Wenn von QM die Rede ist oder von DIN EN ISO 9001:2015, sträuben sich nicht selten die Nackenhaare der Zahnärzte. Warum alles auf den Prüfstand stellen, wenn es doch ganz gut läuft und die Umsätze stimmen? Warum das Praxis-Team mit neuen Themen, Begriffen und Abläufen belasten, wenn die Organisation sich im Laufe der vielen Jahre eingespielt hat?

Nicht alle alten Zöpfe abschneiden

Viele Praxisinhaber fürchten ein „Umkrempeln“ des gesamten Ablaufs und fürchten sich vor neuen, ungewohnten Strukturen. Selbst wenn der subjektiv empfundene Aufwand für die Verwaltungsaufgaben ständig steigt, wenn von Bürokratie-Monstern die Rede ist und die Mehrbelastungen auch das gesamte Team tangieren, scheint der Leidensdruck noch nicht hoch genug zu sein, strukturell etwas zu verändern und damit zu verbessern.

Dabei geht es nicht um ein „Umgraben“ aller Arbeitsschritte. Vielmehr stehen Vereinfachungen im Vordergrund, die stärkere Nutzung von Software-Lösungen, die schnellere Dokumentation oder der Zugriff auf Praxiswissen per Mausklick. Vieles, was sich bewährt hat, wird im Rahmen eines QM-Ansatzes nicht ersetzt oder infrage gestellt. Deshalb muss am Beginn eines solchen Prozesses auch eine genaue und lückenlose Bedarfsermittlung und Auftragsbesprechung stehen.

Fundierte Unterstützung

Ein QM-Prozess bezieht immer das gesamte Team mit ein. Einer der Kardinalfehler, der nicht selten gemacht wird, führt zu keinem messbaren und dauerhaften Ergebnis: Der Dialog nur mit dem Praxisinhaber. Es wäre im Sinne einer echten Verbesserung also nicht ratsam, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auszuschließen oder sie nur gelegentlich mit dann fertig ausformulierten Vorschlägen zu konfrontieren.

In fast allen Köpfen – das zeigt die Erfahrung immer wieder – stecken zahlreiche Verbesserungsvorschläge, die aber nur selten formuliert, diskutiert oder belohnt werden. Wenn das Team die Arbeitsbedingungen und –abläufe aktiv mitgestalten kann, bringt das einen regelrechten Motivationsschub.

Zusätzlich wird das Qualitätsbewusstsein geschärft. Gemeinsam geht es also im Zuge der ersten QM-Schritte auch um Themen wie Urlaubsplanung, Risikomanagement, Beschwerde- und Fehlerkultur, die Zusammenarbeit mit dem Abrechnungsservice und nicht zuletzt um die Wirtschaftlichkeit.

Bindet man jeden in der Praxis ein, unter Berücksichtigung der jeweiligen Ressourcen natürlich, steigt die Handlungs- und Methoden-Kompetenz spürbar, das (Fach-) Wissen eines jeden Einzelnen ebenso. Mit den richtigen Methoden wird aus Inselwissen fest verankertes Praxiswissen. Das auch bei Personalausfall bleibt. 

Mehr Zeit für das Wesentliche

Die Einführung eines Qualitätsmanagement-Systems nach G-BA und DIN EN ISO 9001:2015 dient in erster Linie verbesserten und effizienten, aber auch rechtssicheren Abläufen in der Praxis. Dazu kommt, dass das Praxiswissen via Dokumentations-Tool abrufbar und ständig erweitert wird – ein Werkzeug, das sich gerade bei Neueinstellungen oder der Beschäftigung von Aushilfen bezahlt macht. Und wer nicht lange nach Daten und Vorgängen suchen muss, hat mehr Zeit, sich den Patienten zu widmen und sinnvollere Aufgaben zu erledigen. Was in vielen Praxen, die ihr QM-System inzwischen eingeführt haben, zu sehen ist: Die Zufriedenheit der Patienten und vor allem die Weiterempfehlungsrate steigt signifikant. Denn die Menschen haben ein gutes Gespür eben für Qualität, Zuverlässigkeit und geordnete Abläufe. Das beginnt bei der Terminvereinbarung und hört nach dem Ende der eigentlichen Behandlung noch lange nicht auf. Und am Ende steht eine stabile, weiterempfohlene Praxis, der man vertraut, die eine hochwertige Leistung bietet.

