Gefährdungsbeurteilung psychische Belastung

Gefährdungsbeurteilung psychische Belastung

Wollen wir das nicht alle? Einen gesunden und sicheren Arbeitsplatz, an dem wir uns wohl fühlen? An dem wir uns einbringen können. Einen wertvollen Beitrag leisten können?

Es gibt einen wirksamen Weg. Er klingt vielleicht bürokratisch. Ist aber ein immens wirksames Werkzeug. Die Gefährdungsbeurteilung. 

5 Gründe für eine Gefährdungsbeurteilung

Sie ist gesetzliche Pflicht.

Die Verantwortung und Aufgaben der Praxisleitung zu regelmäßigen Durchführung und Dokumentation von Gefährdungsbeurteilungen sind in den §§ 5 und 6 des Arbeitsschutzgesetzes verankert und in der DGUV Vorschrift 1 bzw. DGUV Regel 100-01 (Grundsätze der Prävention) näher geregelt.

Sie macht Sicherheit planbar.

Die Gefährdungsbeurteilung ist die zentrale Planungsgrundlage für Sicherheit und Gesundheit im Betrieb.

Sie macht dein Engagement sichtbar.

Die Gefährdungsbeurteilung ist ein wichtiges Führungsinstrument, um den verantwortlichen Umgang mit dem Thema Arbeitsschutz verlässlich zu gestalten und zu dokumentieren. Die Beschäftigten beteiligen sich mit ihrer Expertise für ihren Arbeitsplatz.

Sie lenkt den Fokus auf wichtige Fragen

Die Beschäftigung mit der Gefährdungsbeurteilung lenkt den Fokus auf das, was wirklich wichtig ist: Was kann die Sicherheit und Gesundheit deines Teams bei welchen Tätigkeiten gefährden? Und wie lassen sich Sicherheit und Gesundheit gewährleisten?

Sie zahlt sich aus.

Rechtzeitig erkannte Gefährdungen können mit geeigneten Maßnahmen aus dem Weg geschafft oder minimiert werden und verhindern Störungen im Praxisablauf. Es kommt zu weniger unfall- bzw. krankheitsbedingten Ausfällen. Verbesserte Arbeitsbedingungen fördern die Qualität. Das fördert die Leistungsfähigkeit. Das wiederum führt zu mehr Motivation steigert die Leistungsbereitschaft.

Und unabhängig davon zeigst du jedem einzelnen Mitarbeiter, dass er dir wichtig ist. Ein enorm wichtiger Punkt, wenn es um wertschätzende Führung geht. 

Eine Gefährdungsbeurteilung betrachtet und bewertet vielseitige Gefahren. So zum Beispiel elektrische Gefährdungen oder Gefährdungen durch ungünstige Arbeitsumgebungen wie Lärm und biologische Gefahrstoffe. Sie betrachtet aber auch das Thema Arbeitszeitgestaltung und Gefährdungen durch psychische Belastung. 

Gerade in Zeiten von Corona ist es wichtiger denn je, die psychische Belastung deiner Mitarbeiter auf dem Schirm zu haben. Egal mit wem man sich derzeit unterhält und das Thema Belastung durch Corona anspricht. Ich persönlich habe das Gefühl, dass viele Menschen zunehmend erschöpft und müde sind.

Es fällt zunehmend schwer, Abstand zum Job zu finden. Sich abzugrenzen und eine gesunde Work Life Balance zu finden. Entweder, weil sich das Homeoffice bis 22 Uhr oder später hinzieht  – weil die Kinder dann endlich im Bett sind und man endlich in Ruhe und ungestört arbeiten kann. Vermeintlich in Ruhe. Denn wenn die Augen bis spät in den Abend auf den Bildschirm gerichtet sind und sich kurz vor dem Schlafen gehen noch alles um die Arbeit dreht, kann das auf Dauer nicht gesund sein.

Mir fällt auf, dass es den Mitarbeitern auch in den Praxen zunehmend schwer fällt, sich abzugrenzen. Schwingt doch immer die latente Angst mit, dass man sich ansteckt. Oder trotz aller Vorsicht nicht alle Schutzmaßnahmen optimal umgesetzt werden – und sich in der eigenen Praxis jemand ansteckt. Ausfällt. Möglicherweise sehr lange ausfällt.

Darum ist das Thema psychische Belastung am Arbeitsplatz essentiell für ein zufriedenes, gesundes und leistungsbereites Team.

Psychische Belastung wirkt auf dich noch abstrakt? Wenig greifbar? Im Folgenden zeige ich dir die Handlungsfelder, die zu psychischen Belastungen führen können. Anschließend ist es denkbar einfach,  vorbeugende Maßnahmen einzuleiten. Und die psychische Gesundheit deines Teams zu fördern und aufrecht zu erhalten.

Es geht darum, Belastungen insgesamt zu reduzieren. Sie leisten keine Erste Hilfe bei ganz individuellen Problemen einzelner Kollegen. 

Grundsätzlich hältst du dich auch bei der Gefährdungsbeurteilung Psychische Belastung  an den vorgegebenen Ablauf:

  1.  Gegenstand der Beurteilung festlegen
  2. Belastungen ermitteln
  3. Belastungen beurteilen
  4. Maßnahmen entwickeln und umsetzen
  5. Wirksamkeit kontrollieren
  6. Gefährdungsbeurteilung aktualisieren und fortschreiben
  7. dokumentieren

In den hilfreichen Links findest du die BGW Handlungshilfe zur Gefährdungsbeurteilung der psychischen Belastung, auf die ich mich beziehe.

Gefährdungsbeurteilung Psychische Belastung: Handlungsfelder im Überblick

  • Arbeitsinhalt und Arbeitsaufgabe,
  • Arbeitsorganisation,
  • soziale Beziehungen,
  • Arbeitsumgebung
  • Neue Arbeitsformen

Arbeitsinhalt und Arbeitsaufgabe

Vollständigkeit der Aufgabe

Stelle sicher, dass die von dir übertragenen Aufgaben nicht nur einzelne Bereiche, sondern alle Aspekte von der Vorbereitung über die Ausführung bis hin zur Kontrolle beinhalten.

Es muss für jeden Mitarbeiter glasklar sein, welchen Anteil er an der Gesamtleistung der Praxis hat. Welchen Beitrag er zum Gesamtziel leistet.  

Handlungsspielraum

Haben die Mitarbeiter Einfluss auf den Arbeitsinhalt? Gibt es Handlungsspielräume hinsichtlich der Entscheidung für Arbeitsmethoden? Können sie die Reihenfolge der Tätigkeiten eigenverantwortlich wählen? Gibt es Entscheidungsspielraum? Gestaltungsspielraum?

Stelle sicher, dass deine Mitarbeiter ihre Ideen und Erfahrungen einbringen können. Dass sie sich verwirklichen können und spüren, dass sie etwas bewegen können.

Abwechslungsreichtum

Achte darauf, dass die Tätigkeiten abwechslungsreich bleiben. Allerdings darf allzuviel Abwechslung auch nicht überfordern. Ein wirkungsvoller Weg für mehr Abwechslung ist die sogenannte „Job-Rotation“.

Das bedeutet, dass Mitarbeiter regelmäßig an unterschiedlichen Arbeitsplätzen arbeiten. Die Vorteile liegen auf der Hand:

  • Dein Mitarbeiter lernt unterschiedliche Bereiche kennen. Er weiß also, auf welche Infos, Formulare, Materialien etc. es an diesem Arbeitsplatz ankommt, sodass störungsfrei gearbeitet werden kann. Das fördert eine ganz neue Sichtweise für Schnittstellen und die Zusammenarbeit wird sich ganz automatisch verbessern. Dein Team wird viel schneller auf Verbesserungspotentiale aufmerksam, weil die Zusammenhänge klarer werden. Weil sie den kompletten Behandlungsablauf, Aufbereitungsprozess oder die Bestellungen im Blick haben. Klingt nach Utopie? Probier es einfach aus.
  • Du bist unabhängiger von einzelnen Mitarbeitern, weil sich jeder Mitarbeiter an jedem Arbeitsplatz auskennt. Vielleicht nicht optimal, aber zumindest so gut, dass der Betrieb auch bei Personalausfall aufrecht erhalten werden kann. Und die Röntgenbilder auch verschickt werden können, wenn Maria schon im Feierabend ist.
  • Die Abwechslung fördert die Motivation und das Engagement.

Information und Informationsangebot

Fühlen sich deine Mitarbeiter ausreichend und rechtzeitig informiert? Wie informierst du dein Team? Jeden morgen in einer ruhigen Minute zum Tagesbriefing? Oder zwischen Tür und Angel einzelne Mitarbeiter? Geplant in Teambesprechungen? Holschuld? Bringschuld? Reizüberflutung und fehlender Überblick durch Postits am schwarzen Brett?

Eine strukturierte Informationsweitergabe an das gesamte Team ist Gold wert und fördert Fairness und Vertrauen. Etabliere eine Holschuld. Das heißt, jeder Mitarbeiter muss wissen, wo er neue Informationen nachlesen kann, falls er die Teambesprechung verpasst hat. Du willst darauf achten, dass sich niemand benachteiligt fühlt. Achte auf eine transparente, sachliche Infoweitergabe. Denke daran, dass du verpflichtet bist, neue Geräte mit Protokoll einzuweisen. Das hat zum einen mit Patienten – und Mitarbeitersicherheit zu tun. Zum anderen mit deiner Haftung, falls es zum Unfall kommt.

Verantwortung

Sind die Kompetenzen und Verantwortlichkeiten klar geregelt? Oder kommt es durch unklare Strukturen und Prozesse häufiger zu Missverständnissen oder Konflikten?

Dann kann es schon mal vorkommen, dass das die Papierhandtücher im Patienten-WC ausgehen und erst bestellt werden müssen. Oder die Laborarbeit nicht rechtzeitig geliefert wurde und der Patient mit neuem Termin unzufrieden die Praxis verlässt.

Besser wenn ganz klar ist, wer sich um was kümmert.

Qualifikation

Passen die Tätigkeiten zur Qualifikation deiner Mitarbeiter? Sind sie ausreichend qualifiziert? Sind sie angemessen eingewiesen und eingearbeitet? Oder sind sie für ihre Tätigkeiten überqualifiziert oder fühlen sich häufig unterfordert?

Sprich mit deinen Mitarbeitern und überlegt gemeinsam, ob sie weitere Unterstützung benötigen und wie du ihnen dabei helfen könntest. Kann ein Kollege unterstützen? Braucht es eine Fortbildung?

Emotionale Inanspruchnahme

Ist dein Team mit Emotionen wie Wut, Trauer oder Angst konfrontiert? Müssen Mitarbeiter ständig auf die Bedürfnisse anderer eingehen? Ist dein Team mit Belästigungen, Übergriffen oder einem erhöhten Risiko durch Aggression oder Gewalt ausgesetzt?

Arbeitsorganisation

Arbeitszeit

Reicht die Zeit zwischen Arbeitseinsätzen für Erholung aus? Können die Mitarbeiter ihre Pausen tatsächlich wahrnehmen? Können Überstunden kurzfristig wieder abgebaut werden? Gibt es eine definierte Obergrenze für Überstunden? Wie verlässlich sind freie Zeiten? Welche Ausgleichsregelungen gibt es, wenn die Ruhezeiten doch unterbrochen werden? Werden bei der Dienstplanung individuelle Wünsche und Bedürfnisse berücksichtigt? 

