Sieht Einarbeitung Zahnarztpraxis viel zu oft genau so aus? „Für unsere moderne Praxis suchen wir ab sofort eine ZFA (m/w/d) für die Behandlungsassistenz. Wir bieten Ihnen: ein eingespieltes, motiviertes Team, eine fundierte Einarbeitung, …“

Und dann? Es gibt ein Telefonat, eine Bewerbung, eine Einladung.

Marie, so wollen wir die Neue nennen, bereitet sich gut auf das Gespräch vor, liest die Homepage, hat einige Fragen vorbereitet. Das Gespräch läuft gut. Sie erhält einen Vertrag und erscheint zum ersten Arbeitstag.

Schlecht geschlafen hat Marie. Wie es wohl wird? Sie tritt ein. Steht da. Wartet bis jemand Zeit für sie hat. Sie ist fachlich top, hat aber keine Ahnung, wie es in DIESER Praxis läuft.

Die Situation eines jeden neuen Mitarbeiters lässt sich wie folgt beschreiben:

ORIENTIERUNGSLOSIGKEIT.

Wer hier einfühlsam und strukturiert auf die neuen Mitarbeiter eingehen kann, ist klar im Vorteil. Darum soll es in diesem Artikel gehen. Ich zeige dir einfache Methoden, wie du die passenden Mitarbeiter optimal in deiner Zahnarztpraxis einarbeitest und dann dauerhaft für Motivation sorgst. So bindest du dein Personal an deine Praxis und brauchst dich vom existierenden Fachkräftemangel nicht aus der Ruhe bringen lassen. Einarbeitung mit System schafft dir einen engagierten Mitarbeiterstamm.

Einarbeitung in der Zahnarztpraxis – mit diesen Problemen hat jeder Mitarbeiter zu kämpfen:

• Realitätsschock wegen enttäuschter Erwartungen
• Aufgaben können in der zur Verfügung stehenden Zeit nicht gelöst werden
• Anforderungen liegen unter den Qualifikationen des Mitarbeiters
• Zu wenig Informationen über das erwartete Verhalten
• Zu wenig Feedback
• Zu wenig Führung

Und was wirkt sich am schädlichsten auf die Motivation und Bindung aus?

DIE UNTERFORDERUNG.

Unterforderung entsteht auch dann, wenn ein Mitarbeiter wegen schlechter Einarbeitung zwar leistungsbereit aber nicht leistungsfähig ist. Wenn er also nicht weiß, wo er anpacken kann. Wenn er nicht weiß, was er tun soll. Wenn er nicht weiß, was zu seinen Aufgaben gehört, wenn er nicht in die Geräte eingewiesen wird etc.

Dein Ziel: Eine hohe Bindung an deine Praxis.

Was du als Zahnarzt sicher willst, ist eine hohe psychologische Bindung an deine Praxis. Also Loyalität und die Bereitschaft, hohe Leistungen zu erbringen. Dein Mitarbeiter soll sich so sehr mit deiner Praxis verbunden fühlen, dass er bessere Angebote ausschlägt.

Wir sind alles Menschen und Menschen haben nun mal Gefühle. Erwartungen. Erfahrungen. Wann fühlt sich ein Mensch wohl? Der erste Arbeitstag ist immer schwierig.

So kannst du neuen Mitarbeitern den Start so leicht wie möglich machen:

Schritt 1: Im Vorfeld Informationen bereitstellen für die Einarbeitung Zahnarztpraxis

Versorge Marie schon vor dem ersten Arbeitstag mit wertvollen Informationen. Informiere dich über ihre Erwartungen und sprich ganz konkret darüber, was sie in der Praxis erwartet. Was du ihr bieten kannst und was nicht. Sag ihr auch, was du künftig ganz konkret von ihr erwartest. Sei ehrlich. Sie wird später sowieso herausfinden, wo der Hase im Pfeffer liegt.

Schritt 2: Da sein am ersten Arbeitstag.

Hole deinen Mitarbeiter SOFORT ab. Erwarte ihn mit einem Lächeln. Das Gehirn sucht nach Bestätigung des ersten Eindrucks. Wenn der erste Eindruck positiv ist, ist das die halbe Miete. Warum keinen Blumenstrauß?

Schritt 3: Erwartungen kennen und darauf eingehen

Deine neue Mitarbeiterin wird in den ersten Tagen mit ihrem neuen Arbeitsplatz, ihren Kollegen, Aufgaben, Anforderungen, der Unternehmenskultur etc. konfrontiert. Sie vergleicht die Realität mit ihren Erwartungen.

