Aufgrund von Corona wurde der Beginn der geplanten Praxisbegehungen von Zahnarztpraxen durch die bayerische Gewerbeaufsicht auf den 1. Oktober 2020 verschoben.

Im Rahmen der Begehungen werden vermehrt Zahnarztpraxen auf die Einhaltung der hygienischen Aufbereitung von Medizinprodukten und auf die Einhaltung der Betreiberpflichten aus der MPBetreibV geprüft.

Jetzt fragen sich die Zahnärzte: Auf was kommt es an? Wie geht QM Aufbau, ohne mich total darin zu verlieren? Wie komme ich schnell zum Ziel? In diesem Beitrag wird es darum gehen, einen guten Einstieg in den QM Aufbau zu finden. Sodass eure wertvoll investierte Arbeitszeit auch Früchte trägt. Dieser Artikel ist für dich, wenn du Wert auf ein lebendiges QM legst. Wenn ihr das Projekt QM gemeinsam im Team starten und auch gemeinsam das Ziel erreichen wollt.

Ein QM-System ist gesetzlich gefordert. Das ist nicht erst seit dem Thema Praxisbegehungen bekannt. Die QM-Richtlinie des G-BA fordert innerhalb von drei Jahren nach Zulassung ein QM-System. Und damit sind viele Praxen überfordert.

Mich überrascht das nicht. Leider wird QM Aufbau im Studium gänzlich ausgeklammert. Dann wird das Thema in der Prioritätenliste ganz hinten angesiedelt. „Es geht ja ohne  auch ganz gut.“ Viele Zahnärzte scheuen den Aufwand und wissen auch nicht so richtig, wie sowas geht. Irgendwann ist es dann doch soweit. Eine fähige Mitarbeiterin wird mit dem Thema betraut, auf eine Schulung geschickt und dann heißt es: „Mach mal.“ Vielen  Zahnärzten fehlt einfach die Zeit und Muse, sich detailliert mit dem QM Aufbau zu befassen. Für mich mehr als  nachvollziehbar. Schließlich verdienen Zahnärzte ihr Geld nicht mit dem QM Aufbau sondern mit der Behandlung ihrer Patienten.

Dabei lässt sich mit einem strukturierten QM viel einfacher und besser Geld verdienen. Doch bevor es soweit ist, gilt es, Zeit zu investieren und in Vorleistung zu gehen. Wieviel Zeit hängt ganz maßgeblich davon ab, wie strukturiert du beim QM Aufbau vorgehst und wie gut du dich vorbereitest.

Was meine ich mit Vorbereitung?

Damit meine ich, dass du alle – und ich meine ALLE – Mitarbeiter einbeziehst. Das bedeutet nicht, dass jeder ein Beauftragter für Arbeitssicherheit oder Hygiene sein soll. Aber jeder muss wissen, um was es geht. Nämlich nicht darum, ein Checklisten-Wimmelbild zu erstellen.

Jeder Mitarbeiter sollte im Vorfeld gehört werden. Jeder sollte ganz konkret gefragt werden, wie sein Arbeitsplatz wahrgenommen wird und wie er verbessert werden könnte.

Mein Credo: Der Experte ist dein Mitarbeiter. Kein Berater oder Dozent. Der kann euch die Methoden und hoffentlich eine einfache Struktur vorgeben. Aber inhaltlich hilft euch kein Vordruck. Das müsst ihr selbst angehen. Zumindest, wenn eure investierte, wertvolle Arbeitszeit Früchte tragen soll. Wenn euer Arbeitsalltag einfacher, wirtschaftlicher und sicherer werden soll.

Und ganz nebenbei seid ihr für Prüfungen gut aufgestellt. Die gesetzlichen Anforderungen werden von euch strukturiert umgesetzt. Ihr seid nicht angreifbar.

Alles super, denkst du? Aber wie mache ich das? Wie fange ich an? Hier ist mein Weg, der bereits vielen Zahnärzten zu mehr Gelassenheit und Überblick verholfen hat:

So gelingt der QM Aufbau in deiner Zahnarztpraxis:

Schritt 1: Anforderungen prüfen

Wenn du QM in deiner Zahnarztpraxis aufbaust, steht an erster Stelle ein Audit um zu wissen wo ihr steht. Prüft, inwieweit ihr die Vorgaben der QM-Richtlinie des G-BA und die Vorgaben zur Hygiene und Arbeitssicherheit und Datenschutz erfüllt.