Arbeitsablauf

Sind Arbeitstempo und -inntensität häufig hoch, herrschen Zeit- und Leistungsdruck? Fallen viele Aufgaben gleichzeitig an? Kommt es häufig zu Störungen und Unterbrechungen? Ist der Personalschlüssel angemessen? Ist die Arbeitsmenge realistisch geplant? Welchen Einfluss haben Überlastungsanzeigen der Mitarbeiter? Wird nach Lösungen gesucht?

Kommunikation und Kooperation

Führt ihr in der Praxis regelmäßig Teambesprechungen durch? Haben sich Kommunikationsregeln und Strukturen etabliert (z.B. Tagesbriefing, große und kleine Teambesprechungen? Sorgst du hier für das leibliche Wohl? Sind die Aufgaben – und Verantwortungsbereiche definiert und den Beteiligten bekannt?

Soziale Beziehungen

Kolleginnen und Kollegen

Wie sind die Beziehungen zwischen den Mitarbeitern? Wie ist der Zusammenhalt und die Unterstützung im Team? Wird die gegenseitige Wertschätzung im Team gefördert? Wechselt die Zusammenarbeit im Team häufig? Wie hoch ist die Fluktuation? Gibt es Rollenkonflikte oder persönliche Konflikte? Wie steht es um die Umgangsformen? Sind Konflikte oder Mobbing ein Thema? Und falls ja, können Teams auf professionelle Unterstützung in Form von Supervision oder Coaching zurückgreifen?

Führungskräfte

Hier steht dein Führungsstil im Vordergrund. Wie sind die Beziehungen zwischen dir und deinem Team? Gibt es angemessene Rückmeldung zu Leistungen und Ergebnissen?

Wie ist der Umgang mit Fehlern und Konflikten? Förderst du die gegenseitige Wertschätzung zwischen dir und deinem Team?

Arbeitsumgebung

Physische Faktoren

Sind die Arbeitsplätze ergonomisch gestaltet? Müssen die Mitarbeiter schwere körperliche Arbeit leisten?

Physikalische und chemische Faktoren

Erzeugt eine ständige Geräuschkulisse Stress? Stören Raumklima, Gerüche, Lichtverhältnisse oder Ähnliches das Wohlbefinden?

Arbeitsmittel

Stehen die für eine Aufgabe benötigten Arbeitsmittel in der erforderlichen Qualität und Quantität zur Verfügung? Und ist die Bedienbarkeit an die Erfordernisse der Anwender angepasst?

Eine Gefährdungsbeurteilung ist mehr als vermeintliche Bürokratie

Kaum ein anderes Führungskräfte-Tool erlaubt dir, soviel für die Gesundheit und das Wohlbefinden deiner Mitarbeiter – und damit auch für die Zufriedenheit und Empfehlungsrate deiner Patienten – zu tun. Auch wenn dich der vermeintliche Aufwand einer Gefährdungsbeurteilung im Moment noch abschreckt. 

Gehe einfach den ersten Babyschritt. Und dann den nächsten. Und analysiere ganz ehrlich und gemeinsam mit deinem Team die Belastungen und Gefährdungen, die in deiner Praxis objektiv und subjektiv wahrgenommen werden. Die BGW stellt tolle Vorlagen zur Verfügung, sodass du hier einen schnellen und einfachen Einstieg findest.

Es geht nicht darum, bürokratische Vorgaben abzuarbeiten. Sondern es geht darum, sich ganz konkret und ehrlich mit den Gefahren auseinander zu setzen, denen deine Mitarbeiter TAGTÄGLICH ausgesetzt sind. 

Eine Gefährdungsbeurteilung ist gesetzliche Pflicht. Sie macht Sicherheit planbar. Sie macht dein Engagement sichtbar. Sie lenkt den Fokus auf die wirklich wichtigen Fragen. Sie zahlt sich aus. Und unabhängig davon zeigst du jedem einzelnen Mitarbeiter, dass er dir wichtig ist. 

WIE DU LÄSSIG STATT LÄSTIG ZUM ZIEL KOMMST.

Du hast mit QM schon so oft angefangen, kommst aber nicht richtig weiter? Du weißt noch nicht, worauf es ankommt & nicht zu wissen, wo du stehst, ist schwer auszuhalten?

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Die Autorin und Auditorin steht für Qualitätsmanagement mit Leichtigkeit und Weitblick. QM von Anfang an nützlich und praktisch sein. Es soll dabei helfen, den Praxisalltag zu vereinfachen, gesetzliche Vorgaben einzuhalten und die Zusammenarbeit aller Beteiligten zu verbessern. 

Praxisbegehung Zahnarztpraxis: Diese 2 Checklisten zeigen dir, wie gut du aufgestellt bist.

Praxisbegehung Zahnarztpraxis: Diese 2 Checklisten zeigen dir, wie gut du aufgestellt bist.

Die Praxisbegehung Zahnarztpraxis in Bayern durch des Gewerbeaufsichtsamt stehen in den Startlöchern. Bereits ab dem 1.10. 2020 sind die Zahnarztpraxen vermehrt auf dem Prüfstand. Fachkreise rechnen vermehrt mit einer Überprüfung der validierten Prozesse und der Überprüfung der Betreiberpflichten aus der Medizinproduktebetreiberverordnung (MPBetreibV).

Wenn du beim Gedanken an Praxisbegehung Zahnarztpraxis leicht nervös wirst und noch gar nicht einschätzen kannst, wie gut du mit deiner Praxis aufgestellt bist, dann ist dieser Artikel genau für dich. Hier erfährst du anhand einer übersichtlichen Checkliste, welche Inhalte und Informationen bearbeitet und in deiner Zahnarztpraxis verfügbar sein sollten.

Darauf kommt es bei Praxisbegehung Zahnarztpraxis in Bayern an:

Schwerpunkt Medizinprodukte:

Der Betreiber hat gewisse Pflichten wahrzunehmen, um zu gewährleisten, dass die in seiner Zahnarztpraxis am Patienten eingesetzten Medizinprodukte sicher und ordnungsgemäß angewendet werden. Die folgende Auflistung gibt dir einen ersten Überblick. Die Anforderungen können allerdings variieren – z.B. je nach Praxisgröße. So musst du z.B. bei regelmäßig mehr als 20 Beschäftigten einen Beauftragen für Medizinproduktesicherheit bestimmen. 

Welche Aufgaben hat der Betreiber umzusetzen?

  • Instandhaltung der Medizinprodukte (z.B. Wartungen durchführen und dokumentieren).
  • ordnungsgemäße Aufbereitung der Medizinprodukte.
  • Medizinprodukte der Anlage 1 müssen vor Inbetriebnahme durch den Hersteller oder einer dazu befugten Person eingewiesen werden. Auch eine Funktionsprüfung vor Ort muss stattfinden.
    Was bedeutet das konkret? Du als Betreiber benennst eine Person in deiner Praxis als „Ersteinweiser“. Dieser Ersteinweiser wird vom Hersteller in das Medizinprodukt der Anlage 1 ausführlich eingewiesen (siehe § 10 MPBetreibV). Außerdem führt der Hersteller am Gerät eine Funktionsprüfung vor Ort durch. Damit ist der Ersteinweiser berechtigt, deine Mitarbeiter in die jeweiligen Medizinprodukte der Anlage 1 (z. B. HF-Chirurgiegeräte (Elektrotom, Piezo) Lasergeräte der Klasse 3B, 3R & 4, Nervenfunktionsgerät (Pulpenprüfer, TENS), Reizstromgeräte, Inhalationsnarkosegeräte) einzuweisen.
    TIPP: Bestenfalls ist die Praxisleitung selbst der Ersteinweiser. Denn bei Fluktuation müsste vom Hersteller eine neue Person zum Ersteinweiser geschult werden – das ist umständlich und kostet unnötiges Geld!)
  • Für Medizinprodukte der Anlage 1 sind nach festgelegten Fristen Sicherheitstechnische Kontrollen inkl. Protokoll durchzuführen (STK)
  • Medizinproduktebücher sind für alle Medizinprodukte der Anlage 1 & 2 Pflicht.
    Schon gewusst? Ein unvollständig ausgefülltes Medizinproduktebuch erfüllt den Tatbestand einer Ordnungswidrigkeit. Achte hier auf Vollständigkeit.Fehlen Angaben im Medizinproduktebuch, muss sich der Betreiber um die Ergänzung der fehlenden Angaben bemühen, notfalls auch erneut eine Einweisung durch den Hersteller oder eine vom Hersteller befugte Person durchführen lassen und diese entsprechend im Medizinproduktebuch dokumentieren.
  • Mitarbeiterunterweisungen und Betriebsanweisungen aller Medizinprodukte der Anlage 1 & 2 den Medizinprodukte-Büchern zuordnen und diese für alle Mitarbeiter zugänglich aufbewahren.
  • Alle aktiven Medizinprodukte (also mit Strom oder Batterie betriebene MP) sind in einem Bestandsverzeichnis nach § 13 MPBetreibV zu erfassen. Dieses Verzeichnis ist aktuell zu halten.
  • Für alle MP der Anlage 2 sind nach den allgemein anerkannten Regeln der Technik Messtechnische Kontrollen (MTK) durchzuführen. Fristen sind einzuhalten.
  • Für implantierbare Medizinprodukte sind besondere Pflichten einzuhalten (z. B. Implantatpass).
  • Mitarbeiterunterweisung aller aktiven Medizinprodukte.
  • Betriebsanweisungen und Herstellerangaben beschaffen und zugänglich aufbewahren.
  • Meldung von Vorkommnissen (im Medizinprodukte-Buch) dokumentieren.

Nicht nur für die Praxisbegehung Zahnarztpraxis relevant:

Weiterführende und detaillierte Informationen

https://www.gesetze-im-internet.de/mpbetreibv/

Schwerpunkt Hygiene:

Im Folgenden findest du eine Übersicht sämtlicher Aufbereitungs-Schritte. Das Gewerbeaufsichtsamt prüft im Rahmen der Praxisbegehung Zahnarztpraxis eine durchgängige Hygienekette und eine fachlich einwandfreie Aufbereitung der Medizinprodukte. Arbeitsschritte, die für deine Praxis irrelevant sind, kannst du ignorieren (z.B. Tauchbaddesinfektion). Erfinde das Rad nicht neu. Vorlagen und weiterführende Informationen sind z.B. über die Landeszahnärztekammern verfügbar.