Fest steht: Wenn Sie inspirieren. Ihre Vision teilen und Ihr Team für Ihre großen und kleinen Ziele begeistern. Dann können Sie das Beste aus Ihrer Praxis rausholen. Wirkungsvoll. 

Kommunizieren Sie klare Ziele und machen Sie Ihre Mitarbeiter zu Beteiligten. Nur so werden Sie sich ganz persönlich dafür einbringen. Und ihren wertvollen, vielleicht sogar innovativen Beitrag dazu leisten.

Zahlen Daten Fakten

Doch fangen wir am Besten ganz von vorn an. Nämlich mit der Frage, was ein gutes Ziel ausmacht. Klingt abgedroschen? Vielleicht ist es das. Aber die Praxis zeigt, dass Ziele gerne abstrakt und wischiwaschi formuliert werden. Besser ist es, Ihre Ziele mit Zahlen Daten Fakten zu belegen.

Nur dann sind Sie überprüfbar. Und Sie können faktenbasierte Entscheidungen treffen. Formulieren Sie Ihre Ziele SMART. Das heißt:

• S pezifisch (möglichst genau formuliert)
• M essbar (So nicht: „Wir wollen in nächster Zeit einige Mitarbeiter schulen.“
  Stattdessen: „Wir wollen bis Ende des Jahres zwei Mitarbeiter zur ZMP weiterbilden.“ Seien Sie konkret.)
• A kzeptiert (Ziele sollten für Ihre Mitarbeiter so attraktiv sein, dass Sie bereit sind, sich dafür einzubringen.)
• R ealistisch (das Erreichen der Ziele sollte machbar sein.)
• T erminiert (setzen Sie konkrete Termine.)

Sind Ihre Ziele verstanden und verinnerlicht, ist es ein Leichtes, die entsprechenden Maßnahmen einzuleiten. Ab und zu ist es notwendig, nachzusteuern. Überprüfen Sie Ihre Ziele deshalb regelmäßig – mindestens jedoch einmal jährlich zur Managementbewertung.  

Ziele müssen in den Köpfen Ihres Teams fest verankert sein

Wenn sich Ihr Team damit identifiziert. Dahinter steht. Werden sich Ihre Mitarbeiter ganz selbstverständlich dafür einbringen. Nur wenn sich jeder Einzelne darüber im Klaren ist, wie sein eigener Beitrag dazu aussieht – UND was es für die Praxis bedeutet, wenn dieser Beitrag fehlt – ist eigenverantwortliches Handeln möglich.

Ist Ihnen bewusst, welche Potentiale jeder Einzelne mitbringen? Welche Talente und Interessen?

Warum setzen Sie Ihre Mitarbeiter nicht einfach dort ein, wo sie sich entfalten und weiterentwickeln können oder möchten. Wer ist das Organisationstalent? Wer arbeitet akribisch genau? Wer ist eher der Kreative? Oder Kommunikative? Wer arbeitet sich schnell und gerne in neue Themen ein? Wer ist der Kümmerer? Erkunden Sie die verborgenen Talente und Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken. Ein einfacher Weg zu mehr Mitarbeitermotivation und Wertschätzung. Und ganz nebenbei  holen Sie das Optimum für Ihre Praxis raus. Ohne Mehraufwand. Sondern ganz praktisch im Alltag. Seien Sie inspirierend.

