Rasen, Obstbaum oder Blütenpracht. Jeder (Hobby)Gärtner weiß, dass ein Garten Pflege braucht. Es braucht Wissen. Es braucht Zeit und es braucht das entsprechende Werkzeug. Wer eine Rose mit einer stumpfen oder rostigen Gartenschere schneidet, wird keine lange Freude an seiner Rose haben. (hier braucht es ein „kaltes Herz und eine scharfe Schere“. Aber das nur am Rande.) Wer seinen Rasen nicht vertikutiert, dem bleibt Moos. Und auch Obstbäume richtig schneiden will gelernt sein.

Und wann gelingt Garten?

Wenn du weißt, wer sich drum kümmert ist das schon mal die halbe Miete. Und wenn der Kümmerer sich auskennt ist das der Jackpot. Hättest du auch gewusst? Prima. Dann kommt mit. 

Denn jetzt legen wir die Baumschere beiseite und tauchen direkt in deine Zahnarztpraxis: Wie gelingt denn Alltag in der Zahnarztpraxis?

Logisch! Klare Zuständigkeiten festzulegen ist wichtig. Damit Abläufe aber wirklich reibungslos funktionieren – und dein Team zufriedener wird – braucht es mehr. In diesem Artikel erfährst du 5 QM-Tipps für die Zahnarztpraxis, die eure Abläufe spürbar verbessern.

Aufgaben ganz klar festlegen, abgrenzen und beschreiben

Dazu kann man tausend Listchen, Zettelchen und PostIts schreiben, die dann an den unterschiedlichsten Stellen zu finden sind. Kann man, muss man aber nicht. So geht es auch:

Eine echte Teamaufgabe: Erfasst alle Aufgaben in einer Liste, die bei euch anfallen. Alle. Auch der allabendliche Abwasch, Wäsche bügeln, Zimmer auffüllen, Patiententoilette prüfen. Dann schreibt hinter jede Aufgabe die Häufigkeit (täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich etc.)

Alle täglichen und wöchentlichen Aufgaben gehören in eine Checkliste. Am besten du legst 3 Checklisten an. Eine für Tätigkeiten am Morgen, eine für Tätigkeiten am Mittag und eine Checkliste für alle Tätigkeiten am Abend. Ich persönlich würde jede einzelne Checkliste noch in die vorhandenen Räume untergliedern. Also z.B. für für Empfang, Steri, Zimmer 1,2,3, Labor, Rö-Raum, Labor etc.

Aufgaben und Besonderheiten, die nur an bestimmten Tagen durchgeführt werden (z.B. Leitwerttest) kennzeichnen (z.B. in der CL Tätigkeiten am Morgen >> unter „Steri“ >> nur freitags: Leitwerttest). Aber packe die wöchentlichen Aufgaben unbedingt mit in diese Checkliste. So habt ihr eine zentrale Übersicht für alle täglichen und wöchentlichen Praxisaufgaben / Routineaufgaben für die einzelnen Zimmer. Diese ist verbindlich und übersichtlich.

Für alle anderen Aufgaben (monatlich, jährlich, 5-jährig etc.) empfehle ich, feste Zuständigkeiten inkl. Stellvertretung zu definieren und die Aufgaben etwas genauer zu beschreiben:

Behandlungsabläufe beschreiben

Ich denke wir sind uns darüber einig, dass uns eine „Silo-Organisation“ nicht weiterführt. Ein Silo besitzt keine Fenster. Wenn also A nicht weiß, was B macht oder B braucht, um ordentlich weiterarbeiten zu können, dann kann das nur zu Lasten der Arbeitszufriedenheit, der Wirtschaftlichkeit oder zu Lasten reibungsloser Abläufe geschehen. Eine moderne Praxis handelt wie ein optimal trainierter Staffellauf. Ein Hand in Hand arbeiten. Jeder in der Praxis interessiert sich für die Kollegen und weiß, was dieser im nächsten Arbeitsschritt benötigt, um optimal weiterarbeiten zu können.

Fragt euch immer: Sind alle Informationen, Materialien und Personen zur richtigen Zeit am richtigen Platz, um perfekt weiterarbeiten zu können.

EIN durchgehender, patientenorientierter Prozess. Der Patient betritt die Praxis, wird behandelt und der Patient geht mit einem Folgetermin bzw. klar kommunizierter Handlungsaufforderung.

Wenn ihr euch die Mühe macht und eure Behandlungsabläufe wie folgt beschreibt, verbessert ihr die Zusammenarbeit an den Schnittstellen maßgeblich und legt einen Fokus auf die Themen  Patientensicherheit, Patientenaufklärung und auch Dokumentation. Hat also auch mit Haftung zu tun.

Ich bin übrigens der Meinung, dass die Behandlungsdokumentation zur Kernkompetenz gehört und jedes Jahr geschult werden sollte. 3 Gründe:

 

• Ihr verbringt mit Dokumentation so unendlich viel Zeit. Hier lohnt es doch zu erfahren, auf was es ankommt, sodass ihr schneller damit fertig seid und das Wichtige dokumentiert habt (ohne zeitfressende Prosa!).
• Ihr könnt mit einer guten Doku wesentlich mehr abrechnen. Dann ist es doch hilfreich, die Stellschrauben zu kennen.
• Und dann das nicht zu unterschätzende Haftungsthema.

Warum buchst du nicht mal eine externe ZMV und lässt dein Team 2 Stunden via Zoom schulen?

Aber zurück zum Thema Behandlungsabläufe. Hier eine kleine Anregung, wie so eine Ablaufbeschreibung für die einzelnen Behandlungstermine aussehen könnte:

1. Was geschieht am Empfang?
2. Welche Risiken gilt es zu beachten?
3. Wie wird die Behandlung vorbereitet? Rö-Bilder, Instrumente, Geräte…
4. Was wird dem Patienten erklärt gezeigt, mitgegeben?
5. Behandlungsschritte
6. Doku, nächste Schritte, Labor etc.

Organisatorische Ablaufbeschreibungen

Hier sind Abläufe wie die Materialbestellung, Instrumentenaufbereitung, Versand von Röntgenbildern oder Abläufe zur Ersten Hilfe gemeint.

Hier reichen Checklisten. Verliert euch nicht in Details. Und nutzt z.B. Screenshots, kleine Filme, um Abläufe zu beschreiben. Wenn ihr die Arbeitsplätze immer mal wieder wechselt (Job Rotation siehe unten), reichen stichpunktartige Ablaufbeschreibungen. Die dienen dann als Gedächtnisstütze, um sich schnell einzuarbeiten.

Das Zauberwort heißt Empowerment

Denn fehlendes Empowerment bedeutet, dass Andrea nicht in der Lage ist, eine Aufgabe selbstständig und adhoc auszuführen, ohne vorher die Erlaubnis oder die notwendigen Informationen dafür einzuholen. Die Folge: Du musst  Abläufe ständig überwachen, um dann eine Entscheidung treffen zu können.

Das kostet Zeit. Im Übrigen muss Andrea ihre Tätigkeit solange unterbrechen, bis du die Zeit gefunden hast, ihr dein „GO“ zu geben.

Beide Parteien verlieren Zeit und Motivation. Verfügt Andrea aber über das notwendige Know-How, ausreichende Informationen und die Entscheidungskompetenz, so ist sie in der Lage, selbst Entscheidungen zu treffen und den Ablauf selbstständig und ohne Unterbrechungen zu Ende zu bringen.

Das fördert die Motivation und Eigenverantwortlichkeit. Weil Andrea den gesamten Ablauf kennt, ist sie eher in der Lage, Verbesserungen zu erkennen und umzusetzen.

Übertrage also die Verantwortung für ganze Aufgabenbereiche. Das beinhaltet alle Aspekte von der Vorbereitung über die Ausführung bis hin zur Kontrolle.

Zeitgewinn ist das eine. Ein weiterer Punkt ist, dass wesentlich mehr Ideen und Verbesserungsvorschläge generiert werden. Denn – überspitzt gesagt – es denkt nicht nur Einer (der Chef) und gibt Anweisungen, sondern alle denken mit und bringen Verbesserungs- und Lösungsvorschläge ein.

Job Rotation

Ein wirkungsvoller Weg, um die Zusammenarbeit zu verbessern ist Job Rotation.

Das bedeutet, dass Mitarbeiter regelmäßig an unterschiedlichen Arbeitsplätzen arbeiten. Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Andrea lernt unterschiedliche Arbeitsplätze kennen. Sie weiß also, auf welche Infos, Formulare, Materialien etc. es an diesem Arbeitsplatz ankommt, sodass störungsfrei gearbeitet werden kann. Das fördert eine ganz neue Sichtweise für Schnittstellen und die Zusammenarbeit wird sich ganz automatisch verbessern. Dein Team wird viel schneller auf Verbesserungspotentiale aufmerksam, weil die Zusammenhänge klarer werden. Weil sie den kompletten Behandlungsablauf, Aufbereitungsprozess oder die Bestellungen im Blick haben. Klingt nach Utopie? Probier es einfach aus.
• Du bist unabhängiger von einzelnen Mitarbeitern, weil sich jeder Mitarbeiter an jedem Arbeitsplatz auskennt. Vielleicht nicht optimal, aber zumindest so gut, dass der Betrieb auch bei Personalausfall aufrecht erhalten werden kann. Und die Röntgenbilder auch verschickt werden können, wenn Maria schon im Feierabend ist.
• Die Abwechslung fördert die Motivation und das Engagement!

Einfach mal kurz mit anpacken

Kommuniziere ganz klar im Team, wer für welche Aufgaben zuständig ist. Wer die Vertretung übernimmt. Egal ob Job Rotation oder feste Zuständigkeit. Je klarer die Aufgabenzuordnung, desto besser läuft es.

Am Besten läuft es, wenn deine Mitarbeiter alle Abläufe kennen, wenn es feste Zuständigkeiten gibt und sich trotzdem niemand zu schade ist, mal kurz mit anzupacken.

Wenn du Hilfsbereitschaft positiv bestärkst à la „Ich finde es stark, dass du gerade gesehen hast, dass Maria Hilfe braucht und du kurz mit angepackt hast. Vielen Dank dafür.“ wird sich dein Mitarbeiter wertgeschätzt fühlen. Er fühlt sich gesehen und wird sich auch das nächste Mal nicht zu schade dafür sein, mit anzupacken.

Ein gutes Betriebsklima fördert den Zusammenhalt. Und guter Zusammenhalt ist wiederum die Voraussetzung, dass es sich lohnt, die bekannte Extrameile zu gehen. Und die gegenseitige Hilfe wird das Zusammenarbeiten so unendlich viel leichter machen. Aber das ist ein anderes Thema. 

Was tun bei gewachsenen Strukturen, die trotzdem nicht so richtig funktionieren?

Was tun, wenn eine klare Struktur fehlt? Wenn sich Kompetenzen über die Jahre verteilt haben – und dennoch nicht immer so eindeutig zugeordnet sind? Wenn es immer wieder zu Unzufriedenheit kommt?

Klar, wenn es immer wieder zu Fehlern oder Nacharbeiten kommt, ist es offensichtlich, dass du dir das Thema Zuständigkeiten mal etwas genauer anschauen solltest.

Was ist, wenn es doch eigentlich ganz gut läuft?

Du aber trotzdem nicht genau weißt, wer was wann macht?

Bei mir läuten hier sofort die Alarmglocken und ich will dir auch erklären warum:

Bei Fluktuation ist das komplette Wissen weg. Von heute auf morgen.

Und die Abläufe laufen aus dem Ruder. Wie ist das mit der Röntgenprüfung? Wie sind die Passwörter? Wie läuft das mit den STKs? Eine Ordnungswidrigkeit, wenn das Medizinprodukte-Buch fehlt? Was ist ein Medizinprodukte-Buch? Und was hat es mit der Herstellereinweisung auf sich? Warum fehlen die Materialien? Jetzt müssen wir dem Bleaching-Patienten absagen!

Du willst dich nicht blind auf einen Mitarbeiter verlassen.

Das hat nichts mit Kontrollwahn zu tun, aber du willst jederzeit den Überblick behalten. Du willst immer wissen, was in deiner Praxis läuft. Und wenn die Lagerplätze für Instrumente oder Materialien verändert werden, dann willst du das wissen. Es kann nicht angehen, dass du als Letzter davon erfährst und im Zweifelsfall nichts mehr findest.

Das erfordert natürlich Interesse an der Praxisorganisation. Das bedeutet, dass du dir die Zeit nimmst, reibungslose Abläufe zu organisieren. Du brauchst das nicht alleine machen. Hol dir versierte Mitarbeiter ins Boot. Macht das gemeinsam. Sowas macht ja Spaß! Aber du willst immer den Überblick behalten. Nicht im Detail. Aber du weißt ab jetzt, welche Aufgaben anstehen, und wer sich darum kümmert.

Du bist verantwortlich.

Für einen sicheren Arbeitsplatz. Für den Datenschutz. Für die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen. Für die Patientensicherheit. Und die hat zum einen mit der fachlichen Behandlung zu tun. Aber zum Beispiel auch mit der richtigen Aufbereitung der Instrumente. Wenn du nicht weißt, wie die Instrumente aufbereitet werden, wie willst du dann sicherstellen, dass du nicht mit kontaminierten Instrumenten operierst? Dass anaerobe Sporen in den Wurzelkanal oder in den Knochen eindringen. 

Wenn du nicht sicherstellen kannst, dass die wasserführenden Systeme morgens 2 Minuten und nach jeder Behandlung 20 Sekunden gespült werden – wie willst du sicherstellen, dass nicht mit der nächsten Behandlung Blut des Vorpatienten, Pseudomonas oder Legionellen in den Mund des nächsten (vielleicht immunsuppressiven) Patienten gespült werden? Wie willst du sicherstellen, dass du mit dekontaminiertem Material arbeitest, wenn die Händedesinfektion nicht funktioniert? Oder die Schublade während der Behandlung mal eben schnell geöffnet und mit den Handschuhen reingegriffen wird? 

Wenn es zu Unfällen kommt und deine Mitarbeiter nicht unterwiesen wurden, dann bist du dafür haftbar. Unfälle passieren. Aber du willst vorher dafür Sorge zu tragen, dass der D-Arzt definiert ist, dass das Verbandbuch genutzt wird und nach einem Nadelstich jedes Mal die ganze Maschinerie losgetreten wird. Hier kann es um Rentenansprüche gehen. Du willst vorher zum Thema persönliche Schutzausrüstung unterweisen und dann das Thema konsequent im Blick behalten. Du bist im Schaden haftbar, wenn du dich nicht gekümmert hast.