Liste der freigabeberechtigten Mitarbeiter

Arbeitsanweisung zur Einstufung der Medizinprodukte

Risikobewertung und Einstufung der Medizinprodukte

Hautschutzplan

Reinigungs- und Desinfektionsplan

Der Hygieneplan umfasst z. B. folgende Arbeitsanweisungen (AA):

  • AA Manuelle Vorreinigung (Verweis auf Herstellerangaben beim Zerlegen etc.)
  • AA Aufbereitung Ultraschall
  • AA Tauchbaddesinfektion
  • AA zur Aufbereitung von MP unkritisch
  • AA zur Aufbereitung von MP semikritisch A
  • AA zur Aufbereitung von MP kritisch A
  • AA zur Aufbereitung von MP semikritisch B Übertragungsinstrumente
  • AA zur Aufbereitung von MP semikritisch B rotierende & oszillierende Instrumente
  • AA zur Aufbereitung von MP kritisch B
  • AA zur Aufbereitung von MP kritisch B Übertragungsinstrumente
  • AA zur Aufbereitung von MP kritisch B rotierende & oszillierende Instrumente
  • AA zur Prüfung und Pflege von Instrumenten
  • AA zur Verpackung von MP zur Sterilisation
  • Beladungsmuster Thermodesinfektor & Sterilisationsgerät
  • AA zu Lagerung aufbereiteter Medizinprodukte
  • AA Praxiswäsche
  • AA zur Reinigung und Desinfektion von Abformungen und zahntechnischen Werkstücken
  • AA Händedesinfektion (EN 1500) inkl. Chirurgische Händedesinfektion
  • AA Reinigung und Desinfektion von Flächen
  • AA zur Aufbereitung Tuchspendersysteme
  • AA zur Verdünnung von Konzentraten
  • AA zur Aufbereitung der Behandlungseinheit
  • AA Amalgamabscheider
  • Betriebsanweisung Dampfsterilisator, Thermodesinfektor, DAC, etc.
  • AA zur Aufbereitung Wasser führender Systeme
  • AA zur Aufbereitung von Absauganlagen
  • AA zur Abfallentsorgung
  • Vorgaben zur notwendigen Schutzausrüstung
  • Informationen zu infektionspräventiven Maßnahmen (z.B. Mundhöhlenantiseptik, Antibiotikaprophylaxe oder den Umgang mit Multiresistenten Erregern)
  • Informationen zur Postexpositionsprophylaxe
  • Informationen zur Arbeitsmedizinischen Vorsorge
  • Umgang mit infektiösen Patienten (z. B. MRE, blutübertragbare Viruskrankheiten, luftübertragbare Viruskrankheiten)
  • Umgang mit Arzneimitteln (z.B. Aufbewahrung von Mehrdosisbehälter, Salben, Lagerungstemperatur, Min-Max-Thermometer etc.)

Prüfungen umfassen z.B.

  • RDG (z.B. Sichtprüfung (Kammer, Spülarme, Konnektoren, Dichtungen Siebe), Funktionsprüfung beweglicher Teile, Füllungszustand Chemikalienbehälter, ggf. weitere Prüfungen gemäß Validierungsbericht), Chargenbezogene Prüfung wie Sichtprüfung des Behandslungsguts auf Sauberkeit, Unversehrtheit, Trocknung, Restfeuchte, Dokumentation der relevanten Prozessparameter, Chargenprotokoll & Freigabeprotokoll)
  • Sterilisationsgerät (z.B. Arbeitstägliche Prüfungen wie Sichtprüfung von Kammer, Dichtungen, Speisewasserqualität etc. oder Funktionsprüfungen wie Vakuumtest, Dampfdurchdringungstest mit geeignetem PCD, Chargenbezogene Prüfungen wie Prüfung des vollständigen und korrekten Prozessablaufs, Sichtprüfung der Verpackung, Chargenprotokoll & Freigabe)
  • Routineprüfungen, Chargenprüfungen und Chargendokumentation für DAC
  • Routineprüfungen für Ultraschallbad, Siegelgerät oder das richtige Befüllen und Verschließen von Sterilcontainern
  • mikrobiologische Untersuchung der Behandlungseinheiten (empfohlen)
  • Leitwerttest
  • Proteinrückstandstest

ggf. Negativliste und Tagesabschlussprotokoll

Herstellerangaben aller verwendeten Instrumente

Validierung der Aufbereitungsverfahren (z.B. (Re)Validierungsberichte)

Schulungsnachweise

Alle Aufzeichnungen über die Aufbereitung von Medizinprodukten sind mindestens 5 Jahre aufzubewahren. Veraltete Hygienepläne sind mindestens 5 Jahre aufzubewahren, sodass euer Hygieneprozess auch im Nachhinein nachvollziehbar ist.

Nicht nur für die Praxisbegehung Zahnarztpraxis relevant:

Weiterführende Informationen:

Mögliche Gliederung für dein Hygienehandbuch:

Auch wenn sich diese Gliederung zur Dokumentenübersicht doppelt. Ich bin der Meinung, dass man den gesamten Hygieneprozess hier ganz wunderbar strukturieren und damit euer Praxiswissen besser zugänglich machen kann.

  • Gesetzliche Grundlagen
  • Grundregel der Nichtkontamination
  • Mundhöhlen-Antiseptik, Antibiotikaprophylaxe und Umgang mit multiresistenten Erregern
  • Händehygiene
  • Handschuhe
  • Aufbereitung von Medizinprodukten (Dentalinstrumente)
  1. Risikobewertung und Einstufung von Medizinprodukten
  2. Aufbereitungsverfahren für Medizinprodukten
  3. Voraussetzungen für die Aufbereitung
  4. Routineprüfung, Chargenkontrolle und Freigabe von Medizinprodukten
  5. Dokumentation der Aufbereitung und Lagerung von Medizinprodukten
  6. Festlegung der Aufbereitungsverfahren für Medizinprodukten
  7. Validierung von Aufbereitungsverfahren
  • Flächen
  • Abformungen, zahntechnische Werkstücke
  • Wasserführende Systeme
  • Absauganlagen
  • Praxiswäsche
  • Schutzausrüstung
  • Abfälle
  • Postexpositionsprophylaxe
  • Arbeitsmedizinische Vorsorge

Diese Gliederung basiert auf dem Hygieneleitfaden DAHZ: Deutscher Arbeitskreis für Hygiene  in der Zahnmedizin (Hrsg.): Hygieneleitfaden, 13. Ausgabe 2020

Sicher denkst du dir jetzt: „Oh nein. Wann soll ich denn das alles erledigen?“ Keine Frage: Es sieht nicht nur viel aus. Ein funktionierender Hygieneprozess ist mit sehr viel Arbeit verbunden.

Ich kann dir nur empfehlen, auf die Arbeitshilfen deiner Landeszahnärztekammer zurück zu greifen und dich dann Stück für Stück ans Werk zu machen. Vorhandene Dokumente zu sammeln, Herstellerangaben aller Instrumenten auf den Seiten der Hersteller zu recherchieren und dann die Arbeitsabläufe zu beschreiben bzw. die Vorlagen an deine Praxis anzupassen.

Ich wünsche dir viel Erfolg und ein gutes Gefühl, wenn du bald auf solide und damit professionelle und sichere Hygieneabläufe blicken kannst – und bei der anstehenden Praxisbegehung Zahnarztpraxis ganz entspannt bleiben kannst.

WIE DU LÄSSIG STATT LÄSTIG ZUM ZIEL KOMMST.

Du hast mit QM schon so oft angefangen, kommst aber nicht richtig weiter? Du weißt noch nicht, worauf es ankommt & nicht zu wissen, wo du stehst, ist schwer auszuhalten?

Hol dir mein QM-MINI-AUDIT und lern, wie du den lange ersehnten Überblick gewinnst. Du findest schnell heraus, welche gesetzlichen Vorgaben du schon erfüllst & um welche Schritte du dich jetzt kümmern willst. 

Die Autorin und Auditorin steht für Qualitätsmanagement mit Leichtigkeit und Weitblick. Soll heißen, dass sie nichts davon hält QM zu verkomplizieren. In erster Linie muss QM von Anfang an nützlich und praktisch sein. Es soll dabei helfen, den Praxisalltag zu vereinfachen, gesetzliche Vorgaben einzuhalten und die Zusammenarbeit aller Beteiligten zu verbessern. 

info@qm-oischinger.de

Notfallmanagement in der Zahnarztpraxis

Notfallmanagement in der Zahnarztpraxis

Nadelstich, Schnittverletzung, anaphylaktischer Schock, Brand oder der Autounfall deines Mitarbeiters auf dem Weg zur Arbeit. Was Notfallmanagement in der Zahnarztpraxis bedeutet ist klar.

Unfälle und Notfälle passieren. Und gerade im Notfall ist es enorm wichtig, schnell  und gezielt zu handeln. Daher willst du für Notfälle Vorsorge treffen. Du willst vorbereitet sein und eine dem Patienten- und Leistungsspektrum entsprechende Notfallausstattung und Notfallkompetenz vorhalten.

Die Aufregung kocht im Notfall schnell hoch. Die Hektik packt das Team und dann passieren Fehler. Fehler, die im Notfall nicht passieren dürfen.

Was tun beim Nadelstich? Verbandbuch? Noch nie gehört. D-Arzt? Keine Ahnung. Dabei ist die Dokumentation im Verbandbuch und das richtige Vorgehen bei einem Betriebsunfall mittels D-Arzt enorm wichtig, um bei Bedarf z.B. Rentenansprüche geltend machen zu können.

In diesem Artikel will ich dir einen Überblick verschaffen, welche Aspekte zum Thema Notfallmanagement gehören und welche Hilfestellungen dir die BGW hier bietet.

Ersthelfer

Benenne einen Ersthelfer. Praxen bis 20 Beschäftigte müssen mindestens 1 ErsthelferIn ausbilden lassen. Bei mehr als 20 Beschäftigten müssen 10% der Beschäftigten ausgebildet werden. Personen, mit einer abgeschlossenen medizinischen Ausbildung können lt. § 26 DGUV Vorschrift 1 ohne zusätzliche Ausbildung als Ersthelfer eingesetzt werden.

Unabhängig davon ist für dein komplettes Team alle zwei Jahre zusätzlich eine Erste-Hilfe-Fortbildung notwendig. Durch regelmäßiges Notfalltraining wird das Wissen aktualisiert. Es ist nicht ausreichend, das Notfalltraining z. B. via Online-Kurs oder digitalen Medien durchzuführen. Schulungen führt z.B. das Rote Kreuz oder Malteser durch.

Die BGW übernimmt unter bestimmten Umständen die Kosten dafür. Den Link zur Antragstellung findest du am Ende dieses Artikels.

Verbandkasten & Notfallkoffer

Die Grundausstattung des Verbandkastens sollte regelmäßig überprüft und Medikamente, deren Verfallsdatum überschritten ist, ersetzt werden.

Sofern du einen Notfallkoffer vorhältst, sollte dieser:

  • Übersichtlich sortiert und auf das Wesentliche reduziert sein.
  • Intakt (Verfallsdatum bei Medikamenten, Steril verpacktes Material, Funktionstüchtigkeit bei batteriebetriebenen Geräten etc.).
  • Leicht erreichbar und mobil.
  • Inhalt und Aufbewahrungsfrist sind dem Personal bekannt.
  • Regelmäßige Kontrolle und Dokumentation des Inhalts. (Du kannst das Verfallsdatum etc. schnell prüfen, wenn du eine sinnvolle Checkliste am besten außerdem halb des Notfallkoffers anbringst.)

Alarm- und Notfallplan

Ein Alarm- und Notfallplan mit genauen Anweisungen für Brand und Unfall ist zu erarbeiten. Wenn es brennt, sind die in der Umgebung befindlichen Personen durch Feuer und insbesondere durch Brandrauch akut gefährdet. Daher ist es wichtig, dass alle Personen wissen, wie sich sich in einer solchen Gefahrensituation zu verhalten haben. Die Brandschutzordnung und der Alarmplan (siehe hilfreiche Links) informiert über die wichtigsten Verhaltensregeln. 

Aber wie das immer mit Vorlagen ist, müssen sie natürlich an deine ganz individuellen Praxisgegebenheiten angepasst werden. Das heißt mit den entsprechenden Telefonnummern von Ersthelfer, Betriebsarzt, D-Arzt, Rettungsdienst, Unfallkrankenhaus etc. ergänzt werden. 

Sorge dafür, dass der Alarm- und Nofallplan bekannt und an einer prominenten Stelle platziert ist.

In den Hilfreichen Links findest du eine Vorlage und hast die Vorgaben schnell erfüllt. 