Zeit, sich für diese Erwartungen zu interessieren und sie erst zu nehmen. Seid authentisch. Sodass sich Marie wohl fühlen kann und es am ersten Tag nicht zur sofortigen Ernüchterung kommt.

Hier sind einige Wege, wie erster Arbeitstag gelingt:

• Aufnahmerituale (z.B. Vorstellung durch die Praxisleitung, Zeigen der Praxisräume),
• Zeit der Praxisleitung und der Kollegen,
• Feedback und Möglichkeiten zum Erwartungs- und Meinungsaustausch

All das sind gute Möglichkeiten, deine neuen Mitarbeiter abzuholen, kennenzulernen und wertzuschätzen.

Damit Einarbeitung in der Zahnarztpraxis gelingen kann, willst du folgende Informationen an die Hand geben:

• Was ist für dich gute Leistung? Und wie gibst du dazu Feedback?
• Wem arbeitet die neue Mitarbeiterin zu?
• Wer ist von ihrer Arbeit abhängig? Welche Schnittstellen gibt es?
• Welche Rituale gibt es in der Praxis? Welche unausgesprochenen Regeln? Seid so offen wie möglich und holt Marie dazu, wenn es etwas zu besprechen gibt. Bindet sie vom ersten Tag in Entscheidungen ein. Fragt nach Maries‘ Meinung.

Warum die ersten 100 Tage Einarbeitung Zahnarztpraxis so immens wichtig sind?

Neue Mitarbeiter sind noch nicht betriebsblind.

Marie darf und soll sich von Anfang an aktiv und konstruktiv in den Praxisalltag einbringen und auf Verbesserungen hinweisen. Aufgrund er noch fehlenden „Betriebsblindheit“ ist sie dazu besonders geeignet. Seht es als kostenlose Beratung von einem erfahrenen Experten und nutzt die Chance. Nutzt die Erfahrungen, die Marie in vorherigen Praxen gemacht hat.

Falls sie sich nicht traut, ermutigt sie, die Punkte aufzuschreiben. So geht es nichts verloren, denn die Betriebsblindheit kommt schneller als gedacht. Glaub mir.

Die Erfahrung zeigt, dass sich neue Mitarbeiter zunächst als Außenseiter fühlen. Es wird dauern, bis die Neuen alle „Gruppengeheimnisse“ kennen. Das verunsichert und erschwert einen guten Einstieg. Dem muss aber nicht so sein. Gute Einarbeitung ist einfach. Wenn sie bewusst und strukturiert durchgeführt wird.

Schritt 4: Einarbeitung

Die fachliche Einarbeitung wird gar nicht das Problem sein (du hast ja einen Experten eingestellt). Viel wichtiger ist die soziale Integration im Team.

Hier hilft ein strukturierter Einarbeitungsplan. Der Mitarbeiter soll nicht nur leistungsbereit sein (das ist er als neuer motivierter Mitarbeiter ohnehin). Er soll leistungsFÄHIG sein. Wer von Anfang an seinen Aufgaben nachkommen kann und weiß, wo er sich Hilfe oder Informationen holen kann, der fühlt sich gebraucht, der kann sich mit seinem Know-How, seinen Fähigkeiten, seiner Begabung einbringen und die Praxis von Anfang an aktiv voranbringen.

Ein möglicher Weg ist, Marie einen „Mentor“ an die Seite zu stellen. Er übernimmt die fachliche Einarbeitung, ist Anlaufstelle, macht den Mitarbeiter mit geschriebenen und ungeschriebenen Gesetzen der Praxis vertraut, lobt und gibt regelmäßiges Feedback. Außerdem leitet er Marie zu selbstständigem Handeln an. Erst wenn die Anforderungen an Marie klar und verständlich sind, ist sie in der Lage ihrer neuen Stelle und den damit verbunden Anforderungen nachzukommen.

Ebenso wichtig ist es, dass sie ihre Rolle in der Praxis eindeutig ausmachen kann. Für Beides ist die Stellenbeschreibung eine sinnvolle Grundlage. Mithilfe der Stellenbeschreibung, Ablaufbeschreibungen und Checklisten kann sie sich in ihre Arbeitsaufgabe rasch einarbeiten und ist in der Lage, die fachlichen Anforderungen zu erfüllen.

Die Einarbeitung ist dann erfolgreich abgeschlossen, wenn der neue Mitarbeiter eine gute Bindung an die Praxis entwickelt hat, seine zentralen Aufgaben versteht und beherrschen lernt und motiviert ist, sich kreativ an der Verbesserung der betrieblichen Prozesse zu beteiligen. 

