Rasen, Obstbaum oder Blütenpracht. Jeder (Hobby)Gärtner weiß, dass ein Garten Pflege braucht. Es braucht Wissen. Es braucht Zeit und es braucht das entsprechende Werkzeug. Wer eine Rose mit einer stumpfen oder rostigen Gartenschere schneidet, wird keine lange Freude an seiner Rose haben. (hier braucht es ein „kaltes Herz und eine scharfe Schere“. Aber das nur am Rande.) Wer seinen Rasen nicht vertikutiert, dem bleibt Moos. Und auch Obstbäume richtig schneiden will gelernt sein.

Und wann gelingt Garten?

Wenn du weißt, wer sich drum kümmert ist das schon mal die halbe Miete. Und wenn der Kümmerer sich auskennt ist das der Jackpot. Hättest du auch gewusst? Prima. Dann kommt mit. 

Denn jetzt legen wir die Baumschere beiseite und tauchen direkt in deine Zahnarztpraxis: Wie gelingt denn Alltag in der Zahnarztpraxis?

Logisch! Klare Zuständigkeiten festzulegen ist wichtig. Damit Abläufe aber wirklich reibungslos funktionieren – und dein Team zufriedener wird – braucht es mehr. In diesem Artikel erfährst du 5 QM-Tipps für die Zahnarztpraxis, die eure Abläufe spürbar verbessern.

Aufgaben ganz klar festlegen, abgrenzen und beschreiben

Dazu kann man tausend Listchen, Zettelchen und PostIts schreiben, die dann an den unterschiedlichsten Stellen zu finden sind. Kann man, muss man aber nicht. So geht es auch:

Eine echte Teamaufgabe: Erfasst alle Aufgaben in einer Liste, die bei euch anfallen. Alle. Auch der allabendliche Abwasch, Wäsche bügeln, Zimmer auffüllen, Patiententoilette prüfen. Dann schreibt hinter jede Aufgabe die Häufigkeit (täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich etc.)

Alle täglichen und wöchentlichen Aufgaben gehören in eine Checkliste. Am besten du legst 3 Checklisten an. Eine für Tätigkeiten am Morgen, eine für Tätigkeiten am Mittag und eine Checkliste für alle Tätigkeiten am Abend. Ich persönlich würde jede einzelne Checkliste noch in die vorhandenen Räume untergliedern. Also z.B. für für Empfang, Steri, Zimmer 1,2,3, Labor, Rö-Raum, Labor etc.

Aufgaben und Besonderheiten, die nur an bestimmten Tagen durchgeführt werden (z.B. Leitwerttest) kennzeichnen (z.B. in der CL Tätigkeiten am Morgen >> unter „Steri“ >> nur freitags: Leitwerttest). Aber packe die wöchentlichen Aufgaben unbedingt mit in diese Checkliste. So habt ihr eine zentrale Übersicht für alle täglichen und wöchentlichen Praxisaufgaben / Routineaufgaben für die einzelnen Zimmer. Diese ist verbindlich und übersichtlich.

Für alle anderen Aufgaben (monatlich, jährlich, 5-jährig etc.) empfehle ich, feste Zuständigkeiten inkl. Stellvertretung zu definieren und die Aufgaben etwas genauer zu beschreiben:

Behandlungsabläufe beschreiben

Ich denke wir sind uns darüber einig, dass uns eine „Silo-Organisation“ nicht weiterführt. Ein Silo besitzt keine Fenster. Wenn also A nicht weiß, was B macht oder B braucht, um ordentlich weiterarbeiten zu können, dann kann das nur zu Lasten der Arbeitszufriedenheit, der Wirtschaftlichkeit oder zu Lasten reibungsloser Abläufe geschehen. Eine moderne Praxis handelt wie ein optimal trainierter Staffellauf. Ein Hand in Hand arbeiten. Jeder in der Praxis interessiert sich für die Kollegen und weiß, was dieser im nächsten Arbeitsschritt benötigt, um optimal weiterarbeiten zu können.

Fragt euch immer: Sind alle Informationen, Materialien und Personen zur richtigen Zeit am richtigen Platz, um perfekt weiterarbeiten zu können.

EIN durchgehender, patientenorientierter Prozess. Der Patient betritt die Praxis, wird behandelt und der Patient geht mit einem Folgetermin bzw. klar kommunizierter Handlungsaufforderung.

Wenn ihr euch die Mühe macht und eure Behandlungsabläufe wie folgt beschreibt, verbessert ihr die Zusammenarbeit an den Schnittstellen maßgeblich und legt einen Fokus auf die Themen  Patientensicherheit, Patientenaufklärung und auch Dokumentation. Hat also auch mit Haftung zu tun.

Ich bin übrigens der Meinung, dass die Behandlungsdokumentation zur Kernkompetenz gehört und jedes Jahr geschult werden sollte. 3 Gründe:

 

• Ihr verbringt mit Dokumentation so unendlich viel Zeit. Hier lohnt es doch zu erfahren, auf was es ankommt, sodass ihr schneller damit fertig seid und das Wichtige dokumentiert habt (ohne zeitfressende Prosa!).
• Ihr könnt mit einer guten Doku wesentlich mehr abrechnen. Dann ist es doch hilfreich, die Stellschrauben zu kennen.
• Und dann das nicht zu unterschätzende Haftungsthema.

Warum buchst du nicht mal eine externe ZMV und lässt dein Team 2 Stunden via Zoom schulen?

Aber zurück zum Thema Behandlungsabläufe. Hier eine kleine Anregung, wie so eine Ablaufbeschreibung für die einzelnen Behandlungstermine aussehen könnte:

1. Was geschieht am Empfang?
2. Welche Risiken gilt es zu beachten?
3. Wie wird die Behandlung vorbereitet? Rö-Bilder, Instrumente, Geräte…
4. Was wird dem Patienten erklärt gezeigt, mitgegeben?
5. Behandlungsschritte
6. Doku, nächste Schritte, Labor etc.