Mitarbeiter regelmäßig zum Notfallmanagement in der Zahnarztpraxis unterweisen

Hier sollten mindestens alle Themen dieses Artikels unterwiesen, geübt und mit Unterschrift dokumentiert werden. Eine Pro Forma – Schulung à la „Bitte hier einmal unterschreiben und gut is.“ führt natürlich nicht zum Ziel und verfehlt den Sinn von Unterweisungen krachend.

Brandschutzhelfer

Ein ausgebildeter Brandschutzhelfer ist benannt und wird regelmäßig (3-5 Jahre) geschult.

Das Personal wird mindestens jährlich vom Brandschutzhelfer mit der Handhabung des Feuerlöschers betraut und in die Vermeidung von Entstehungsbränden oder Explosionen unterwiesen. Er sensibilisiert, dass in der Praxis unterschiedliche Feuerlöscher vorhanden sind (z.b. Pulverlöscher für die Brandklassen ABC und für EDV bzw. Elektronik-Bereiche ein CO2-Feuerlöscher). Fluchtwege und Sammelstellen sind bekannt. Der Ablauf im Falle eines Brandes wird durchgespielt und die Aufgaben für die einzelnen Mitarbeiter im Falle eines Brandes sind klar kommuniziert.

NICHT Erika ist für xy zuständig“ SONDERNDer Mitarbeiter an der Rezeption ist für xy zuständig.“ Notfallmanagement in der Zahnarztpraxis soll personenunabhängig funktionieren.

Alles an seinem festen Platz

Verbandkaste, Notfallkoffer, Verbandbuch, Feuerlöscher und ggf. Defibrillator befinden sich an einem fest definierten Platz, der jedem bekannt ist.

Ist der Platz nicht direkt einsehbar, ist eine Beschilderung notwendig. Denke auch an die Beschilderung des Notausgangs, an einen Fluchtplan und an ausreichend Brandmelder. Eine Übersicht der Sicherheits- und Gebotszeichen findest du in den hilfreichen Links.

Unfallverhütungsvorschriften

Die Unfallverhütungsvorschriften sind für dich verpflichtend. Sie umfassen in der Zahnarztpraxis:

  • TRBA 250 (Biologische Arbeitsstoffe im Gesundheitswesen und in der Wohlfahrtspflege
  • DGUV Vorschrift 1 (Grundsätze der Prävention)
  • DGUV Vorschrift 2 (Betriebsärzte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit)
  • DGUV Vorschrift 3 (Elektrische Anlagen und Betriebsmittel)

Deine Berufsgenossenschaft BGW stellt dir hilfreiche Informationen als PDF aber auch als Druck-Version zur Verfügung. Ich empfehle dir, diese auf der BGW-Homepage zu bestellen.

Die BGW stellt dir z.B. auch Poster zur Verfügung. Diese Infos eignen sich wunderbar für Mitarbeiterunterweisungen.

Glasklare Vorgaben für den Notfall

Mit der folgenden Liste möchte ich dir Anregungen zu Ablaufbeschreibungen geben, die ich dir für deine Praxis empfehle. Die Inhalte sind sehr individuell und können hier nicht vorgegeben werden. Die Übersicht erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Nutze gerne auch die Links, die ich dir unten zusammengestellt habe. 

Kurzum: Treffe zeitnah Regelungen, wie ihr in Notfallsituationen angemessen und sicher handelt und erstellt Ablaufbeschreibungen für folgende Situationen:

  • Notfall/ Unfall
  • Erste Hilfe bei Bewusstlosigkeit
  • Verhalten bei Brand, Stromausfall, Wasserschaden
  • Verhalten bei Schnittverletzungen an kontaminiertem Material und Unfallmeldung
  • Nachsorgeschema bei Nadelstichverletzungen (BGW)
  • Verbandbuch
  • Notfall- und Alarmplan gut sichtbar aushängen.
  • CL Inhalt Verbandkasten, ggf. Notfallkoffer
  • Erfassen von allen Unfällen, Wege- und Beinaheunfälle. Besonders die regelmäßige Auswertung von Beinaheunfällen hilft dir, Maßnahmen zu entwickeln, wie ihr Unfälle künftig vermeiden könnt. Daraus lässt sich auch ableiten, welche Schulungen du deinen Beschäftigten anbieten kannst.

Notfallmanagement in der Zahnarztpraxis beginnt bevor es soweit kommt. 

Das bedeutet, dass du regelmäßig eine Gefährdungsbeurteilung in deiner Zahnarztpraxis bzw. in deinem Eigenlabor durchführen willst, um bereits im Vorfeld über mögliche Gefahren sensibilisiert zu sein. Du ergreifst VORHER die entsprechenden Maßnahmen.

Außerdem legst du Wert auf ein systematisches Risikomanagement in deiner Zahnarztpraxis. Das geht noch einen großen Schritt weiter und beleuchtet auch Haftungsrisiken, Datenschutzrisiken etc. Hierzu empfehle ich dir meinen Blogartikel zum Thema Risikomanagement >>> https://qm-oischinger.de/risikomanagement-zahnarztpraxis/

Und denk dran: Ein wirksames und sinnvolles QM geht nicht von heute auf morgen. Es muss nicht perfekt sein. Aber es will zu einer guten Gewohnheit werden.

Hilfreiche Links zum Thema Notfallmanagement in der Zahnarztpraxis

Suchmaschine zuständiger D-Arzt  
https://www.dguv.de/landesverbaende/de/med_reha/d-arzt-verfahren/index.jsp

Suchmaschine zuständige BG-Klinik  https://www.bg-kliniken.de/standorte

DGUV Anleitung Erste Hilfe https://publikationen.dguv.de/widgets/pdf/download/article/698

DGUV Vorschrift 1, Grundsätze der Prävention https://www.bgw-online.de/SharedDocs/Downloads/DE/Medientypen/DGUV_vorschrift-regel/DGUV-Vorschrift1_Grunds%C3%A4tze%20der%20Pr%C3%A4vention-bf_Download.pdf?__blob=publicationFile

DGUV Vorschrift 2, Betriebsärzte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit https://www.bgw-online.de/SharedDocs/Downloads/DE/Medientypen/DGUV_vorschrift-regel/DGUV-Vorschrift2_Betriebsaerzte-und-Fachkraefte-fuer-Arbeitssicherheit-bf_Download.pdf?__blob=publicationFile

DGUV Vorschrift 3, Elektrische Anlagen und Betriebsmittel https://www.bgw-online.de/SharedDocs/Downloads/DE/Medientypen/DGUV_vorschrift-regel/DGUV-Vorschrift3_Unfallverhuetungsvorschrift-elektr-Anlagen-Betriebsmittel-bf_Download.pdf?__blob=publicationFile

DGUV Information Brandschutzhelfer https://publikationen.dguv.de/widgets/pdf/download/article/2848

DGUV Automatisierte Defibrillatoren https://publikationen.dguv.de/widgets/pdf/download/article/783

DGUV Übersicht der Sicherheits- und Gebotszeichen https://publikationen.dguv.de/widgets/pdf/download/article/3058

DGUV Plakat „Erste Hilfe – Auffinden einer Person“ https://publikationen.dguv.de/widgets/pdf/download/article/760

Meldung zur Unfallanzeige (BGW) https://www.bgw-online.de/SharedDocs/Downloads/DE/Medientypen/Formular/Unfallanzeige-mit-Erlaeuterung_Download.pdf?__blob=publicationFile

BGW Verbandbuch https://www.bgw-online.de/SharedDocs/Downloads/DE/Medientypen/BGW%20Broschueren/BGW09-17-000_Verbandbuch_Download.pdf?__blob=publicationFile

BGW Aushang Notfallnummern, Verhalten im Brandfall https://www.bgw-online.de/SharedDocs/Downloads/DE/Medientypen/Plakat-Aushang/BGW22-00-012_Aushang-Brande-verhueten-Verhalten-im-Brandfall_bf_Download.pdf?__blob=publicationFile

BGW Risiko Nadelstich https://www.bgw-online.de/DE/Medien-Service/Medien-Center/Medientypen/BGW-Broschueren/BGW09-20-001_Risiko-Nadelstich.html

BGW Nadelstich Nachsorgeschema https://www.bgw-online.de/DE/Arbeitssicherheit-Gesundheitsschutz/Grundlagen-Forschung/GPR-Medientypen/Downloads/NSV-Nachsorge.pdf?__blob=publicationFile

Antragsformular Kostenübernahme „Erste-Hilfe-Kurs“ durch die BGW https://www.bgw-online.de/DE/Medien-Service/Kundenmagazin/2017-4/Erste-Hilfe.html

WIE DU LÄSSIG STATT LÄSTIG ZUM ZIEL KOMMST.

Du hast mit QM schon so oft angefangen, kommst aber nicht richtig weiter? Du weißt noch nicht, worauf es ankommt & nicht zu wissen, wo du stehst, ist schwer auszuhalten?

Hol dir mein QM-MINI-AUDIT und lern, wie du den lange ersehnten Überblick gewinnst. Du findest schnell heraus, welche gesetzlichen Vorgaben du schon erfüllst & um welche Schritte du dich jetzt kümmern willst. 

Die Autorin und Auditorin steht für Qualitätsmanagement mit Leichtigkeit und Weitblick. QM von Anfang an nützlich und praktisch sein. Es soll dabei helfen, den Praxisalltag zu vereinfachen, gesetzliche Vorgaben einzuhalten und die Zusammenarbeit aller Beteiligten zu verbessern. 

In 7 Schritten zum Risikomanagement in der Zahnarztpraxis

In 7 Schritten zum Risikomanagement in der Zahnarztpraxis

Risikomanagement in der Zahnarztpraxis – damit Sicherheit nicht zum Glücksspiel wird

Diese Praxisleitung hätte dem Thema Risikomanagement im Nachhinein sicher gerne mehr Zeit und Aufmerksamkeit  gewidmet. Doch als es sprudelt, ist es zu spät. Die Tür geht auf, das Wasser drückt sich vorbei und rauscht ins Treppenhaus. Der Hausmeister – vom Nachbarn informiert – reißt die Augen auf. Die Ursache ist auch gleich gefunden: Ein Schlauch hat sich vom Gipsabscheider gelöst und die komplette Praxis überflutet. Während Arzt und Team sich im Urlaub die Sonne auf den Bauch scheinen lassen, hat der Vorfall zu einem massiven Wasserschaden geführt. Nicht nur in der Praxis. Auch beim Nachbarn. Schuld war der nicht abgedrehte Hauptwasserhahn.

Den Betrieb konnte die Praxis jedenfalls erst einmal einstellen. Was für ein Alptraum.

Sicherheit und Stabilität

Dabei wünscht sich doch jeder Zahnarzt, dass alles glatt läuft. Sicherheit und Stabilität mit Risikomanagement in der Zahnarztpraxis. Alles richtig machen. Doch wie? Geht das überhaupt? Wenn du eure Praxisrisiken strukturiert betrachtest und die passenden vorbeugenden Maßnahmen ergreifst, kannst du jedenfalls sehr viel dafür tun, damit dein Treppenhaus nicht überflutet wird. Ja, man kann nicht auf alles vorbereitet sein. Corona hat es wieder mal gezeigt. Aber es gibt genug andere Risiken, die in der Luft liegen. Willst du nachts besser schlafen? Prima. Dann komm mit. In diesem Beitrag zeige ich dir, wie du deine Risiken strukturiert in den Griff bekommst.

