Zahnarztpraxis professionell (ZP) 09/2020
Wie können Zahnärzte nun Inselwissen in strukturiertes Praxiswissen umwandeln?
Und wie schafft man leicht und intuitiv bedienbare Umgebungen für den Austausch von Wissen? Ein effizienter Wissenstransfer muss klar organisiert sein. Zahnarzt und Team profitieren nur, wenn das Praxiswissen niederschwellig und transparent zur Verfügung gestellt sowie nutzenorientiert weiterentwickelt wird.
Zunächst empfiehlt es sich, die Risiken Ihrer Praxis zu analysieren. Konkret gefragt: Was würde die Praxis im Worst-Case-Szenario gar zum Erliegen bringen? Wasserschaden, Datensicherheitsvorfall, Personalausfall etc. Gibt es präventive Maßnahmen? Sind einzelne Mitarbeiter mit Sonderaufgaben betraut? Dies gilt es, unbürokratisch zu Papier zu bringen.
Sind Ihrem Team die Schnittstellen in der Praxis bewusst? Empfang– Behandlung, Behandlung–Abrechnung, Behandlung–Labor, um nur einige Beispiele zu nennen. Wie können hier reibungslose Abläufe sichergestellt werden? Klären Sie mit Ihrem Team im Detail: Welche Materialien und Informationen werden von jedem Einzelnen benötigt, um optimal arbeiten zu können? Erfahrungsgemäß sind Checklisten ein probates Mittel, um reibungslose Abläufe und eine hohe Behandlungsqualität sicherzustellen.
Sieben Schritte zu einem gelungenen Wissenstransfer
Nach diesen grundsätzlichen Überlegungen können Sie in sieben Schritten einen guten Wissenstransfer sicherstellen.
Schritt 1: Optimale Vorbereitung
Legen Sie für das Projekt „Praxiswissen“ klare Verantwortlichkeiten fest. Es empfiehlt sich, diese zentrale Aufgabe Ihrer QM-Beauftragten oder Praxismanagerin zu übertragen. Treffen Sie anschließend verbindliche Regelungen zur Dokumentenlenkung. Hauptziel ist es, mit aktuellem Wissen zu arbeiten und sicherzustellen, dass veraltetes Wissen nicht mehr im Umlauf ist. Als Vorbereitung empfiehlt es sich, sich mit folgenden Fragen auseinanderzusetzen:
- Wie häufig überprüfen Sie Abläufe auf Gültigkeit?
- Wer darf neue Dokumente erstellen?
- Wie werden Änderungen eingearbeitet?
- Wie informieren Sie über Änderungen?
- Wie stellen Sie die Verfügbarkeit (Verteilung, Zugriff) sicher?
- Wie stellen Sie den Schutz der Dokumente vor unbeabsichtigten Änderungen sicher?
- Wie stellen Sie die gesetzlichen Anforderungen an Archivierung und Aufbewahrungsfristen sicher?
- Wie stellen Sie sicher, dass die Daten bis zum Ablauf der Frist verfügbar und lesbar sind?
- Wie werden die Daten nach Ablauf der Archivierungsfrist vernichtet?
- Welche Schutzvorkehrungen trifft die Praxis, um Daten vor unbefugtem Zugriff durch Dritte und vor Verlust (z. B. durch technische Ausfälle) zu schützen?
- Wo befinden sich patientenbezogene Informationen und praxisbezogene Dokumente wie Arbeitsanweisungen, Checklisten und Formulare?
- Wie stellen Sie sicher, dass gesetzliche Änderungen bekannt sind und umgesetzt werden?
Praxistipp: Es hat sich bewährt, die Verantwortung und Entscheidungskompetenz für ganze Aufgabenbereiche zu delegieren. Dies führt zu mehr Motivation der Mitarbeiter und zu einer spürbaren Entlastung des Zahnarztes, da Rückfragen zunehmend entfallen.
Schritt 2: Vorhandenes Wissen sammeln
In jeder Praxis ist vorhandenes Wissen zu finden. Dokumentiert in klassischen Büro-Ordnern, auf dem Rechner sowie auf geschäftlichen oder privaten USB-Sticks. Nutzen Sie diese Fülle an Wissen und binden Sie Ihr Team ein, um diesen Datenschatz zu heben: Checklisten, Unterlagen für Mitarbeiterunterweisungen, Hygieneanweisungen u. v. m.
Schritt 3: Wissen strukturieren
Die QM-Richtlinie des GBA fordert innerhalb von drei Jahren nach Zulassung die Einführung eines QM-Systems. Sie listet Grundelemente auf und verlangt von den Zahnärzten die Umsetzung bestimmter Methoden und Instrumente. Es empfiehlt sich, das Praxiswissen nach diesen Kriterien zu strukturieren.
Praxistipp Unter www.iww.de/s4027 finden Sie ein Gliederungsbeispiel für Ihr Praxis-Handbuch. Dieses erfüllt die QM-Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses (GBA) und gibt gute Orientierung.