Nachdem Sie nun das wirkungsvolle Fundament für Ihren Praxiserfolg gelegt haben,  beleuchten wir im nächsten Beitrag  Ihre Abläufe. Optimal gestaltet und konsequent an den Patienten-Bedürfnissen ausgerichtet – alle Arten von Verschwendungen werden minimiert bzw. beseitigt. Wichtig ist, was Wert und Zufriedenheit schafft. 

Meine Aufgabe ist es, das komplexe Thema QM einfach darzustellen. Zu inspirieren und dafür zu sorgen, dass Sie richtig fit in diesem Thema werden.  Das ist mir wichtig. Daher freue ich mich, wenn Sie das nächste Mal wieder dabei sind.

Wenn Sie noch nicht wissen, wie Sie QM in Ihrer Praxis wirkungsvoll umsetzen können, dann melden Sie sich. Auf meiner Seite www.qm-oischinger.de finden Sie alle Informationen dazu.

„Mein Fokus liegt ganz klar auf den Themen Arbeitssicherheit und Hygiene. Wenn wir das haben, kümmern wir uns um alle weiteren QM-Themen.“

Wenn Ihnen bis hierhin nichts komisch vorkommt, sollten Sie unbedingt weiterlesen.

Denn ich sage: Geht nicht.

Geht schon. Ist aber zu kurz gedacht und erstickt jede Mitarbeiter-Motivation im Keim.

QM ist für Ihre Praxis da. Nicht umgekehrt.

Zu oft wird QM mit Bürokratie in Verbindung gebracht. Sicher auch immer wieder zu Recht: aufgebläht, kompliziert, an der Realität vorbei, nutzlos „ausgeführt“…

Ich möchte Ihnen mit diesem Blog zeigen, dass es auch anders geht. Mit Leichtigkeit und Weitblick. Aus der Vogelperspektive den Überblick behalten und stets das Ziel im Blick:
QM als Investition in den Erfolg und die Entwicklung Ihrer Zahnarztpraxis.

Spüren Sie, wie Ihre Abläufe reibungsloser und Ihre Patienten zufriedener werden. Wie sich Ihre Mitarbeiter effizienter und motivierter einbringen. Erfahren Sie, wie sich QM auf bessere Zahlen auswirkt und wie Ihr Team einen offenen und kreativen Umgang mit Fehlern und Verbesserungen lebt. Die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen inklusive.

Mein Anspruch ist es, in Ihrem Team ein Selbstverständnis für QM zu etablieren. Mitarbeiter kennen ihren Arbeitsplatz am besten und sollen sich von Anfang an mit ihren Erfahrungen und Talenten einbringen. Ich sehe Sie und Ihr Team als ein zentrales Schlüsselelement auf dem Weg zu gelebtem Qualitätsmanagement.

Ich gehe sogar soweit, dass Sie sich QM bald nicht mehr wegdenken möchten.

Klingt gut?

Dann lassen Sie uns gemeinsam starten. Ich bin der festen Überzeugung, dass Qualitätsmanagement einfach geht. Das ist kein Geheimnis. Aber meine Erfahrung, die ich gerne mit Ihnen teile.

Qualitätsmanagement ist eine Investition in den Erfolg und die strategische Entwicklung Ihrer Praxis.

Zurück zu meinem Gespräch mit einem Ihrer Kollegen:
Sein Wunsch war es, zunächst – mit hoher Priorität – Arbeitssicherheit und Hygiene umzusetzen. Danach könne man sich weiteren QM-Themen widmen.

Das kann nur schief gehen.

Warum es keinen Sinn macht, sich zu Beginn der QM-Einführung ausschließlich um gesetzliche Vorgaben zu kümmern.

Es steht außer Frage: Die gesetzlichen Vorgaben müssen Sie umsetzen und einhalten. Fest steht auch, dass diese Vorgaben sofort und nicht erst nach 3 Jahren relevant sind.