Du willst diese essentiellen Themen nicht blind an einen Mitarbeiter delegieren. Du willst wissen, welche Anforderungen du erfüllen musst und dann überlegen wer was übernehmen kann und darf.

Hilfreiche Links zum Thema QM-Tipps für die Zahnarztpraxis

Handlungshilfe für Führungskräfte: Kein Stress mit dem Stress

https://www.psyga.info/fileadmin/Angebote/PDFs/Handlungshilfe_fuer_Fuehrungskraefte.pdf

Jetzt mal ganz unter uns: Geht’s dir auch so?

Angenommen, wir sprechen nicht von einem Online QM Kurs für Zahnarztpraxen:

Du gehst auf eine Schulung – die mehr oder weniger inspirierend ist – und je inspirierender, desto eher willst du etwas davon umsetzen.

Aber dann kommt der Haken. Du willst. Aber du kannst nicht. Es war einfach zu viel Input. Sehr interessant, aber viel zu viel auf einmal. Und so viele Details. Das konnte sich doch kein Mensch merken!

Wie war das nochmal mit den Geräten? Was und wie muss ich unterweisen? Und wo bekomme ich jetzt eine Vorlage für ein Bestandsverzeichnis her? Und dann schleicht sich immer wieder ein kleiner, zermürbender Gedanke ein: „Hoffentlich habe ich nichts vergessen.“ und „Hoffentlich stimmt das jetzt alles, so wie ich es gemacht habe…“

Und nach 4 Wochen hast du den Rest dann doch vergessen. Das ist zwar frustrierend. Aber leider ganz normal. Und es liegt nicht an dir, sondern am Lernformat:

Du merkst dir neue Dinge nicht besonders gut, wenn du sie nur hörst. Du kannst dir neue Inhalte am besten merken, wenn du sie erklärt bekommst und dann selbst loslegst und ausprobierst. Und genau das ist bei meinem Online QM Kurs für Zahnarztpraxen, der QM-Werkstatt, der Fall.

Du bekommst die Struktur und dann alle 2 Wochen ein neues Thema. Verständlich anhand von Videos aufbereitet, die du dir rund um die Uhr anschauen kannst.

Dazu viele Hilfestellungen und Vorlagen, um in kurzer Zeit die Rakete zu zünden. 

Bis zum Experten, durchläufst du 4 Lernstufen

Stufe 1: Unbewusste Inkompetenz:

Das ist der Normalzustand, bevor du dich mit einem neuen Thema befasst. Bevor du Noten lernst, sind es für dich Punkte mit Strichen auf Linien. Keine Ahnung was das bedeutet und wie das klingt. Achtel-  oder  Viertelnoten? Du hast keine Ahnung! Oder ein anderes Beispiel: Autofahren. Bevor du das erste Mal neben deinem Fahrlehrer sitzt, scheint es einfach nur kompliziert. Du hast keinen Schimmer, wie das gehen soll.

Stufe 2: Bewusste Inkompetenz:

Jemand erklärt dir, wie’s geht. Du lernst, dass es Noten gibt. Notenschlüssel. CDEFGAHC… Dein Fahrlehrer erklärt dir, dass es eine Schaltung und eine Kupplung gibt. Dass du mit dem ersten Gang anfährst, die Kupplung langsam kommen lässt… und auf der Autobahn in den höchsten Gang schalten solltest. Dass es Verkehrsschilder zu beachten gibt etc.

Stufe 3: Bewusste Kompetenz:

Hier kannst du Noten schreiben, du kannst vielleicht schon die ersten Töne auf einem Instrument spielen. Du kannst Auto fahren. Aber alles ist noch neu und du musst dich höllisch konzentrieren, damit du keinen Fehler machst. Fehler sind in dieser Stufe ganz normal. Du trittst aus deiner bisherigen Komfort-Zone heraus und lernst etwas völlig Neues. Wachstum.

Stufe 4: Unbewusste Kompetenz:

Hier wollen wir hin. Hier kommt Routine ins Spiel. Du hast dein Instrument viele Stunden, ja Monate geübt. Bist hunderte von Kilometern Auto gefahren. Du kannst eine Sache aus dem FF. Du bist Experte. Oder nah dran 😉

Was hat das mit QM zu tun? Und mit meinem Online QM Kurs für Zahnarztpraxen?

Wenn du ein neues Thema lernst, befindest du dich in der ersten Lernstufe „Unbewusste Inkompetenz“. Wenn du den Kurs absolviert hast, in der bewussten Inkompetenz.

Wenn du eine Präsensveranstaltung besuchst, die noch so gut war, wirst du danach alleine gelassen. Du hast es zwar gehört. Aber noch nicht selber gemacht. Es werden Fehler passieren und du wirst vieles wieder vergessen, wenn du nicht dran bleibst und übst. Oder Fragen stellen kannst, weil du unsicher bist.

Wäre es nicht erleichternd, wenn du in dieser Wachstumsphase eine routinierte Expertin an der Seite hast, die das Ganze schon zig Mal gemacht hat? Eine, die sich auskennt, die dich monatelang an die Hand nimmt und auch gleich noch ein paar Tipps parat hat. Die QM nicht nur an Dokumenten fest macht, sondern das große Ganze sieht. Demografische Realitäten im Blick hat. Die weiß, was die Generation Y oder Z von ihren Arbeitgebern erwarten – ja verlangen? Die sieht, dass es Zahnärzte wie Sand am Meer gibt. Dass sich jeder Patient und noch wichtiger: jeder Mitarbeiter seinen Arbeitgeber – sprich Zahnarztpraxis – aussuchen kann?

Als Zahnarzt bist du abhängig.

Du bist inzwischen nicht mehr in der komfortablen Situation, dir dein Personal groß aussuchen zu können. Dein Personal sucht dich aus.

Der Personalmangel ist angekommen und rollt immer weiter wie eine Lawine auf dich zu. Auszubildende brechen ihre Lehre ab, weil sie sich nicht wohl fühlen. Weil sie sich etwas anderes erwartet haben und weil das Gehalt (in einer Stadt wie München um so mehr!) einfach nicht mehr happy macht.

Mitarbeiter stellen horrende Gehaltsforderungen. Einfach weil sie es können. Sie kündigen. Einfach weil sie es können und einen Tag später einen neuen Job finden. Angestellte Zahnärzte gehen. Weil es 5 Häuser weiter auch einen tollen Job gibt.

Patienten setzen eine moderne Ausstattung und High End Medizin schon lange voraus. Damit kannst du keine Katze mehr hinter dem Ofen vor locken. Du kannst dich damit auch nicht mehr von deinen Kollegen abheben. Digitales Röntgen, das auf Websites immer wieder angepriesen wird – ist doch sowas von normal.

Um wieder zum Thema QM zurückzukommen.

Das sind nur 2 (wenn auch sehr wesentliche!) Gründe, warum QM heute so fest verwurzelt in eine Zahnarztpraxis gehört, wie die elektrische Zahnbürste in jedes Bad. Es steht einfach nicht zur Debatte.

QM ist soviel mehr als Dokumente und Bestandslisten.

Ist es nicht klasse, dass es einen Online QM Kurs für Zahnarztpraxen gibt, der dir genau dabei hilft? Sogar wenn du noch ganz am Anfang stehst und nur 2 Stunden Zeit in der Woche findest?

• Ein Kurs, der dir zeigt, wie du dich positionieren kannst, um für Patienten und Mitarbeiter interessant und attraktiv zu bleiben?
• Der dir hilft, alle Vorgaben strukturiert und mit Leichtigkeit zu erfüllen.
• Der dich dabei unterstützt, einer Begehung entspannt entgegen zu blicken? Und ZACK das richtige, aktuelle Prüfprotokoll aus dem Ordner zu ziehen?
• Der es dir erlaubt, dich zurückzulehnen und neue Impulse zu genießen. Mal aus dem täglichen Hamsterrad auszubrechen?
• Unabhängig von festen Webinarzeiten? Mit klar strukturieren Modulen, mit kompakten Lernvideos konkreten To Do’s, damit du schneller fertig bist?

Und das für 10 Monate? Regelmäßig und im ganz persönlichen Gespräch? Ich habe all mein Wissen und meine QM-Berufserfahrung in diesen Online QM Kurs für Zahnarztpraxen gepackt. Damit du rund um die Uhr davon profitieren und mit der QM-Werkstatt die Abkürzung nehmen kannst.

Quasi den Turbo zünden und bald einen Haken dran machen kannst. Neue Sichtweisen gewinnst und dann gezielt die notwendigen Schritte in die Wege leiten kannst.

QM bietet mehr als G-BA-Richtlinie oder Themen der Arbeitssicherheit (aber auch das gibt’s natürlich in der QM-Werkstatt ;))

Wenn du also keine Lust mehr auf schnödes, langweiliges QM hast. Wenn du deine Praxis richtig nach Vorne bringen und dabei 10 Monate von einem routinierten Experten begleitet werden willst. Dann komm in die QM-Werkstatt.

Der nächste Kurs startet Ende Januar 2022.

Hilfreiche Links zum Thema Online QM Kurs für Zahnarztpraxen

https://qm-oischinger.de/qm-online-kurs-zahnarztpraxis-qm-werkstatt/

„Ja krass! Kannst du mir das bitte nochmal alles zusammenschreiben? Das ist ja der Hammer, an was ich da alles denken muss!“ 
Klar! Mach ich doch gern. Und damit du auch gleich was davon hast, gibt’s heute diesen Blog-Artikel zum Thema E-Checks in der Zahnarztpraxis. Naja. Es wird nicht nur um E-Checks in der Zahnarztpraxis gehen. Thema sind alle Prüfungen, die von dir als Praxisinhaber und damit Betreiber verpflichtend gefordert sind.

Das gleich vorweg: Ich halte gar nichts davon, Ängste zu schüren. Ich bin einfach der Meinung, dass du das Geräte-Thema nicht auf die leichte Schulter nehmen solltest. Denn das könnte bald fatale Folgen für dich haben. Schließlich will kein Mensch wegen nem alten Wasserkocher auf einem 6 oder gar 7 stelligen Brandschaden sitzen bleiben, oder sich strafbar machen, weil durch ein defektes Gerät ein Mitarbeiter oder Patient zu Schaden kam.

E-Checks in der Zahnarztpraxis sind Pflicht. Daran kommst du nicht vorbei. Ja, sicher kostet es  Überwindung, weil viele einfach nicht wissen, wo sie am besten anfangen sollen. Dabei ist das Thema schnell erledigt. Alles was es braucht, ist einen strukturierten Start. Und etwas Zeit, um sich durchzuarbeiten. Du bekommst am Ende dieses Artikels einige Tipps an die Hand, sodass du schnell fertig bist.

Verbindliche Prüfpflicht nicht nur für E-Checks in der Zahnarztpraxis

Hier sind die wichtigsten Infos, warum sich für Medizinprodukte und Elektrische Geräte im Allgemeinen eine rechtliche – und damit verbindliche – Prüfpflicht ergibt:

Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV)

§ 4 Grundpflichten des Arbeitgebers

(1) Arbeitsmittel dürfen erst verwendet werden, nachdem der Arbeitgeber

1. eine Gefährdungsbeurteilung durchgeführt hat,
   2. die dabei ermittelten Schutzmaßnahmen nach dem Stand der Technik getroffen hat und
   3. festgestellt hat, dass die Verwendung der Arbeitsmittel nach dem Stand der Technik sicher ist.

§ 23 Straftaten

(1) Wer durch eine in § 22 Abs. 1 bezeichnete vorsätzliche Handlung Leben oder Gesundheit eines Beschäftigten gefährdet, ist nach § 26 Nummer 2 Arbeitsschutzgesetz strafbar.

Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV)

DGUV 3 § 5 Prüfungen
Der Unternehmer hat dafür zu sorgen, dass die elektrischen Anlagen und Betriebsmittel auf ihren ordnungsgemäßen Zustand geprüft werden. […] Die Fristen sind so zu bemessen, dass entstehende Mängel, mit denen gerechnet werden muss, rechtzeitig festgestellt werden.

Versicherungsvertragsgesetz (VVG)

§ 81 Herbeiführung eines Versicherungsfalles

(1) Der Versicherer ist nicht zur Leistung verpflichtet, wenn der Versicherungsnehmer vorsätzlich den Versicherungsfall herbeiführt.
(2) Führt der Versicherungsnehmer den Versicherungsfall grob fahrlässig herbei, ist der  Versicherer berechtigt, seine Leistung in einem der Schwere des Verschuldens des Versicherungsnehmers entsprechenden Verhältnis zu kürzen.

Und genau deshalb verschaffen wir uns zu Beginn des QM-Projekts erst mal einen Überblick und sorgen dafür, dass die gesetzlichen Vorgaben erledigt sind. 

Wir gehen alle Geräte durch. Erstellen Bestandslisten und schauen, ob z. B. alle Medizinproduktebücher, Herstellereinweisungen, E-Checks, STK, DIN 62353 Prüfungen etc. vorhanden sind… Es scheint uferlos. Und wenn ich ehrlich bin, ist es das auch. Hilft aber nix. Du musst dich auskennen, brauchst einen Überblick und dann kannst du alle Maßnahmen in die Wege leiten.

Denn wenn es erst mal brennt, zahlt dir bei fehlenden E-Checks in der Zahnarztpraxis keine Versicherung!

Darauf kommt es jetzt an:

Damit du ab jetzt auf der sicheren Seite bist und alles für den Schutz deiner Mitarbeiter, deiner Patienten und deines Portemonnaies getan hast, gibt’s hier die Checkliste mit den To Do’s:

Neues aktives Medizinprodukt

Aktive Medizinprodukte sind solche, die mit Hilfe einer externen Energiequelle (Strom, Akku, Batterie, thermische oder kinetische Energie oder Gasdruck) betrieben werden.