Warum es sich jetzt lohnt, Risikomanagement in der Zahnarztpraxis umzusetzen:

  1. Schutz des Personals und der Patienten
  2. Aufrechterhalten des Praxisbetriebs, auch in Extremsituationen
  3. Erfüllung gesetzlicher Auflagen
  4. Abwendung wirtschaftlicher Schäden
  5. Abwendung von Image-Schäden
  6. Showstopper identifizieren und präventive Maßnahmen einleiten
  7. Vorbereitet sein
  8. Sensibilisierung des Teams für Risiken und deren Konsequenzen

So baust du dein Risikomanagement in der Zahnarztpraxis auf:

 

[Schritt 1] Kennst du alle Anforderungen an deine Praxis?

Alle, die meinen QM-Fahrplan gelesen haben, wissen es: es ist essentiell, zunächst die Anforderungen an deine Praxis zu identifizieren. Hier sind vor allem die gesetzlichen Anforderungen wie Datenschutz, Arbeitssicherheit, Hygiene und alle Anforderungen an die Patienten- und Mitarbeitersicherheit gefragt.

[Schritt 2]: Welche Risiken solltest du Rahmen des Risikomanagements in der Zahnarztpraxis im Blick behalten?

Einige Risiken werden in der QM-Richtlinie des G-BA (Gemeinsamer Bundesausschuss) ganz explizit genannt und konkrete Maßnahmen dafür eingefordert. Diese Risiken sind mit einem * gekennzeichnet.

Dr. M. Sarbandi hat in seinem wunderbaren Buch „Risikomanagement in der Zahnarztpraxis (2016)“ die Praxisrisiken in vier Bereiche unterteilt:

[1] Medizinische Risiken

Hierzu gehört z.B. das Einhalten der Leitlinien und Facharztstandards, die Delegation von Leistungen, das Thema Arzneimittelsicherheit*, Notfallmanagement* und Hygiene*.

[2] Betriebswirtschaftliche Risiken

Hierzu zählt Sarbandi Liquidität, Strategie, Wettbewerb und das nicht zu unterschätzende Thema Versicherungsschutz.

Ein Beispiel: Hast du geprüft, ob deine Berufsausfallversicherung bei ein und derselben Krankheit mehrmals greift? Das solltest du unbedingt tun. So kannst du dir im Erstfall mehrere zehntausend, wenn nicht hunderttausend Euro sparen.

Die Kammern stellen ihren Zahnärzten Merkblätter zur Verfügung. Hier wird im Detail beschrieben, was bei (längerfristigem) Ausfall oder Tod des Praxisinhabers zu tun ist. Außerdem stellt die Kammer einen sogenannten Notfallordner zur Verfügung, sodass alle Versicherungen, laufende Zahlungsverpflichtungen, Darlehen, wichtige Unterlagen und Bescheinigungen, Passwörter, Verträge etc. im Notfall direkt zur Hand sind.

[3] Juristische Risiken

Hierzu gehören Behandlungsfehler, Organisationsfehler, Aufklärungsfehler und – ganz wichtig – Dokumentationsmängel oder -fehler.

Wie kannst du dem entgegentreten? Hier ein paar Maßnahmen:

  • Prüfung der eigenen Kompetenzen und Team-Kompetenzen
  • Ordnungsgemäße Personalauswahl
  • Ordnungsgemäße Anleitung und Einarbeitung
  • Ordnungsgemäße Überwachung
  • Regelmäßige Schulung
  • Mit Checklisten arbeiten, sodass nichts Wichtiges vergessen wird.

[4] Technische Risiken

Hierzu zählen die Verfügbarkeit, Integrität und Vertraulichkeit von Daten. Aber auch das Thema Hardware und Software.

Vielschichtige Risiken

Ich denke, jetzt ist klar geworden, dass vielschichtige Risiken deinen Praxisbetrieb bedrohen. Wem das alles zuviel Metaebene war: Hier ein paar Beispiele aus meiner Praxis:

  • Die Berufsausfallversicherung greift nur beim ersten Mal. Mit einer besseren Versicherung hätte sich mein Kunde über 100.000 € sparen können.
  • Ransomware: Also die Erpressung deiner Daten. Weil ein Link leichtsinnig geöffnet wurde. Besser wäre es gewesen, deine Mitarbeiter im Vorfeld zu informieren, zu sensibilisieren. Leider erlebe ich genau das immer wieder. Achte auf eine gute IT-Sicherheit. Das kann ich dir aus meiner Erfahrung nur ans Herz legen.
  • Oder gar nicht so spektakulär und dennoch immer wieder ärgerlich: Fluktuation. Personalausfall. Schwangerschaft und der damit verbundene Stress und finanzielle Aufwand für Ausschreibung, Einarbeitung, Zeitraum bis das Team wieder rund läuft, Kosten für den Betriebsarzt und und und.

WIE DU LÄSSIG STATT LÄSTIG ZUM ZIEL KOMMST.

Du hast mit QM schon so oft angefangen, kommst aber nicht richtig weiter? Du weißt noch nicht, worauf es ankommt & nicht zu wissen, wo du stehst, ist schwer auszuhalten?

Hol dir mein QM-MINI-AUDIT und lern, wie du den lange ersehnten Überblick gewinnst. Du findest schnell heraus, welche gesetzlichen Vorgaben du schon erfüllst & um welche Schritte du dich jetzt kümmern willst. 

Mit einem strukturierten Risiko-, Beschwerde- und Fehlermanagement kannst du präventive Maßnahmen einleiten und bist – wenn es dich doch erwischt – zumindest vorbereitet.

Sehe die geforderten Hygiene- oder Arbeitssicherheitsmaßnahmen nicht nur als lästig an. Vielmehr kannst du mit Risikomanagement in der Zahnarztpraxis enorm viel zur Mitarbeiter- und Patientensicherheit beitragen.

Ein Risikomanagement ist unbedingt notwendig und sollte nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Corona hat es gezeigt. „Das konnte doch keiner kommen sehen“. Mag sein, aber es gibt andere Risiken, die du ganz strukturiert prüfen und bewerten kannst. Welche Maßnahmen ihr einleitet, ist individuell. Aber glaub mir. Du wirst ruhiger schlafen, wenn du vorher aktiv wirst. Vor dem Datenvorfall.

[Schritt 3] Risiken identifizieren

Identifiziere und analysiere alle Risiken, die Einfluss auf die Sicherheit von Patienten und Mitarbeiter oder deine Kernprozesse haben. Kernprozesse sind alle Abläufe, womit du dein Geld verdienst. Behandlung, Beratung, Dokumentation, Prophylaxe. Auch deine Abrechnung. Schnorcheln ist langweilig. Gehe den Gefährdungen tief auf den Grund. Tauche nach den Ursachen und überlege dir konkrete Maßnahmen, wie du die SHOWSTOPPER in den Griff bekommst.

Das Ziel der anschließenden Analyse ist die quantitative und qualitative Beurteilung und Bewertung der identifizierten Risiken. Risiken sollen nicht nur ein Bauchgefühl bleiben. Du willst ganz konkret bewerten, ob ein Risiko sehr hoch oder nur gering ist. Wie das geht, dazu gleich mehr.

Wo bekomme ich eine Übersicht möglicher Risiken?

In diesem Blog liefere ich dir am Ende eine Liste möglicher Risiken. Die ist natürlich nicht komplett. Kann sie ja gar nicht sein. Aber sie ist ein guter Anfang für dein Risikomanagement in der Zahnarztpraxis, um sensibel für das Thema zu werden und dann fallen dir sicher weitere Risiken ein. Da bin ich sicher.

Unabhängig von der Liste sind hier weitere Informationsquellen:

  • Fehler- und Beschwerdemanagement – schau hier unbedingt auch auf Beinahefehler!
  • Doku von Schadensfällen, Verbandbuch
  • Befragungen und Erfahrungsberichte (auch im Gespräch mit Kollegen (jeder hat was zu berichten, glaub mir)
  • Brainstorming
  • Auditergebnisse
  • externe Quellen nutzen (z.B. das Portal Jeder Zahn zählt: https://www.cirsdent-jzz.de/
    Du musst nicht jeden Fehler selber machen, um daraus zu lernen!
  • Schau dir deine Abläufe genau an: Was hätte Auswirkungen auf das Leben und die Gesundheit von Patienten oder deinen Mitarbeitern? Und wie schnell wirkt sich die Beeinträchtigung auf den Ablauf und damit auf deine Praxis aus?

Beispiele: Datenklau, Personalausfall durch Verletzung, Praxis als Infektionsherd (wir haben alle die Fleischindustrie vor Augen, oder? Lass es gar nicht erst zu einem Image-Schaden und Patientenschaden kommen.)

[Schritt 4] Bewertung des Risikos

Nun hast du alle potentiellen Risiken zum Beispiel mittels Brainstorming gesammelt.

Brainstorming funktioniert so, dass du erst mal alles aufschreibst. Die beste Idee ist meist die 63. Daher einfach alles aufschreiben, was dir in den Sinn kommt. Alles. Streichen kannst du immer noch. Aber erst, nachdem du die Risiken mit dieser Matrix bewertet hast.

Überlege dir für jedes einzelne Risiko die Eintrittswahrscheinlichkeit und das Schadensausmaß. Jetzt siehst du, in welchem Feld sich das jeweilige Risiko befindet. Ob es sich um ein (sehr) hohes Risiko, ein mittleres oder (sehr) geringes Risiko handelt.

 

Nachdem du nun die Auswirkungen kennst, musst du dir über die Ursachen bewusst werden.

Hier empfehle ich die 5-Warum-Methode. Indem du immer wieder nach dem Warum fragst, kommst du nämlich der tatsächlichen Ursache auf den Grund.

Oder untersuche die Ursachen mit dem Fischgrätmodell:

Alle Risiko-, Fehler- oder Beschwerdeursachen lassen sich mindestens einer dieser sechs  Kategorien zuordnen:

  • Mensch
  • Maschine
  • Methode
  • Millieu
  • Material
  • Messung

Diese Kategorien helfen dir dabei, die Ursachen zu strukturieren. Risiken können auch mehrere Ursachen haben.

Ich verwende diese Methode gerne bei Beschwerden oder bei der Fehleranalyse. Aber das ist ein anderes Thema.

Soweit sogut. Kannst du dich noch konzentrieren?

Sobald du die Ursachen und Auswirkungen des ermittelten Risikos kennst, willst du das Risiko nun minimieren oder gar beseitigen. Jetzt kommt es auf die richtigen Maßnahmen an.

Leite alles in die Wege und überprüfe, ob die Maßnahmen wirksam sind.

Handelt es sich um sehr dringliche Risiken, werden sofort Korrektur, Vorbeuge- und Verbesserungsmaßnahmen eingeleitet.

Folgende Ansätze stehen dir zur Verfügung:

  • Risikoakzeptanz (du akzeptierst ein mögliches Risiko)
  • Risikoverminderung (z.B. Bereitstellen von Schutzausrüstung)
  • Risikoüberwälzung (weitergeben z.B. an Versicherung)
  • Risikovermeidung (Ausschluss von Auslösern, z.B. Ausschluss risikobehafteter privater Zusatzleistungen)
  • Risikoteilung (z.B. die Zusammenarbeit mit einem Spezialisten)

[Schritt 5] Überwachungsphase

In dieser Phase kontrollierst du deinen Risikomanagement-Prozess als Ganzes. Du überprüfst, ob du die gesetzten Ziele erreicht hast und ob du noch im Zeitplan bist. Du prüfst, ob die Maßnahmen zur Risikosteuerung weiterhin sinnvoll sind oder ob du deine Strategie für dein Risikomanagement in der Zahnarztpraxis  ändern solltest.