Neue Aufgaben? Gerne. Aber nur mit Einarbeitung.

Denn nicht nur neue Mitarbeiter sollten strukturiert eingearbeitet werden. Auch wer in der Zahnarztpraxis neue Aufgaben übernimmt, muss ganz genau wissen, was von ihm erwartet wird. Er muss sein Ziel kennen und wissen, wie er dort hinkommt.

Hier braucht es eine Anleitung bzw. Einarbeitung. Möglicherweise eine Fortbildung. Denn was für alteingesessene selbstverständlich ist, ist für „neue“ Mitarbeiter absolutes Neuland. Deshalb können neue Aufgaben nicht wie selbstverständlich vorausgesetzt werden. Mitarbeiter sind Menschen. Was den einen motiviert und zu Höchstleistungen antreibt, führt bei anderen sofort zu Überforderung und Rückzug.

Diese Faktoren fördern die Motivation

Es spielen sehr viele Faktoren zusammen, sodass Motivation entsteht und dauerhaft bleibt. Doch welche Faktoren sind das? Hier ein paar Denkanstöße:

• Manche Menschen arbeiten lieber alleine. Manche suchen den dauerhaften Austausch. Um sich abzustimmen oder einfach die Bestätigung zu erhalten, dass sie auf dem richtigen Weg sind.
• Über- und Unterforderung. Hohe Arbeitsbelastung oder aber zu wenig Arbeit. Was bei dem einen zu Stress führt, lässt den anderen zu Hochtouren auffahren. Über- und Unterforderung als typische Ursache für mangelnde Motivation.
• Nicht mal die Zeit zu haben, um zwischendurch auf Toilette gehen zu können oder etwas zu essen führt langfristig zu einem Motivationsabsturz.
• Ein kaum zu bewältigender Berg an Aufgaben kann dauerhaft nur zum Motivationstiefflug führen.
• Verantwortung ja oder nein? Aufgaben ohne Handlungs- und Gestaltungsspielraum führen kaum zu einem positiven Arbeitserleben. Wer für jede kleine Entscheidung das OK des Vorgesetzten braucht, der hat bald das Gefühl, nur ein Handlanger zu sein und nicht unbedingt gebraucht zu werden.

Hast du das Gefühl, dass die Motivation deiner Mitarbeiter schon mal besser war? Was kannst du tun, wenn die Motivation sinkt oder Mitarbeiter innerlich schon gekündigt haben?

Menschen sind so unterschiedlich wie das Farbspektrum. Deshalb ist es so enorm wichtig, die Bedürfnisse eines jeden einzelnen Mitarbeiters zu kennen.

Hier ein Beispiel:

Anna will ganze Aufgabenbereiche übernehmen. Übernimmt gerne Verantwortung, will sich selbst verwirklichen, kann sich leicht in neue Themen einarbeiten. Kann gut erklären, gewinnt schnell den Überblick.

 

Claudia hingegen kommt gerade aus der Elternzeit. Muss sich erst wieder einfinden.

 

Philipp ist Azubi und möchte danach Zahnmedizin studieren. Er kann gut mit dem PC umgehen und freut sich, wenn er sein aktuelles Wissen in die Praxis einbringen kann. Er möchte die Behandlungsabläufe überarbeiten und dokumentieren. Er ist in Excel fit, also erarbeitet er ein Tool, um die Urlaube leichter zu planen.

Sei kreativ. Lade deine Mitarbeiter zum Mitmachen ein.

Dazu, ihre Begabungen und Stärken einzubringen. Das geht aber nur, wenn du die Talente kennst. Dich dafür interessierst. Und die persönliche Situation im Blick behälst.

Erfolg ist Teamaufgabe. 

Unternehmenserfolg ist Erfolg für Jedermann. Ihr seid eine Mannschaft und erreicht Praxiserfolg nur gemeinsam. Es macht soviel mehr Spaß, das zu tun, was man gerne tut. Vorschläge einbringen zu können, die dann auch umgesetzt werden.

Warum können Abläufe nicht im Homeoffice geschrieben werden? Würde das die Work-Life-Balance (z.B. in Zeiten vom Homeschooling) nicht enorm erleichtern? Wären deine Mitarbeiter nicht dankbar für diese neuen Wege und würden es dir mit Loyalität und Leistungssteigerung danken? Gelebte Flexibilität, gelebte Arbeitszeitsouveränität. Geht der halbe Bürotag oder der Recall nicht auch im Homeoffice?

Kleines Entgegenkommen mit großer Wirkung.

Kein Geheimnis: Der Fisch riecht vom Kopf.

Eine gute Mitarbeiterführung bewirkt wunder.

