Ein QM-System ist für Zahnärzte innerhalb von drei Jahren nach Zulassung Pflicht. Zahlreiche Anbieter werben mit einem QM Musterhandbuch Zahnarztpraxis. Sie versprechen eine kinderleichte QM-Einführung. Sie garantieren, dass die vorformulierten Abläufe nur noch an die Praxis angepasst werden müssen. Sie versprechen, dass die Abläufe sogar DIN EN ISO 9001 kompatibel sind und  die Arbeit quasi schon getan ist. Ein Anbieter behauptet sogar, selbst die Anpassung wäre nicht mehr nötig. Klasse! Das muss doch die Lösung sein!

Wenn QM so einfach wäre…

* Könnte sich jede Praxis über stabile und sichere Abläufe freuen. Angefangen bei der Patientensicherheit, der Planungs- und finanziellen Sicherheit, bis hin zu Rechtskonformität, der nötigen Arbeitssicherheit und einem tragfähigen Ausfallkonzept.

* Engagierte und loyale Mitarbeiter, die nicht mal im Traum an einen Arbeitgeberwechsel denken, stünden auf der Tagesordnung.

* Jeder Praxis würde der gute Ruf vorauseilen und hochzufriedene, ganz klar identifizierte Wunschpatienten würden Schlange stehen.

* Die Umsätze gingen durch die Decke.

* Und jeder Zahnarzt hätte genügend Zeit für die Behandlung. Die Arbeit ginge leicht von der Hand, weil klar strukturierte, ineinandergreifende Abläufe zu einer ruhigen Umgebung mit weniger Fehlern und Störungen führen würden.

Klingt utopisch? Mit einem Musterhandbuch schon.

Doch zurück zur Ausgangssituation. Ein QM ist Pflicht. Den Alltag zu stemmen kostet aber im Regelfall schon genug Zeit. Da ist es doch legitim und verlockend, mit einem Musterhandbuch die Abkürzung zu nehmen und damit alle Anforderungen zu erfüllen.

Gesagt. Getan. Bestellt. Die Freude ist groß. Bis das Handbuch installiert ist. Ja, du hast alle Informationen, die du dir nur wünschen kannst. Aber so richtig damit anfangen kannst du nichts. Du bist total überfordert.

Der Gesamtüberblick fehlt.

Spätestens jetzt macht sich nämlich wieder die große Unbekannte breit: Die Rede ist vom fehlenden Überblick. Dabei hast du dir doch genau das mit einem Musterhandbuch erhofft.

„Musst ich wirklich alles erfüllen? Ist das alles gesetzlich gefordert?“

Der Gemeinsame Bundesausschuss (G-BA) fordert von Zahnärzten in seiner QM-Richtlinie innerhalb von drei Jahren nach Zulassung ein QM-System. Diese Richtlinie nennt ganz explizit 20 Methoden, die in deiner Zahnarztpraxis umgesetzt werden müssen. Wenn du wissen willst, welche das sind, dann hole dir am Ende dieses Artikels das QM-Mini-Audit. Hier bekommst du eine ganz detaillierte Starthilfe und Struktur, an der du dich entlang hangeln kannst. Ganz ohne QM Musterhandbuch Zahnarztpraxis.

Fakt ist, dass QM häufig mit den gesetzlichen Anforderungen der Hygiene oder Arbeitssicherheit verwechselt wird. Dabei sind das zwei völlig unterschiedliche Dinge.

Stell dir ein Theater vor. Auf der Bühne stehst du mit deinem Team und euren Praxisabläufen. QM sitzt im Publikum auf der Tribüne und schaut als Außenstehender auf alle Abläufe. QM kümmert sich um deine Praxis. Es sorgt dafür, dass du die Anforderungen kennst, die an deine Praxis gestellt werden. Es sorgt dafür, dass du die passenden Maßnahmen einleitest, um diese zu erfüllen. Ein wirksames QM will gestalten. Nicht verwalten.

Ein QM-System will die Leistungsfähigkeit und Leistungsbereitschaft der Praxis sicherstellen. Und dafür sorgen, dass der Praxisbetrieb auch in Notsituationen am Laufen gehalten wird. Ein funktionierendes QM-System überprüft die Wirksamkeit der Maßnahmen und sorgt so kontinuierlich für Verbesserungen.