Organisatorische Ablaufbeschreibungen

Hier sind Abläufe wie die Materialbestellung, Instrumentenaufbereitung, Versand von Röntgenbildern oder Abläufe zur Ersten Hilfe gemeint.

Hier reichen Checklisten. Verliert euch nicht in Details. Und nutzt z.B. Screenshots, kleine Filme, um Abläufe zu beschreiben. Wenn ihr die Arbeitsplätze immer mal wieder wechselt (Job Rotation siehe unten), reichen stichpunktartige Ablaufbeschreibungen. Die dienen dann als Gedächtnisstütze, um sich schnell einzuarbeiten.

Das Zauberwort heißt Empowerment

Denn fehlendes Empowerment bedeutet, dass Andrea nicht in der Lage ist, eine Aufgabe selbstständig und adhoc auszuführen, ohne vorher die Erlaubnis oder die notwendigen Informationen dafür einzuholen. Die Folge: Du musst  Abläufe ständig überwachen, um dann eine Entscheidung treffen zu können.

Das kostet Zeit. Im Übrigen muss Andrea ihre Tätigkeit solange unterbrechen, bis du die Zeit gefunden hast, ihr dein „GO“ zu geben.

Beide Parteien verlieren Zeit und Motivation. Verfügt Andrea aber über das notwendige Know-How, ausreichende Informationen und die Entscheidungskompetenz, so ist sie in der Lage, selbst Entscheidungen zu treffen und den Ablauf selbstständig und ohne Unterbrechungen zu Ende zu bringen.

Das fördert die Motivation und Eigenverantwortlichkeit. Weil Andrea den gesamten Ablauf kennt, ist sie eher in der Lage, Verbesserungen zu erkennen und umzusetzen.

Übertrage also die Verantwortung für ganze Aufgabenbereiche. Das beinhaltet alle Aspekte von der Vorbereitung über die Ausführung bis hin zur Kontrolle.

Zeitgewinn ist das eine. Ein weiterer Punkt ist, dass wesentlich mehr Ideen und Verbesserungsvorschläge generiert werden. Denn – überspitzt gesagt – es denkt nicht nur Einer (der Chef) und gibt Anweisungen, sondern alle denken mit und bringen Verbesserungs- und Lösungsvorschläge ein.

Job Rotation

Ein wirkungsvoller Weg, um die Zusammenarbeit zu verbessern ist Job Rotation.

Das bedeutet, dass Mitarbeiter regelmäßig an unterschiedlichen Arbeitsplätzen arbeiten. Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Andrea lernt unterschiedliche Arbeitsplätze kennen. Sie weiß also, auf welche Infos, Formulare, Materialien etc. es an diesem Arbeitsplatz ankommt, sodass störungsfrei gearbeitet werden kann. Das fördert eine ganz neue Sichtweise für Schnittstellen und die Zusammenarbeit wird sich ganz automatisch verbessern. Dein Team wird viel schneller auf Verbesserungspotentiale aufmerksam, weil die Zusammenhänge klarer werden. Weil sie den kompletten Behandlungsablauf, Aufbereitungsprozess oder die Bestellungen im Blick haben. Klingt nach Utopie? Probier es einfach aus.
• Du bist unabhängiger von einzelnen Mitarbeitern, weil sich jeder Mitarbeiter an jedem Arbeitsplatz auskennt. Vielleicht nicht optimal, aber zumindest so gut, dass der Betrieb auch bei Personalausfall aufrecht erhalten werden kann. Und die Röntgenbilder auch verschickt werden können, wenn Maria schon im Feierabend ist.
• Die Abwechslung fördert die Motivation und das Engagement!

Einfach mal kurz mit anpacken

Kommuniziere ganz klar im Team, wer für welche Aufgaben zuständig ist. Wer die Vertretung übernimmt. Egal ob Job Rotation oder feste Zuständigkeit. Je klarer die Aufgabenzuordnung, desto besser läuft es.

Am Besten läuft es, wenn deine Mitarbeiter alle Abläufe kennen, wenn es feste Zuständigkeiten gibt und sich trotzdem niemand zu schade ist, mal kurz mit anzupacken.

Wenn du Hilfsbereitschaft positiv bestärkst à la „Ich finde es stark, dass du gerade gesehen hast, dass Maria Hilfe braucht und du kurz mit angepackt hast. Vielen Dank dafür.“ wird sich dein Mitarbeiter wertgeschätzt fühlen. Er fühlt sich gesehen und wird sich auch das nächste Mal nicht zu schade dafür sein, mit anzupacken.

Ein gutes Betriebsklima fördert den Zusammenhalt. Und guter Zusammenhalt ist wiederum die Voraussetzung, dass es sich lohnt, die bekannte Extrameile zu gehen. Und die gegenseitige Hilfe wird das Zusammenarbeiten so unendlich viel leichter machen. Aber das ist ein anderes Thema. 

Was tun bei gewachsenen Strukturen, die trotzdem nicht so richtig funktionieren?

Was tun, wenn eine klare Struktur fehlt? Wenn sich Kompetenzen über die Jahre verteilt haben – und dennoch nicht immer so eindeutig zugeordnet sind? Wenn es immer wieder zu Unzufriedenheit kommt?

Klar, wenn es immer wieder zu Fehlern oder Nacharbeiten kommt, ist es offensichtlich, dass du dir das Thema Zuständigkeiten mal etwas genauer anschauen solltest.

Was ist, wenn es doch eigentlich ganz gut läuft?