Das musst du jetzt umsetzen:

• CE-Kennzeichen vorhanden?
• Gerät in Bestandsverzeichnis nach §13 MPBetreibV erfassen
• Herstellerangaben, Gebrauchsanweisungen, Gerätebücher zugänglich aufbewahren
• Mitarbeiter-Unterweisung in die sachgerechte Handhabung aller aktiven Medizinprodukte inkl. Doku (Tipp: pro Zimmer)
• Wartungen gemäß Herstellerangaben
• E-Checks in der Zahnarztpraxis (DGUV V3-Prüfung)
• Ggf. Sicherheitstechnische Kontrolle nach DIN 62353 (z.B. für Behandlungsstühle, Röntgengeräte etc. (siehe Herstellerangaben / Wartungsinfos)
• Falls spezielle Wartungen oder DIN Prüfungen gefordert sind, dann erfasse die Geräte und die Termine zur Übersicht in einer Liste der „Wiederkehrenden Termine“ und plane sie rechtzeitig.
• Bei Bedarf Meldung von Vorkommnissen an das Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte
• Bei Mängeln werden die betroffenen Geräte sofort gekennzeichnet, ausgesondert & repariert. Die Praxisleitung ist zu informieren.

Neues Medizinprodukt der Anlage 1

Medizinprodukte gemäß MPBetreibV Anlage 1 sind z.B. Lasergeräte der Klasse 3B, 3R & 4, HF-Chirurgiegeräte (z.B. Elektrotom, Piezo), Nervenfunktionsgeräte (Pulpenprüfer, Tens), Reizstromgeräte (z.B. Defi), Inhalationsnarkosegeräte. Weitere Geräte findest du in diesem Link:

https://www.gesetze-im-internet.de/mpbetreibv/anlage_1.html

Das musst du jetzt umsetzen:

• alle Maßnahmen siehe „Neues aktives Medizinprodukt“   PLUS
• Medizinproduktebuch
• Herstellereinweisung der „vom Betreiber beauftragten Personen“ inkl. Doku!! (meint Herstellereinweisung des Ersteinweisers –  also der Person, die in deiner Praxis weitere Personen in der Handhabung des Anlage 1 Gerätes einweisen darf. Mein Tipp: Das sollte die Praxisleitung sein. Denn sollte der Ersteinweiser die Praxis verlassen, musst du die Herstellereinweisung nochmal zahlen.)
• Alle Personen, die mit dem Anlage 1-Gerät (z.B. Elektrotom) arbeiten, müssen vom Ersteinweiser in die sachgerechte Handhabung eingewiesen werden – inkl. Doku!!
• STK (Sicherheitstechnische Kontrollen)
• Ggf. Betriebsanweisungen erstellen (z.B. Laser)

Neues Medizinprodukt der Anlage 2

Medizinprodukte gemäß MPBetreibV Anlage 2 sind z.B. Blutdruckmessgeräte, elektrische Fieberthermometer.

https://www.gesetze-im-internet.de/mpbetreibv/anlage_2.htm

Das musst du jetzt umsetzen:

• alle Maßnahmen siehe „Neues aktives Medizinprodukt“    PLUS
• Medizinproduktebuch
• MTK (Messtechnische Kontrollen)

Sonstige elektrische Geräte wie Bildschirm, Telefon, PC oder Steckdosenleiste (ja, auch die)

Das musst du jetzt umsetzen:

•  CE-Kennzeichen?
• Gerät in Bestandsverzeichnis für elektrische Geräte erfassen
• Herstellerangaben, Gebrauchsanweisungen oder Gerätebücher zugänglich aufbewahren
• Wartungen gemäß Herstellerangaben
• E-Checks in der Zahnarztpraxis (DGUV V3-Prüfung)
• Bei Mängeln werden die betroffenen Geräte sofort ausgesondert, repariert, Info an Praxisleitung
• Ggf. Betriebsanweisungen erstellen

Tipps, damit du schneller fertig bist

Schritt 1:

Erstelle eine Bestandsliste für deine aktiven Medizinprodukte und für elektrische Geräte. 

Schritt 2:

Überprüfe anhand der Bestandsliste, ob alle Handbücher und Betriebsanweisungen vorhanden sind. Falls nicht, kannst du viele davon im Internet herunterladen. Ansonsten wendest du dich am besten direkt an den Hersteller.

Schritt 3:

Lege eine Liste mit Wiederkehrenden Terminen an. Die könnte z.B. so aussehen: Neben Gerät, Prüfart, Turnus und  letzter Prüfung legst du Spalten für die nächsten 10 Jahre an.

Anschließend liest du in allen Gerätehandbüchern unter dem Punkt „Wartung, Sicherheitstechnische Kontrollen“ nach, ob und wenn ja, in welchem Turnus die Prüfintervalle gefordert sind.

Anschließend schaust du in euren Unterlagen nach, wann die letzte Prüfung durchgeführt wurde und planst im richtigen Turnus die nächsten Prüftermine.

So hast du alles im Blick und kannst die Termine, die ein Techniker gemeinsam erledigen könnte, zusammenlegen. Das spart nicht nur Anfahrtskosten, sondern auch Zeit, die die Planung und Koordinierung des Technikers bzw. Terminverschiebungen für Patienten nach sich zieht.

Tipp: Ergänze in dieser Liste auch Termine für die Gefährdungsbeurteilung, Pflicht- und Angebotsvorsorgen, Mitarbeiterunterweisungen, Röntgenaktualisierung, BUS-Dienst, Brandschutzhelfer-Schulungen, Erste-Hilfe Kurs, Check des erste Hilfe Materials, Sicherheitsbericht MDR etc. Die Kammern geben häufig Listen mit wiederkehrenden Terminen raus.

Welche Geräte und Termine in deiner Liste landen ist natürlich sehr individuell. Hier ein fiktives Beispiel, wie sowas  aussehen könnte.

Schritt 4:

Überprüfe, ob du für alle Medizinprodukte der Anlage 1 die Herstellereinweisungen für den Ersteinweiser hast und ob die Medizinproduktebücher vorhanden sind.

Schritt 5:

Organisiere zeitnah die Termine für die E-Checks, Wartungen, STK etc. und, falls notwendig, bei Anlage 1 Geräten die Herstellereinweisungen für die Ersteinweiser (Tipp: das sollte die Praxisleitung selbst sein). Du weißt jetzt, im Schadensfall zahlt dir keine Versicherung!

Schritt 6:

Sobald die Ersteinweisung über die Bühne ist und vom Hersteller oder Depot schriftlich bestätigt wurde, müssen alle Personen, die mit dem Anlage 1-Gerät arbeiten (z.B. Elektrotom) eine Unterweisung vom Ersteinweiser in die sachgerechte Handhabung erhalten (inkl. Dokumentation!).

Schritt 7:

Falls notwendig (z.B. Röntgen, Laser, Elektrotom) Betriebsanweisungen erstellen.

Schritt 8:

Seit 2017 ist es verpflichtend, alle Mitarbeiter in die sachgerechte Handhabung aller aktiven Medizinprodukte inkl. Dokumentation einzuweisen. (z.B. zimmerweise). Nutze dafür z.B. die Herstellerangaben und Betriebsanweisungen) 

Noch ein Tipp zum Schluss: E-Checks sind teuer. Hol dir am besten 3 Angebote für die DGUV V3-Prüfung und vergleiche!

Das ist dein Ziel

Du hast einen Überblick über alle Geräte und alle Prüftermine und du hast alle Herstellerangaben, Unterweisungen und falls nötig Medizinproduktebücher strukturiert abgelegt. Das heißt, jeder Mitarbeiter kann jederzeit auf alle Unterlagen zugreifen. Alle Prüfungen werden regelmäßig im richtigen Turnus durchgeführt. Die Prüfprotokolle werden systematisch abgelegt, sodass alles komplett und an einer Stelle zu finden ist.

Stell dir vor, ich frag dich, wann die letzte STK deines Elektrotoms durchgeführt wurde. Dann gehst du zielstrebig zum Ordner (oder elektronischen System) und ziehst alle Unterlagen raus. Da willst du hin.

P.S. Wenn du noch nicht weißt, welche Termine für deine Praxis (sonst noch) verpflichtend sind, nutze mein kostenloses Strategiegespräch. Hier gehen wir alles gemeinsam durch und als Ergebnis bekommst du von mir die Übersicht und damit die Sicherheit, die dich besser schlafen lässt.

Hilfreiche Links

Infos der BGW zum Thema Elektrische Geräte und Anlagen:

https://www.bgw-online.de/SharedDocs/Downloads/DE/Arbeitssicherheit_und_Gesundheitsschutz/Gesund-und-sicher-Arbeiten/Sichere-Seiten/Zahnmedizin/Elektrische-Ger%C3%A4te-und-Anlagen-Download.pdf?__blob=publicationFile

Infos der BGW zum Thema Medizinprodukte:

https://www.bgw-online.de/SharedDocs/Downloads/DE/Arbeitssicherheit_und_Gesundheitsschutz/Gesund-und-sicher-Arbeiten/Sichere-Seiten/Zahnmedizin/Medizinprodukte-Download.pdf?__blob=publicationFile

BGW-Vorlage Bestandsverzeichnis gemäß MPBetreibV:

https://www.google.com/search?q=Bestandsverzeichnis+Medizinprodukte+BGW&rlz=1C1EJFA_enDE800DE800&oq=Bestandsverzeichnis+Medizinprodukte+BGW&aqs=chrome..69i57.7621j0j4&sourceid=chrome&ie=UTF-8

Meldung von Vorkommnissen beim Bundesministerium für Arzneimittel und Medizinprodukte:

https://www.bfarm.de/DE/Medizinprodukte/Antraege-und-Meldungen/Vorkommnis-melden/_node.html

Keiner hat’s gemerkt: Versehentlich beim Aufräumen an den Wasserkocher gekommen, dann hektisch den Pausenraum verlassen und schnell den wartenden Patienten behandelt… Und der Wasserkocher? Der überhitzt und brennt. Und der ganze Pausenraum mit dazu.

Die meisten Brände fangen klein an. Werden aber durch die Brand- und Rauchgasentwicklung innerhalb von Sekunden zur akuten Lebensgefahr. Deshalb bleibt nicht viel Zeit für Brandschutz in der Zahnarztpraxis. Denn zwischen Entstehungs- und Vollbrand eines Zimmers liegen nur wenige Minuten. Immens wichtig also, jetzt schnell und vor allem richtig zu handeln. Die Evakuierung muss stehen. Aufgaben müssen klar verteilt sein. Alle wollen und sollen in Sicherheit gebracht werden.

Mit diesem Artikel will ich dich sensibilisieren und du erfährst, welche Aufgaben du in Bezug auf Brandschutz in der Zahnarztpraxis erfüllen musst. Denn wenn es brennt, ist es zu spät sich darüber Gedanken zu machen.

Allzu häufig merke ich, dass Brandschutz auf die leichte Schulter genommen wird. Feuerlöscher werden nicht geprüft oder fehlen. Evakuierungspläne gibt’s nicht. Kurzum: Keiner weiß so richtig, was zu tun ist.

Aber: Wenn’s brennt, bleibt keine Zeit. Weder für Abstimmung. Noch für „ach hätte ich mal“. Brandschutz ist ein Thema, das vorher organisiert werden muss. Bevor es zu Verletzungen oder Schlimmerem kommt.

Häufige Brandursachen

Die Brandursachen sind vielseitig. Wenn wir aber ehrlich sind, könnte man sie in den häufigsten Fällen vermeiden. Ganz vorne mit dabei sind die Themen:

• fehlende/mangelnde Wartung von elektrischen Geräten
• unsachgemäßer Umgang mit Arbeitsmitteln, Stoffen und Gemischen
• mangelndes Gefahrenbewusstsein beim Umgang mit Gefahrenstoffen und Zündquellen
• fehlerhafte, überhitzte oder überlastete elektrische Anlagen und Betriebsmittel (der Klassiker: der Mehrfachstecker am Mehrfachstecker. Oder der Wasserkocher, der unbemerkt angeschaltet wird und dann in Flammen aufgeht.)

Organisation von Brandschutz in der Zahnarztpraxis

• Gefährdungsbeurteilung durchführen, die auch Brandgefährdungen berücksichtigt.
• Technische und organisatorische Maßnahmen gegen Entstehungsbrände & Verhaltensregeln im Brandfall (z.B. Evakuierung) festlegen und dokumentieren.
• Aushang eines Flucht- und Rettungsplanes.
• Brandschutzmaßnahmen müssen an gut zugänglicher Stelle sichtbar gemacht werden. (z.B.in Form einer Brandschutzordnung oder eines Flucht- und Rettungsplans „Regeln für das Verhalten im Brandfall“).
• Fluchtwege und Notausgänge festlegen und freihalten.
• Brandschutzbeauftragte installieren. In der Regel sind 5% der Beschäftigten ausreichend. Schichtbetrieb etc. sind zu berücksichtigen. Die Ausbildung inkl. Löschübungen sollte alle 3-5 Jahre aufgefrischt werden.
• Instandhaltung und Prüfung von Brandmeldeanlagen und Feuerlöschern.
• Sicherheitsdatenblätter zu den Gefahrenstoffen vorhalten, ggf. Betriebsanweisungen erstellen.
• ggf. Sicherheitsbeleuchtung an Fluchtwegen.
• Sicherheits- und Gefahrenkennzeichnung.
• Lagerung von Gefahrenstoffen organisieren.
• Regelmäßige Unterweisung der Beschäftigten (vor Aufnahme der Beschäftigung, bei Veränderung des Tätigkeitsbereichs, mindestens jährlich).
• Feuerlöscher zur Verfügung stellen und instand halten.

Welcher Feuerlöscher ist denn nun der Richtige und wie viele davon sind sinnvoll?

Um das heraus zu finden, möchte ich dir ein Standardschema vorstellen:

Schritt 1: Brandklassen ermitteln

Quelle: Technische Regeln für Arbeitsstätten, Maßnahmen gegen Brände ASR A2.2, Stand Mai 2018

Schritt 2: Brandgefährdung ermitteln

Eine erhöhte Brandgefährdung liegt dann vor, wenn besonders brandgefährliche Stoffe und Geräte zu finden sind. 

Der Blick ins Gefahrenstoffverzeichnis verschafft dir hier schnell einen Überblick. So sind z.B. Desinfektionsmittel, Reinigungsmittel, Säuren brandgefährlich. Auch Gaskartuschen oder elektrische Geräte, die Hitze erzeugen können stellen eine erhöhte Gefahr dar. Praxen mit einem eigenen Praxislabor dürften also als besonders brandgefährlich einzustufen sein. Auch Lachgas oder die Arbeit mit Sauerstoff erhöhen die Brandgefährdung.

