noch abschreckt. 

Gehe einfach den ersten Babyschritt. Und dann den nächsten. Und analysiere ganz ehrlich und gemeinsam mit deinem Team die Belastungen und Gefährdungen, die in deiner Praxis objektiv und subjektiv wahrgenommen werden. Die BGW stellt tolle Vorlagen zur Verfügung, sodass du hier einen schnellen und einfachen Einstieg findest.

Es geht nicht darum, bürokratische Vorgaben abzuarbeiten. Sondern es geht darum, sich ganz konkret und ehrlich mit den Gefahren auseinander zu setzen, denen deine Mitarbeiter TAGTÄGLICH ausgesetzt sind. 

Eine Gefährdungsbeurteilung ist gesetzliche Pflicht. Sie macht Sicherheit planbar. Sie macht dein Engagement sichtbar. Sie lenkt den Fokus auf die wirklich wichtigen Fragen. Sie zahlt sich aus. Und unabhängig davon zeigst du jedem einzelnen Mitarbeiter, dass er dir wichtig ist. 

Hilfreiche Links zum Thema Gefährdungsbeurteilung  Psychische Belastung

BGW: Gefährdungsbeurteilung Psychische Belastung:

https://www.bgw-online.de/bgw-online-de/themen/sicher-mit-system/gefaehrdungsbeurteilung/gefaehrdungsbeurteilung-psychischer-belastung-23100

Arbeitszeitgesetz:

Arbeitszeitgesetz

Nadelstich, Schnittverletzung, anaphylaktischer Schock, Brand oder der Autounfall deines Mitarbeiters auf dem Weg zur Arbeit. Was Notfallmanagement in der Zahnarztpraxis bedeutet ist klar.

Unfälle und Notfälle passieren. Und gerade im Notfall ist es enorm wichtig, schnell  und gezielt zu handeln. Daher willst du für Notfälle Vorsorge treffen. Du willst vorbereitet sein und eine dem Patienten- und Leistungsspektrum entsprechende Notfallausstattung und Notfallkompetenz vorhalten.

Die Aufregung kocht im Notfall schnell hoch. Die Hektik packt das Team und dann passieren Fehler. Fehler, die im Notfall nicht passieren dürfen.

Was tun beim Nadelstich? Verbandbuch? Noch nie gehört. D-Arzt? Keine Ahnung. Dabei ist die Dokumentation im Verbandbuch und das richtige Vorgehen bei einem Betriebsunfall mittels D-Arzt enorm wichtig, um bei Bedarf z.B. Rentenansprüche geltend machen zu können.

In diesem Artikel will ich dir einen Überblick verschaffen, welche Aspekte zum Thema Notfallmanagement gehören und welche Hilfestellungen dir die BGW hier bietet.

Ersthelfer

Benenne einen Ersthelfer. Praxen bis 20 Beschäftigte müssen mindestens 1 ErsthelferIn ausbilden lassen. Bei mehr als 20 Beschäftigten müssen 10% der Beschäftigten ausgebildet werden. Personen, mit einer abgeschlossenen medizinischen Ausbildung können lt. § 26 DGUV Vorschrift 1 ohne zusätzliche Ausbildung als Ersthelfer eingesetzt werden.

Unabhängig davon ist für dein komplettes Team alle zwei Jahre zusätzlich eine Erste-Hilfe-Fortbildung notwendig. Durch regelmäßiges Notfalltraining wird das Wissen aktualisiert. Es ist nicht ausreichend, das Notfalltraining z. B. via Online-Kurs oder digitalen Medien durchzuführen. Schulungen führt z.B. das Rote Kreuz oder Malteser durch.

Die BGW übernimmt unter bestimmten Umständen die Kosten dafür. Den Link zur Antragstellung findest du am Ende dieses Artikels.

Verbandkasten & Notfallkoffer

Die Grundausstattung des Verbandkastens sollte regelmäßig überprüft und Medikamente, deren Verfallsdatum überschritten ist, ersetzt werden.

Sofern du einen Notfallkoffer vorhältst, sollte dieser:

• Übersichtlich sortiert und auf das Wesentliche reduziert sein.
• Intakt (Verfallsdatum bei Medikamenten, Steril verpacktes Material, Funktionstüchtigkeit bei batteriebetriebenen Geräten etc.).
• Leicht erreichbar und mobil.
• Inhalt und Aufbewahrungsfrist sind dem Personal bekannt.
• Regelmäßige Kontrolle und Dokumentation des Inhalts. (Du kannst das Verfallsdatum etc. schnell prüfen, wenn du eine sinnvolle Checkliste am besten außerdem halb des Notfallkoffers anbringst.)

Alarm- und Notfallplan

Ein Alarm- und Notfallplan mit genauen Anweisungen für Brand und Unfall ist zu erarbeiten. Wenn es brennt, sind die in der Umgebung befindlichen Personen durch Feuer und insbesondere durch Brandrauch akut gefährdet. Daher ist es wichtig, dass alle Personen wissen, wie sich sich in einer solchen Gefahrensituation zu verhalten haben. Die Brandschutzordnung und der Alarmplan (siehe hilfreiche Links) informiert über die wichtigsten Verhaltensregeln. 