Du aber trotzdem nicht genau weißt, wer was wann macht?

Bei mir läuten hier sofort die Alarmglocken und ich will dir auch erklären warum:

Bei Fluktuation ist das komplette Wissen weg. Von heute auf morgen.

Und die Abläufe laufen aus dem Ruder. Wie ist das mit der Röntgenprüfung? Wie sind die Passwörter? Wie läuft das mit den STKs? Eine Ordnungswidrigkeit, wenn das Medizinprodukte-Buch fehlt? Was ist ein Medizinprodukte-Buch? Und was hat es mit der Herstellereinweisung auf sich? Warum fehlen die Materialien? Jetzt müssen wir dem Bleaching-Patienten absagen!

Du willst dich nicht blind auf einen Mitarbeiter verlassen.

Das hat nichts mit Kontrollwahn zu tun, aber du willst jederzeit den Überblick behalten. Du willst immer wissen, was in deiner Praxis läuft. Und wenn die Lagerplätze für Instrumente oder Materialien verändert werden, dann willst du das wissen. Es kann nicht angehen, dass du als Letzter davon erfährst und im Zweifelsfall nichts mehr findest.

Das erfordert natürlich Interesse an der Praxisorganisation. Das bedeutet, dass du dir die Zeit nimmst, reibungslose Abläufe zu organisieren. Du brauchst das nicht alleine machen. Hol dir versierte Mitarbeiter ins Boot. Macht das gemeinsam. Sowas macht ja Spaß! Aber du willst immer den Überblick behalten. Nicht im Detail. Aber du weißt ab jetzt, welche Aufgaben anstehen, und wer sich darum kümmert.

Du bist verantwortlich.

Für einen sicheren Arbeitsplatz. Für den Datenschutz. Für die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen. Für die Patientensicherheit. Und die hat zum einen mit der fachlichen Behandlung zu tun. Aber zum Beispiel auch mit der richtigen Aufbereitung der Instrumente. Wenn du nicht weißt, wie die Instrumente aufbereitet werden, wie willst du dann sicherstellen, dass du nicht mit kontaminierten Instrumenten operierst? Dass anaerobe Sporen in den Wurzelkanal oder in den Knochen eindringen. 

Wenn du nicht sicherstellen kannst, dass die wasserführenden Systeme morgens 2 Minuten und nach jeder Behandlung 20 Sekunden gespült werden – wie willst du sicherstellen, dass nicht mit der nächsten Behandlung Blut des Vorpatienten, Pseudomonas oder Legionellen in den Mund des nächsten (vielleicht immunsuppressiven) Patienten gespült werden? Wie willst du sicherstellen, dass du mit dekontaminiertem Material arbeitest, wenn die Händedesinfektion nicht funktioniert? Oder die Schublade während der Behandlung mal eben schnell geöffnet und mit den Handschuhen reingegriffen wird? 

Wenn es zu Unfällen kommt und deine Mitarbeiter nicht unterwiesen wurden, dann bist du dafür haftbar. Unfälle passieren. Aber du willst vorher dafür Sorge zu tragen, dass der D-Arzt definiert ist, dass das Verbandbuch genutzt wird und nach einem Nadelstich jedes Mal die ganze Maschinerie losgetreten wird. Hier kann es um Rentenansprüche gehen. Du willst vorher zum Thema persönliche Schutzausrüstung unterweisen und dann das Thema konsequent im Blick behalten. Du bist im Schaden haftbar, wenn du dich nicht gekümmert hast.

Du willst diese essentiellen Themen nicht blind an einen Mitarbeiter delegieren. Du willst wissen, welche Anforderungen du erfüllen musst und dann überlegen wer was übernehmen kann und darf.

Hilfreiche Links zum Thema QM-Tipps für die Zahnarztpraxis

Handlungshilfe für Führungskräfte: Kein Stress mit dem Stress

https://www.psyga.info/fileadmin/Angebote/PDFs/Handlungshilfe_fuer_Fuehrungskraefte.pdf

Keiner hat’s gemerkt: Versehentlich beim Aufräumen an den Wasserkocher gekommen, dann hektisch den Pausenraum verlassen und schnell den wartenden Patienten behandelt… Und der Wasserkocher? Der überhitzt und brennt. Und der ganze Pausenraum mit dazu.

Die meisten Brände fangen klein an. Werden aber durch die Brand- und Rauchgasentwicklung innerhalb von Sekunden zur akuten Lebensgefahr. Deshalb bleibt nicht viel Zeit für Brandschutz in der Zahnarztpraxis. Denn zwischen Entstehungs- und Vollbrand eines Zimmers liegen nur wenige Minuten. Immens wichtig also, jetzt schnell und vor allem richtig zu handeln. Die Evakuierung muss stehen. Aufgaben müssen klar verteilt sein. Alle wollen und sollen in Sicherheit gebracht werden.

Mit diesem Artikel will ich dich sensibilisieren und du erfährst, welche Aufgaben du in Bezug auf Brandschutz in der Zahnarztpraxis erfüllen musst. Denn wenn es brennt, ist es zu spät sich darüber Gedanken zu machen.

Allzu häufig merke ich, dass Brandschutz auf die leichte Schulter genommen wird. Feuerlöscher werden nicht geprüft oder fehlen. Evakuierungspläne gibt’s nicht. Kurzum: Keiner weiß so richtig, was zu tun ist.

Aber: Wenn’s brennt, bleibt keine Zeit. Weder für Abstimmung. Noch für „ach hätte ich mal“. Brandschutz ist ein Thema, das vorher organisiert werden muss. Bevor es zu Verletzungen oder Schlimmerem kommt.