Aber warum bin ich davon überzeugt, dass es so nicht funktionieren kann.

Ganz einfach: Weil die gesetzlichen Vorgaben streng genommen nichts mit Qualitätsmanagement zu tun haben.

Stellen Sie sich vor…

…wir starten in Ihrer Praxis voller Elan und Engagement. Halten einen wunderbaren Workshop. Alle Mitarbeiter sitzen im Boot, sind überzeugt – nicht überredet – und können es kaum noch erwarten, bis es endlich losgeht.

Und dann…

…kümmern wir uns in erster Linie ausschließlich um Prüfmittellisten, Bestandslisten für elektrische Geräte und Medizinprodukte, um Risikoeinschätzungen Ihrer Dentalinstrumente, Gefährdungsbeurteilungen und und und.

Hier braucht es nicht viel Phantasie, um zu begreifen, dass die Motivation Ihrer Mitarbeiter innerhalb kürzester Zeit am Boden sein wird.

Der Zug ist abgefahren. Keine Chance mehr für ein sinnvolles und vor allem gelebtes QM. Aus. Vorbei.

Mein Weg ist ein anderer.

Ich sehe es als meine zentrale Aufgabe, in Ihrem Team ein Selbstverständnis für Qualität zu entwickeln und zu zeigen, dass QM Spaß macht und jeder Einzelne davon profitieren wird.

Mit dieser Methode werden Sie QM erfolgreicher und nachhaltig einführen.

Für jeden Ihrer Mitarbeiter muss das große Ganze klar sein. Ihr Team muss wissen, welche Ziele Sie mit Ihrer Praxis verfolgen. Es muss klar sein, welche Werte Sie vertreten. Es muss klar sein, welche Erwartungen und Anforderungen an Ihre Praxis gestellt werden.

Erst wenn jeder verinnerlicht hat um was es geht und welche Erwartungen Patienten, Dentallabore, Kollegen oder auch der Gesetzgeber an Ihre Praxis stellen – erst dann. Erst dann kümmern wir uns um alles, das Ihnen dabei hilft, Ihre Praxis rechtssicher, strategisch und zukunftsorientiert aufzustellen.

Ich werde Ihnen einen sehr praktischen Leitfaden an die Hand geben.

Die Vorgehensweise ist übrigens für alle Qualitätsmanagement-Systeme identisch. Sie funktioniert bei DIN EN ISO 9001:2015 genauso wie bei der Qualitätsmanagement-Richtlinie des G-BA. So genug der schwierigen Worte.

Hier geht es jetzt um Ihre Zukunft. Um Ihre rechtssichere Zukunft in einer sehr effizienten, mitarbeiter- und patientenorientierten Praxis. Natürlich kümmern wir uns auch um Arbeitssicherheit etc. Aber alles zu seiner Zeit. Und alles mit einem motivierten und professionellen Team.

Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern das große Ganze. Informieren Sie über Ihre Ziele und wie jeder einzelne Mitarbeiter dazu beitragen kann, diese Ziele zu erreichen. Teilen Sie Ihre Leidenschaft und nutzen Sie die Potentiale Ihrer Mitarbeiter.

So geht es weiter…

In meinem nächsten Beitrag steigen wir inhaltlich ein. Schritt für Schritt zu einem Qualitätsmanagement-System, das zu Ihnen und Ihrer Situation passt. Vor allem geht es erst einmal darum, das große Ganze zu beschreiben. Was macht Ihre Praxis aus? Wie sieht Ihr Umfeld aus? Welche Anforderungen und Erwartungen werden an Ihre Praxis gestellt? Ich zeige Ihnen wie Sie Ihre Mitarbeiter von Beginn an einbinden und für Qualität begeistern. 

Natürlich sind die einzelnen Schritte mit Arbeit verbunden. Aber mein Ziel ist es, Ihnen so viel praktischen Inhalt zu liefern, dass Sie direkt loslegen können.