Hier eine kleine Auswahl von Instrumenten, um deine Risiken zu minimieren und im Blick zu behalten:

  • ein gelebtes Fehlermanagement und CIRS (Critical Incident Reporting System – schwieriges Wort für den Umgang mit Beinahefehlern). Hier geht es darum, im Team ganz offen über (Beinahe)Fehler zu sprechen und sich gemeinsam Maßnahmen zu überlegen. Meines Erachtens eines der methodischen Schwergewichte für gelebtes QM.
  • Erfassung von Kennzahlen. Kennzahlen sollten SMART sein. (Spezifisch, Messbar, Attraktiv für alle, die es betrifft, Realistisch und Terminiert)
  • Zufriedenheitsbefragungen und Beschwerdemanagement
  • Schnittstellen im Blick
  • Risikomatrix (siehe oben)
  • Ishikawa-Diagramm (Fischgrätmodell, siehe oben)
  • Patientensicherheit in den Fokus stellen und dafür sensibilisieren
  • Vorgaben der Arbeitssicherheit konsequent umsetzen
  • Ein tragfähiges Ausfallkonzept erarbeiten
  • öfter mal die Vogelpespektive einnehmen, um den Überblick zu gewinnen. Mit einem funktionierenden QM hast du den ja sowieso.
  • klare Zuständigkeiten und Vertretungsregelung
  • Offene Kommunikation und aus Fehlern lernen
  • Fortbildungsverpflichtung angestellter Zahnärzte im Arbeitsvertrag regeln

[Schritt 6] Neubewertung des Risikos

Risiken können sich ändern oder es können neue Risiken hinzu kommen. Deshalb solltest du deine Risiken regelmäßig überprüfen. z.B. jährlich und bei Veränderungen. Eine jährliche Managementbewertung ist mehr als sinnvoll. In dem Zuge kannst du gleich deine Risiken bewerten und die geeigneten Maßnahmen einleiten.

 

[Schritt 7]: Dokumentation im Risikomanagement

 Ich empfehle eine einfache Übersicht. In Excel oder Word. Die könnte wie folgt aussehen:

Wer sich tiefer in die Materie einlesen will, dem empfehle ich das fundierte und sehr praxisorientierte Buch: Risikomanagement in der Zahnarztpraxis (2016) von Dr. M. Sarbandi. Auch ich habe das Buch zum Teil als Quelle verwendet.  

So, jetzt weißt du, wie du Risiken erkennst und die geeigneten Maßnahmen einleitest. Fehlt nur noch der Denkanstoß. Damit du das Rad nicht neu erfinden musst, hier eine Übersicht von Dr. Sarbandi, die ich noch ergänzt habe:

Mögliche Risiken in der Zahnarztpraxis

  • Entgangener Geschäftsgewinn (z.B. Patient kommt nicht zum Termin, Räume nicht ausgelastet, Labor liefert nicht rechtzeitig, notwendige Medikamente wurden im Vorfeld nicht genommen oder abgesetzt etc.)
  • Betriebsunterbrechungen (u.a. Feuer, Wasserschaden, Stromausfall, Patientendaten nicht verfügbar, Behandlungsstuhl defekt)
  • Einbruch (Beratung von kriminalpolizeilichen Beratungsstellen in Anspruch nehmen)
  • Arbeitsschutz (Infektion Mitarbeiter, ungeeignete & fehlende Schutzausrüstung, Sturz, Gefahrstoffunfall, Unfall)
  • Arzneimittelsicherheit (Marcumar etc.)
  • Brandschutz (Personenschaden, wenige, fehlende, ungeeignete Löschmittel, EDV-Ausfall durch Brand im Serverraum)
  • Dokumentation und Datenschutz (Serverausfall inkl. Datenverlust, Haftungsfall wg. vermeintlich fehlerhafter Aufklärung, Datenschutzverletzung, etc.)
  • Hygiene (Fehlerhafte Aufbereitung, Infektion Patient etc.)
  • Krisen- und Notfallmanagement (Versagen in Notfallsituationen durch fehlendes Training, Häufung meldepflichtiger Keime etc.)
  • MPG (fehlende Wartung, nicht funktionstüchtige MPGs, Gefahr von Patienten und Mitarbeiter durch falschen Betrieb etc.)
  • Organisation und Personalmanagement (Hohe Personalfluktuation, Mangelnde Kommunikation im Team, Fehlende Kompetenzen im Team, Personalausfall, fehlendes Wissen über Abläufe)
  • Patientenorientierung (Vermeidung von Verwechslungen, mangelnde Aufklärung)
  • Strahlenschutz (fehlende rechtfertigende Indikation, mangelnde Qualitätssicherung, Übersehen eines Additions- oder Subtraktionseffekts)
  • Ausfall Praxisinhaber (Vorsorge treffen, Checklisten und Formulare der Kammern verwenden)
  • mangelhafte Betriebsausfallversicherung (sollte bei selber Krankheit mehrmals greifen!)

In seinem Buch nennt Dr. Sarbandi noch eine Vielzahl weiterer Risiken. Es lohnt, hier tiefer einzusteigen und dabei einen Blick in sein Buch „Risikomanagement in der Zahnarztpraxis (2016)“ zu werfen.

 Interessiert dich, was in den Kliniken los ist? Hier die TOP 10 Fehler der Kliniken. 

  • Fehler in Diagnosestellung
  • Falsche Verabreichung von Arzneimitteln
  • Verwechslung von Patient, Befund, Seite
  • Informationsverlust bei Dienstübergaben
  • Technischer Datenverlust
  • Nosokomiale Infektionen
  • Fehlbedienung von Medizinprodukten
  • Notfall- und Krisenmanagement nicht eingeübt
  • Stürze
  • Lücken in der Patientenaufklärung

Daraus kann man doch lernen…

Ich hoffe, dass ich dir mit diesem Artikel erste Denkanstöße und Hilfestellung beim Aufbau deines Risikomanagements in der Zahnarztpraxis geben konnte. Zahnarztpraxis ist nicht gleich Zahnarztpraxis. Deshalb kann der Artikel auch nicht den Anspruch auf Vollständigkeit erheben. Er soll eher als  Anregung dienen und dir den Start erleichtern, um ein Risikomanagement aufzubauen. Selbstverständlich müssen die Inhalte ganz individuell ergänzt und an deine Praxisgegebenheiten angepasst werden.

Hilfreiche Links:

https://www.kzbv.de/it-sicherheitsrichtlinie.1475.de.html (Stand Februar 2021)

 

WIE DU LÄSSIG STATT LÄSTIG ZUM ZIEL KOMMST.

Du hast mit QM schon so oft angefangen, kommst aber nicht richtig weiter? Du weißt noch nicht, worauf es ankommt & nicht zu wissen, wo du stehst, ist schwer auszuhalten?

Hol dir mein QM-MINI-AUDIT und lern, wie du den lange ersehnten Überblick gewinnst. Du findest schnell heraus, welche gesetzlichen Vorgaben du schon erfüllst & um welche Schritte du dich jetzt kümmern willst. 

Die Autorin und Auditorin steht für Qualitätsmanagement mit Leichtigkeit und Weitblick. Soll heißen, dass sie nichts davon hält QM zu verkomplizieren. In erster Linie muss QM von Anfang an nützlich und praktisch sein. Es soll dabei helfen, den Praxisalltag zu vereinfachen, gesetzliche Vorgaben einzuhalten, die Zusammenarbeit aller Beteiligten zu verbessern und dabei die Praxisstrategie nicht aus den Augen zu lassen.

info@qm-oischinger.de

Nur Mut! Mitarbeiterbefragung in der Zahnarztpraxis.

Nur Mut! Mitarbeiterbefragung in der Zahnarztpraxis.

„Lieber nicht. Wer weiß, was da alles zum Vorschein kommt!“

Und genau deshalb ist es so wichtig, regelmäßig eine Mitarbeiterbefragung in der Zahnarztpraxis zu starten. Wenn der Frust da ist, ist er da. Egal ob mit oder ohne Mitarbeiterbefragung oder Mitarbeitergespräch. Und vielleicht ist ja auch alles ok. Vielleicht aber auch nicht. Und ich denke die meisten von uns haben sensible Antennen, ob etwas im Argen liegt oder nicht.

37% denken einige Male im Monat an Kündigung. 36% denken daran, ganz aus dem Beruf auszusteigen.

Eine immer wieder gern von mir zitierte Umfrage des Verbandes medizinischer Fachberufe (VmF) aus dem September 2019 hat ergeben, dass fast 37 Prozent der ZFA mindestens einige Male im Monat daran denken, den Arbeitgeber zu wechseln – 36 Prozent spielen mit dem Gedanken, ganz aus dem Beruf auszusteigen.

Das bedeutet für dich als Zahnarzt und Unternehmer: Mehr als 70% der ZFA sind vielleicht ganz schnell weg, sobald sich eine bessere Option ergibt.

Jetzt frage ich dich: Was ist besser? Ein unzufriedener und unglücklicher Mitarbeiter, der irgendwann so frustriert ist, dass er einfach das Handtuch wirft und geht. Zu einer der vielen, vielen Zahnarztpraxen, die gerade händeringend nach Experten suchen… Es herrschen gerade rosige Zeiten für wechselwilliges Fachpersonal.

Personalmangel vom Feinsten. Für dich als Arbeitgeber sehen die Zeiten alles andere als rosig aus. 

Was ist also besser? Variante A? Ein frustrierter  Mitarbeiter, der innerlich schon längst gekündigt hat und dann entweder ständig fehlt oder Dienst nach Vorschrift macht. Also pünktlich zum Feierabend den Stift fallen lässt und nach Hause geht. Oder ein leerer Arbeitsplatz, der von den anderen aufgefangen werden muss. Ein zerrüttetes Team, das sich wieder neu formieren muss, das die Einarbeitung wuppen muss. Das – bis es wieder läuft – doppelt belastet wird.  Und erst nach Wochen wieder optimal performen kann.

Oder bevorzugst du nun doch Variante B: einen frustrierten Mitarbeiter, der aber einfach mal gefragt wird wie es ihm geht und was er sich für die Zusammenarbeit im Team wünscht. Sei es in einer anonymen Mitarbeiterbefragung in der Zahnarztpraxis oder in einem offenen Mitarbeitergespräch.

So oder so: Enttäuschung oder Frust gibt es immer. Der steht auf der Tagesordnung. Und das ist auch gut so. Denn wenn uns etwas enttäuscht oder stört, ist das wie ein glasklarer Spiegel. Es zeigt uns sehr deutlich, was uns persönlich wichtig ist und welche Werte wir vertreten. Wer also achtsam mit Momenten und Situationen umgeht, die enttäuschen, lernt sehr viel über sich selbst. Und kann gestalten.

Deine Aufgabe als Zahnarzt und Führungskraft ist es, diesen Prozess zu moderieren. Hab den Mut und schaffe Raum, um diese Dinge regelmäßig ansprechen zu können. Und pragmatische Lösungen zu finden.

Wer Raum für Diskurs schafft, stößt  Großartiges an.

Wenn verschiedene Meinungen, Erfahrungen und Ansichten auf den Tisch kommen und ernsthaft diskutiert werden, entstehen innovative Ideen. Es entsteht ein Wir-Gefühl, dass durch Offenheit immer weiter wächst. Es entsteht Engagement, weil jede Meinung zählt und zumindest mit in den Ring geworfen werden kann. Es entstehen Kompromisse und jeder weiß, dass er seinen Beitrag und seine Erfahrung, sein Know-How, seine Ideen einbringen kann, darf und soll. Er weiß, dass er etwas bewegen und verändern kann.