Häufige Brandursachen

Die Brandursachen sind vielseitig. Wenn wir aber ehrlich sind, könnte man sie in den häufigsten Fällen vermeiden. Ganz vorne mit dabei sind die Themen:

• fehlende/mangelnde Wartung von elektrischen Geräten
• unsachgemäßer Umgang mit Arbeitsmitteln, Stoffen und Gemischen
• mangelndes Gefahrenbewusstsein beim Umgang mit Gefahrenstoffen und Zündquellen
• fehlerhafte, überhitzte oder überlastete elektrische Anlagen und Betriebsmittel (der Klassiker: der Mehrfachstecker am Mehrfachstecker. Oder der Wasserkocher, der unbemerkt angeschaltet wird und dann in Flammen aufgeht.)

Organisation von Brandschutz in der Zahnarztpraxis

• Gefährdungsbeurteilung durchführen, die auch Brandgefährdungen berücksichtigt.
• Technische und organisatorische Maßnahmen gegen Entstehungsbrände & Verhaltensregeln im Brandfall (z.B. Evakuierung) festlegen und dokumentieren.
• Aushang eines Flucht- und Rettungsplanes.
• Brandschutzmaßnahmen müssen an gut zugänglicher Stelle sichtbar gemacht werden. (z.B.in Form einer Brandschutzordnung oder eines Flucht- und Rettungsplans „Regeln für das Verhalten im Brandfall“).
• Fluchtwege und Notausgänge festlegen und freihalten.
• Brandschutzbeauftragte installieren. In der Regel sind 5% der Beschäftigten ausreichend. Schichtbetrieb etc. sind zu berücksichtigen. Die Ausbildung inkl. Löschübungen sollte alle 3-5 Jahre aufgefrischt werden.
• Instandhaltung und Prüfung von Brandmeldeanlagen und Feuerlöschern.
• Sicherheitsdatenblätter zu den Gefahrenstoffen vorhalten, ggf. Betriebsanweisungen erstellen.
• ggf. Sicherheitsbeleuchtung an Fluchtwegen.
• Sicherheits- und Gefahrenkennzeichnung.
• Lagerung von Gefahrenstoffen organisieren.
• Regelmäßige Unterweisung der Beschäftigten (vor Aufnahme der Beschäftigung, bei Veränderung des Tätigkeitsbereichs, mindestens jährlich).
• Feuerlöscher zur Verfügung stellen und instand halten.

Welcher Feuerlöscher ist denn nun der Richtige und wie viele davon sind sinnvoll?

Um das heraus zu finden, möchte ich dir ein Standardschema vorstellen:

Schritt 1: Brandklassen ermitteln

Quelle: Technische Regeln für Arbeitsstätten, Maßnahmen gegen Brände ASR A2.2, Stand Mai 2018

Schritt 2: Brandgefährdung ermitteln

Eine erhöhte Brandgefährdung liegt dann vor, wenn besonders brandgefährliche Stoffe und Geräte zu finden sind. 

Der Blick ins Gefahrenstoffverzeichnis verschafft dir hier schnell einen Überblick. So sind z.B. Desinfektionsmittel, Reinigungsmittel, Säuren brandgefährlich. Auch Gaskartuschen oder elektrische Geräte, die Hitze erzeugen können stellen eine erhöhte Gefahr dar. Praxen mit einem eigenen Praxislabor dürften also als besonders brandgefährlich einzustufen sein. Auch Lachgas oder die Arbeit mit Sauerstoff erhöhen die Brandgefährdung.

Stellst du also im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung eine erhöhte Brandgefährdung fest, so willst du neben den Feuerlöschern weitere Maßnahmen umsetzen.

Schritt 3: Löscheinheiten ermitteln

Anhand der Grundfläche deiner Praxis (pro Etage) ermittelst du die Anzahl der Löschmitteleinheiten (LE). 

Achtung! Die LE sind nicht mit der Anzahl der Feuerlöscher gleichzusetzen! Folgende Tabelle gibt dir einen ersten Überblick:

Quelle: Technische Regeln für Arbeitsstätten, Maßnahmen gegen Brände ASR A2.2, Stand Mai 2018

Schritt 4: Bereitstellen der Feuerlöscher

Nun kennst du die in deiner Praxis vorhandenen brennbaren Stoffe (also Brandklassen), du kannst die Brandgefährdung einschätzen und hast anhand der Praxis-Grundfläche die LE berechnet.

Nun ist es an der Zeit, die richtigen und ausreichende Anzahl an Feuerlöschern zu besorgen und diese alle 2 Jahre zu warten.

TIPP: Einigen meiner Kunden ist das zu teuer. Daher kaufen sie lieber alle 2 Jahre neue Feuerlöscher und verwenden die Alten für praktische Löschübungen im Team.

Was muss ich im Umgang mit Feuerlöschern beachten?

• Feuerlöscher gut sichtbar und leicht erreichbar anbringen.
• Feuerlöscher vorzugsweise in Fluchtwegen, im Bereich der Ausgänge ins Freie, an den Zugängen zu Treppenräumen oder an Kreuzungspunkten von Verkehrswegen/Fluren anbringen.
• Die Entfernung von jeder Stelle zum nächstgelegenen Feuerlöscher soll nicht mehr als 20 m (tatsächliche Laufweglänge) betragen, um einen schnellen Zugriff zu gewährleisten. Bei erhöhter Brandgefährdung ggf. kürzere Wege.
• Feuerlöscher sind so angebracht, dass diese ohne Schwierigkeiten aus der Halterung entnommen werden können; für die Griffhöhe haben sich 0,80 m bis 1,20 m bewährt.
• Die Standorte von Feuerlöschern sind gekennzeichnet.
• Löschmittel sind an die Brandklasse anzupassen.
• Fluchtwege sind mit einer Sicherheitsbeleuchtung auszustatten, wenn bei Ausfall der allgemeinen Beleuchtung das gefahrlose Verlassen der Praxis nicht gewährleistet ist.
• In mehrgeschossigen Gebäuden sind in jedem Geschoss mindestens 6 Löschmitteleinheiten (LE) bereitzustellen.
• Um tragbare Feuerlöscher einfach handhaben zu können, soll auf ein geringes Gerätegewicht sowie auf gleiche Funktionsweise der Geräte bei Auslöse- und Unterbrechungseinrichtungen geachtet werden.