Aber wie das immer mit Vorlagen ist, müssen sie natürlich an deine ganz individuellen Praxisgegebenheiten angepasst werden. Das heißt mit den entsprechenden Telefonnummern von Ersthelfer, Betriebsarzt, D-Arzt, Rettungsdienst, Unfallkrankenhaus etc. ergänzt werden. 

Sorge dafür, dass der Alarm- und Nofallplan bekannt und an einer prominenten Stelle platziert ist.

In den Hilfreichen Links findest du eine Vorlage und hast die Vorgaben schnell erfüllt. 

Mitarbeiter regelmäßig zum Notfallmanagement in der Zahnarztpraxis unterweisen

Hier sollten mindestens alle Themen dieses Artikels unterwiesen, geübt und mit Unterschrift dokumentiert werden. Eine Pro Forma – Schulung à la „Bitte hier einmal unterschreiben und gut is.“ führt natürlich nicht zum Ziel und verfehlt den Sinn von Unterweisungen krachend.

Brandschutzhelfer

Ein ausgebildeter Brandschutzhelfer ist benannt und wird regelmäßig (3-5 Jahre) geschult.

Das Personal wird mindestens jährlich vom Brandschutzhelfer mit der Handhabung des Feuerlöschers betraut und in die Vermeidung von Entstehungsbränden oder Explosionen (z.B. in Verbindung mit Sauerstoff) unterwiesen. Er sensibilisiert, dass in der Praxis unterschiedliche Feuerlöscher vorhanden sind (z.B. Pulverlöscher für die Brandklassen ABC und für EDV bzw. Elektronik-Bereiche ein CO2-Feuerlöscher – bedenke, dass seit Oktober 2019 pro kg CO2-Löschmittel mindestens eine freie Grundfläche von 5,5 m² vorhanden sein muss). Flucht- und Rettungswege sind ausgeschildert und auch Sammelstellen sind bekannt. Der Ablauf im Falle eines Brandes wird durchgespielt und die Aufgaben für die einzelnen Mitarbeiter im Falle eines Brandes sind klar kommuniziert. Die Kommunikation, sprich Meldekette ist bekannt.

NICHT „Erika ist für xy zuständig“ SONDERN „Der Mitarbeiter an der Rezeption ist für xy zuständig.“ Notfallmanagement in der Zahnarztpraxis soll personenunabhängig funktionieren.

Alle weiteren Infos zum Thema Brandschutz findest du in meinem separaten Blogartikel „Brandschutz in der Zahnarztpraxis“. 

Alles an seinem festen Platz

Verbandkaste, Notfallkoffer, Verbandbuch, Feuerlöscher und ggf. Defibrillator befinden sich an einem fest definierten Platz, der jedem bekannt ist.

Ist der Platz nicht direkt einsehbar, ist eine Beschilderung notwendig. Denke auch an die Beschilderung des Notausgangs, an einen Fluchtplan und an ausreichend Brandmelder. Eine Übersicht der Sicherheits- und Gebotszeichen findest du in den hilfreichen Links.

Unfallverhütungsvorschriften

Die Unfallverhütungsvorschriften sind für dich verpflichtend. Sie umfassen in der Zahnarztpraxis:

• TRBA 250 (Biologische Arbeitsstoffe im Gesundheitswesen und in der Wohlfahrtspflege
• DGUV Vorschrift 1 (Grundsätze der Prävention)
• DGUV Vorschrift 2 (Betriebsärzte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit)
• DGUV Vorschrift 3 (Elektrische Anlagen und Betriebsmittel)

Deine Berufsgenossenschaft BGW stellt dir hilfreiche Informationen als PDF aber auch als Druck-Version zur Verfügung. Ich empfehle dir, diese auf der BGW-Homepage zu bestellen.

Die BGW stellt dir z.B. auch Poster zur Verfügung. Diese Infos eignen sich wunderbar für Mitarbeiterunterweisungen.

Glasklare Vorgaben für den Notfall

Mit der folgenden Liste möchte ich dir Anregungen zu Ablaufbeschreibungen geben, die ich dir für deine Praxis empfehle. Die Inhalte sind sehr individuell und können hier nicht vorgegeben werden. Die Übersicht erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Nutze gerne auch die Links, die ich dir unten zusammengestellt habe. 

Kurzum: Treffe zeitnah Regelungen, wie ihr in Notfallsituationen angemessen und sicher handelt und erstellt z.B. Ablaufbeschreibungen für folgende Situationen:

• Verhalten im Notfall (z.B. Brand, Stromausfall, Wasserschaden, Gewalt am Arbeitsplatz) und Erste Hilfe
• Notfall- und Alarmplan gut sichtbar aushängen.
• Die Vollständigkeit und Aktualität der Notfallausstattung ist sichergestellt. z.B. anhand von Checklisten zum Inhalt des Verbandkastens und ggf. Notfallkoffers.
• Erfassen von allen Unfällen, Wege- und Beinaheunfälle. Besonders die regelmäßige Auswertung von Beinaheunfällen hilft dir, Maßnahmen zu entwickeln, wie ihr Unfälle künftig vermeiden könnt. Daraus lässt sich auch ableiten, welche Schulungen du deinen Beschäftigten anbieten kannst.
• Schutzausrüstung und Sicherheitsgeräte wie durchstichsichere Abwurfbehälter sind vorhanden und die Mitarbeiter wurden in die Handhabung aktenkundig unterwiesen.
• Verhalten bei Schnittverletzungen an kontaminiertem Material und Unfallmeldung
• Nachsorgeschema bei Nadelstichverletzungen (BGW)
• Verbandbuch (hier alle Unfälle, Erste-Hilfe-Leistungen, Wegeunfälle etc. eintragen, Stich- oder Schnittverletzungen an kontaminiertem Material sind unverzüglich der BGW zu melden, Dokumentationspflicht von Übergriffen und Androhungen im Verbandbuch)
• Info, ab wann eine Meldung an die BGW erfolgen muss

Notfallmanagement in der Zahnarztpraxis beginnt bevor es soweit kommt.

Das bedeutet, dass du regelmäßig eine Gefährdungsbeurteilung in deiner Zahnarztpraxis bzw. in deinem Eigenlabor durchführen willst, um bereits im Vorfeld über mögliche Gefahren sensibilisiert zu sein.

Außerdem legst du Wert auf ein systematisches Risikomanagement in deiner Zahnarztpraxis. Das geht noch einen großen Schritt weiter und beleuchtet auch Haftungsrisiken, Datenschutzrisiken etc. Hierzu empfehle ich dir meinen Blogartikel zum Thema Risikomanagement >>> https://qm-oischinger.de/risikomanagement-zahnarztpraxis/

Und denk dran: Ein wirksames und sinnvolles QM geht nicht von heute auf morgen. Es muss nicht perfekt sein. Aber es will zu einer guten Gewohnheit werden.

Hilfreiche Links zum Thema Notfallmanagement in der Zahnarztpraxis

Suchmaschine zuständiger D-Arzt  
https://www.dguv.de/landesverbaende/de/med_reha/d-arzt-verfahren/index.jsp

Suchmaschine zuständige BG-Klinik  https://www.bg-kliniken.de/standorte

DGUV Anleitung Erste Hilfe https://publikationen.dguv.de/widgets/pdf/download/article/698

DGUV Vorschrift 1, Grundsätze der Prävention https://www.bgw-online.de/bgw-online-de/service/medien-arbeitshilfen/medien-center/unfallverhuetungsvorschrift-grundsaetze-der-praevention-14912

DGUV Vorschrift 2, Betriebsärzte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit https://www.bgw-online.de/bgw-online-de/service/medien-arbeitshilfen/medien-center/unfallverhuetungsvorschrift-betriebsaerzte-und-fachkraefte-fuer-13906

DGUV Vorschrift 3, Elektrische Anlagen und Betriebsmittel https://www.bgw-online.de/resource/blob/20602/a08d0fafd101155ffffad8739e108152/dguv-vorschrift3-unfallverhuetungsvorschrift-elektr-anlagen-betriebsmittel-data.pdf

DGUV Information Brandschutzhelfer https://publikationen.dguv.de/widgets/pdf/download/article/2848

DGUV Automatisierte Defibrillatoren https://publikationen.dguv.de/widgets/pdf/download/article/783

DGUV Übersicht der Sicherheits- und Gebotszeichen https://publikationen.dguv.de/widgets/pdf/download/article/3058

DGUV Plakat „Erste Hilfe – Auffinden einer Person“ https://publikationen.dguv.de/widgets/pdf/download/article/760

Meldung zur Unfallanzeige (BGW) https://www.bgw-online.de/bgw-online-de/service/medien-arbeitshilfen/formulare/unfall-melden-wegeunfall-fragebogen-ausfuellen-14592

BGW Verbandbuch https://www.bgw-online.de/resource/blob/18958/f8b29f3daf46c4e0755e34f5361b3fe3/bgw09-17-000-verbandbuch-data.pdf

BGW Verbandbuch Meldeblock (einzelne Seite, diese kann direkt in der Mitarbeiterakte abgelegt werden) https://www.bgw-online.de/bgw-online-de/service/medien-arbeitshilfen/medien-center/verbandbuch-18958

BGW Aushang Notfallnummern, Verhalten im Brandfall https://www.bgw-online.de/bgw-online-de/service/medien-arbeitshilfen/medien-center/braende-verhueten-verhalten-im-brandfall-18962

BGW Risiko Nadelstich https://www.bgw-online.de/DE/Medien-Service/Medien-Center/Medientypen/BGW-Broschueren/BGW09-20-001_Risiko-Nadelstich.html

BGW Nadelstich Nachsorgeschema https://www.bgw-online.de/DE/Arbeitssicherheit-Gesundheitsschutz/Grundlagen-Forschung/GPR-Medientypen/Downloads/NSV-Nachsorge.pdf?__blob=publicationFile

Antragsformular Kostenübernahme „Erste-Hilfe-Kurs“ durch die BGW https://www.bgw-online.de/bgw-online-de/themen/sicher-mit-system/erste-hilfe/erste-hilfe-21598

„Lieber nicht. Wer weiß, was da alles zum Vorschein kommt!“

Und genau deshalb ist es so wichtig, regelmäßig eine Mitarbeiterbefragung in der Zahnarztpraxis zu starten. Wenn der Frust da ist, ist er da. Egal ob mit oder ohne Mitarbeiterbefragung oder Mitarbeitergespräch. Und vielleicht ist ja auch alles ok. Vielleicht aber auch nicht. Und ich denke die meisten von uns haben sensible Antennen, ob etwas im Argen liegt oder nicht.