Stellst du also im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung eine erhöhte Brandgefährdung fest, so willst du neben den Feuerlöschern weitere Maßnahmen umsetzen.

Schritt 3: Löscheinheiten ermitteln

Anhand der Grundfläche deiner Praxis (pro Etage) ermittelst du die Anzahl der Löschmitteleinheiten (LE). 

Achtung! Die LE sind nicht mit der Anzahl der Feuerlöscher gleichzusetzen! Folgende Tabelle gibt dir einen ersten Überblick:

Quelle: Technische Regeln für Arbeitsstätten, Maßnahmen gegen Brände ASR A2.2, Stand Mai 2018

Schritt 4: Bereitstellen der Feuerlöscher

Nun kennst du die in deiner Praxis vorhandenen brennbaren Stoffe (also Brandklassen), du kannst die Brandgefährdung einschätzen und hast anhand der Praxis-Grundfläche die LE berechnet.

Nun ist es an der Zeit, die richtigen und ausreichende Anzahl an Feuerlöschern zu besorgen und diese alle 2 Jahre zu warten.

TIPP: Einigen meiner Kunden ist das zu teuer. Daher kaufen sie lieber alle 2 Jahre neue Feuerlöscher und verwenden die Alten für praktische Löschübungen im Team.

Was muss ich im Umgang mit Feuerlöschern beachten?

• Feuerlöscher gut sichtbar und leicht erreichbar anbringen.
• Feuerlöscher vorzugsweise in Fluchtwegen, im Bereich der Ausgänge ins Freie, an den Zugängen zu Treppenräumen oder an Kreuzungspunkten von Verkehrswegen/Fluren anbringen.
• Die Entfernung von jeder Stelle zum nächstgelegenen Feuerlöscher soll nicht mehr als 20 m (tatsächliche Laufweglänge) betragen, um einen schnellen Zugriff zu gewährleisten. Bei erhöhter Brandgefährdung ggf. kürzere Wege.
• Feuerlöscher sind so angebracht, dass diese ohne Schwierigkeiten aus der Halterung entnommen werden können; für die Griffhöhe haben sich 0,80 m bis 1,20 m bewährt.
• Die Standorte von Feuerlöschern sind gekennzeichnet.
• Löschmittel sind an die Brandklasse anzupassen.
• Fluchtwege sind mit einer Sicherheitsbeleuchtung auszustatten, wenn bei Ausfall der allgemeinen Beleuchtung das gefahrlose Verlassen der Praxis nicht gewährleistet ist.
• In mehrgeschossigen Gebäuden sind in jedem Geschoss mindestens 6 Löschmitteleinheiten (LE) bereitzustellen.
• Um tragbare Feuerlöscher einfach handhaben zu können, soll auf ein geringes Gerätegewicht sowie auf gleiche Funktionsweise der Geräte bei Auslöse- und Unterbrechungseinrichtungen geachtet werden.

Erhöhte Brandgefahr! Und jetzt?

Zusätzliche Maßnahmen können z.B. sein:

• Anbringen von Brandmeldern, um Entstehungsbrände schneller zu erkennen.
• Die Anzahl der Feuerlöscher erhöhen, um die Wege zum nächstgelegenen Feuerlöscher zu verkürzen
• Zusätzliche, jeweils geeignete Feuerlöscher an Arbeitsplätzen mit erhöhter Brandgefährdung bereitstellen, um eine schnelle und wirksame Entstehungsbrandbekämpfung sicher zu stellen (z.B. Kohlendioxidlöscher im Serverraum)
• Reduzierung/ Begrenzung der Menge von brennbaren oder oxidierenden Gefahrenstoffen,
• Brandbeschleuniger wie herumstehende, leere Kartons entsorgen.
• Fluchtwege frei halten, Fluchttüren sind in Fluchtrichtung hin & leicht zu öffnen.

Sicherer und richtiger Einsatz mit Feuerlöschern

Im Ernstfall kommt es vor allem auf die sichere Handhabung an. Auf Schnelligkeit und die richtige Löschtaktik.

Quelle: DGUV Information 205-025 „Feuerlöscher richtig einsetzen“, Ausgabe Mai 2016

Achtung! Erstickungsgefahr bei Kohlendioxid (CO₂) -Löschern!

Kohlendioxid-Löscher sind komplett rückstandsfrei und hinterlassen somit keine Löschschäden. CO₂ ist nicht elektrisch leitend und eignet sich daher besonders für Serveranlagen.

ABER es herrscht Erstickungsgefahr, weil Kohlendioxid ein geruchs- und farbloses Atemgift ist.

Daher kann die Verwendung von CO₂-Löschern in kleinen und engen Räumen lebensgefährlich werden. Schwindel, Krämpfe, Bewusstlosigkeit mit zu kurzfristig folgendem Tod. Kein Spaß. Daher gibt es hier ganz klare Vorgaben (DGUV Information 205-034), die dringend eingehalten werden müssen.

Pro Kilogramm CO₂-Löschmittel muss mindestens eine freie Grundfläche von 5,5 m² zur Verfügung stehen.

2 kg CO₂ -Feuerlöscher erfordern mindestens 11 m² freie Grundfläche.

5 kg CO₂ -Feuerlöscher erfordern mindestens 27,5 m² freie Grundfläche.

Es wird empfohlen, durch den Türspalt zu löschen und die Türe danach sofort zu schließen.

Quelle: DGUV Information 205-034 „Einsatz von Kohlendioxid (CO₂)-Feuerlöschern

Mögliche Inhalte der Brandschutzunterweisung

1. Im Arbeitsbereich vorhandene Brandgefahren, z.B. 

• Rauchen, Offenes Feuer (z.B. Kerze auf Schreibtisch, Feuerarbeiten)
• Selbstentzündende, mit Fett oder ölgetränkten Putzlappen (z.B. Leinöl)
• Nichtbestimmungsgemäße Handhabung von Elektrogeräten,
• Lagerung von brennbaren Materialien (z.B. Kartonagen in Flucht- und Rettungswegen)

2. Umgang mit Zündquellen (Betriebsanweisungen)

3. Maßnahmen zur Abwendung von Brandgefahren, z.B.

• Rauchverbote einhalten,
• Brandschutztüren nicht durch Keile oder ähnliches aufhalten,
• nur geprüfte E-Geräte bestimmungsgemäß verwenden,
• brennbare Abfälle nicht im Arbeitsbereich lagern,
• Flucht- und Rettungswege freihalten,
• Feuerlöscher jederzeit zugänglich bereitstellen (auf jeder Ebene!)

4. Verhalten im Brandfall, z.B.:

• Feuerwehr alarmieren (Notruf 112):
• Wo ist es passiert?
• Was ist passiert?
• Wer ruft an?
• Wieviele Personen sind betroffen?
• Warten auf Rückfragen?
• Die Feuerwehr oder Rettungsleitstelle beendet das Gespräch!

5. Flucht- und Rettungswege (Praktische Übung der Evakuierung, Flucht – und Rettungsplan): z.B.

• Verantwortlichkeiten für die Evakuierung festlegen (wer macht was?)
• Personen im Umfeld warnen und zum Verlassen des Gefahrenbereichs auffordern.
• Personen mit eingeschränkter Mobilität unterstützen
• Ruhig das Gebäude auf den Fluchtwegen verlassen
• Anweisung, Aufzüge im Brandfall nicht zu benutzen
• Sammelstelle aufsuchen
• Bei den Sammelstellenverantwortlichen melden
• Abwesenheitskontrolle oder Feststellung, ob betroffene Bereiche vollständig evakuiert wurden.
• Sammelstelle erst auf Anweisung der verantwortlichen Person verlassen.

Das Thema Brandschutz ist keine Raketenwissenschaft, sondern erfordert einfach mal Zeit, um sich konzentriert damit zu befassen und die notwendigen Schritte einzuleiten. In den Hilfreichen Links findest du gute Vorlagen, damit du schnell anfangen kannst.

Wie sagte Goethe so schön: Erfolg hat 3 Buchstaben: TUN.

Hilfreiche Links zum Thema Brandschutz in der Zahnarztpraxis:

Plakat Feuerlöscher richtig einsetzen
https://publikationen.dguv.de/widgets/pdf/download/article/3110

Alarm- und Notfallplan
https://www.bgw-online.de/bgw-online-de/service/medien-arbeitshilfen/medien-center/braende-verhueten-verhalten-im-brandfall-18962

„Qualitätsmanagement? Ja, das haben wir in unserer Zahnarztpraxis längst angefangen. Der Ordner steht im Schrank und wir müssten dringend weitermachen. Aber unsere Motivation ist im Keller. Denn außer Bürokratie bringt QM bisher nichts. Und wie es zu Praxiserfolg beitragen soll… ich bin gespannt.“

Kommt dir das bekannt vor? Dieser Beitrag will inspirieren und einladen, es doch noch einmal zu versuchen.

Für viele Zahnärzte ist QM ein großes schwarzes Loch. Ein Molloch. Ein schier endlos ausuferndes Unterfangen. Es fehlt ein einfacher Einstieg. Ein Überblick und roter Faden. Die Leichtigkeit. Vielen Zahnärzten ist einfach nicht klar, welches Ziel QM verfolgt. Woher auch? Sie haben studiert und gegründet, um zu behandeln. Aber was wäre, wenn QM dabei hilft, erfolgreicher zu behandeln?

Einfach gedacht und richtig gemacht ist QM ein wirksamer Hebel für mehr Praxiserfolg. Denn wer weiß, wohin er will und wo er gerade steht, kann die richtigen Dinge in Angriff nehmen. Der kommt weg von ressourcenfressendem Aktionismus. Der braucht keine Brände mehr löschen und kann die immer mitschwingende Angst, ob alle Vorgaben erfüllt sind, ad Acta legen.

Wer den Überblick gewinnt, seine Strategie im Blick behält, das passende Personal findet und bindet, der kann sich über reibungslose und stabile Abläufe freuen. Abläufe, die gezielt auf die Bedürfnisse der (Wunsch-)Patienten abgestimmt sind. Das Ergebnis ist naheliegend: Begeisterte Patienten, die deine Praxis gerne weiterempfehlen. Mehr Praxiserfolg.

Lebendiges QM überzeugt. Es bringt Leichtigkeit und Schwung in deine Praxis, zieht leistungsbereite Mitarbeiter magisch an und schafft die Voraussetzungen, dass aus leistungs“bereit“ auch leistungs“fähig“ wird. Klingt doch spannend, oder? Und womit fängt alles an?

Das Samenkorn für deinen Praxiserfolg.

Weder mit Ablaufbeschreibungen noch mit Bestandslisten oder Sicherheitsdatenblättern! Das Samenkorn für deinen Erfolg ist ganz klar dein Fokus. Die Rede ist von einer glasklaren Vision, die eine ganz konkrete Richtung vorgibt und deinem gesamten Team als Wegweiser dient. Warum hast du deine Zahnarztpraxis gegründet? Wofür brennst du? Was treibt dich an und was möchtest du unbedingt anders machen als deine Mitbewerber? Je größer und konkreter du deine Vision in 2-3 Sätzen formulieren kannst, desto inspirierender für deine Mitarbeiter. 

Für einen Steuermann, der sein Ziel nicht kennt, ist jeder Wind günstig.

Mark Twain

Zu einem gemeinsamen Ziel gehört auch ein gemeinsamer Weg. Die alles entscheidende Frage lautet nun: Wird dieser Weg holprig und mühsam? Oder interessant? Inspirierend? Angenehm? Du hast es maßgeblich in der Hand. Denn entscheidend sind eure gemeinsamen Werte. Sie sind die Basis eures Handelns und damit eures Alltags.

Frage dich: Was ist euch in der Zusammenarbeit wichtig? Wie wollt ihr miteinander umgehen? Wie sieht eure Feedback- und Fehlerkultur aus? Was macht euch als Team aus? Wie hebt ihr euch von der Konkurrenz ab? Was ist für euch „Praxiserfolg“ konkret? Wie kann jeder einzelne Mitarbeiter seinen Beitrag zum Praxiserfolg leisten? Wie kann sich jeder mit seinen Stärken, Interessen und Talenten einbringen? Kurzum: Mit gemeinsamen Werten schafft ihr ein einmaliges Wir-Gefühl.

Die kraftvollste Basis für eine erfolgreiche, loyale Zusammenarbeit ist dein Fokus mit attraktiven, mitreißenden Zielen. Ein ganz klares „das sind wir“ und „hier wollen wir hin“. Du wirst überrascht sein, wieviel Energie, Inspiration und Schwung deine klare Linie in dein Team bringt. Wie dein Team immer näher zusammenrückt. Wie du künftig die Mitarbeiter anziehst, die ganz genau zu dir, deinem Mindset und deinem Team passen. 

Wissen ist die Basis allen Fortschritts

Eine attraktive Unternehmenskultur und das passende, leistungsbereite Personal sind das eine. Leistungsfähigkeit entsteht aber erst, wenn alle notwendigen Informationen und Qualifikationen vorhanden sind. Daher ist es für stabile Abläufe und die gewünschte Rechtssicherheit essentiell, das gesamte Praxiswissen zusammenzutragen.

Also den Wissensschatz, der bisher noch in den Köpfen deiner Mitarbeiter steckt oder auf USB-Sticks bzw. Ordnern verteilt und verborgen ist – gemeinsam zu heben. Stellt vorhandene Ablaufbeschreibungen, Checklisten, Unterlagen aller Art strukturiert zusammen und jedem Mitarbeiter gleichermaßen zur Verfügung.

Denk dran, dass du das Rad nicht neu erfinden musst. Viele Experten haben sich bereits vor dir Gedanken zum Thema Arbeitssicherheit oder Hygiene gemacht. Nutze die Angebote, die deine Kammer oder die BGW zur Verfügung stellen. Und nutze auch die Vorerfahrungen deiner  Mitarbeiter. Du kannst sicher auf unendlich wertvolle Erfahrungen und Experten-Know-How in deinem Team zurückgreifen. Lass sie Teil des Praxiserfolgs werden.

Praxiswissen bedeutet auch, Mitarbeiter zu qualifizieren, um Abläufe reibungsloser zu gestalten. Ein sträflich vernachlässigtes Stiefkind ist zum Beispiel die Behandlungsdokumentation. Ja manch einer sträubt sich regelrecht dagegen. Dokumentiert nur das Nötigste. In meinen Augen ist das bloßer Unsinn.

