Wenn von QM die Rede ist oder von DIN EN ISO 9001:2015, sträuben sich nicht selten die Nackenhaare der Zahnärzte. Warum alles auf den Prüfstand stellen, wenn es doch ganz gut läuft und die Umsätze stimmen? Warum das Praxis-Team mit neuen Themen, Begriffen und Abläufen belasten, wenn die Organisation sich im Laufe der vielen Jahre eingespielt hat?
Nicht alle alten Zöpfe abschneiden
Viele Praxisinhaber fürchten ein „Umkrempeln“ des gesamten Ablaufs und fürchten sich vor neuen, ungewohnten Strukturen. Selbst wenn der subjektiv empfundene Aufwand für die Verwaltungsaufgaben ständig steigt, wenn von Bürokratie-Monstern die Rede ist und die Mehrbelastungen auch das gesamte Team tangieren, scheint der Leidensdruck noch nicht hoch genug zu sein, strukturell etwas zu verändern und damit zu verbessern.
Dabei geht es nicht um ein „Umgraben“ aller Arbeitsschritte. Vielmehr stehen Vereinfachungen im Vordergrund, die stärkere Nutzung von Software-Lösungen, die schnellere Dokumentation oder der Zugriff auf Praxiswissen per Mausklick. Vieles, was sich bewährt hat, wird im Rahmen eines QM-Ansatzes nicht ersetzt oder infrage gestellt. Deshalb muss am Beginn eines solchen Prozesses auch eine genaue und lückenlose Bedarfsermittlung und Auftragsbesprechung stehen.
Fundierte Unterstützung
Ein QM-Prozess bezieht immer das gesamte Team mit ein. Einer der Kardinalfehler, der nicht selten gemacht wird, führt zu keinem messbaren und dauerhaften Ergebnis: Der Dialog nur mit dem Praxisinhaber. Es wäre im Sinne einer echten Verbesserung also nicht ratsam, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auszuschließen oder sie nur gelegentlich mit dann fertig ausformulierten Vorschlägen zu konfrontieren.
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Du hast mit QM schon so oft angefangen, kommst aber nicht richtig weiter? Du weißt noch nicht, worauf es ankommt & nicht zu wissen, wo du stehst, ist schwer auszuhalten?
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In fast allen Köpfen – das zeigt die Erfahrung immer wieder – stecken zahlreiche Verbesserungsvorschläge, die aber nur selten formuliert, diskutiert oder belohnt werden. Wenn das Team die Arbeitsbedingungen und –abläufe aktiv mitgestalten kann, bringt das einen regelrechten Motivationsschub.
Zusätzlich wird das Qualitätsbewusstsein geschärft. Gemeinsam geht es also im Zuge der ersten QM-Schritte auch um Themen wie Urlaubsplanung, Risikomanagement, Beschwerde- und Fehlerkultur, die Zusammenarbeit mit dem Abrechnungsservice und nicht zuletzt um die Wirtschaftlichkeit.
Bindet man jeden in der Praxis ein, unter Berücksichtigung der jeweiligen Ressourcen natürlich, steigt die Handlungs- und Methoden-Kompetenz spürbar, das (Fach-) Wissen eines jeden Einzelnen ebenso. Mit den richtigen Methoden wird aus Inselwissen fest verankertes Praxiswissen. Das auch bei Personalausfall bleibt.
Mehr Zeit für das Wesentliche
Die Einführung eines Qualitätsmanagement-Systems nach G-BA und DIN EN ISO 9001:2015 dient in erster Linie verbesserten und effizienten, aber auch rechtssicheren Abläufen in der Praxis. Dazu kommt, dass das Praxiswissen via Dokumentations-Tool abrufbar und ständig erweitert wird – ein Werkzeug, das sich gerade bei Neueinstellungen oder der Beschäftigung von Aushilfen bezahlt macht. Und wer nicht lange nach Daten und Vorgängen suchen muss, hat mehr Zeit, sich den Patienten zu widmen und sinnvollere Aufgaben zu erledigen. Was in vielen Praxen, die ihr QM-System inzwischen eingeführt haben, zu sehen ist: Die Zufriedenheit der Patienten und vor allem die Weiterempfehlungsrate steigt signifikant. Denn die Menschen haben ein gutes Gespür eben für Qualität, Zuverlässigkeit und geordnete Abläufe. Das beginnt bei der Terminvereinbarung und hört nach dem Ende der eigentlichen Behandlung noch lange nicht auf. Und am Ende steht eine stabile, weiterempfohlene Praxis, der man vertraut, die eine hochwertige Leistung bietet.
Die Autorin und Auditorin steht für Qualitätsmanagement mit Leichtigkeit und Weitblick. Soll heißen, dass sie nichts davon hält QM zu verkomplizieren. In erster Linie muss QM von Anfang an nützlich und praktisch sein. Es soll dabei helfen, den Praxisalltag zu vereinfachen, gesetzliche Vorgaben einzuhalten und die Zusammenarbeit aller Beteiligten zu verbessern. Ergebnis sind zum Beispiel optimal ausgelastete Behandlungsräume und eine genaue Dokumentation Ihrer erbrachten Leistungen.
Das Ergebnis kennen Sie…
info@qm-oischinger.de