37% denken einige Male im Monat an Kündigung. 36% denken daran, ganz aus dem Beruf auszusteigen.

Eine immer wieder gern von mir zitierte Umfrage des Verbandes medizinischer Fachberufe (VmF) aus dem September 2019 hat ergeben, dass fast 37 Prozent der ZFA mindestens einige Male im Monat daran denken, den Arbeitgeber zu wechseln – 36 Prozent spielen mit dem Gedanken, ganz aus dem Beruf auszusteigen.

Das bedeutet für dich als Zahnarzt und Unternehmer: Mehr als 70% der ZFA sind vielleicht ganz schnell weg, sobald sich eine bessere Option ergibt.

Jetzt frage ich dich: Was ist besser? Ein unzufriedener und unglücklicher Mitarbeiter, der irgendwann so frustriert ist, dass er einfach das Handtuch wirft und geht. Zu einer der vielen, vielen Zahnarztpraxen, die gerade händeringend nach Experten suchen… Es herrschen gerade rosige Zeiten für wechselwilliges Fachpersonal.

Personalmangel vom Feinsten. Für dich als Arbeitgeber sehen die Zeiten alles andere als rosig aus.

Was ist also besser? Variante A? Ein frustrierter  Mitarbeiter, der innerlich schon längst gekündigt hat und dann entweder ständig fehlt oder Dienst nach Vorschrift macht. Also pünktlich zum Feierabend den Stift fallen lässt und nach Hause geht. Oder ein leerer Arbeitsplatz, der von den anderen aufgefangen werden muss. Ein zerrüttetes Team, das sich wieder neu formieren muss, das die Einarbeitung wuppen muss. Das – bis es wieder läuft – doppelt belastet wird.  Und erst nach Wochen wieder optimal performen kann.

Oder bevorzugst du nun doch Variante B: einen frustrierten Mitarbeiter, der aber einfach mal gefragt wird wie es ihm geht und was er sich für die Zusammenarbeit im Team wünscht. Sei es in einer anonymen Mitarbeiterbefragung in der Zahnarztpraxis oder in einem offenen Mitarbeitergespräch.

So oder so: Enttäuschung oder Frust gibt es immer. Der steht auf der Tagesordnung. Und das ist auch gut so. Denn wenn uns etwas enttäuscht oder stört, ist das wie ein glasklarer Spiegel. Es zeigt uns sehr deutlich, was uns persönlich wichtig ist und welche Werte wir vertreten. Wer also achtsam mit Momenten und Situationen umgeht, die enttäuschen, lernt sehr viel über sich selbst. Und kann gestalten.

Deine Aufgabe als Zahnarzt und Führungskraft ist es, diesen Prozess zu moderieren. Hab den Mut und schaffe Raum, um diese Dinge regelmäßig ansprechen zu können. Und pragmatische Lösungen zu finden.

Wer Raum für Diskurs schafft, stößt  Großartiges an.

Wenn verschiedene Meinungen, Erfahrungen und Ansichten auf den Tisch kommen und ernsthaft diskutiert werden, entstehen innovative Ideen. Es entsteht ein Wir-Gefühl, dass durch Offenheit immer weiter wächst. Es entsteht Engagement, weil jede Meinung zählt und zumindest mit in den Ring geworfen werden kann. Es entstehen Kompromisse und jeder weiß, dass er seinen Beitrag und seine Erfahrung, sein Know-How, seine Ideen einbringen kann, darf und soll. Er weiß, dass er etwas bewegen und verändern kann.

Diskurs bringt Fortschritt. Bringt Teamspirit.

Wer sich vertraut, hilft sich gegenseitig schneller aus. Wer sich vertraut, spricht über Dinge, die ihn beschäftigen. Wer in ein gutes Team eingebettet ist, hält Stressspitzen besser aus und hat weniger Fehlzeiten. Abläufe verbessern sich. Denn wer offen über Fehler oder Beinahefehler spricht, sorgt ganz automatisch für eine sich selbst verbessernde Praxis.

Wir alle wünschen uns doch einen Arbeitsplatz, an dem wir uns wohl fühlen. An dem wir Dinge bewegen können. An dem wir Dinge, die uns wichtig sind, voran treiben können.

Mit einer Mitarbeiterbefragung in der Zahnarztpraxis ist der erste Schritt getan. Du bringst Belastendes auf den Tisch. Du handelst. Du zeigst: Hey, du bist mir wichtig. Sprich mit mir und wir reden darüber.

Also trau dich und befrage deine Mitarbeiter. Lass den Druck aus dem Kessel. Lenke die Energie, die für verborgene Konflikte verschwendet wird, in ganz neue Bahnen. Fokussiere deine Mitarbeiter und lass sie wissen: Erfolg ist Teamarbeit.