Erstellte Dokumente werden im hektischen Arbeitsalltag schnell auf dem Desktop oder im „Sonstige“-Ordner abgespeichert. Die Gefahr, dass dieses Wissen mittelfristig verloren geht, ist hoch.
Da unser Kurzzeitgedächtnis maximal sieben Informationseinheiten gleichzeitig wahrnehmen kann, empfiehlt sich die „Sieben-Ordner-Methode“: Dieser Methode zufolge werden maximal sieben Ordner angelegt. Die einzelnen Ordner können wiederum sieben Unterordner enthalten, die Unterordner wiederum sieben Unterordner etc. So können komplexe Inhalte strukturiert und klar zugeordnet werden. In Konsequenz werden Inhalte in der täglichen Arbeit (auch von der Vertretung) schneller gefunden und man spart Zeit.
Schritt 4: Wissen zentral zugänglich machen
Wissen muss jederzeit für das gesamte Team zugänglich sein – aktuell und in kürzester Zeit auf unkomplizierte Weise abrufbar. Darauf muss sich das gesamte Team bedingungslos verlassen können. Ein klassisches Ordnersystem im Schrank ist deshalb nur bedingt geeignet und geht sogar mit einem negativen Image in Form von „bürokratisch“, „altmodisch“, „aufwendig“ bis „unnütz“ einher. Die moderne Lösung ist digital.
Schritt 5: neues Wissen dokumentieren
Die Kernfrage lautet hier stets: Ist diese Dokumentation sinnvoll und bringt sie uns einen konkreten Mehrwert? Langfristig bewährt haben sich vorgefertigte Blanko-Vorlagen für Arbeitsabläufe, Checklisten und Formulare. So gewinnen Abläufe an Verbindlichkeit und können schneller erfasst und umgesetzt werden.
Auch hier ist es von unschätzbarem Vorteil, wenn Sie sich in Mitarbeitergesprächen über die Interessen, Begabungen und beruflichen Vorerfahrungen informieren und das wertvolle Erfahrungswissen Ihrer Mitarbeiter nutzen.
Schritt 6: Wissenstransfer etablieren
Schaffen Sie gezielt die Voraussetzungen für eine Kultur des regelmäßigen Wissensaustauschs. Sowohl formell – z. B. in Form von regelmäßigen Teambesprechungen – als auch informell, z. B. in Pausen. Die folgende Übersicht enthält bewährte Formate, um gezielt den Austausch zu fördern.
Geeignete Formate für Wissenstransfer
- Teambesprechungen: über organisatorische Änderungen informieren und ggf. Mitarbeiterunterweisungen durchführen. Darüber hinaus lohnt es sich, Maßnahmen und Vorschläge im Team zu diskutieren, umzusetzen – und wertzuschätzen. Die Quote an umsetzbaren Verbesserungsvorschlägen ist ein Indikator für die Zufriedenheit im Team.
- Beschwerde- und Fehlermanagement: Anregungen besprechen und Maßnahmen dokumentieren.
- Über besuchte Fortbildung berichten: kurze Informationsrunde (5–10 Minuten) – welche Neuerungen gibt es?
- Qualitätszirkel etablieren: Mitarbeiter erarbeiten freiwillig und während der Arbeitszeit eine Lösung für ein Problem.
- Protokolle erstellen und von Mitarbeitern unterzeichnen lassen.
- Mentorenprogramm im Rahmen der Einarbeitung einsetzen.
Schritt 7: Abläufe regelmäßig überprüfen
Arbeiten Sie Änderungen aus Audits oder Teambesprechungen zeitnah ein und informieren Sie Ihr Team, wenn es Neuerungen gibt. Wer hier Wert auf eine moderne, digitalisierte Lösung legt, nutzt ein Content-Management – System wie ein Praxis-Wiki. In diesem können Sie das komplette Praxiswissen optimal und maximal flexibel strukturieren und an jedem PC mittels Volltextsuche abrufen. Änderungen arbeiten Sie sekundenschnell ein. Dies spart in hohem Maße Zeit.
Fazit:
Mit einer Handvoll leicht etablierbarer Werkzeuge können Sie sich und Ihrem Team den Arbeitsalltag dauerhaft erleichtern. Sie bewirken stabile und patientenorientierte Abläufe und sparen zudem ganz nebenbei Zeit, Energie und Geld. Eine wichtige Basis hierfür bildet der kostbare Wissensschatz aus Fach-, Methoden- und Erfahrungswissen. Diesen gilt es gemeinsam zu heben und allen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen – klar strukturiert und jederzeit abrufbar.
Hier geht’s zum Artikel „Inselwissen – die unterschätzte Gefahr“
Inselwissen – die unterschätzte Gefahr: Machen Sie den Wissensschatz Ihrer Praxis verfügbar!
Hier geht’s zum Online-Portal der ZP:
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