Diskurs bringt Fortschritt. Bringt Teamspirit.

Wer sich vertraut, hilft sich gegenseitig schneller aus. Wer sich vertraut, spricht über Dinge, die ihn beschäftigen. Wer in ein gutes Team eingebettet ist, hält Stressspitzen besser aus und hat weniger Fehlzeiten. Abläufe verbessern sich. Denn wer offen über Fehler oder Beinahefehler spricht, sorgt ganz automatisch für eine sich selbst verbessernde Praxis.

Wir alle wünschen uns doch einen Arbeitsplatz, an dem wir uns wohl fühlen. An dem wir Dinge bewegen können. An dem wir Dinge, die uns wichtig sind, voran treiben können.

Mit einer Mitarbeiterbefragung in der Zahnarztpraxis ist der erste Schritt getan. Du bringst Belastendes auf den Tisch. Du handelst. Du zeigst: Hey, du bist mir wichtig. Sprich mit mir und wir reden darüber.

Also trau dich und befrage deine Mitarbeiter. Lass den Druck aus dem Kessel. Lenke die Energie, die für verborgene Konflikte verschwendet wird, in ganz neue Bahnen. Fokussiere deine Mitarbeiter und lass sie wissen: Erfolg ist Teamarbeit.

Mein Online-Kurs „QM-Werkstatt“ geht bald live. Der Kurs beinhaltet auch das Thema Mitarbeiterbefragung in der Zahnarztpraxis bzw. Mitarbeitergespräch. In den Links findest du Vorlagen dazu und kannst direkt loslegen.

Hilfreiche Links

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Du hast mit QM schon so oft angefangen, kommst aber nicht richtig weiter? Du weißt noch nicht, worauf es ankommt & nicht zu wissen, wo du stehst, ist schwer auszuhalten?

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Die Autorin und Auditorin steht für Qualitätsmanagement mit Leichtigkeit und Weitblick. In erster Linie muss QM von Anfang an nützlich und praktisch sein. Es soll dabei helfen, den Praxisalltag zu vereinfachen, gesetzliche Vorgaben einzuhalten, die Zusammenarbeit aller Beteiligten zu verbessern und dabei die Praxisstrategie nicht aus den Augen zu verlieren.

Warum du mit zündender Vision & Fokus in 2021 starten willst.

Warum du mit zündender Vision & Fokus in 2021 starten willst.

Gehörst du zu den 8 Prozent, die ihre guten Neujahrsvorsätze einhalten? Echt? Chapeau! Ich gehöre definitiv nicht dazu. Zumindest halte ich nichts von guten Neujahrsvorsätzen. Ich brenne dagegen für meine Vision. Für ganz klaren Fokus und meine strategischen Business-Ziele.

Doch fangen wir von vorne an.

Das Jahr ist fast geschafft. Und gerade zum Jahresende macht sich hektische Betriebsamkeit breit. Patienten strömen in die Praxen und wollen schnell noch behandelt werden. Bonushefte warten ungeduldig darauf, auch dieses Jahr gestempelt zu werden.

Wenn ich zum Jahresende bei meinen Kunden bin, unterhalte ich mich gerne über deren Ziele und Wünsche für das kommende Jahr. Meist höre ich dann den mehr oder weniger gleichen, erschöpften Tenor: „Es war so ein anstrengendes Jahr. Ich zähle die Tage!“ oder „Es geht gerade ums Überleben. Da bleibt für Visionen kein Platz.“

Viele Zahnärzte sind nach diesem turbulenten und maximal mit Unsicherheit behafteten Jahr ausgebrannt. Erschöpft und brauchen ganz dringend ein wenig Ruhe, um neue Energie zu tanken. Ich will dich mit meinem Beitrag über die Feiertage einladen, dir Zeit zu nehmen für Sinn und Fokus.

Denn gerade jetzt ist es wichtiger denn je, deine Mitarbeiter mitzunehmen. Auch sie sind erschöpft und suchen neue Energie. Du kannst sie ihnen geben. Es geht in diesen Zeiten um mehr, als deine Praxis nur „am Laufen zu halten“. Es muss vielmehr darum gehen, deine Praxis voranzutreiben und fit zu machen für die Zukunft.

Die Frage ist also: Ist da wirklich kein Raum für Visionen und Ziele?

„Erfolg ist das Ergebnis vieler kleiner Vorstöße in die richtige Richtung.“

Aber was ist die richtige Richtung? Du findest sie genau dann, wenn du dein „Warum“ kennst. Deine Vision.

WARUM hast du vor einigen Jahren deine Praxis gegründet? Was war dein Antreiber? Was wolltest du als Selbstständiger Zahnarzt bewirken?

Meine Vision ist zum Beispiel, dass QM endlich ganz einfach und praktisch gedacht wird. Denn QM auf dem Papier nützt nichts. Es muss im Alltag ankommen. Mitarbeiter sollen nicht weiter Getriebene des eigenen stressigen Alltags sein. Ich will sie dabei unterstützen, ihren Arbeitsplatz ganz konkret zu verbessern. Sie einladen, aktiv zu werden. Mein QM hat also auch mit Führungsthemen und Praxisorganisation zu tun. Mein Ziel ist, dass jeder Zahnarzt in Deutschland, der wirklich Lust auf Verbesserung und Veränderung hat, QM Jutta Oischinger kennt und findet. Das ist meine Vision. Und daran richte ich alle Produkte und Dienstleistungen aus. Sowohl meine QM-Software „Praxiswiki“ als auch mein Online-Kurs „QM-Werkstatt“ oder meine Unterstützung vor Ort. All das macht Alltag einfacher, sicherer und wirtschaftlicher und richtet sich an den konkreten Bedürfnissen der Praxis aus. Wer wirklich will, bekommt bei mir die Unterstützung, die er braucht.

Ich scanne und messe alle Maßnahmen konsequent daran, ob sie mich meiner Vision näherbringen. Ich arbeite nur mit Kooperationspartnern zusammen, die – genau wie ich – Wert auf hohe Qualität legen und Zahnärzten wirklich weiterhelfen wollen und können. Hätte ich Angestellte, so müssten sie meine Werte teilen. Ich würde sie nur einstellen, wenn ich selbst bei ihnen arbeiten würde.

Was ich damit sagen will:

Werde dir über dein WARUM klar und dann geh raus und begeistere dein Team. Mit einer Vision in den schillerndsten Farben.

Die hektische Betriebsamkeit zum Ende des Jahres braucht Fokus und Konzentration für das neue Jahr. Denn beschäftigt zu sein und etwas zu schaffen ist nicht das Gleiche. Wer dauerhaft erfolgreich sein will, der braucht eine Strategie.

OK. Du willst also dein(e) Ziel(e) für das kommende Jahr festlegen und gemeinsam im Team überlegen, WER dich WIE dabei unterstützen kann. Wer bringt Vorerfahrungen oder Talente mit? Wer brennt für ein Thema?

Alle sollten ganz genau wissen, WAS sie tun und WARUM sie es tun. Außerdem sollten sie ganz genau wissen, welchen Beitrag sie zum großen Ganzen leisten.

Wer das jederzeit beantworten kann, bleibt auf der Spur und bleibt achtsam. Der macht die richtigen Dinge. Die Dinge, die dich deinem Ziel näherbringen. Und nicht irgendwas, nur weil gerade irgendjemand meint, es müsse getan werden.

Beispiel OP-Abläufe

Um beim QM zu bleiben. Wer merkt, dass OPs nicht ohne Störungen ablaufen (z. B. weil Materialien oder der Springer im Zimmer fehlen und steriles Arbeiten „leidet“, der OP-Bericht irgendwann ausgefüllt etc.), der kann festlegen, dass bis zum Ende des Quartals diese Abläufe reibungslos gestalten werden.
Ein nächster Schritt ist, die Mitarbeiter einzubinden und zu überlegen, was eine reibungslose OP ausmacht. Was ist nötig? Anschließend legt das Team fest, wer sich um was kümmert (z.B. Hygieneschulung, Packlisten erstellen, Ablaufbeschreibungen für die jeweiligen OPs, OP-Plan inkl. Besonderheiten/ Risiken erstellen, um sich im Vorfeld gut darauf vorbereiten zu können).

Der Fokus im ersten Quartal liegt also ganz klar auf dem Thema „OP-Abläufe“. Sodass deine Mitarbeiter – sobald sie im Alltag Zeit finden – sich ihrer jeweiligen Aufgabe widmen und die Abläufe innerhalb kürzester Zeit verbessern können.

Sobald sich herauskristallisiert, dass die OPs reibungsloser, sicherer und wirtschaftlicher über die Bühne gehen ist es die Aufgabe von dir als Zahnarzt und Chef, die Erfolge sichtbar zu machen. Wertzuschätzen und die Ergebnisse in welcher Form auch immer zu feiern.

Das wiederum verstärkt die Motivation, weil das Team Selbstwirksamkeit spürt. Sie machen die Erfahrung, etwas zu schaffen. Und sie erfahren, dass sie ihre Zeit sinnvoll investiert haben. Dass sie ganz persönlich konkret dazu beigetragen haben, Abläufe zu verbessern. Arbeitsplatz zu erleichtern.

Anschließend ist Raum, für das nächste Projekt. Der Fokus liegt dann nur dort.

Wer so vorgeht, vermeidet To Do-Listen, die von Tag zu Tag länger werden. Die sind nicht nur demotivierend. Niemand hat eine faire Chance, die Aufgaben zusätzlich zum Alltag jemals abarbeiten zu können. Der Frust ist vorprogrammiert. 

Ich kann dir daher von Herzen nur ans Herz legen:

Nutze den Jahresanfang, um dich und das ganze Team zu fokussieren.

Der 7. oder 8. Januar ist dafür regelrecht prädestiniert.

Einige Praxen haben im neuen Jahr schon geöffnet. Andere nicht. Dein Patient wird also sicher nicht darauf drängen, am 7. oder 8. Januar nachmittags einen Termin zu erhaschen. Nutze diesen halben Tag für einen gelungenen Start in das neue Jahr. Besorge einige Leckereien für dein Team und bedanke dich für all die Leistungen, kleinen und großen Erfolge im letzten Jahr. Würdige den Einsatz jedes Einzelnen in diesen besonders herausfordernden Zeiten. Kurzarbeit etc. Es wurde so viel geleistet. Dann sprich in den schillerndsten Farben von deiner Vision. Welche Ziele strebst du im kommenden Jahr an und wie können dich deine Mitarbeiter ganz konkret dabei unterstützen? Du willst deine Mitarbeiter abholen und begeistern. 

Wenn alle im Boot sitzen und wissen, wohin die Reise geht, dann nutze die Gunst der Stunde und führt alle Mitarbeiterunterweisungen durch. Dokumentiert die Unterweisungen und ihr habt für den Rest des Jahres Ruhe. Ab jetzt könnt ihr euch ganz fokussiert auf die einzelnen Projekte konzentrieren und eure Praxis Schritt für Schritt voranbringen.

WIE DU LÄSSIG STATT LÄSTIG ZUM ZIEL KOMMST.

Du hast mit QM schon so oft angefangen, kommst aber nicht richtig weiter? Du weißt noch nicht, worauf es ankommt & nicht zu wissen, wo du stehst, ist schwer auszuhalten?