Mein Online-Kurs „QM-Werkstatt“ geht bald live. Der Kurs beinhaltet auch das Thema Mitarbeiterbefragung in der Zahnarztpraxis bzw. Mitarbeitergespräch. In den Links findest du Vorlagen dazu und kannst direkt loslegen.

Hilfreiche Links zum Thema Mitarbeiterbefragung in der Zahnarztpraxis:

• Mitarbeiterbefragung in der Zahnarztpraxis – Stress
• Mitarbeiterbefragung in der Zahnarztpraxis – Zusammenarbeit im Team
• Diagnose Stress BGW: https://www.bgw-online.de/bgw-online-de/service/medien-arbeitshilfen/medien-center/diagnose-stress-14704
• Initiative Neue Qualität der Arbeit, inqa.de, Gute Mitarbeiterführung, Psychische Fehlbelastung vermeiden

Gehörst du zu den 8 Prozent, die ihre guten Neujahrsvorsätze einhalten? Echt? Chapeau! Ich gehöre definitiv nicht dazu. Zumindest halte ich nichts von guten Neujahrsvorsätzen. Ich brenne dagegen für meine Vision. Für ganz klaren Fokus und meine strategischen Business-Ziele.

Doch fangen wir von vorne an.

Das Jahr ist fast geschafft. Und gerade zum Jahresende macht sich hektische Betriebsamkeit breit. Patienten strömen in die Praxen und wollen schnell noch behandelt werden. Bonushefte warten ungeduldig darauf, auch dieses Jahr gestempelt zu werden.

Wenn ich zum Jahresende bei meinen Kunden bin, unterhalte ich mich gerne über deren Ziele und Wünsche für das kommende Jahr. Meist höre ich dann den mehr oder weniger gleichen, erschöpften Tenor: „Es war so ein anstrengendes Jahr. Ich zähle die Tage!“ oder „Es geht gerade ums Überleben. Da bleibt für Visionen kein Platz.“

Viele Zahnärzte sind nach diesem turbulenten und maximal mit Unsicherheit behafteten Jahr ausgebrannt. Erschöpft und brauchen ganz dringend ein wenig Ruhe, um neue Energie zu tanken. Ich will dich mit meinem Beitrag über die Feiertage einladen, dir Zeit zu nehmen für Sinn und Fokus.

Denn gerade jetzt ist es wichtiger denn je, deine Mitarbeiter mitzunehmen. Auch sie sind erschöpft und suchen neue Energie. Du kannst sie ihnen geben. Es geht in diesen Zeiten um mehr, als deine Praxis nur „am Laufen zu halten“. Es muss vielmehr darum gehen, deine Praxis voranzutreiben und fit zu machen für die Zukunft.

Die Frage ist also: Ist da wirklich kein Raum für Visionen und Ziele?

„Erfolg ist das Ergebnis vieler kleiner Vorstöße in die richtige Richtung.“

Aber was ist die richtige Richtung? Du findest sie genau dann, wenn du dein „Warum“ kennst. Deine Vision.

WARUM hast du vor einigen Jahren deine Praxis gegründet? Was war dein Antreiber? Was wolltest du als Selbstständiger Zahnarzt bewirken?

Meine Vision ist zum Beispiel, dass QM endlich ganz einfach und praktisch gedacht wird. Denn QM auf dem Papier nützt nichts. Es muss im Alltag ankommen. Mitarbeiter sollen nicht weiter Getriebene des eigenen stressigen Alltags sein. Ich will sie dabei unterstützen, ihren Arbeitsplatz ganz konkret zu verbessern. Sie einladen, aktiv zu werden. Mein QM hat also auch mit Führungsthemen und Praxisorganisation zu tun. Mein Ziel ist, dass jeder Zahnarzt in Deutschland, der wirklich Lust auf Verbesserung und Veränderung hat, QM Jutta Oischinger kennt und findet. Das ist meine Vision. Und daran richte ich alle Produkte und Dienstleistungen aus. Sowohl meine QM-Software „Praxiswiki“ als auch mein Online-Kurs „QM-Werkstatt“ oder meine Unterstützung vor Ort. All das macht Alltag einfacher, sicherer und wirtschaftlicher und richtet sich an den konkreten Bedürfnissen der Praxis aus. Wer wirklich will, bekommt bei mir die Unterstützung, die er braucht.

Ich scanne und messe alle Maßnahmen konsequent daran, ob sie mich meiner Vision näherbringen. Ich arbeite nur mit Kooperationspartnern zusammen, die – genau wie ich – Wert auf hohe Qualität legen und Zahnärzten wirklich weiterhelfen wollen und können. Hätte ich Angestellte, so müssten sie meine Werte teilen. Ich würde sie nur einstellen, wenn ich selbst bei ihnen arbeiten würde.

Was ich damit sagen will:

Werde dir über dein WARUM klar und dann geh raus und begeistere dein Team. Mit einer Vision in den schillerndsten Farben.