Denn eine sinnvolle und zielgerichtete Behandlungsdokumentation kann immens viel zu reibungslosen Abläufen beitragen. Haftungsfragen und verloren gegangenes Honorar jetzt mal außen vor gelassen. Hast du dich schon einmal mit deinem Labortechniker oder deiner ZMV darüber ausgetauscht, wie oft diese ihre Arbeit unterbrechen müssen, um fehlende Informationen zu beschaffen? Wie viele Anläufe teilweise unternommen werden müssen, um dich zwischen den Behandlungen zu erwischen? Das ist für alle Beteiligten überflüssig und ärgerlich. Und Wertschätzung für die Arbeit deiner Kollegen sieht anders aus.

Ganz klar. Nichts anderes frisst tagtäglich so viel Zeit und Ressourcen wie die vermeintlich lästige Behandlungsdokumentation. Im Umkehrschluss liegt hier aber ein rießiger Hebel, um mit gut geschultem Personal, einem durchdachten Labor-Auftragszettel oder guten Behandlungskomplexen richtig viel Zeit einzusparen und gleichzeitig mehr Umsatz zu generieren.

Eine professionelle Inhouse-Schulung einer erfahrenen (am besten externen) ZMV gehört meines Erachtens zu den jährlichen Pflichtveranstaltungen.

Schule deine Mitarbeiter auch in Methoden, um aktiv an einem attraktiven, sicheren Arbeitsplatz mitwirken zu können. Vorschläge einzubringen und die einzelnen Arbeitsbereiche nicht wie fensterlose Silos zu betrachten, sondern vielmehr miteinander zu verknüpfen.

Der Patient betritt die Praxis: Was geschieht am Empfang? Welche Dokumente müssen für die Behandlung vorbereitet und geprüft werden? HKP unterschrieben und gültig? Marcumar-Pass? Datenschutz… Zahnersatz wurde vom Labor geliefert? Was muss im Zimmer vorbereitet werden? Welche Instrumente? Welches Infomaterial? Modelle? Welche Aufklärungsbögen? Reicht die mündliche Aufklärung und Dokumentation im Behandlungsblatt? Welche Risiken und Besonderheiten bringt die Behandlung mit sich? Bereitet alles so vor, dass niemand mehr aus dem Zimmer muss. Dass alle notwendigen Informationen und Materialien am Platz sind. Welche Unterlagen bekommt der Patient im Anschluss mit? Kann man Rechnungen sofort in der Praxis ausstellen? AU, Rezepte…

Wer seine Behandlungsabläufe durchdenkt und alle Schnittstellen einbezieht, gewinnt den Überblick, kann Abläufe immer weiter an den Bedürfnissen der Patienten ausrichten. Ein optimal trainierter Staffellauf. Ein Hand in Hand arbeiten.

Der größte Frust- und Stresstreiber ist das sogenannte Inselwissen. Also das Wissen Einzelner und unterschiedliche Wissensstände. Damit verbunden sind Doppelarbeiten oder unterschiedliche gehandhabte Arbeitsabläufe. Wer kennt das nicht? Zusätzliche Wege weil Materialien fehlen, Störungen weil „mal eben kurz“ eine Frage gestellt werden muss – zig Mal am Tag, unnötige Fehler, Nacharbeit, fehlende Strukturen, fehlende Routinen. Und das leidige Gefühl, immer wieder von vorne anfangen zu müssen.

Schluss damit. Schaffe die Voraussetzungen, sodass jeder Mitarbeiter an jedem Arbeitsplatz auf das gesamte Praxiswissen zugreifen kann. Das können bebilderte Checklisten zum Aufdecken der Behandlungen sein oder einmal richtig vorbereitete Mitarbeiterunterweisungen, auf die du  dann jedes Jahr zugreifen können. Denn Arbeitsschutz ist in deiner Praxis keine Farce á la „Hier bitte unterschreiben, du kennst dich ja aus, oder?“ sondern ein wichtiger Baustein für einen sicheren und gesunden Arbeitsplatz.

Wäre es nicht beruhigend, wenn nicht nur Erika der Hygiene-Experte wäre, sondern jeder Bescheid wüsste und rechtskonform arbeitet? Wenn Erika ihr frisch erworbenes Hygiene-Know-How im Team teilen würde, sodass alle etwas davon hätten? Abläufe effizienter und sicherer würden? Nichts leichter als das. Teilt dieses Know How in Teambesprechungen. Wer Raum für Diskurs schafft, Raum für Wissenstransfer und Raum für neue Ideen, der schafft Transparenz. Der sorgt für gut informierte und gut qualifizierte Mitarbeiter. Der wird erstens unabhängig vom Wissen einzelner Leistungsträger und kreiert zweitens ein ganzes „Leistungsträger-Team“.

Die Folge? Effiziente und stabile Abläufe. Qualifiziertes und gleichermaßen routiniertes Arbeiten. Die strukturierte und zuverlässige Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben. Denn:

Jeder weiß was zu tun ist.

Ganz klar! Bis hierhin zu kommen, ist mit Arbeit und Durchhaltevermögen verbunden. Wenn du  aber bis hier hingekommen bist, also die gesetzlichen Vorgaben erfüllst und auch die Behandlungs- und organisatorischen Abläufe auf den Prüfstand gestellt hast, dann kannst du dich über einen nie dagewesenen Überblick freuen. Du kannst dich gelassen zurücklehnen und die nächste Begehung abwarten. Wenn du QM strukturiert und zielgerichtet einführst, dann weißt du spätestens jetzt, wo du stehst. Du kannst faktenbasierte Entscheidungen treffen.

Da du jetzt nicht mehr nur mit „Brände löschen“ und „Löcher stopfen“ beschäftigt bist, kannst du die freigewordene Zeit in deinen nachhaltigen Praxiserfolg investieren.

In gute Schulungen, in die strategische Weiterentwicklung der Praxis. Du kannst an der Feedback-Kultur arbeiten, die Urlaubsplanung nachschärfen, Hygieneabläufe effizienter gestalten, die Materialbestellung optimieren. Hier also auch Geld und Zeit sparen. Die Arbeitszufriedenheit weiter verbessern. Endlich mal wieder Mitarbeitergespräche führen. Und – ganz wichtig – Schlüsselmomente optimieren und auf deine Wunschpatienten ausrichten.

Wer seine Schlüsselmomente kennt, kann gezielt begeistern.

Also jene Abläufe, die bei Patienten eine sehr hohe Wertigkeit besitzen. Kein Mensch kann alles perfekt machen! Ist es da nicht naheliegend – ganz nach dem Motto „Work smart, not hard“ – die Schlüsselmomente deiner Praxis zu kennen und zu perfektionieren? Schlüsselmomente wurden von Prof. Dr. Gerhard Riegl in zahlreichen Studien belegt und es gibt eine Vielzahl von Vorschlägen, diese zu optimieren. Wäre es nicht eine gute Idee, sich damit einmal intensiver zu befassen? Und deine Patienten so zum Weiterempfehlen anzuregen? Wer hier tiefer einsteigen möchte, dem empfehle ich sein Buch „Erfolgsfaktoren für die zahnärztliche Praxis“.

Das menschliche Gehirn sucht immer nach der Bestätigung des ersten Eindrucks. Fällt dieser positiv aus, wird dein Patient während des gesamten Praxisbesuchs vornehmlich positive Aspekte wahrnehmen und folglich zufriedener mit der Behandlung sein. Fällt der erste Eindruck allerdings negativ aus, wirst du kaum eine Chance haben, diesen zu revidieren.

Einige dieser Momente sind z.B. der Empfang, eine ausführliche, verständliche und kostentransparente Beratung, die Gestaltung des Wartezimmers, eine sprechende Zahnheilkunde bzw. PZR, die Nachsorge nach OPs etc. Zufriedene Patienten sind das Eine. Ein wertschöpfender Patientenstamm aber entsteht erst durch konkrete und nachweisliche Weiterempfehlungen. Wie die entstehen und gefördert werden können, ist nicht nur spannend, sondern wirkt sich schnell auch auf Umsatz und Gewinn deiner Zahnarztpraxis aus.

Wenn du Qualitätsmanagement in den Alltag integrierst, wirst du durch die verbesserten Strukturen ganz automatisch dein Marketing verbessern. Du wirst dich als Experte für deine  Zielgruppe und als interessanter Arbeitgeber positionieren. Das gesteigerte Renommee wiederum hilft fir, die richtigen Mitarbeiter anzuziehen und weitere Patienten zu begeistern. Also einen wertschöpfenden Patientenstamm aufbauen. Die Wirtschaftlichkeit erhöhen.

Hohe Wirtschaftlichkeit zieht sich durch QM wie ein roter Faden.

Hier nur ein Beispiel… Du wirst viele Weitere finden.

Eine gute und stringente Einarbeitung sorgt dafür, dass der neue Mitarbeiter schneller in dein  Team integriert wird. Das gesamte Team findet als Gruppe schneller zusammen und kann schneller und besser performen. Außerdem ist der neue Mitarbeiter viel schneller leistungsfähig. Das schafft Zufriedenheit. Motivation. Loyalität. Denn er kann sich mit seinen Stärken und seinem Know How von Anfang an sinnvoll einbringen. Er kann etwas verändern. Auch hier entscheidet der erste Eindruck. Und wir wissen doch alle, wie anstrengend die ersten Tage im neuen Job sein können. Warum keinen Blumenstrauß als Willkommensgeschenk? Oder eine gut strukturierte Willkommensmappe. Warum keinen Mentor an die Hand geben? Die Zeit, die du zu Beginn investierst, wirst du später vielfach einsparen. Das ist Qualitätsmanagement.

Die Delegation von vollständigen Aufgabenbereichen führt zu mehr eigenverantwortlichem Handeln und weniger Fehlern. Empowerment im Team schafft für dich als Zahnarzt ganz konkrete Entlastung.

Die Folge von „durchgestylten“ Abläufen, ganz klaren Vertretungsregeln und passendem Personal, das langfristig an der Strategie mitwirken kann und will: dein nachhaltiger Praxiserfolg.

Das sind in meinen Augen die wichtigsten Schritte, die QM leisten kann, um die Praxisorganisation, ja den Praxiserfolg maßgeblich zu verbessern. QM will zu einer guten Gewohnheit werden und mitwachsen. Wer mit QM also nicht nur verwalten, sondern aktiv gestalten will, der hat – selbst wenn nur Teile davon  umgesetzt werden – so immens viel gewonnen.

Wollen wir das nicht alle? Einen gesunden und sicheren Arbeitsplatz, an dem wir uns wohl fühlen? An dem wir uns einbringen können. Einen wertvollen Beitrag leisten können?

Es gibt einen wirksamen Weg. Er klingt vielleicht bürokratisch. Ist aber ein immens wirksames Werkzeug. Die Gefährdungsbeurteilung. 

5 Gründe für eine Gefährdungsbeurteilung

Sie ist gesetzliche Pflicht.

Die Verantwortung und Aufgaben der Praxisleitung zu regelmäßigen Durchführung und Dokumentation von Gefährdungsbeurteilungen sind in den §§ 5 und 6 des Arbeitsschutzgesetzes verankert und in der DGUV Vorschrift 1 bzw. DGUV Regel 100-01 (Grundsätze der Prävention) näher geregelt.

Sie macht Sicherheit planbar.

Die Gefährdungsbeurteilung ist die zentrale Planungsgrundlage für Sicherheit und Gesundheit im Betrieb.

Sie macht dein Engagement sichtbar.

Die Gefährdungsbeurteilung ist ein wichtiges Führungsinstrument, um den verantwortlichen Umgang mit dem Thema Arbeitsschutz verlässlich zu gestalten und zu dokumentieren. Die Beschäftigten beteiligen sich mit ihrer Expertise für ihren Arbeitsplatz.

Sie lenkt den Fokus auf wichtige Fragen

Die Beschäftigung mit der Gefährdungsbeurteilung lenkt den Fokus auf das, was wirklich wichtig ist: Was kann die Sicherheit und Gesundheit deines Teams bei welchen Tätigkeiten gefährden? Und wie lassen sich Sicherheit und Gesundheit gewährleisten?

Sie zahlt sich aus.

Rechtzeitig erkannte Gefährdungen können mit geeigneten Maßnahmen aus dem Weg geschafft oder minimiert werden und verhindern Störungen im Praxisablauf. Es kommt zu weniger unfall- bzw. krankheitsbedingten Ausfällen. Verbesserte Arbeitsbedingungen fördern die Qualität. Das fördert die Leistungsfähigkeit. Das wiederum führt zu mehr Motivation steigert die Leistungsbereitschaft.

Und unabhängig davon zeigst du jedem einzelnen Mitarbeiter, dass er dir wichtig ist. Ein enorm wichtiger Punkt, wenn es um wertschätzende Führung geht. 

Eine Gefährdungsbeurteilung betrachtet und bewertet vielseitige Gefahren. So zum Beispiel elektrische Gefährdungen oder Gefährdungen durch ungünstige Arbeitsumgebungen wie Lärm und biologische Gefahrstoffe. Sie betrachtet aber auch das Thema Arbeitszeitgestaltung und Gefährdungen durch psychische Belastung. 

Gerade in Zeiten von Corona ist es wichtiger denn je, die psychische Belastung deiner Mitarbeiter auf dem Schirm zu haben. Egal mit wem man sich derzeit unterhält und das Thema Belastung durch Corona anspricht. Ich persönlich habe das Gefühl, dass viele Menschen zunehmend erschöpft und müde sind.

Es fällt zunehmend schwer, Abstand zum Job zu finden. Sich abzugrenzen und eine gesunde Work Life Balance zu finden. Entweder, weil sich das Homeoffice bis 22 Uhr oder später hinzieht  – weil die Kinder dann endlich im Bett sind und man endlich in Ruhe und ungestört arbeiten kann. Vermeintlich in Ruhe. Denn wenn die Augen bis spät in den Abend auf den Bildschirm gerichtet sind und sich kurz vor dem Schlafen gehen noch alles um die Arbeit dreht, kann das auf Dauer nicht gesund sein.

Mir fällt auf, dass es den Mitarbeitern auch in den Praxen zunehmend schwer fällt, sich abzugrenzen. Schwingt doch immer die latente Angst mit, dass man sich ansteckt. Oder trotz aller Vorsicht nicht alle Schutzmaßnahmen optimal umgesetzt werden – und sich in der eigenen Praxis jemand ansteckt. Ausfällt. Möglicherweise sehr lange ausfällt.