Erhöhte Brandgefahr! Und jetzt?

Zusätzliche Maßnahmen können z.B. sein:

• Anbringen von Brandmeldern, um Entstehungsbrände schneller zu erkennen.
• Die Anzahl der Feuerlöscher erhöhen, um die Wege zum nächstgelegenen Feuerlöscher zu verkürzen
• Zusätzliche, jeweils geeignete Feuerlöscher an Arbeitsplätzen mit erhöhter Brandgefährdung bereitstellen, um eine schnelle und wirksame Entstehungsbrandbekämpfung sicher zu stellen (z.B. Kohlendioxidlöscher im Serverraum)
• Reduzierung/ Begrenzung der Menge von brennbaren oder oxidierenden Gefahrenstoffen,
• Brandbeschleuniger wie herumstehende, leere Kartons entsorgen.
• Fluchtwege frei halten, Fluchttüren sind in Fluchtrichtung hin & leicht zu öffnen.

Sicherer und richtiger Einsatz mit Feuerlöschern

Im Ernstfall kommt es vor allem auf die sichere Handhabung an. Auf Schnelligkeit und die richtige Löschtaktik.

Quelle: DGUV Information 205-025 „Feuerlöscher richtig einsetzen“, Ausgabe Mai 2016

Achtung! Erstickungsgefahr bei Kohlendioxid (CO₂) -Löschern!

Kohlendioxid-Löscher sind komplett rückstandsfrei und hinterlassen somit keine Löschschäden. CO₂ ist nicht elektrisch leitend und eignet sich daher besonders für Serveranlagen.

ABER es herrscht Erstickungsgefahr, weil Kohlendioxid ein geruchs- und farbloses Atemgift ist.

Daher kann die Verwendung von CO₂-Löschern in kleinen und engen Räumen lebensgefährlich werden. Schwindel, Krämpfe, Bewusstlosigkeit mit zu kurzfristig folgendem Tod. Kein Spaß. Daher gibt es hier ganz klare Vorgaben (DGUV Information 205-034), die dringend eingehalten werden müssen.

Pro Kilogramm CO₂-Löschmittel muss mindestens eine freie Grundfläche von 5,5 m² zur Verfügung stehen.

2 kg CO₂ -Feuerlöscher erfordern mindestens 11 m² freie Grundfläche.

5 kg CO₂ -Feuerlöscher erfordern mindestens 27,5 m² freie Grundfläche.

Es wird empfohlen, durch den Türspalt zu löschen und die Türe danach sofort zu schließen.

Quelle: DGUV Information 205-034 „Einsatz von Kohlendioxid (CO₂)-Feuerlöschern

Mögliche Inhalte der Brandschutzunterweisung

1. Im Arbeitsbereich vorhandene Brandgefahren, z.B. 

• Rauchen, Offenes Feuer (z.B. Kerze auf Schreibtisch, Feuerarbeiten)
• Selbstentzündende, mit Fett oder ölgetränkten Putzlappen (z.B. Leinöl)
• Nichtbestimmungsgemäße Handhabung von Elektrogeräten,
• Lagerung von brennbaren Materialien (z.B. Kartonagen in Flucht- und Rettungswegen)

2. Umgang mit Zündquellen (Betriebsanweisungen)

3. Maßnahmen zur Abwendung von Brandgefahren, z.B.

• Rauchverbote einhalten,
• Brandschutztüren nicht durch Keile oder ähnliches aufhalten,
• nur geprüfte E-Geräte bestimmungsgemäß verwenden,
• brennbare Abfälle nicht im Arbeitsbereich lagern,
• Flucht- und Rettungswege freihalten,
• Feuerlöscher jederzeit zugänglich bereitstellen (auf jeder Ebene!)

4. Verhalten im Brandfall, z.B.:

• Feuerwehr alarmieren (Notruf 112):
• Wo ist es passiert?
• Was ist passiert?
• Wer ruft an?
• Wieviele Personen sind betroffen?
• Warten auf Rückfragen?
• Die Feuerwehr oder Rettungsleitstelle beendet das Gespräch!

5. Flucht- und Rettungswege (Praktische Übung der Evakuierung, Flucht – und Rettungsplan): z.B.

• Verantwortlichkeiten für die Evakuierung festlegen (wer macht was?)
• Personen im Umfeld warnen und zum Verlassen des Gefahrenbereichs auffordern.
• Personen mit eingeschränkter Mobilität unterstützen
• Ruhig das Gebäude auf den Fluchtwegen verlassen
• Anweisung, Aufzüge im Brandfall nicht zu benutzen
• Sammelstelle aufsuchen
• Bei den Sammelstellenverantwortlichen melden
• Abwesenheitskontrolle oder Feststellung, ob betroffene Bereiche vollständig evakuiert wurden.
• Sammelstelle erst auf Anweisung der verantwortlichen Person verlassen.

Das Thema Brandschutz ist keine Raketenwissenschaft, sondern erfordert einfach mal Zeit, um sich konzentriert damit zu befassen und die notwendigen Schritte einzuleiten. In den Hilfreichen Links findest du gute Vorlagen, damit du schnell anfangen kannst.

Wie sagte Goethe so schön: Erfolg hat 3 Buchstaben: TUN.