Die hektische Betriebsamkeit zum Ende des Jahres braucht Fokus und Konzentration für das neue Jahr. Denn beschäftigt zu sein und etwas zu schaffen ist nicht das Gleiche. Wer dauerhaft erfolgreich sein will, der braucht eine Strategie.

OK. Du willst also dein(e) Ziel(e) für das kommende Jahr festlegen und gemeinsam im Team überlegen, WER dich WIE dabei unterstützen kann. Wer bringt Vorerfahrungen oder Talente mit? Wer brennt für ein Thema?

Alle sollten ganz genau wissen, WAS sie tun und WARUM sie es tun. Außerdem sollten sie ganz genau wissen, welchen Beitrag sie zum großen Ganzen leisten.

Wer das jederzeit beantworten kann, bleibt auf der Spur und bleibt achtsam. Der macht die richtigen Dinge. Die Dinge, die dich deinem Ziel näherbringen. Und nicht irgendwas, nur weil gerade irgendjemand meint, es müsse getan werden.

Beispiel OP-Abläufe

Um beim QM zu bleiben. Wer merkt, dass OPs nicht ohne Störungen ablaufen (z. B. weil Materialien oder der Springer im Zimmer fehlen und steriles Arbeiten „leidet“, der OP-Bericht irgendwann ausgefüllt etc.), der kann festlegen, dass bis zum Ende des Quartals diese Abläufe reibungslos gestalten werden.
Ein nächster Schritt ist, die Mitarbeiter einzubinden und zu überlegen, was eine reibungslose OP ausmacht. Was ist nötig? Anschließend legt das Team fest, wer sich um was kümmert (z.B. Hygieneschulung, Packlisten erstellen, Ablaufbeschreibungen für die jeweiligen OPs, OP-Plan inkl. Besonderheiten/ Risiken erstellen, um sich im Vorfeld gut darauf vorbereiten zu können).

Der Fokus im ersten Quartal liegt also ganz klar auf dem Thema „OP-Abläufe“. Sodass deine Mitarbeiter – sobald sie im Alltag Zeit finden – sich ihrer jeweiligen Aufgabe widmen und die Abläufe innerhalb kürzester Zeit verbessern können.

Sobald sich herauskristallisiert, dass die OPs reibungsloser, sicherer und wirtschaftlicher über die Bühne gehen ist es die Aufgabe von dir als Zahnarzt und Chef, die Erfolge sichtbar zu machen. Wertzuschätzen und die Ergebnisse in welcher Form auch immer zu feiern.

Das wiederum verstärkt die Motivation, weil das Team Selbstwirksamkeit spürt. Sie machen die Erfahrung, etwas zu schaffen. Und sie erfahren, dass sie ihre Zeit sinnvoll investiert haben. Dass sie ganz persönlich konkret dazu beigetragen haben, Abläufe zu verbessern. Arbeitsplatz zu erleichtern.

Anschließend ist Raum, für das nächste Projekt. Der Fokus liegt dann nur dort.

Wer so vorgeht, vermeidet To Do-Listen, die von Tag zu Tag länger werden. Die sind nicht nur demotivierend. Niemand hat eine faire Chance, die Aufgaben zusätzlich zum Alltag jemals abarbeiten zu können. Der Frust ist vorprogrammiert.

Ich kann dir daher von Herzen nur ans Herz legen:

Nutze den Jahresanfang, um dich und das ganze Team zu fokussieren.

Der 7. oder 8. Januar ist dafür regelrecht prädestiniert.

Einige Praxen haben im neuen Jahr schon geöffnet. Andere nicht. Dein Patient wird also sicher nicht darauf drängen, am 7. oder 8. Januar nachmittags einen Termin zu erhaschen. Nutze diesen halben Tag für einen gelungenen Start in das neue Jahr. Besorge einige Leckereien für dein Team und bedanke dich für all die Leistungen, kleinen und großen Erfolge im letzten Jahr. Würdige den Einsatz jedes Einzelnen in diesen besonders herausfordernden Zeiten. Kurzarbeit etc. Es wurde so viel geleistet. Dann sprich in den schillerndsten Farben von deiner Vision. Welche Ziele strebst du im kommenden Jahr an und wie können dich deine Mitarbeiter ganz konkret dabei unterstützen? Du willst deine Mitarbeiter abholen und begeistern. 

Wenn alle im Boot sitzen und wissen, wohin die Reise geht, dann nutze die Gunst der Stunde und führt alle Mitarbeiterunterweisungen durch. Dokumentiert die Unterweisungen und ihr habt für den Rest des Jahres Ruhe. Ab jetzt könnt ihr euch ganz fokussiert auf die einzelnen Projekte konzentrieren und eure Praxis Schritt für Schritt voranbringen.

Kreative Ideen entspringen einer guten Innovationskultur. Große Worte. Was das aber meint, ist in jeder Zahnarztpraxis einfach umzusetzen. Hier will ich dir drei Maßnahmen vorstellen, die Fortschritt bewirken und deine Praxis weiterbringen. Und das Beste daran: diese Maßnahmen haben rein gar nichts mit Dokumentation zu tun 😊

Es braucht  Innovationskultur

Es braucht also Ideen, wie Arbeitsplatz und Leistungen verbessert werden können, um die besten Mitarbeiter und die besten Patienten anzuziehen.