Darum ist das Thema psychische Belastung am Arbeitsplatz essentiell für ein zufriedenes, gesundes und leistungsbereites Team.

Psychische Belastung wirkt auf dich noch abstrakt? Wenig greifbar? Im Folgenden zeige ich dir die Handlungsfelder, die zu psychischen Belastungen führen können. Anschließend ist es denkbar einfach,  vorbeugende Maßnahmen einzuleiten. Und die psychische Gesundheit deines Teams zu fördern und aufrecht zu erhalten.

Es geht darum, Belastungen insgesamt zu reduzieren. Sie leisten keine Erste Hilfe bei ganz individuellen Problemen einzelner Kollegen. 

Grundsätzlich hältst du dich auch bei der Gefährdungsbeurteilung Psychische Belastung  an den vorgegebenen Ablauf:

1.  Gegenstand der Beurteilung festlegen
2. Belastungen ermitteln
3. Belastungen beurteilen
4. Maßnahmen entwickeln und umsetzen
5. Wirksamkeit kontrollieren
6. Gefährdungsbeurteilung aktualisieren und fortschreiben
7. dokumentieren

In den hilfreichen Links findest du die BGW Handlungshilfe zur Gefährdungsbeurteilung der psychischen Belastung, auf die ich mich beziehe.

Gefährdungsbeurteilung Psychische Belastung: Handlungsfelder im Überblick

• Arbeitsinhalt und Arbeitsaufgabe,
• Arbeitsorganisation,
• soziale Beziehungen,
• Arbeitsumgebung
• Neue Arbeitsformen

Arbeitsinhalt und Arbeitsaufgabe

Vollständigkeit der Aufgabe

Stelle sicher, dass die von dir übertragenen Aufgaben nicht nur einzelne Bereiche, sondern alle Aspekte von der Vorbereitung über die Ausführung bis hin zur Kontrolle beinhalten.

Es muss für jeden Mitarbeiter glasklar sein, welchen Anteil er an der Gesamtleistung der Praxis hat. Welchen Beitrag er zum Gesamtziel leistet.  

Handlungsspielraum

Haben die Mitarbeiter Einfluss auf den Arbeitsinhalt? Gibt es Handlungsspielräume hinsichtlich der Entscheidung für Arbeitsmethoden? Können sie die Reihenfolge der Tätigkeiten eigenverantwortlich wählen? Gibt es Entscheidungsspielraum? Gestaltungsspielraum?

Stelle sicher, dass deine Mitarbeiter ihre Ideen und Erfahrungen einbringen können. Dass sie sich verwirklichen können und spüren, dass sie etwas bewegen können.

Abwechslungsreichtum

Achte darauf, dass die Tätigkeiten abwechslungsreich bleiben. Allerdings darf allzuviel Abwechslung auch nicht überfordern. Ein wirkungsvoller Weg für mehr Abwechslung ist die sogenannte „Job-Rotation“.

Das bedeutet, dass Mitarbeiter regelmäßig an unterschiedlichen Arbeitsplätzen arbeiten. Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Dein Mitarbeiter lernt unterschiedliche Bereiche kennen. Er weiß also, auf welche Infos, Formulare, Materialien etc. es an diesem Arbeitsplatz ankommt, sodass störungsfrei gearbeitet werden kann. Das fördert eine ganz neue Sichtweise für Schnittstellen und die Zusammenarbeit wird sich ganz automatisch verbessern. Dein Team wird viel schneller auf Verbesserungspotentiale aufmerksam, weil die Zusammenhänge klarer werden. Weil sie den kompletten Behandlungsablauf, Aufbereitungsprozess oder die Bestellungen im Blick haben. Klingt nach Utopie? Probier es einfach aus.
• Du bist unabhängiger von einzelnen Mitarbeitern, weil sich jeder Mitarbeiter an jedem Arbeitsplatz auskennt. Vielleicht nicht optimal, aber zumindest so gut, dass der Betrieb auch bei Personalausfall aufrecht erhalten werden kann. Und die Röntgenbilder auch verschickt werden können, wenn Maria schon im Feierabend ist.
• Die Abwechslung fördert die Motivation und das Engagement.

Information und Informationsangebot

Fühlen sich deine Mitarbeiter ausreichend und rechtzeitig informiert? Wie informierst du dein Team? Jeden morgen in einer ruhigen Minute zum Tagesbriefing? Oder zwischen Tür und Angel einzelne Mitarbeiter? Geplant in Teambesprechungen? Holschuld? Bringschuld? Reizüberflutung und fehlender Überblick durch Postits am schwarzen Brett?

Eine strukturierte Informationsweitergabe an das gesamte Team ist Gold wert und fördert Fairness und Vertrauen. Etabliere eine Holschuld. Das heißt, jeder Mitarbeiter muss wissen, wo er neue Informationen nachlesen kann, falls er die Teambesprechung verpasst hat. Du willst darauf achten, dass sich niemand benachteiligt fühlt. Achte auf eine transparente, sachliche Infoweitergabe. Denke daran, dass du verpflichtet bist, neue Geräte mit Protokoll einzuweisen. Das hat zum einen mit Patienten – und Mitarbeitersicherheit zu tun. Zum anderen mit deiner Haftung, falls es zum Unfall kommt.

Verantwortung

Sind die Kompetenzen und Verantwortlichkeiten klar geregelt? Oder kommt es durch unklare Strukturen und Prozesse häufiger zu Missverständnissen oder Konflikten?

Dann kann es schon mal vorkommen, dass das die Papierhandtücher im Patienten-WC ausgehen und erst bestellt werden müssen. Oder die Laborarbeit nicht rechtzeitig geliefert wurde und der Patient mit neuem Termin unzufrieden die Praxis verlässt.

Besser wenn ganz klar ist, wer sich um was kümmert.

Qualifikation

Passen die Tätigkeiten zur Qualifikation deiner Mitarbeiter? Sind sie ausreichend qualifiziert? Sind sie angemessen eingewiesen und eingearbeitet? Oder sind sie für ihre Tätigkeiten überqualifiziert oder fühlen sich häufig unterfordert?

Sprich mit deinen Mitarbeitern und überlegt gemeinsam, ob sie weitere Unterstützung benötigen und wie du ihnen dabei helfen könntest. Kann ein Kollege unterstützen? Braucht es eine Fortbildung?

Emotionale Inanspruchnahme

Ist dein Team mit Emotionen wie Wut, Trauer oder Angst konfrontiert? Müssen Mitarbeiter ständig auf die Bedürfnisse anderer eingehen? Ist dein Team mit Belästigungen, Übergriffen oder einem erhöhten Risiko durch Aggression oder Gewalt ausgesetzt?

Arbeitsorganisation

Arbeitszeit

Reicht die Zeit zwischen Arbeitseinsätzen für Erholung aus? Können die Mitarbeiter ihre Pausen tatsächlich wahrnehmen? Können Überstunden kurzfristig wieder abgebaut werden? Gibt es eine definierte Obergrenze für Überstunden? Wie verlässlich sind freie Zeiten? Welche Ausgleichsregelungen gibt es, wenn die Ruhezeiten doch unterbrochen werden? Werden bei der Dienstplanung individuelle Wünsche und Bedürfnisse berücksichtigt? 

Arbeitsablauf

Sind Arbeitstempo und -inntensität häufig hoch, herrschen Zeit- und Leistungsdruck? Fallen viele Aufgaben gleichzeitig an? Kommt es häufig zu Störungen und Unterbrechungen? Ist der Personalschlüssel angemessen? Ist die Arbeitsmenge realistisch geplant? Welchen Einfluss haben Überlastungsanzeigen der Mitarbeiter? Wird nach Lösungen gesucht?

Kommunikation und Kooperation

Führt ihr in der Praxis regelmäßig Teambesprechungen durch? Haben sich Kommunikationsregeln und Strukturen etabliert (z.B. Tagesbriefing, große und kleine Teambesprechungen? Sorgst du hier für das leibliche Wohl? Sind die Aufgaben – und Verantwortungsbereiche definiert und den Beteiligten bekannt?

Soziale Beziehungen

Kolleginnen und Kollegen

Wie sind die Beziehungen zwischen den Mitarbeitern? Wie ist der Zusammenhalt und die Unterstützung im Team? Wird die gegenseitige Wertschätzung im Team gefördert? Wechselt die Zusammenarbeit im Team häufig? Wie hoch ist die Fluktuation? Gibt es Rollenkonflikte oder persönliche Konflikte? Wie steht es um die Umgangsformen? Sind Konflikte oder Mobbing ein Thema? Und falls ja, können Teams auf professionelle Unterstützung in Form von Supervision oder Coaching zurückgreifen?

Führungskräfte

Hier steht dein Führungsstil im Vordergrund. Wie sind die Beziehungen zwischen dir und deinem Team? Gibt es angemessene Rückmeldung zu Leistungen und Ergebnissen?

Wie ist der Umgang mit Fehlern und Konflikten? Förderst du die gegenseitige Wertschätzung zwischen dir und deinem Team?

Arbeitsumgebung

Physische Faktoren

Sind die Arbeitsplätze ergonomisch gestaltet? Müssen die Mitarbeiter schwere körperliche Arbeit leisten?

Physikalische und chemische Faktoren

Erzeugt eine ständige Geräuschkulisse Stress? Stören Raumklima, Gerüche, Lichtverhältnisse oder Ähnliches das Wohlbefinden?

Arbeitsmittel

Stehen die für eine Aufgabe benötigten Arbeitsmittel in der erforderlichen Qualität und Quantität zur Verfügung? Und ist die Bedienbarkeit an die Erfordernisse der Anwender angepasst?

Eine Gefährdungsbeurteilung ist mehr als vermeintliche Bürokratie

Kaum ein anderes Führungskräfte-Tool erlaubt dir, soviel für die Gesundheit und das Wohlbefinden deiner Mitarbeiter – und damit auch für die Zufriedenheit und Empfehlungsrate deiner Patienten – zu tun. Auch wenn dich der vermeintliche Aufwand einer Gefährdungsbeurteilung im Moment noch abschreckt. 

Gehe einfach den ersten Babyschritt. Und dann den nächsten. Und analysiere ganz ehrlich und gemeinsam mit deinem Team die Belastungen und Gefährdungen, die in deiner Praxis objektiv und subjektiv wahrgenommen werden. Die BGW stellt tolle Vorlagen zur Verfügung, sodass du hier einen schnellen und einfachen Einstieg findest.

Es geht nicht darum, bürokratische Vorgaben abzuarbeiten. Sondern es geht darum, sich ganz konkret und ehrlich mit den Gefahren auseinander zu setzen, denen deine Mitarbeiter TAGTÄGLICH ausgesetzt sind. 

Eine Gefährdungsbeurteilung ist gesetzliche Pflicht. Sie macht Sicherheit planbar. Sie macht dein Engagement sichtbar. Sie lenkt den Fokus auf die wirklich wichtigen Fragen. Sie zahlt sich aus. Und unabhängig davon zeigst du jedem einzelnen Mitarbeiter, dass er dir wichtig ist. 

Hilfreiche Links zum Thema Gefährdungsbeurteilung  Psychische Belastung

BGW: Gefährdungsbeurteilung Psychische Belastung:

https://www.bgw-online.de/bgw-online-de/themen/sicher-mit-system/gefaehrdungsbeurteilung/gefaehrdungsbeurteilung-psychischer-belastung-23100

Arbeitszeitgesetz:

Arbeitszeitgesetz

Nadelstich, Schnittverletzung, anaphylaktischer Schock, Brand oder der Autounfall deines Mitarbeiters auf dem Weg zur Arbeit. Was Notfallmanagement in der Zahnarztpraxis bedeutet ist klar.

Unfälle und Notfälle passieren. Und gerade im Notfall ist es enorm wichtig, schnell  und gezielt zu handeln. Daher willst du für Notfälle Vorsorge treffen. Du willst vorbereitet sein und eine dem Patienten- und Leistungsspektrum entsprechende Notfallausstattung und Notfallkompetenz vorhalten.

Die Aufregung kocht im Notfall schnell hoch. Die Hektik packt das Team und dann passieren Fehler. Fehler, die im Notfall nicht passieren dürfen.

Was tun beim Nadelstich? Verbandbuch? Noch nie gehört. D-Arzt? Keine Ahnung. Dabei ist die Dokumentation im Verbandbuch und das richtige Vorgehen bei einem Betriebsunfall mittels D-Arzt enorm wichtig, um bei Bedarf z.B. Rentenansprüche geltend machen zu können.

In diesem Artikel will ich dir einen Überblick verschaffen, welche Aspekte zum Thema Notfallmanagement gehören und welche Hilfestellungen dir die BGW hier bietet.

Ersthelfer

Benenne einen Ersthelfer. Praxen bis 20 Beschäftigte müssen mindestens 1 ErsthelferIn ausbilden lassen. Bei mehr als 20 Beschäftigten müssen 10% der Beschäftigten ausgebildet werden. Personen, mit einer abgeschlossenen medizinischen Ausbildung können lt. § 26 DGUV Vorschrift 1 ohne zusätzliche Ausbildung als Ersthelfer eingesetzt werden.

Unabhängig davon ist für dein komplettes Team alle zwei Jahre zusätzlich eine Erste-Hilfe-Fortbildung notwendig. Durch regelmäßiges Notfalltraining wird das Wissen aktualisiert. Es ist nicht ausreichend, das Notfalltraining z. B. via Online-Kurs oder digitalen Medien durchzuführen. Schulungen führt z.B. das Rote Kreuz oder Malteser durch.

Die BGW übernimmt unter bestimmten Umständen die Kosten dafür. Den Link zur Antragstellung findest du am Ende dieses Artikels.

Verbandkasten & Notfallkoffer

Die Grundausstattung des Verbandkastens sollte regelmäßig überprüft und Medikamente, deren Verfallsdatum überschritten ist, ersetzt werden.

Sofern du einen Notfallkoffer vorhältst, sollte dieser:

• Übersichtlich sortiert und auf das Wesentliche reduziert sein.
• Intakt (Verfallsdatum bei Medikamenten, Steril verpacktes Material, Funktionstüchtigkeit bei batteriebetriebenen Geräten etc.).
• Leicht erreichbar und mobil.
• Inhalt und Aufbewahrungsfrist sind dem Personal bekannt.
• Regelmäßige Kontrolle und Dokumentation des Inhalts. (Du kannst das Verfallsdatum etc. schnell prüfen, wenn du eine sinnvolle Checkliste am besten außerdem halb des Notfallkoffers anbringst.)