Hilfreiche Links zum Thema Brandschutz in der Zahnarztpraxis:

Plakat Feuerlöscher richtig einsetzen
https://publikationen.dguv.de/widgets/pdf/download/article/3110

Alarm- und Notfallplan
https://www.bgw-online.de/bgw-online-de/service/medien-arbeitshilfen/medien-center/braende-verhueten-verhalten-im-brandfall-18962

„Qualitätsmanagement? Ja, das haben wir in unserer Zahnarztpraxis längst angefangen. Der Ordner steht im Schrank und wir müssten dringend weitermachen. Aber unsere Motivation ist im Keller. Denn außer Bürokratie bringt QM bisher nichts. Und wie es zu Praxiserfolg beitragen soll… ich bin gespannt.“

Kommt dir das bekannt vor? Dieser Beitrag will inspirieren und einladen, es doch noch einmal zu versuchen.

Für viele Zahnärzte ist QM ein großes schwarzes Loch. Ein Molloch. Ein schier endlos ausuferndes Unterfangen. Es fehlt ein einfacher Einstieg. Ein Überblick und roter Faden. Die Leichtigkeit. Vielen Zahnärzten ist einfach nicht klar, welches Ziel QM verfolgt. Woher auch? Sie haben studiert und gegründet, um zu behandeln. Aber was wäre, wenn QM dabei hilft, erfolgreicher zu behandeln?

Einfach gedacht und richtig gemacht ist QM ein wirksamer Hebel für mehr Praxiserfolg. Denn wer weiß, wohin er will und wo er gerade steht, kann die richtigen Dinge in Angriff nehmen. Der kommt weg von ressourcenfressendem Aktionismus. Der braucht keine Brände mehr löschen und kann die immer mitschwingende Angst, ob alle Vorgaben erfüllt sind, ad Acta legen.

Wer den Überblick gewinnt, seine Strategie im Blick behält, das passende Personal findet und bindet, der kann sich über reibungslose und stabile Abläufe freuen. Abläufe, die gezielt auf die Bedürfnisse der (Wunsch-)Patienten abgestimmt sind. Das Ergebnis ist naheliegend: Begeisterte Patienten, die deine Praxis gerne weiterempfehlen. Mehr Praxiserfolg.

Lebendiges QM überzeugt. Es bringt Leichtigkeit und Schwung in deine Praxis, zieht leistungsbereite Mitarbeiter magisch an und schafft die Voraussetzungen, dass aus leistungs“bereit“ auch leistungs“fähig“ wird. Klingt doch spannend, oder? Und womit fängt alles an?

Das Samenkorn für deinen Praxiserfolg.

Weder mit Ablaufbeschreibungen noch mit Bestandslisten oder Sicherheitsdatenblättern! Das Samenkorn für deinen Erfolg ist ganz klar dein Fokus. Die Rede ist von einer glasklaren Vision, die eine ganz konkrete Richtung vorgibt und deinem gesamten Team als Wegweiser dient. Warum hast du deine Zahnarztpraxis gegründet? Wofür brennst du? Was treibt dich an und was möchtest du unbedingt anders machen als deine Mitbewerber? Je größer und konkreter du deine Vision in 2-3 Sätzen formulieren kannst, desto inspirierender für deine Mitarbeiter. 

Für einen Steuermann, der sein Ziel nicht kennt, ist jeder Wind günstig.

Mark Twain

Zu einem gemeinsamen Ziel gehört auch ein gemeinsamer Weg. Die alles entscheidende Frage lautet nun: Wird dieser Weg holprig und mühsam? Oder interessant? Inspirierend? Angenehm? Du hast es maßgeblich in der Hand. Denn entscheidend sind eure gemeinsamen Werte. Sie sind die Basis eures Handelns und damit eures Alltags.

Frage dich: Was ist euch in der Zusammenarbeit wichtig? Wie wollt ihr miteinander umgehen? Wie sieht eure Feedback- und Fehlerkultur aus? Was macht euch als Team aus? Wie hebt ihr euch von der Konkurrenz ab? Was ist für euch „Praxiserfolg“ konkret? Wie kann jeder einzelne Mitarbeiter seinen Beitrag zum Praxiserfolg leisten? Wie kann sich jeder mit seinen Stärken, Interessen und Talenten einbringen? Kurzum: Mit gemeinsamen Werten schafft ihr ein einmaliges Wir-Gefühl.

Die kraftvollste Basis für eine erfolgreiche, loyale Zusammenarbeit ist dein Fokus mit attraktiven, mitreißenden Zielen. Ein ganz klares „das sind wir“ und „hier wollen wir hin“. Du wirst überrascht sein, wieviel Energie, Inspiration und Schwung deine klare Linie in dein Team bringt. Wie dein Team immer näher zusammenrückt. Wie du künftig die Mitarbeiter anziehst, die ganz genau zu dir, deinem Mindset und deinem Team passen. 

Wissen ist die Basis allen Fortschritts

Eine attraktive Unternehmenskultur und das passende, leistungsbereite Personal sind das eine. Leistungsfähigkeit entsteht aber erst, wenn alle notwendigen Informationen und Qualifikationen vorhanden sind. Daher ist es für stabile Abläufe und die gewünschte Rechtssicherheit essentiell, das gesamte Praxiswissen zusammenzutragen.

Also den Wissensschatz, der bisher noch in den Köpfen deiner Mitarbeiter steckt oder auf USB-Sticks bzw. Ordnern verteilt und verborgen ist – gemeinsam zu heben. Stellt vorhandene Ablaufbeschreibungen, Checklisten, Unterlagen aller Art strukturiert zusammen und jedem Mitarbeiter gleichermaßen zur Verfügung.