Der entsteht z. B. durch Freiraum für Diskurs. Denn neue Ideen entstehen durch Reibung und unterschiedliche Ansichten. Wer Wert auf unterschiedliche Meinungen und Erfahrungen legt und diese zulässt bzw. ganz konkret einfordert, wird mit innovativen Ideen belohnt.

,Wer Freiraum für selbst bestimmtes Arbeiten schafft und seinen Mitarbeitern vertraut, sie befähigt, ganze Aufgabenpakete zu übernehmen, wird mit weniger Rückfragen belohnt. Denn wer ganze Aufgabenbereiche übernimmt, fühlt sich eher verantwortlich. Der gewinnt den Überblick und kann Verbesserungen eher herbeiführen als jemand, der nur einen kleinen Teil der Aufgabe kennt und dann nichts mehr damit zu tun hat oder haben will. Abläufe können also flexibel gestaltet werden. Das wiederum fördert die Eigenverantwortlich und Motivation im Team.

Es braucht konstruktive Fehlerkultur

Einen offenen Umgang mit Fehlern und eine positive Lernkultur.

Wie geht ihr damit um, wenn ein Fehler passiert? Wird schnell der Zeigefinger erhoben und dann lautstark gepoltert: „Wer ist dafür verantwortlich?“ Das schafft eine Kultur der Angst. Und die Folge ist „Bevor ich etwas ausprobiere und den nächsten Anschiss riskiere, mache ich hier ab jetzt nur noch Dienst nach Vorschrift!“

Wenn das bei euch der Fall ist, kannst du Fortschritt und Verbesserungen an den Nagel hängen. Deine Praxis wird früher oder später wettbewerbstechnisch den Kürzeren ziehen. Du wirst weder als attraktiver Arbeitgeber noch als empfehlenswerter Zahnarzt wahrgenommen. Mitarbeiter und Patienten haben feine Antennen und werden einfach kündigen oder wechseln.

Stattdessen wollen erfolgreiche Praxen eine Toleranz für Fehlschläge entwickeln und Fehler als Teil ihrer Unternehmenskultur etablieren. Nimm deinen Mitarbeitern die Furcht davor, Fehler zu machen. Denn Furcht vor Fehlern zieht Energie, lähmt den Erfolg und wenn es dann ans Vertuschen geht, kann es richtig ungemütlich und gefährlich werden.

Natürlich willst du Fehler nicht gutgelaunt durchwinken. Aber du willst differenzieren: Wenn einem Mitarbeiter ein Fehler passiert, während er versucht, seinen Alltag effektiver zu gestalten ist das etwas anderes, als wenn die Fehler während der Behandlung oder Aufbereitung der Instrumente passieren. Wenn die Sicherheit gefährdet oder ständig wegen des gleichen Fehlers die Rennerei losgeht. Aber selbst dann: Sprecht diese Fehler offen an, ohne Fingerzeig und sorgt dafür, dass diese Fehler nicht mehr wieder passieren.

Fordere Verbindlichkeit ein. Jeder deiner Mitarbeiter sollte verstehen, was ein „guter“ und „schlechter“ Fehler ist. Und diese offen ansprechen dürfen/müssen. Ganz genau so verhält es sich mit Beinahefehlern. Seid wachsam und besprecht diese Dinge, sodass es erst gar nicht zum Schaden kommt.

Diese Sensibilität und eine positive Lernkultur ziehen der Angst vor Fehlern den Stachel und sie wird ganz selbstverständlich zu immer besseren, effizienteren und sichereren Abläufen führen.

Und es braucht Menschen, die ihre Arbeit lieben.

Der wichtigste Treiber, um Arbeit lieben zu können, ist die Mitarbeiterbeteiligung. Mitarbeiter müssen sich ernst genommen fühlen.

Mit Command and Control kommst du nicht mehr weiter. Stattdessen empfehle ich, Mitarbeitern mehr Verantwortung und ganze Aufgabenbereiche zu übertragen. So können sich Mitarbeiter mit ihren Stärken einbringen. Das spornt an.

Aber: Du willst deine Energie nicht nur darauf verwenden, die guten Mitarbeiter zu halten. Das ist schier unmöglich. Denn die aktuelle Generation sucht sinnstiftende Tätigkeiten. Sie suchen Wachstum und wenn das nicht mehr möglich ist, wird sie weiterziehen, um sich einen neuen Job zu suchen.

Was kannst du stattdessen tun? Du kannst deine Praxis zum Magnet werden lassen, und so dafür sorgen, die besten und für dich richtigen Mitarbeiter anzuziehen und eine Weile in deiner Praxis zu halten. Auf lange Sicht ist es wahrscheinlich wirtschaftlicher, einen richtig guten Mitarbeiter nur für kurze Zeit in deiner Praxis zu halten und von seinen Ideen, seinem Organisationstalent und seinen Expertenwissen, aber auch von seinem Teamspirit zu profitieren, als sich lange an mittelmäßige Mitarbeiter zu binden.

Aber: du willst beides. Du willst die Besten und das für lange Zeit.