Alarm- und Notfallplan

Ein Alarm- und Notfallplan mit genauen Anweisungen für Brand und Unfall ist zu erarbeiten. Wenn es brennt, sind die in der Umgebung befindlichen Personen durch Feuer und insbesondere durch Brandrauch akut gefährdet. Daher ist es wichtig, dass alle Personen wissen, wie sich sich in einer solchen Gefahrensituation zu verhalten haben. Die Brandschutzordnung und der Alarmplan (siehe hilfreiche Links) informiert über die wichtigsten Verhaltensregeln. 

Aber wie das immer mit Vorlagen ist, müssen sie natürlich an deine ganz individuellen Praxisgegebenheiten angepasst werden. Das heißt mit den entsprechenden Telefonnummern von Ersthelfer, Betriebsarzt, D-Arzt, Rettungsdienst, Unfallkrankenhaus etc. ergänzt werden. 

Sorge dafür, dass der Alarm- und Nofallplan bekannt und an einer prominenten Stelle platziert ist.

In den Hilfreichen Links findest du eine Vorlage und hast die Vorgaben schnell erfüllt. 

Mitarbeiter regelmäßig zum Notfallmanagement in der Zahnarztpraxis unterweisen

Hier sollten mindestens alle Themen dieses Artikels unterwiesen, geübt und mit Unterschrift dokumentiert werden. Eine Pro Forma – Schulung à la „Bitte hier einmal unterschreiben und gut is.“ führt natürlich nicht zum Ziel und verfehlt den Sinn von Unterweisungen krachend.

Brandschutzhelfer

Ein ausgebildeter Brandschutzhelfer ist benannt und wird regelmäßig (3-5 Jahre) geschult.

Das Personal wird mindestens jährlich vom Brandschutzhelfer mit der Handhabung des Feuerlöschers betraut und in die Vermeidung von Entstehungsbränden oder Explosionen (z.B. in Verbindung mit Sauerstoff) unterwiesen. Er sensibilisiert, dass in der Praxis unterschiedliche Feuerlöscher vorhanden sind (z.B. Pulverlöscher für die Brandklassen ABC und für EDV bzw. Elektronik-Bereiche ein CO2-Feuerlöscher – bedenke, dass seit Oktober 2019 pro kg CO2-Löschmittel mindestens eine freie Grundfläche von 5,5 m² vorhanden sein muss). Flucht- und Rettungswege sind ausgeschildert und auch Sammelstellen sind bekannt. Der Ablauf im Falle eines Brandes wird durchgespielt und die Aufgaben für die einzelnen Mitarbeiter im Falle eines Brandes sind klar kommuniziert. Die Kommunikation, sprich Meldekette ist bekannt.

NICHT „Erika ist für xy zuständig“ SONDERN „Der Mitarbeiter an der Rezeption ist für xy zuständig.“ Notfallmanagement in der Zahnarztpraxis soll personenunabhängig funktionieren.

Alle weiteren Infos zum Thema Brandschutz findest du in meinem separaten Blogartikel „Brandschutz in der Zahnarztpraxis“. 

Alles an seinem festen Platz

Verbandkaste, Notfallkoffer, Verbandbuch, Feuerlöscher und ggf. Defibrillator befinden sich an einem fest definierten Platz, der jedem bekannt ist.

Ist der Platz nicht direkt einsehbar, ist eine Beschilderung notwendig. Denke auch an die Beschilderung des Notausgangs, an einen Fluchtplan und an ausreichend Brandmelder. Eine Übersicht der Sicherheits- und Gebotszeichen findest du in den hilfreichen Links.

Unfallverhütungsvorschriften

Die Unfallverhütungsvorschriften sind für dich verpflichtend. Sie umfassen in der Zahnarztpraxis:

• TRBA 250 (Biologische Arbeitsstoffe im Gesundheitswesen und in der Wohlfahrtspflege
• DGUV Vorschrift 1 (Grundsätze der Prävention)
• DGUV Vorschrift 2 (Betriebsärzte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit)
• DGUV Vorschrift 3 (Elektrische Anlagen und Betriebsmittel)

Deine Berufsgenossenschaft BGW stellt dir hilfreiche Informationen als PDF aber auch als Druck-Version zur Verfügung. Ich empfehle dir, diese auf der BGW-Homepage zu bestellen.

Die BGW stellt dir z.B. auch Poster zur Verfügung. Diese Infos eignen sich wunderbar für Mitarbeiterunterweisungen.

Glasklare Vorgaben für den Notfall

Mit der folgenden Liste möchte ich dir Anregungen zu Ablaufbeschreibungen geben, die ich dir für deine Praxis empfehle. Die Inhalte sind sehr individuell und können hier nicht vorgegeben werden. Die Übersicht erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Nutze gerne auch die Links, die ich dir unten zusammengestellt habe. 

Kurzum: Treffe zeitnah Regelungen, wie ihr in Notfallsituationen angemessen und sicher handelt und erstellt z.B. Ablaufbeschreibungen für folgende Situationen:

• Verhalten im Notfall (z.B. Brand, Stromausfall, Wasserschaden, Gewalt am Arbeitsplatz) und Erste Hilfe
• Notfall- und Alarmplan gut sichtbar aushängen.
• Die Vollständigkeit und Aktualität der Notfallausstattung ist sichergestellt. z.B. anhand von Checklisten zum Inhalt des Verbandkastens und ggf. Notfallkoffers.
• Erfassen von allen Unfällen, Wege- und Beinaheunfälle. Besonders die regelmäßige Auswertung von Beinaheunfällen hilft dir, Maßnahmen zu entwickeln, wie ihr Unfälle künftig vermeiden könnt. Daraus lässt sich auch ableiten, welche Schulungen du deinen Beschäftigten anbieten kannst.
• Schutzausrüstung und Sicherheitsgeräte wie durchstichsichere Abwurfbehälter sind vorhanden und die Mitarbeiter wurden in die Handhabung aktenkundig unterwiesen.
• Verhalten bei Schnittverletzungen an kontaminiertem Material und Unfallmeldung
• Nachsorgeschema bei Nadelstichverletzungen (BGW)
• Verbandbuch (hier alle Unfälle, Erste-Hilfe-Leistungen, Wegeunfälle etc. eintragen, Stich- oder Schnittverletzungen an kontaminiertem Material sind unverzüglich der BGW zu melden, Dokumentationspflicht von Übergriffen und Androhungen im Verbandbuch)
• Info, ab wann eine Meldung an die BGW erfolgen muss

Notfallmanagement in der Zahnarztpraxis beginnt bevor es soweit kommt.

Das bedeutet, dass du regelmäßig eine Gefährdungsbeurteilung in deiner Zahnarztpraxis bzw. in deinem Eigenlabor durchführen willst, um bereits im Vorfeld über mögliche Gefahren sensibilisiert zu sein.

Außerdem legst du Wert auf ein systematisches Risikomanagement in deiner Zahnarztpraxis. Das geht noch einen großen Schritt weiter und beleuchtet auch Haftungsrisiken, Datenschutzrisiken etc. Hierzu empfehle ich dir meinen Blogartikel zum Thema Risikomanagement >>> https://qm-oischinger.de/risikomanagement-zahnarztpraxis/

Und denk dran: Ein wirksames und sinnvolles QM geht nicht von heute auf morgen. Es muss nicht perfekt sein. Aber es will zu einer guten Gewohnheit werden.

Hilfreiche Links zum Thema Notfallmanagement in der Zahnarztpraxis

Suchmaschine zuständiger D-Arzt  
https://www.dguv.de/landesverbaende/de/med_reha/d-arzt-verfahren/index.jsp

Suchmaschine zuständige BG-Klinik  https://www.bg-kliniken.de/standorte

DGUV Anleitung Erste Hilfe https://publikationen.dguv.de/widgets/pdf/download/article/698

DGUV Vorschrift 1, Grundsätze der Prävention https://www.bgw-online.de/bgw-online-de/service/medien-arbeitshilfen/medien-center/unfallverhuetungsvorschrift-grundsaetze-der-praevention-14912

DGUV Vorschrift 2, Betriebsärzte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit https://www.bgw-online.de/bgw-online-de/service/medien-arbeitshilfen/medien-center/unfallverhuetungsvorschrift-betriebsaerzte-und-fachkraefte-fuer-13906

DGUV Vorschrift 3, Elektrische Anlagen und Betriebsmittel https://www.bgw-online.de/resource/blob/20602/a08d0fafd101155ffffad8739e108152/dguv-vorschrift3-unfallverhuetungsvorschrift-elektr-anlagen-betriebsmittel-data.pdf

DGUV Information Brandschutzhelfer https://publikationen.dguv.de/widgets/pdf/download/article/2848

DGUV Automatisierte Defibrillatoren https://publikationen.dguv.de/widgets/pdf/download/article/783

DGUV Übersicht der Sicherheits- und Gebotszeichen https://publikationen.dguv.de/widgets/pdf/download/article/3058

DGUV Plakat „Erste Hilfe – Auffinden einer Person“ https://publikationen.dguv.de/widgets/pdf/download/article/760

Meldung zur Unfallanzeige (BGW) https://www.bgw-online.de/bgw-online-de/service/medien-arbeitshilfen/formulare/unfall-melden-wegeunfall-fragebogen-ausfuellen-14592

BGW Verbandbuch https://www.bgw-online.de/resource/blob/18958/f8b29f3daf46c4e0755e34f5361b3fe3/bgw09-17-000-verbandbuch-data.pdf

BGW Verbandbuch Meldeblock (einzelne Seite, diese kann direkt in der Mitarbeiterakte abgelegt werden) https://www.bgw-online.de/bgw-online-de/service/medien-arbeitshilfen/medien-center/verbandbuch-18958

BGW Aushang Notfallnummern, Verhalten im Brandfall https://www.bgw-online.de/bgw-online-de/service/medien-arbeitshilfen/medien-center/braende-verhueten-verhalten-im-brandfall-18962

BGW Risiko Nadelstich https://www.bgw-online.de/DE/Medien-Service/Medien-Center/Medientypen/BGW-Broschueren/BGW09-20-001_Risiko-Nadelstich.html

BGW Nadelstich Nachsorgeschema https://www.bgw-online.de/DE/Arbeitssicherheit-Gesundheitsschutz/Grundlagen-Forschung/GPR-Medientypen/Downloads/NSV-Nachsorge.pdf?__blob=publicationFile

Antragsformular Kostenübernahme „Erste-Hilfe-Kurs“ durch die BGW https://www.bgw-online.de/bgw-online-de/themen/sicher-mit-system/erste-hilfe/erste-hilfe-21598

Risikomanagement in der Zahnarztpraxis – damit Sicherheit nicht zum Glücksspiel wird

Diese Praxisleitung hätte dem Thema Risikomanagement im Nachhinein sicher gerne mehr Zeit und Aufmerksamkeit  gewidmet. Doch als es sprudelt, ist es zu spät. Die Tür geht auf, das Wasser drückt sich vorbei und rauscht ins Treppenhaus. Der Hausmeister – vom Nachbarn informiert – reißt die Augen auf. Die Ursache ist auch gleich gefunden: Ein Schlauch hat sich vom Gipsabscheider gelöst und die komplette Praxis überflutet. Während Arzt und Team sich im Urlaub die Sonne auf den Bauch scheinen lassen, hat der Vorfall zu einem massiven Wasserschaden geführt. Nicht nur in der Praxis. Auch beim Nachbarn. Schuld war der nicht abgedrehte Hauptwasserhahn.

Den Betrieb konnte die Praxis jedenfalls erst einmal einstellen. Was für ein Alptraum.

Sicherheit und Stabilität

Dabei wünscht sich doch jeder Zahnarzt, dass alles glatt läuft. Sicherheit und Stabilität mit Risikomanagement in der Zahnarztpraxis. Alles richtig machen. Doch wie? Geht das überhaupt? Wenn du eure Praxisrisiken strukturiert betrachtest und die passenden vorbeugenden Maßnahmen ergreifst, kannst du jedenfalls sehr viel dafür tun, damit dein Treppenhaus nicht überflutet wird. Ja, man kann nicht auf alles vorbereitet sein. Corona hat es wieder mal gezeigt. Aber es gibt genug andere Risiken, die in der Luft liegen. Willst du nachts besser schlafen? Prima. Dann komm mit. In diesem Beitrag zeige ich dir, wie du deine Risiken strukturiert in den Griff bekommst.

Warum es sich jetzt lohnt, Risikomanagement in der Zahnarztpraxis umzusetzen:

1. Schutz des Personals und der Patienten
2. Aufrechterhalten des Praxisbetriebs, auch in Extremsituationen
3. Erfüllung gesetzlicher Auflagen
4. Abwendung wirtschaftlicher Schäden
5. Abwendung von Image-Schäden
6. Showstopper identifizieren und präventive Maßnahmen einleiten
7. Vorbereitet sein
8. Sensibilisierung des Teams für Risiken und deren Konsequenzen

So baust du dein Risikomanagement in der Zahnarztpraxis auf:

[Schritt 1] Kennst du alle Anforderungen an deine Praxis?

Alle, die meinen QM-Fahrplan gelesen haben, wissen es: es ist essentiell, zunächst die Anforderungen an deine Praxis zu identifizieren. Hier sind vor allem die gesetzlichen Anforderungen wie Datenschutz, Arbeitssicherheit, Hygiene und alle Anforderungen an die Patienten- und Mitarbeitersicherheit gefragt.

[Schritt 2]: Welche Risiken solltest du Rahmen des Risikomanagements in der Zahnarztpraxis im Blick behalten?

Einige Risiken werden in der QM-Richtlinie des G-BA (Gemeinsamer Bundesausschuss) ganz explizit genannt und konkrete Maßnahmen dafür eingefordert. Diese Risiken sind mit einem * gekennzeichnet.

Dr. M. Sarbandi hat in seinem wunderbaren Buch „Risikomanagement in der Zahnarztpraxis (2016)“ die Praxisrisiken in vier Bereiche unterteilt:

[1] Medizinische Risiken

Hierzu gehört z.B. das Einhalten der Leitlinien und Facharztstandards, die Delegation von Leistungen, das Thema Arzneimittelsicherheit*, Notfallmanagement* und Hygiene*.