Heißt im Umkehrschluss, dass es nicht ausreicht, ein Musterhandbuch Zahnarztpraxis abzuspeichern. QM will vielmehr zur guten Gewohnheit werden. Ihr kommt leider nicht drum rum. Um wirklich etwas  verbessern zu können, willst du etwas dafür tun. Willst dich mit der Materie befassen. Du wirst ruhiger schlafen und künftig genau wissen, auf was es ankommt – und was du getrost vergessen kannst.

Mustertexte anpassen statt Abläufe verbessern – reine Zeitverschwendung.

Du verbringst wertvollste Zeit mit dem Anpassen von ungeeigneten Musterdokumenten, anstatt deine eigenen Abläufe unter die Lupe zu nehmen und zu verbessern.

Ein Musterhandbuch ist nur dann nützlich, wenn es an die Praxisgegebenheiten angepasst wird. Jeder, der das schon einmal gemacht hat, weiß: Es ist uferlos.

Viele der Abläufe sind für deine Praxis absolut irrelevant oder werden dann doch ganz anders gehandhabt. Schreibst du das alles um?

Falls deine Antwort ja lautet: Hut ab. Damit bist du einer der wenigen. Bitte schreib mir im Kommentar, ob euer QM vom Team genutzt wird.

Falls deine Antwort nein lautet, will ich dir folgenden Tipp geben, um mit deiner wertvollen Zeit effizient zu haushalten: Vergiss alle Musterhandbücher und setzt euch lieber im Team zusammen und fragt euch ganz bewusst, ob jeder im Team optimal arbeiten kann.

Falls ja. Wunderbar.

Falls nein, ist es hilfreich, sich in kleinen Gruppen zu besprechen, wie Abläufe verbessert werden können. Schreibt eine Woche auf, was euch bei der Arbeit stört. Welche Unterbrechungen halten euch von der Arbeit ab? Fehlen Materialien, Informationen und Personen oder  Entscheidungen?

Fasst dann kurz und knapp zusammen, wie ihr künftig arbeiten wollt. Arbeitet mit Screenshots, wenn es sich um seltene PC-Abläufe handelt oder auch die Vertretung schnell wissen soll, wie der Versand von Röntgenbildern funktioniert. Schreibt auf, wie ihr Behandlungen aufdeckt. Macht einfach ein Foto. Das sagt mehr als tausend Musterhandbuch-Vorlagen.

Und hilft euch ganz konkret weiter. Schafft Transparenz. Ihr befasst euch ganz aktiv mit euren Abläufen. Rückt näher zusammen, verbessert das Arbeitsklima. Die Zusammenarbeit gleicht dann nicht mehr einem Hürdenlauf. Sondern einem gut trainierten Staffellauf.

Wer auf ein Musterhandbuch setzt, kann seine Praxis nicht strategisch weiterentwickeln.

Klingt das hart? Ja.

In Praxen, die bisher auf ein Musterhandbuch setzen, höre ich häufig folgendes:

„Ein Leitbild? Doch. Das haben wir. Das steht doch in unserem Handbuch. Wir müssen später mal unsere QMB fragen, wo das alles steht.“

Ich frage mich dann immer: Wenn selbst die Praxisleitung nicht weiß, wohin die Reise geht – wie sollen es dann die Mitarbeiter wissen?

Willst du deine Praxis weiterentwickeln? Prima, dann komm mit.

Entwickel eine inspirierende, packende Vision. Was willst du  mit deiner Praxis erreichen? Was ist dein großes Ziel? Meine Vision ist es zum Beispiel, als DER Ansprechpartner für ein praktisches und wirksames QM in Zahnarztpraxen zu gelten.

„Für einen Steuermann, der das Ziel nicht kennt,
ist jeder Wind günstig.“ Mark Twain

Du willst es besser machen und im zweiten Schritt dein Ziel beschreiben, dass du im nächsten und den nächsten 5 Jahren mit deiner Praxis erreichen willst. Wohin soll die Reise gehen? Definiere jeweils 3 Kriterien, woran du erkennst, dass du das Ziel erreicht hast.

Im dritten Schritt willst du mit deinem Team die Straße dorthin ebnen & pflastern. Mit einem Leitbild. Also euren Werten, Grundsätzen, Verhaltensweisen, die für euch auf dem Weg dahin gelten sollen. Wie geht ihr miteinander um? Mit euren Patienten? Mit euren Kooperationspartner, Kunden, Lieferanten? Was ist euch wichtig?

Wenn dein Ziel bekannt ist, binde deine Mitarbeiter ein und besprecht, wie sich jeder einzelne einbringen kann, um das Ziel zu erreichen. Unterstütze deine Mitarbeiter auf dem Weg dorthin. Bleibe Ansprechpartner. Informiere dich über Hürden und wie ihr sie gemeinsam aus dem Weg räumen könnt.