Erfolg ist immer ein Verdienst aller. Daher ist es so wichtig, auf die richtigen Mitarbeiter zu setzen. Diese sind das Fundament deiner erfolgreichen Praxis.

Ich bin der Meinung, dass die Einstellung eines Bewerbers höher zu gewichten ist, als Fachkompetenzen. Ganz nach dem Motto: „Hire for attitude, train for skills”.

Wenn du dir deiner Werte bewusst bist und diese schon im Vorstellungsgespräch kommunizierst, steigt die Wahrscheinlichkeit exponentiell, die richtigen Mitarbeiter in deine Praxis zu holen. Die Mitarbeiter, die zu dir passen und mit ihren Ideen und Erfahrungen deine Praxis voranbringen können. Klar, es gibt Kernkompetenzen, die sind unabdingbar. Must haves. Darum geht es hier gar nicht. Aber es gibt diese „Can haves“. Und die können wirklich im Nachgang erlernt werden.

3 Methoden, die deine Mitarbeiter sehr zu schätzen wissen:

Sorge für eine tip top laufende Hard- und Software.

Ich erlebe es leider zu oft, dass genau hier ein Showstopper oder Zeitfresser liegt. Der Frust ist vorprogrammiert.

Das ist völlig überflüssig und der Invest in eine ordentliche und sichere Infrastruktur zahlt sich vielfach aus.

Gerade jetzt vor Einführung der ePA wurden nach Informationen von BR und NDR wieder gravierende Sicherheitslücken beim Anschluss der Konnektoren entdeckt und waren teils mit trivialen Methoden über das Internet erreichbar. Befunde, Röntgenbilder etc. alles über das Internet erreichbar.

Und wenn wir schon dabei sind: Bitte sorge für ein gutes Passwortmanagement. Ein Passwort für alle Anwendungen ist nicht sinnvoll und will dringend überdacht werden.

Job Rotation

Flexibel gestaltete Strukturen, also empowerte Mitarbeiter, die ihr Handwerk verstehen. Die mitdenken und daher an vielen Arbeitsplätzen einsetzbar sind. Die sogenannte Job Rotation hat auch den Vorteil, dass Mitarbeiter ganz genau wissen, welche Informationen oder Materialien an anderen Arbeitsplätzen benötigt werden, um reibungslos arbeiten zu können. So unendlich wertvoll für effiziente Abläufe und weniger Fehler, weniger Doppelarbeiten und weniger Nachfragen.

Igel-Strategie

Kennst du die Igel-Strategie? Der Igel kann bei Bedrohung weder schnell wegrennen, noch angreifen. Alles, was er kann, ist, sich einzurollen und sich dank seiner spitzen Stacheln abzuwehren. Aber das kann er richtig gut.

Drum frage dich: In welchen Bereich können wir die Besten sein? Was erfüllt uns mit Leidenschaft? Auf welche Schlüsselleistungen und Angebote wollen wir uns konzentrieren und uns dadurch von der Konkurrenz abheben?

Ist es ein besonders angenehmes Klima während der Behandlung, das zum weiterempfehlen anregt? Ist es die Spezialisierung auf innovative Behandlungsmethoden und besten Service?

Als Beispiel nenne ich hier gerne meine HNO-Praxis in München: Wenn ich diese Praxis mit meinen Kindern betrete, fühle ich mich wie im Wellness-Hotel. Eine sehr freundliche und bestens informierte Mitarbeiterin empfängt mich mit einem herzlichen Lächeln. Das Wartezimmer ist bestens ausgestattet, tolle Bilder, außergewöhnliche, hochwertige Zeitschriften, tolles Spielzeug für meine Kinder. (Unter anderem das Buch „Vom kleinen Maulwurf, der wissen wollte, wer ihm auf den Kopf gemacht hat“ – deswegen wollen sie immer wieder hin!!) Kaum Wartezeiten, beste „sprechende“ und anschauliche Behandlung, Beratung und Information (auch sehr kindgerecht für die Kleinen) und der interessierte Nachsorgeanruf nach der OP. Vom Termin bis zum Kontrolltermin alles perfekt. Ein HNO-Erlebnis, das mich häufig zum Weiterempfehlen anregt.

Diese Praxis versteht es, die Schlüsselmomente zu perfektionieren. Denn niemand kann überall und für jeden perfekt sein. Daher ist es so wichtig, sich zu positionieren und ganz konkrete Wunschpatienten zu definieren.

Du entscheidest, für wen du perfekt sein willst. Sobald du dich spitz aufstellst, wird es sich rumsprechen, dass du für ganz bestimmte Patientengruppen der perfekte Zahnarzt bist. Was du brauchst, ist deine Igelstrategie und ein Fokus auf die Optimierung der Schlüsselmomente.

Große Ziele erreichst du nicht über Nacht. Um auch auf der Langstrecke nicht vom Kurs abzukommen, sondern auf Kurs zu bleiben, brauchst du ein starkes Warum. Ein übergeordnetes Ziel, Sinn und jede Menge Fokus. 

Ein besinnliches Weihnachtsfest mit der notwendigen Zeit und Ruhe, um Kraft zu tanken und dir deine Vision in den schillerndsten Farben ins Gedächtnis zu rufen.