Einen Link zur G-BA Richtlinie findest du am Ende des Artikels.

Die Zahnärztekammern der einzelnen Länder geben hilfreiche Prüflisten für die relevanten gesetzlichen Vorgaben heraus. Außerdem findest du im ZQM die genauen Anforderungen.

Erfinde das Rad nicht neu. Erfahrene Experten haben sich schon vor dir Gedanken gemacht. Nutze diese Informationen und Arbeitshilfen und spare deine wertvolle Zeit an dieser Stelle.

Auch das Thema Datenschutz musst du nicht neu erfinden. Die Zahnärztekammer Westfalen-Lippe bietet hier zum Beispiel umfangreiche Informationen, um sich einen soliden Überblick zu verschaffen. Du weißt, auf was es ankommt und kannst die notwendigen Schritte in die Wege leiten.

Schritt 2: Mitarbeiter beim QM Aufbau ins Boot holen

Nun kennst du ganz objektiv den aktuellen Ist-Stand deiner Praxis.

Doch wie steht es um dein Team? Wie steht es um die Arbeitszufriedenheit? Wann hast du das Thema das letzte Mal angesprochen?

Puuh? Ganz schön lange her? Dann ist genau jetzt der richtige Zeitpunkt, um darüber zu sprechen.

Meine Erfahrung ist, dass die Mitarbeiter sehr dankbar dafür sind, wenn sie Problem oder Verbesserungswünsche unverblümt ansprechen dürfen. Dabei werden sie auch schon mal emotional. Aber das ist gut so und ist die beste Voraussetzung, dass sie im Boot sind, wenn sich denn etwas zum Guten verändert.

Grundsatz: Befrage deine Mitarbeiter nur, wenn du auch den Willen hast, Verbesserungsvorschläge in die Tat umzusetzen. Sonst ist die Frustration groß.

Wie befragst du deine Mitarbeiter?

Ich benutze den folgenden Fragenkatalog. In jedem Gespräch wird er von mir etwas abgewandelt:

Was läuft momentan (richtig) gut?

Welche besonderen Belastungen oder Belastungsschwerpunkte sieht der Mitarbeiter in der:

• Arbeitsumgebung
• Arbeitsorganisation
• Im Vorgesetztenverhalten
• Im Gruppenklima
• Bei seiner konkreten Tätigkeit

Welche Auswirkungen haben die Belastungen auf Gesundheit und Leistungserbringung?

Welche Verbesserungen schlägt er vor?

Welche Maßnahmen sollten als Erstes in die Wege geleitet werden?

Und genau hier liegt der Knackpunkt! Diese Maßnahmen willst du nun unverzüglich in die Wege leiten, sodass deine Mitarbeiter sehr schnell eine Verbesserung für sich und ihren Arbeitsalltag spüren.

Das ist wirklich wichtig. Die Erfahrung zeigt mir in den Praxen genau dieses Phänomen immer wieder: Wenn du die Verbesserungsvorschläge der Mitarbeiter ignorierst, wirst du jegliches Vertrauen verspielen und die Motivation, sich wieder einzubringen, sinkt im Sturzflug. Denn wenn „das alles sowieso nichts bringt, warum soll ich mich dann auch noch dafür einbringen?“ Stichwort „erlernte Hilflosigkeit“. Weil dieses Thema für den QM Aufbau so immens wichtig ist, wird dazu in Kürze ein eigener Blogartikel erscheinen.

Wenn du also etwas in deiner Praxis verbessern möchtest, willst du so schnell wie möglich und machbar die ersten Verbesserungsmaßnahmen einleiten. Du willst, dass jeder Mitarbeiter spürt, dass es hier nicht nur um Papier geht: Dein Mitarbeiter und sein Arbeitsplatz sind dir wichtig.

Schritt 3: Diese Methoden willst du anwenden

Kick-Off.

Eine Einführungsveranstaltung im Team zum QM Aufbau zeigt die Wichtigkeit. Alle Mitarbeiter sind informiert und ihr könnt gleich im Vorfeld wichtige Fragen lösen.