Erste Schritte zu einem wirksamen QM – ohne QM Musterhandbuch Zahnarztpraxis.

* Informiere dich über die 20 Methoden, die der G-BA von dir fordert. So brauchst du dich nicht weiter verrückt machen lassen. Den Einstieg in das Thema findest du gleich hier im Mini-QM-Audit.

* Beschreibe die Zuständigkeiten im Team ganz eindeutig und schicke deine Mitarbeiter auf eine gute Schulung.

* Sprich mit deinen Mitarbeitern: Was läuft gut? Mehr davon!!! Was läuft nicht so gut? Wie könnt ihr das ändern. (Meistens hängen schlechte Abläufe an fehlenden Informationen, fehlendem Material, und fehlendem Empowerment. Also an den fehlenden Befugnissen und damit verbundenen Störungen während der Behandlung.)

* Definiere Ziele und finde heraus, wie dich deine Mitarbeiter mit ihren Stärken und Talenten dabei unterstützen können.

* Setze die gesetzlichen Anforderungen wie Hygiene und Arbeitssicherheit um. Deine Landeszahnärztekammer hilft dir mit den notwendigen Unterlagen und Fortbildungen.

* Nutze die Gefährdungsbeurteilung der BGW, um dir den Status Quo in deiner Praxis zu kennen und die nötigen Maßnahmen einzuleiten. Den Link findest du unten.

* Lege fest, wie ihr künftig über Neuerungen informiert und wo aktuelle Informationen und Ablaufbeschreibungen, Checklisten und Vorlagen zu finden sind. Sorge für aktuelles, zugängliches Wissen. Denn Wissen ist der Anfang allen Fortschritts.

* Etabliere regelmäßige Teambesprechungen und nutzt diesen Rahmen, um Fehler, Beschwerden oder Abläufe zu besprechen und zu verbessern. Etabliert ein vorausschauendes, präventives Denken. So könnt ihr euch haufenweise Scherereien ersparen.

* Verbessert die Schnittstellen in der Praxis für einen reibungslosen Staffellauf. Jeder muss sich auf den anderen verlassen können. Wer ist z.B. von einer guten Behandlungsdokumentation abhängig? Die Abrechnung, Labor, Team.. Quasi jeder. 

Dokumentation sollte jedes Jahr auf der Fortbildungsliste stehen und ab jetzt zu einer der Kernkompetenzen deines Teams gehören (hole dir eine erfahrene ZMV für eine Schulung in die Praxis, um Ressourcen zu sparen.) Mit geschulten Mitarbeitern sparst du Zeit bei der Dokumentation, kannst mehr Umsatz generieren, weil du mehr Positionen abrechnen kannst und du bist auf der sicheren Seite, wenn es um Regress oder ähnliches geht. Von reibungslosen Abläufen durch weniger Rückfragen ganz zu schweigen.

Fazit

Musterhandbücher sind mehr Schein als Sein. Sie gaukeln ein QM vor, das aber keines ist. Und schon gar nicht wirksam sein kann. Denn all die Vorlagen werden in den seltensten Fällen zum Leben erweckt. Musterhandbücher taugen meines Erachtens vor allem zum Papierflieger. Aber das ist doch auch schon was.

Wer wirklich etwas verbessern will, der kommt um ein eigenes – heißt individuelles – QM nicht drum rum. Nur wer seine Ziele kennt und kommuniziert, wer auf seinen gesunden Menschenverstand und die richtigen Methoden setzt, der kann zielgerichtet immer erfolgreicher werden.

Fest steht aber auch, dass ein QM richtig viel Arbeit machen kann. Vor allem wenn du dich in das Thema erst einarbeiten musst. Erledigt ist dann aber immer noch nichts.

Die gute Nachricht: Es gibt eine Abkürzung. Mein Online-Kurs „QM-Werkstatt“ nimmt alle Selbermacher Schritt für Schritt an die Hand und verbindet Online-Workshop mit individueller Beratung. Die Fragen kommen immer erst beim Tun. Und genau dann hast du eine Expertin an der Hand, der dir schnell weiterhilft.

>>> Hier erfährst du, wie du mit der QM-Werkstatt schnell zum Ziel kommst.

Wie immer interessiert es mich, welche Erfahrungen du mit einem Musterhandbuch gemacht hast. Schreibe mir einen Kommentar.

Hilfreiche Links

BGW Gefährungsbeurteilung  in der Zahnmedizin