Hol dir mein QM-MINI-AUDIT und lern, wie du den lange ersehnten Überblick gewinnst. Du findest schnell heraus, welche gesetzlichen Vorgaben du schon erfüllst & um welche Schritte du dich jetzt kümmern willst. 

Kreative Ideen entspringen einer guten Innovationskultur. Große Worte. Was das aber meint, ist in jeder Zahnarztpraxis einfach umzusetzen. Hier will ich dir drei Maßnahmen vorstellen, die Fortschritt bewirken und deine Praxis weiterbringen. Und das Beste daran: diese Maßnahmen haben rein gar nichts mit Dokumentation zu tun 😊

Es braucht  Innovationskultur

Es braucht also Ideen, wie Arbeitsplatz und Leistungen verbessert werden können, um die besten Mitarbeiter und die besten Patienten anzuziehen.

Der entsteht z. B. durch Freiraum für Diskurs. Denn neue Ideen entstehen durch Reibung und unterschiedliche Ansichten. Wer Wert auf unterschiedliche Meinungen und Erfahrungen legt und diese zulässt bzw. ganz konkret einfordert, wird mit innovativen Ideen belohnt.

 

,Wer Freiraum für selbst bestimmtes Arbeiten schafft und seinen Mitarbeitern vertraut, sie befähigt, ganze Aufgabenpakete zu übernehmen, wird mit weniger Rückfragen belohnt. Denn wer ganze Aufgabenbereiche übernimmt, fühlt sich eher verantwortlich. Der gewinnt den Überblick und kann Verbesserungen eher herbeiführen als jemand, der nur einen kleinen Teil der Aufgabe kennt und dann nichts mehr damit zu tun hat oder haben will. Abläufe können also flexibel gestaltet werden. Das wiederum fördert die Eigenverantwortlich und Motivation im Team.

Es braucht konstruktive Fehlerkultur

Einen offenen Umgang mit Fehlern und eine positive Lernkultur.

Wie geht ihr damit um, wenn ein Fehler passiert? Wird schnell der Zeigefinger erhoben und dann lautstark gepoltert: „Wer ist dafür verantwortlich?“ Das schafft eine Kultur der Angst. Und die Folge ist „Bevor ich etwas ausprobiere und den nächsten Anschiss riskiere, mache ich hier ab jetzt nur noch Dienst nach Vorschrift!“

Wenn das bei euch der Fall ist, kannst du Fortschritt und Verbesserungen an den Nagel hängen. Deine Praxis wird früher oder später wettbewerbstechnisch den Kürzeren ziehen. Du wirst weder als attraktiver Arbeitgeber noch als empfehlenswerter Zahnarzt wahrgenommen. Mitarbeiter und Patienten haben feine Antennen und werden einfach kündigen oder wechseln.

Stattdessen wollen erfolgreiche Praxen eine Toleranz für Fehlschläge entwickeln und Fehler als Teil ihrer Unternehmenskultur etablieren. Nimm deinen Mitarbeitern die Furcht davor, Fehler zu machen. Denn Furcht vor Fehlern zieht Energie, lähmt den Erfolg und wenn es dann ans Vertuschen geht, kann es richtig ungemütlich und gefährlich werden.

Natürlich willst du Fehler nicht gutgelaunt durchwinken. Aber du willst differenzieren: Wenn einem Mitarbeiter ein Fehler passiert, während er versucht, seinen Alltag effektiver zu gestalten ist das etwas anderes, als wenn die Fehler während der Behandlung oder Aufbereitung der Instrumente passieren. Wenn die Sicherheit gefährdet oder ständig wegen des gleichen Fehlers die Rennerei losgeht. Aber selbst dann: Sprecht diese Fehler offen an, ohne Fingerzeig und sorgt dafür, dass diese Fehler nicht mehr wieder passieren.

Fordere Verbindlichkeit ein. Jeder deiner Mitarbeiter sollte verstehen, was ein „guter“ und „schlechter“ Fehler ist. Und diese offen ansprechen dürfen/müssen. Ganz genau so verhält es sich mit Beinahefehlern. Seid wachsam und besprecht diese Dinge, sodass es erst gar nicht zum Schaden kommt.

Diese Sensibilität und eine positive Lernkultur ziehen der Angst vor Fehlern den Stachel und sie wird ganz selbstverständlich zu immer besseren, effizienteren und sichereren Abläufen führen.

Und es braucht Menschen, die ihre Arbeit lieben.

Der wichtigste Treiber, um Arbeit lieben zu können, ist die Mitarbeiterbeteiligung. Mitarbeiter müssen sich ernst genommen fühlen.

Mit Command and Control kommst du nicht mehr weiter. Stattdessen empfehle ich, Mitarbeitern mehr Verantwortung und ganze Aufgabenbereiche zu übertragen. So können sich Mitarbeiter mit ihren Stärken einbringen. Das spornt an. 

Aber: Du willst deine Energie nicht nur darauf verwenden, die guten Mitarbeiter zu halten. Das ist schier unmöglich. Denn die aktuelle Generation sucht sinnstiftende Tätigkeiten. Sie suchen Wachstum und wenn das nicht mehr möglich ist, wird sie weiterziehen, um sich einen neuen Job zu suchen.

Was kannst du stattdessen tun? Du kannst deine Praxis zum Magnet werden lassen, und so dafür sorgen, die besten und für dich richtigen Mitarbeiter anzuziehen und eine Weile in deiner Praxis zu halten. Auf lange Sicht ist es wahrscheinlich wirtschaftlicher, einen richtig guten Mitarbeiter nur für kurze Zeit in deiner Praxis zu halten und von seinen Ideen, seinem Organisationstalent und seinen Expertenwissen, aber auch von seinem Teamspirit zu profitieren, als sich lange an mittelmäßige Mitarbeiter zu binden.

Aber: du willst beides. Du willst die Besten und das für lange Zeit.

Erfolg ist immer ein Verdienst aller. Daher ist es so wichtig, auf die richtigen Mitarbeiter zu setzen. Diese sind das Fundament deiner erfolgreichen Praxis.

Ich bin der Meinung, dass die Einstellung eines Bewerbers höher zu gewichten ist, als Fachkompetenzen. Ganz nach dem Motto: „Hire for attitude, train for skills”.

Wenn du dir deiner Werte bewusst bist und diese schon im Vorstellungsgespräch kommunizierst, steigt die Wahrscheinlichkeit exponentiell, die richtigen Mitarbeiter in deine Praxis zu holen. Die Mitarbeiter, die zu dir passen und mit ihren Ideen und Erfahrungen deine Praxis voranbringen können. Klar, es gibt Kernkompetenzen, die sind unabdingbar. Must haves. Darum geht es hier gar nicht. Aber es gibt diese „Can haves“. Und die können wirklich im Nachgang erlernt werden. 

3 Methoden, die deine Mitarbeiter sehr zu schätzen wissen:

Sorge für eine tip top laufende Hard- und Software.

Ich erlebe es leider zu oft, dass genau hier ein Showstopper oder Zeitfresser liegt. Der Frust ist vorprogrammiert.

Das ist völlig überflüssig und der Invest in eine ordentliche und sichere Infrastruktur zahlt sich vielfach aus.

Gerade jetzt vor Einführung der ePA wurden nach Informationen von BR und NDR wieder gravierende Sicherheitslücken beim Anschluss der Konnektoren entdeckt und waren teils mit trivialen Methoden über das Internet erreichbar. Befunde, Röntgenbilder etc. alles über das Internet erreichbar.

Und wenn wir schon dabei sind: Bitte sorge für ein gutes Passwortmanagement. Ein Passwort für alle Anwendungen ist nicht sinnvoll und will dringend überdacht werden.

Job Rotation

Flexibel gestaltete Strukturen, also empowerte Mitarbeiter, die ihr Handwerk verstehen. Die mitdenken und daher an vielen Arbeitsplätzen einsetzbar sind. Die sogenannte Job Rotation hat auch den Vorteil, dass Mitarbeiter ganz genau wissen, welche Informationen oder Materialien an anderen Arbeitsplätzen benötigt werden, um reibungslos arbeiten zu können. So unendlich wertvoll für effiziente Abläufe und weniger Fehler, weniger Doppelarbeiten und weniger Nachfragen.

Igel-Strategie

Kennst du die Igel-Strategie? Der Igel kann bei Bedrohung weder schnell wegrennen, noch angreifen. Alles, was er kann, ist, sich einzurollen und sich dank seiner spitzen Stacheln abzuwehren. Aber das kann er richtig gut.

Drum frage dich: In welchen Bereich können wir die Besten sein? Was erfüllt uns mit Leidenschaft? Auf welche Schlüsselleistungen und Angebote wollen wir uns konzentrieren und uns dadurch von der Konkurrenz abheben?

Ist es ein besonders angenehmes Klima während der Behandlung, das zum weiterempfehlen anregt? Ist es die Spezialisierung auf innovative Behandlungsmethoden und besten Service?

Als Beispiel nenne ich hier gerne meine HNO-Praxis in München: Wenn ich diese Praxis mit meinen Kindern betrete, fühle ich mich wie im Wellness-Hotel. Eine sehr freundliche und bestens informierte Mitarbeiterin empfängt mich mit einem herzlichen Lächeln. Das Wartezimmer ist bestens ausgestattet, tolle Bilder, außergewöhnliche, hochwertige Zeitschriften, tolles Spielzeug für meine Kinder. (Unter anderem das Buch „Vom kleinen Maulwurf, der wissen wollte, wer ihm auf den Kopf gemacht hat“ – deswegen wollen sie immer wieder hin!!)
Kaum Wartezeiten, beste „sprechende“ und anschauliche Behandlung, Beratung und Information (auch sehr kindgerecht für die Kleinen) und der interessierte Nachsorgeanruf nach der OP. Vom Termin bis zum Kontrolltermin alles perfekt. Ein HNO-Erlebnis, das mich häufig zum Weiterempfehlen anregt.

Diese Praxis versteht es, die Schlüsselmomente zu perfektionieren. Denn niemand kann überall und für jeden perfekt sein. Daher ist es so wichtig, sich zu positionieren und ganz konkrete Wunschpatienten zu definieren.

Du entscheidest, für wen du perfekt sein willst. Sobald du dich spitz aufstellst, wird es sich rumsprechen, dass du für ganz bestimmte Patientengruppen der perfekte Zahnarzt bist. Was du brauchst, ist deine Igelstrategie und ein Fokus auf die Optimierung der Schlüsselmomente.

Große Ziele erreichst du nicht über Nacht. Um auch auf der Langstrecke nicht vom Kurs abzukommen, sondern auf Kurs zu bleiben, brauchst du ein starkes Warum. Ein übergeordnetes Ziel, Sinn und jede Menge Fokus. 

Ein besinnliches Weihnachtsfest mit der notwendigen Zeit und Ruhe, um Kraft zu tanken und dir deine Vision in den schillerndsten Farben ins Gedächtnis zu rufen.

Die Autorin und Auditorin steht für Qualitätsmanagement mit Leichtigkeit und Weitblick. In erster Linie muss QM von Anfang an nützlich und praktisch sein. Es soll dabei helfen, den Praxisalltag zu vereinfachen, gesetzliche Vorgaben einzuhalten und die Zusammenarbeit aller Beteiligten zu verbessern.

WIE DU LÄSSIG STATT LÄSTIG ZUM ZIEL KOMMST.

Du hast mit QM schon so oft angefangen, kommst aber nicht richtig weiter? Du weißt noch nicht, worauf es ankommt & nicht zu wissen, wo du stehst, ist schwer auszuhalten?

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