Denk dran, dass du das Rad nicht neu erfinden musst. Viele Experten haben sich bereits vor dir Gedanken zum Thema Arbeitssicherheit oder Hygiene gemacht. Nutze die Angebote, die deine Kammer oder die BGW zur Verfügung stellen. Und nutze auch die Vorerfahrungen deiner  Mitarbeiter. Du kannst sicher auf unendlich wertvolle Erfahrungen und Experten-Know-How in deinem Team zurückgreifen. Lass sie Teil des Praxiserfolgs werden.

Praxiswissen bedeutet auch, Mitarbeiter zu qualifizieren, um Abläufe reibungsloser zu gestalten. Ein sträflich vernachlässigtes Stiefkind ist zum Beispiel die Behandlungsdokumentation. Ja manch einer sträubt sich regelrecht dagegen. Dokumentiert nur das Nötigste. In meinen Augen ist das bloßer Unsinn.

Denn eine sinnvolle und zielgerichtete Behandlungsdokumentation kann immens viel zu reibungslosen Abläufen beitragen. Haftungsfragen und verloren gegangenes Honorar jetzt mal außen vor gelassen. Hast du dich schon einmal mit deinem Labortechniker oder deiner ZMV darüber ausgetauscht, wie oft diese ihre Arbeit unterbrechen müssen, um fehlende Informationen zu beschaffen? Wie viele Anläufe teilweise unternommen werden müssen, um dich zwischen den Behandlungen zu erwischen? Das ist für alle Beteiligten überflüssig und ärgerlich. Und Wertschätzung für die Arbeit deiner Kollegen sieht anders aus.

Ganz klar. Nichts anderes frisst tagtäglich so viel Zeit und Ressourcen wie die vermeintlich lästige Behandlungsdokumentation. Im Umkehrschluss liegt hier aber ein rießiger Hebel, um mit gut geschultem Personal, einem durchdachten Labor-Auftragszettel oder guten Behandlungskomplexen richtig viel Zeit einzusparen und gleichzeitig mehr Umsatz zu generieren.

Eine professionelle Inhouse-Schulung einer erfahrenen (am besten externen) ZMV gehört meines Erachtens zu den jährlichen Pflichtveranstaltungen.

Schule deine Mitarbeiter auch in Methoden, um aktiv an einem attraktiven, sicheren Arbeitsplatz mitwirken zu können. Vorschläge einzubringen und die einzelnen Arbeitsbereiche nicht wie fensterlose Silos zu betrachten, sondern vielmehr miteinander zu verknüpfen.

Der Patient betritt die Praxis: Was geschieht am Empfang? Welche Dokumente müssen für die Behandlung vorbereitet und geprüft werden? HKP unterschrieben und gültig? Marcumar-Pass? Datenschutz… Zahnersatz wurde vom Labor geliefert? Was muss im Zimmer vorbereitet werden? Welche Instrumente? Welches Infomaterial? Modelle? Welche Aufklärungsbögen? Reicht die mündliche Aufklärung und Dokumentation im Behandlungsblatt? Welche Risiken und Besonderheiten bringt die Behandlung mit sich? Bereitet alles so vor, dass niemand mehr aus dem Zimmer muss. Dass alle notwendigen Informationen und Materialien am Platz sind. Welche Unterlagen bekommt der Patient im Anschluss mit? Kann man Rechnungen sofort in der Praxis ausstellen? AU, Rezepte…

Wer seine Behandlungsabläufe durchdenkt und alle Schnittstellen einbezieht, gewinnt den Überblick, kann Abläufe immer weiter an den Bedürfnissen der Patienten ausrichten. Ein optimal trainierter Staffellauf. Ein Hand in Hand arbeiten.

Der größte Frust- und Stresstreiber ist das sogenannte Inselwissen. Also das Wissen Einzelner und unterschiedliche Wissensstände. Damit verbunden sind Doppelarbeiten oder unterschiedliche gehandhabte Arbeitsabläufe. Wer kennt das nicht? Zusätzliche Wege weil Materialien fehlen, Störungen weil „mal eben kurz“ eine Frage gestellt werden muss – zig Mal am Tag, unnötige Fehler, Nacharbeit, fehlende Strukturen, fehlende Routinen. Und das leidige Gefühl, immer wieder von vorne anfangen zu müssen.

Schluss damit. Schaffe die Voraussetzungen, sodass jeder Mitarbeiter an jedem Arbeitsplatz auf das gesamte Praxiswissen zugreifen kann. Das können bebilderte Checklisten zum Aufdecken der Behandlungen sein oder einmal richtig vorbereitete Mitarbeiterunterweisungen, auf die du  dann jedes Jahr zugreifen können. Denn Arbeitsschutz ist in deiner Praxis keine Farce á la „Hier bitte unterschreiben, du kennst dich ja aus, oder?“ sondern ein wichtiger Baustein für einen sicheren und gesunden Arbeitsplatz.

Wäre es nicht beruhigend, wenn nicht nur Erika der Hygiene-Experte wäre, sondern jeder Bescheid wüsste und rechtskonform arbeitet? Wenn Erika ihr frisch erworbenes Hygiene-Know-How im Team teilen würde, sodass alle etwas davon hätten? Abläufe effizienter und sicherer würden? Nichts leichter als das. Teilt dieses Know How in Teambesprechungen. Wer Raum für Diskurs schafft, Raum für Wissenstransfer und Raum für neue Ideen, der schafft Transparenz. Der sorgt für gut informierte und gut qualifizierte Mitarbeiter. Der wird erstens unabhängig vom Wissen einzelner Leistungsträger und kreiert zweitens ein ganzes „Leistungsträger-Team“.

Die Folge? Effiziente und stabile Abläufe. Qualifiziertes und gleichermaßen routiniertes Arbeiten. Die strukturierte und zuverlässige Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben. Denn:

Jeder weiß was zu tun ist.