Und hier liegt die Chance: Auf dich als Chef kommt es an. Du solltest über die Gabe verfügen, klar zu kommunizieren und gute und wertschätzende Gespräche führen. Dabei nicht nur an Fakten, sondern auch an zwischenmenschlichen Themen interessiert sein und ein gutes Vorbild sein:

• Wenn du Wert auf Zuverlässigkeit legst, sei zuverlässig. Mache klare, verbindliche Ansagen, zeige Anerkennung für gute Leistungen.
• Wenn du Wert auf Offenheit legst, gehe offen und transparent mit Fehlern um. Schaffe eine Vertrauenskultur.
• Wenn du Wert auf ein gutes Team legst, schaffe informelle Plätze. Hole Eis oder Kuchen für die Teambesprechung. Oder biete Teamworkshops an, um als Team zusammenzufinden.

Ein gut funktionierendes Team hält Stressspitzen besser aus.

Ein funktionierendes Team hilft sich auch mal gegenseitig. Viel eher, als wenn jeder einzeln vor sich hinarbeitet und nicht an seinen Kollegen interessiert ist. Keinen persönlichen Bezug hat. Wer einander vertraut, fordert eher Hilfe ein oder kann von seinen Kollegen besser eingeschätzt werden. Sodass auch schlechte Tage gemeinsam gut ausgehalten werden können.

Sei überzeugend, begeistert von dem was du tust und achte auf deine Sprache. Zynismus oder sich über sich selbst lustig machen, führt nicht zu einer positiven Arbeitsatmosphäre. Sei positiv und überzeugt von dem was du tust und warum du es tust und vermittel diese Begeisterung an deine Mitarbeiter.

Schau dir ganz genau an, wie die Stimmung im Team ist. Wer bringt sich engagiert ein? Wer übernimmt gerne neue Aufgaben. Agiert aus hohem Eigenantrieb heraus – ist also intrinsisch motiviert. Wer lässt sich nur schwer dazu bewegen, Aufgaben zu übernehmen? Oder erledigt seine Aufgaben nur streng nach Vorschrift?

Interessiere dich dafür, welche Interessen deine Mitarbeiter haben? Welche Erfahrungen bringen sie mit? Wofür brennen sie?

Wie du das herausfindest? Frage einfach. Ganz formell im Mitarbeitergespräch oder beim Pauseneis, dass du für deine Mitarbeiter beim Italiener um die Ecke holst.

Lob: Der Hebel, um die Motivation deiner Mitarbeiter zu fördern.

Ein Lob wirkt hier wesentlich kraftvoller als ein Tankgutschein. Es wirkt als Verhaltensverstärker und motiviert, sich danach weiter reinzuhängen.

Vielleicht denkst du jetzt: „Ach naja, ich sehe wirklich selten herausragende Arbeit, die mein Lob verdient“?

Ich bin mir sicher, dass viele deiner Mitarbeiter verlässliche und gute Arbeit leisten. Den Laden am Laufen halten und die Routineaufgaben zuverlässig erledigen. Auch das verdient Anerkennung. Ganz einfach kannst du das mit Sätzen wie: „Danke, dass du dich so schnell drum gekümmert hast.“ Oder „ Schön, dass du das so flott erledigt hast“. „Danke, dass ich mich auf dich verlassen kann“.

Ein Lob sprichst du dagegen für besondere Leistungen aus. Es muss aufrichtig sein. Nicht halbherzig. Beschreibe genau, warum du lobst. Dabei geht es nicht nur um die Ergebnisse, sondern auch um eine innovative Arbeitsweise oder eine besondere Teamfähigkeit oder einen interessanten Verbesserungsvorschlag, den du gerne weiterverfolgen möchtest.

Hast du gewusst, dass die Quote an sinnvollen Verbesserungsvorschlägen ein Indikator für die Stimmung im Team ist?

Motivierte Mitarbeiter sind kein Zufall. Ganz im Gegenteil. Gute Mitarbeiterführung ist eine Methode. Ein Handwerk. Aber auch Fingerspitzengefühl. Mitarbeiter begeistern lohnt sich. Für dauerhafte Qualität, für weniger Fehlzeiten, für stabile und sichere Abläufe. Für zufriedene Patienten, die genau wissen, mit wem sie es zu tun haben. Für ein tolles Team, dass gerne zur Arbeit kommt. Und das wollen wir doch alle: Lebenszeit sinnvoll verbringen. 

Hilfreiche Links und wertvolle Informationen zu mitarbeiterorientierter Führung bietet die Initiative Neue Qualität der Arbeit. Empfehlenswert!

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