Hier sind mögliche Themen:

• Stelle heraus, warum ihr QM einführen wollt? (Stichwort Mitarbeiterorientierung, Patienten begeistern, die Praxis auch in Ausnahmesituationen am Laufen halten, Praxis stetig weiterentwickeln) Welche Ziele verfolgst du mit deiner Praxis? Wo geht die Reise hin?
• QM stellt Methoden zur Verfügung, um Alltag sicherer, einfacher und wirtschaftlicher zu machen. Arbeite noch einmal den ganz konkreten Nutzen für deine Mitarbeiter heraus (transparente, effiziente Abläufe, weniger Rückfragen, weniger Fehler, bessere Informationsweitergabe etc.)
• Erste Rückmeldung der Verbesserungsvorschläge aus dem Audit
• Gehe dann auf die nächsten Schritte ein. Wer ist konkret gefragt? Das wirst in erster Linie du als Zahnarzt sein, die QMB, um die Aufgaben zu koordinieren und die „Zuständigen“ für Hygiene, Arbeitssicherheit. Damit QM aber lebt und die wertvolle Zeit jetzt nicht total sinnlos investiert wird, sind ALLE gefordert.
• Zu guter Letzt muss ganz klar besprochen werden, wie und wo die Neuerungen und Infos an alle Mitarbeiter weitergeleitet werden und zu finden sind. Hol- statt Bringschuld. Es ist wichtig, dass diese Infos dann auch verbindlich sind.

Organigramm und Stellenbeschreibungen

Eine der ersten und wichtigsten Aufgaben ist es, die Aufgaben in der Praxis zu identifizieren und verbindlich die Zuständigkeit festzulegen.

QM wird häufig mit gaaaanz viel Arbeit in Verbindung gebracht. Dazu kommt die Unsicherheit, was „da überhaupt gemacht werden muss“. Es herrscht die Befürchtung, dass diese immense Zusatzaufgabe on top zur eigentlichen Arbeit komme.

Naturgemäß verschließen sich die meisten Menschen Veränderungen. Aus Angst vor Mehrarbeit, vor Unsicherheit, vor der Angst, das Gewohnte verändern zu müssen.

Deshalb sollten diese Menschen spüren, dass QM vor allem dazu da sein soll, Arbeitsalltag zu verbessern. Sicherer zu machen. Einfacher zu machen.

Macht jeder Mitarbeiter die Erfahrung, dass es schnell zu Verbesserungen kommt. Und es sich nicht nur „alles um die Praxis“ dreht sondern ganz konkret um MICH, wird sich der Mitarbeiter ein Stück weit öffnen. Wenn sich dann immer wieder etwas verbessert, kommt ein Prozess in Gang, den man gemeinhin QM nennt.

QM ist nämlich nichts anderes, als Schritt für Schritt Verbesserungen einzuleiten.

Der nächste Schritt ist, alle Aufgaben inkl. Häufigkeit zu identifizieren. Das Ganze mit Verantwortlichkeiten und Vertretungsregelungen zu versehen.

Diese Aufgaben können natürlich nicht einfach aufgestülpt werden. Vielmehr geht es jetzt darum, das notwendige Know How zu vermitteln, sodass die Aufgaben auch erledigt werden können.

Was beim einen regelrechte Motivationsschübe auslöst, versetzt den anderen in eine Art Schockstarre. Mögliche Überforderungen sollten nicht einfach so abgetan werden.

Hier müssen ganz klare Ansagen her, welche Aufgaben dazu gehören (z.B. Hygienebeauftragter). Damit ist es aber nicht getan. Der Mitarbeiter benötigt klare Ansagen, welche Tätigkeiten dazugehören – und welche NICHT. Ganz wichtig, das klar abzugrenzen.

Hier ein Beispiel der Aufgaben eines Hygienebeauftragten:

• Erarbeitung der Arbeitsanweisungen und des Reinigungs- und Desinfektionsplans (auch für die Reinigungsfachkraft!!).
• Richtige Auswahl und Konzentration der Desinfektionsmittel
• Jährliche Einweisung der Kollegen (Hygiene, Persönliche Schutzausrüstung)
• Überprüfung der Hygienekette
• Überwachung allgemeiner Hygienemaßnahmen (auch Reinigungsfachkraft)
• Strukturierte Einarbeitung neuer Mitarbeiter
• Kontrolle des Sterilguts
• Prüfen der Wartungs- und Revalidierungsintervalle

Das gehört nicht zu den Aufgaben/ werden von allen erbracht

• Putzen der Schränke
• Durchführen der Routineprüfungen
• Freigabe und Dokumentation des Sterilguts

Schulungen für Sonderaufgaben

Nach der Schulung der Mitarbeiter können die gesetzlichen Anforderungen wie Hygiene, Arbeitssicherheit oder Datenschutz Schritt für Schritt umgesetzt werden.