Ganz klar! Bis hierhin zu kommen, ist mit Arbeit und Durchhaltevermögen verbunden. Wenn du  aber bis hier hingekommen bist, also die gesetzlichen Vorgaben erfüllst und auch die Behandlungs- und organisatorischen Abläufe auf den Prüfstand gestellt hast, dann kannst du dich über einen nie dagewesenen Überblick freuen. Du kannst dich gelassen zurücklehnen und die nächste Begehung abwarten. Wenn du QM strukturiert und zielgerichtet einführst, dann weißt du spätestens jetzt, wo du stehst. Du kannst faktenbasierte Entscheidungen treffen.

Da du jetzt nicht mehr nur mit „Brände löschen“ und „Löcher stopfen“ beschäftigt bist, kannst du die freigewordene Zeit in deinen nachhaltigen Praxiserfolg investieren.

In gute Schulungen, in die strategische Weiterentwicklung der Praxis. Du kannst an der Feedback-Kultur arbeiten, die Urlaubsplanung nachschärfen, Hygieneabläufe effizienter gestalten, die Materialbestellung optimieren. Hier also auch Geld und Zeit sparen. Die Arbeitszufriedenheit weiter verbessern. Endlich mal wieder Mitarbeitergespräche führen. Und – ganz wichtig – Schlüsselmomente optimieren und auf deine Wunschpatienten ausrichten.

Wer seine Schlüsselmomente kennt, kann gezielt begeistern.

Also jene Abläufe, die bei Patienten eine sehr hohe Wertigkeit besitzen. Kein Mensch kann alles perfekt machen! Ist es da nicht naheliegend – ganz nach dem Motto „Work smart, not hard“ – die Schlüsselmomente deiner Praxis zu kennen und zu perfektionieren? Schlüsselmomente wurden von Prof. Dr. Gerhard Riegl in zahlreichen Studien belegt und es gibt eine Vielzahl von Vorschlägen, diese zu optimieren. Wäre es nicht eine gute Idee, sich damit einmal intensiver zu befassen? Und deine Patienten so zum Weiterempfehlen anzuregen? Wer hier tiefer einsteigen möchte, dem empfehle ich sein Buch „Erfolgsfaktoren für die zahnärztliche Praxis“.

Das menschliche Gehirn sucht immer nach der Bestätigung des ersten Eindrucks. Fällt dieser positiv aus, wird dein Patient während des gesamten Praxisbesuchs vornehmlich positive Aspekte wahrnehmen und folglich zufriedener mit der Behandlung sein. Fällt der erste Eindruck allerdings negativ aus, wirst du kaum eine Chance haben, diesen zu revidieren.

Einige dieser Momente sind z.B. der Empfang, eine ausführliche, verständliche und kostentransparente Beratung, die Gestaltung des Wartezimmers, eine sprechende Zahnheilkunde bzw. PZR, die Nachsorge nach OPs etc. Zufriedene Patienten sind das Eine. Ein wertschöpfender Patientenstamm aber entsteht erst durch konkrete und nachweisliche Weiterempfehlungen. Wie die entstehen und gefördert werden können, ist nicht nur spannend, sondern wirkt sich schnell auch auf Umsatz und Gewinn deiner Zahnarztpraxis aus.

Wenn du Qualitätsmanagement in den Alltag integrierst, wirst du durch die verbesserten Strukturen ganz automatisch dein Marketing verbessern. Du wirst dich als Experte für deine  Zielgruppe und als interessanter Arbeitgeber positionieren. Das gesteigerte Renommee wiederum hilft fir, die richtigen Mitarbeiter anzuziehen und weitere Patienten zu begeistern. Also einen wertschöpfenden Patientenstamm aufbauen. Die Wirtschaftlichkeit erhöhen.

Hohe Wirtschaftlichkeit zieht sich durch QM wie ein roter Faden.

Hier nur ein Beispiel… Du wirst viele Weitere finden.

Eine gute und stringente Einarbeitung sorgt dafür, dass der neue Mitarbeiter schneller in dein  Team integriert wird. Das gesamte Team findet als Gruppe schneller zusammen und kann schneller und besser performen. Außerdem ist der neue Mitarbeiter viel schneller leistungsfähig. Das schafft Zufriedenheit. Motivation. Loyalität. Denn er kann sich mit seinen Stärken und seinem Know How von Anfang an sinnvoll einbringen. Er kann etwas verändern. Auch hier entscheidet der erste Eindruck. Und wir wissen doch alle, wie anstrengend die ersten Tage im neuen Job sein können. Warum keinen Blumenstrauß als Willkommensgeschenk? Oder eine gut strukturierte Willkommensmappe. Warum keinen Mentor an die Hand geben? Die Zeit, die du zu Beginn investierst, wirst du später vielfach einsparen. Das ist Qualitätsmanagement.

Die Delegation von vollständigen Aufgabenbereichen führt zu mehr eigenverantwortlichem Handeln und weniger Fehlern. Empowerment im Team schafft für dich als Zahnarzt ganz konkrete Entlastung.

Die Folge von „durchgestylten“ Abläufen, ganz klaren Vertretungsregeln und passendem Personal, das langfristig an der Strategie mitwirken kann und will: dein nachhaltiger Praxiserfolg.

Das sind in meinen Augen die wichtigsten Schritte, die QM leisten kann, um die Praxisorganisation, ja den Praxiserfolg maßgeblich zu verbessern. QM will zu einer guten Gewohnheit werden und mitwachsen. Wer mit QM also nicht nur verwalten, sondern aktiv gestalten will, der hat – selbst wenn nur Teile davon  umgesetzt werden – so immens viel gewonnen.