Bezieht auch hier alle Mitarbeiter in die Neuerungen und Ablaufveränderungen ein. Stellt sicher, dass diese Informationen nachzulesen sind. Die geänderten Abläufe sind verbindlich.

Erste Verbesserungsmaßnahmen der Mitarbeiter einleiten

Erinnerst du dich? Setze die ersten Verbesserungsvorschläge zügig um und kommuniziere das im Team, sodass klar ist, du meinst es erst. Dir ist es wichtig, dass sich Alltag verbessert. Es soll nicht nur um Dokumente gehen. Unser oberstes Ziel ist, dass deine Mitarbeiter (und später auch Patienten etc.) spürbare Verbesserungen erleben und dann auch motivierter sind, sich weiterhin einzubringen.

Selbst wenn die Änderungen nicht von heute auf morgen umzusetzen sind: Doing is better than perfect. Fang einfach an. Und rede darüber.

Praxiswissen sammeln

Hierzu wird in Kürze ein eigener Blogartikel entstehen. An dieser Stelle sei nur gesagt, dass euer Praxiswissen nicht in Ordnern im Regal stehen will. Es will auch nicht im Unterordner vom Unterordner schlummern.

Sorge dafür, dass euer gesamtes, vorhandenes Praxiswissen für alle zugänglich ist. Schule deine Mitarbeiter, wo Vordrucke abgelegt oder Ablaufbeschreibungen zu finden sind.

Nur transparentes Wissen bringt euch weiter. Alles andere ist meines Erachtens Zeitverschwendung. Weiterentwicklung beginnt mit Wissen.

Methoden zum QM Aufbau in der Zahnarztpraxis

Jetzt ist die Vorarbeit getan und ihr könnt endlich anfangen, QM-Methoden zielgerichtet einzuführen.

Folgende Methoden und Instrumente fordert der G-BA:

• Messen und Bewerten von Qualitätszielen
• Erhebung des Ist-Zustandes und Selbstbewertung
• Regelung von Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten
• Prozess- und Ablaufbeschreibungen
• Schnittstellenmanagement
• Checklisten
• Teambesprechungen
• Fortbildungs- und Schulungsmaßnahmen
• Patientenbefragungen
• Mitarbeiterbefragungen
• Beschwerdemanagement
• Patienteninformation und Aufklärung
• Risikomanagement
• Fehlermanagement und Fehlermeldesysteme
• Notfallmanagement
• Hygienemanagement
• Arzneimitteltherapiesicherheit
• Schmerzmanagement
• Maßnahmen zur Vermeidung von Stürzen bzw. Sturzfolgen
• Dokumentation

Ganz klar: Die zahnärztliche Behandlung ist für die Patienten am Wichtigsten, wirkt aber am wenigsten beeindruckend. Denn hochwertige Zahnmedizin und modern(st)e technische Ausstattung werden inzwischen knallhart vorausgesetzt. Was wirklich den Unterschied macht ist (meist subjektiv) spürbare und messbare Qualität:

QM ist dabei ein enormer Hebel für nachhaltigen Erfolg:

Denn mit QM lässt sich die Leistungsfähigkeit und Leistungsbereitschaft der Praxis maßgeblich steigern. Und ihr sorgt dafür, dass der Praxisbetrieb auch in Notsituationen am Laufen gehalten wird.

Ein funktionierendes QM-System überprüft die Wirksamkeit der Maßnahmen und sorgt so kontinuierlich für Verbesserungen.

Ergebnisse sind eine immer bessere Patientenversorgung, reibungslosere und sichere Abläufe, besser qualifizierte und für Qualität sensibilisierte Mitarbeiter. Und eine größere Gelassenheit, wenn es um die Begehung deiner Zahnarztpraxis geht.

Hilfreiche Links zum Thema QM Zahnarztpraxis Aufbau:

QM-Richtlinie des G-BA

https://www.g-ba.de/downloads/62-492-2309/QM-RL_2020-09-17_iK-2020-12-09.pdf

Weiterführende Infos zum Thema Datenschutz in der Zahnarztpraxis

https://www.zahnaerzte-wl.de/pages/datenschutz