[2] Betriebswirtschaftliche Risiken

Hierzu zählt Sarbandi Liquidität, Strategie, Wettbewerb und das nicht zu unterschätzende Thema Versicherungsschutz.

Ein Beispiel: Hast du geprüft, ob deine Berufsausfallversicherung bei ein und derselben Krankheit mehrmals greift? Das solltest du unbedingt tun. So kannst du dir im Erstfall mehrere zehntausend, wenn nicht hunderttausend Euro sparen.

Die Kammern stellen ihren Zahnärzten Merkblätter zur Verfügung. Hier wird im Detail beschrieben, was bei (längerfristigem) Ausfall oder Tod des Praxisinhabers zu tun ist. Außerdem stellt die Kammer einen sogenannten Notfallordner zur Verfügung, sodass alle Versicherungen, laufende Zahlungsverpflichtungen, Darlehen, wichtige Unterlagen und Bescheinigungen, Passwörter, Verträge etc. im Notfall direkt zur Hand sind.

[3] Juristische Risiken

Hierzu gehören Behandlungsfehler, Organisationsfehler, Aufklärungsfehler und – ganz wichtig – Dokumentationsmängel oder -fehler.

Wie kannst du dem entgegentreten? Hier ein paar Maßnahmen:

• Prüfung der eigenen Kompetenzen und Team-Kompetenzen
• Ordnungsgemäße Personalauswahl
• Ordnungsgemäße Anleitung und Einarbeitung
• Ordnungsgemäße Überwachung
• Regelmäßige Schulung
• Mit Checklisten arbeiten, sodass nichts Wichtiges vergessen wird.

[4] Technische Risiken

Hierzu zählen die Verfügbarkeit, Integrität und Vertraulichkeit von Daten. Aber auch das Thema Hardware und Software.

Vielschichtige Risiken

Ich denke, jetzt ist klar geworden, dass vielschichtige Risiken deinen Praxisbetrieb bedrohen. Wem das alles zuviel Metaebene war: Hier ein paar Beispiele aus meiner Praxis:

• Die Berufsausfallversicherung greift nur beim ersten Mal. Mit einer besseren Versicherung hätte sich mein Kunde über 100.000 € sparen können.
• Ransomware: Also die Erpressung deiner Daten. Weil ein Link leichtsinnig geöffnet wurde. Besser wäre es gewesen, deine Mitarbeiter im Vorfeld zu informieren, zu sensibilisieren. Leider erlebe ich genau das immer wieder. Achte auf eine gute IT-Sicherheit. Das kann ich dir aus meiner Erfahrung nur ans Herz legen.
• Oder gar nicht so spektakulär und dennoch immer wieder ärgerlich: Fluktuation. Personalausfall. Schwangerschaft und der damit verbundene Stress und finanzielle Aufwand für Ausschreibung, Einarbeitung, Zeitraum bis das Team wieder rund läuft, Kosten für den Betriebsarzt und und und.

Mit einem strukturierten Risiko-, Beschwerde- und Fehlermanagement kannst du präventive Maßnahmen einleiten und bist – wenn es dich doch erwischt – zumindest vorbereitet.

Sehe die geforderten Hygiene- oder Arbeitssicherheitsmaßnahmen nicht nur als lästig an. Vielmehr kannst du mit Risikomanagement in der Zahnarztpraxis enorm viel zur Mitarbeiter- und Patientensicherheit beitragen.

Ein Risikomanagement ist unbedingt notwendig und sollte nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Corona hat es gezeigt. „Das konnte doch keiner kommen sehen“. Mag sein, aber es gibt andere Risiken, die du ganz strukturiert prüfen und bewerten kannst. Welche Maßnahmen ihr einleitet, ist individuell. Aber glaub mir. Du wirst ruhiger schlafen, wenn du vorher aktiv wirst. Vor dem Datenvorfall.

[Schritt 3] Risiken identifizieren

Identifiziere und analysiere alle Risiken, die Einfluss auf die Sicherheit von Patienten und Mitarbeiter oder deine Kernprozesse haben. Kernprozesse sind alle Abläufe, womit du dein Geld verdienst. Behandlung, Beratung, Dokumentation, Prophylaxe. Auch deine Abrechnung. Schnorcheln ist langweilig. Gehe den Gefährdungen tief auf den Grund. Tauche nach den Ursachen und überlege dir konkrete Maßnahmen, wie du die SHOWSTOPPER in den Griff bekommst.

Das Ziel der anschließenden Analyse ist die quantitative und qualitative Beurteilung und Bewertung der identifizierten Risiken. Risiken sollen nicht nur ein Bauchgefühl bleiben. Du willst ganz konkret bewerten, ob ein Risiko sehr hoch oder nur gering ist. Wie das geht, dazu gleich mehr.

Wo bekomme ich eine Übersicht möglicher Risiken?

In diesem Blog liefere ich dir am Ende eine Liste möglicher Risiken. Die ist natürlich nicht komplett. Kann sie ja gar nicht sein. Aber sie ist ein guter Anfang für dein Risikomanagement in der Zahnarztpraxis, um sensibel für das Thema zu werden und dann fallen dir sicher weitere Risiken ein. Da bin ich sicher.

Unabhängig von der Liste sind hier weitere Informationsquellen:

• Fehler- und Beschwerdemanagement – schau hier unbedingt auch auf Beinahefehler!
• Doku von Schadensfällen, Verbandbuch
• Befragungen und Erfahrungsberichte (auch im Gespräch mit Kollegen (jeder hat was zu berichten, glaub mir)
• Brainstorming
• Auditergebnisse
• externe Quellen nutzen (z.B. das Portal Jeder Zahn zählt: https://www.cirsdent-jzz.de/
  Du musst nicht jeden Fehler selber machen, um daraus zu lernen!
• Schau dir deine Abläufe genau an: Was hätte Auswirkungen auf das Leben und die Gesundheit von Patienten oder deinen Mitarbeitern? Und wie schnell wirkt sich die Beeinträchtigung auf den Ablauf und damit auf deine Praxis aus?

Beispiele: Datenklau, Personalausfall durch Verletzung, Praxis als Infektionsherd (wir haben alle die Fleischindustrie vor Augen, oder? Lass es gar nicht erst zu einem Image-Schaden und Patientenschaden kommen.)

[Schritt 4] Bewertung des Risikos

Nun hast du alle potentiellen Risiken zum Beispiel mittels Brainstorming gesammelt.

Brainstorming funktioniert so, dass du erst mal alles aufschreibst. Die beste Idee ist meist die 63. Daher einfach alles aufschreiben, was dir in den Sinn kommt. Alles. Streichen kannst du immer noch. Aber erst, nachdem du die Risiken mit dieser Matrix bewertet hast.

Überlege dir für jedes einzelne Risiko die Eintrittswahrscheinlichkeit und das Schadensausmaß. Jetzt siehst du, in welchem Feld sich das jeweilige Risiko befindet. Ob es sich um ein (sehr) hohes Risiko, ein mittleres oder (sehr) geringes Risiko handelt.

Nachdem du nun die Auswirkungen kennst, musst du dir über die Ursachen bewusst werden.

Hier empfehle ich die 5-Warum-Methode. Indem du immer wieder nach dem Warum fragst, kommst du nämlich der tatsächlichen Ursache auf den Grund.

Oder untersuche die Ursachen mit dem Fischgrätmodell:

Alle Risiko-, Fehler- oder Beschwerdeursachen lassen sich mindestens einer dieser sechs  Kategorien zuordnen:

• Mensch
• Maschine
• Methode
• Millieu
• Material
• Messung

Diese Kategorien helfen dir dabei, die Ursachen zu strukturieren. Risiken können auch mehrere Ursachen haben.

Ich verwende diese Methode gerne bei Beschwerden oder bei der Fehleranalyse. Aber das ist ein anderes Thema.

Soweit sogut. Kannst du dich noch konzentrieren?

Sobald du die Ursachen und Auswirkungen des ermittelten Risikos kennst, willst du das Risiko nun minimieren oder gar beseitigen. Jetzt kommt es auf die richtigen Maßnahmen an.

Leite alles in die Wege und überprüfe, ob die Maßnahmen wirksam sind.

Handelt es sich um sehr dringliche Risiken, werden sofort Korrektur, Vorbeuge- und Verbesserungsmaßnahmen eingeleitet.

Folgende Ansätze stehen dir zur Verfügung:

• Risikoakzeptanz (du akzeptierst ein mögliches Risiko)
• Risikoverminderung (z.B. Bereitstellen von Schutzausrüstung)
• Risikoüberwälzung (weitergeben z.B. an Versicherung)
• Risikovermeidung (Ausschluss von Auslösern, z.B. Ausschluss risikobehafteter privater Zusatzleistungen)
• Risikoteilung (z.B. die Zusammenarbeit mit einem Spezialisten)

[Schritt 5] Überwachungsphase

In dieser Phase kontrollierst du deinen Risikomanagement-Prozess als Ganzes. Du überprüfst, ob du die gesetzten Ziele erreicht hast und ob du noch im Zeitplan bist. Du prüfst, ob die Maßnahmen zur Risikosteuerung weiterhin sinnvoll sind oder ob du deine Strategie für dein Risikomanagement in der Zahnarztpraxis  ändern solltest.

Hier eine kleine Auswahl von Instrumenten, um deine Risiken zu minimieren und im Blick zu behalten:

• ein gelebtes Fehlermanagement und CIRS (Critical Incident Reporting System – schwieriges Wort für den Umgang mit Beinahefehlern). Hier geht es darum, im Team ganz offen über (Beinahe)Fehler zu sprechen und sich gemeinsam Maßnahmen zu überlegen. Meines Erachtens eines der methodischen Schwergewichte für gelebtes QM.
• Erfassung von Kennzahlen. Kennzahlen sollten SMART sein. (Spezifisch, Messbar, Attraktiv für alle, die es betrifft, Realistisch und Terminiert)
• Zufriedenheitsbefragungen und Beschwerdemanagement
• Schnittstellen im Blick
• Risikomatrix (siehe oben)
• Ishikawa-Diagramm (Fischgrätmodell, siehe oben)
• Patientensicherheit in den Fokus stellen und dafür sensibilisieren
• Vorgaben der Arbeitssicherheit konsequent umsetzen
• Ein tragfähiges Ausfallkonzept erarbeiten
• öfter mal die Vogelpespektive einnehmen, um den Überblick zu gewinnen. Mit einem funktionierenden QM hast du den ja sowieso.
• klare Zuständigkeiten und Vertretungsregelung
• Offene Kommunikation und aus Fehlern lernen
• Fortbildungsverpflichtung angestellter Zahnärzte im Arbeitsvertrag regeln

[Schritt 6] Neubewertung des Risikos

Risiken können sich ändern oder es können neue Risiken hinzu kommen. Deshalb solltest du deine Risiken regelmäßig überprüfen. z.B. jährlich und bei Veränderungen. Eine jährliche Managementbewertung ist mehr als sinnvoll. In dem Zuge kannst du gleich deine Risiken bewerten und die geeigneten Maßnahmen einleiten.

[Schritt 7]: Dokumentation im Risikomanagement

Wer sich tiefer in die Materie einlesen will, dem empfehle ich das fundierte und sehr praxisorientierte Buch: Risikomanagement in der Zahnarztpraxis (2016) von Dr. M. Sarbandi. Auch ich habe das Buch zum Teil als Quelle verwendet.  

So, jetzt weißt du, wie du Risiken erkennst und die geeigneten Maßnahmen einleitest. Fehlt nur noch der Denkanstoß. Damit du das Rad nicht neu erfinden musst, hier eine Übersicht von Dr. Sarbandi, die ich noch ergänzt habe:

Mögliche Risiken in der Zahnarztpraxis

• Entgangener Geschäftsgewinn (z.B. Patient kommt nicht zum Termin, Räume nicht ausgelastet, Labor liefert nicht rechtzeitig, notwendige Medikamente wurden im Vorfeld nicht genommen oder abgesetzt etc.)
• Betriebsunterbrechungen (u.a. Feuer, Wasserschaden, Stromausfall, Patientendaten nicht verfügbar, Behandlungsstuhl defekt)
• Einbruch (Beratung von kriminalpolizeilichen Beratungsstellen in Anspruch nehmen)
• Arbeitsschutz (Infektion Mitarbeiter, ungeeignete & fehlende Schutzausrüstung, Sturz, Gefahrstoffunfall, Unfall)
• Arzneimittelsicherheit (Marcumar etc.)
• Brandschutz (Personenschaden, wenige, fehlende, ungeeignete Löschmittel, EDV-Ausfall durch Brand im Serverraum)
• Dokumentation und Datenschutz (Serverausfall inkl. Datenverlust, Haftungsfall wg. vermeintlich fehlerhafter Aufklärung, Datenschutzverletzung, etc.)
• Hygiene (Fehlerhafte Aufbereitung, Infektion Patient etc.)
• Krisen- und Notfallmanagement (Versagen in Notfallsituationen durch fehlendes Training, Häufung meldepflichtiger Keime etc.)
• MPG (fehlende Wartung, nicht funktionstüchtige MPGs, Gefahr von Patienten und Mitarbeiter durch falschen Betrieb etc.)
• Organisation und Personalmanagement (Hohe Personalfluktuation, Mangelnde Kommunikation im Team, Fehlende Kompetenzen im Team, Personalausfall, fehlendes Wissen über Abläufe)
• Patientenorientierung (Vermeidung von Verwechslungen, mangelnde Aufklärung)
• Strahlenschutz (fehlende rechtfertigende Indikation, mangelnde Qualitätssicherung, Übersehen eines Additions- oder Subtraktionseffekts)
• Ausfall Praxisinhaber (Vorsorge treffen, Checklisten und Formulare der Kammern verwenden)
• mangelhafte Betriebsausfallversicherung (sollte bei selber Krankheit mehrmals greifen!)

In seinem Buch nennt Dr. Sarbandi noch eine Vielzahl weiterer Risiken. Es lohnt, hier tiefer einzusteigen und dabei einen Blick in sein Buch „Risikomanagement in der Zahnarztpraxis (2016)“ zu werfen.

 Interessiert dich, was in den Kliniken los ist? Hier die TOP 10 Fehler der Kliniken. 

• Fehler in Diagnosestellung
• Falsche Verabreichung von Arzneimitteln
• Verwechslung von Patient, Befund, Seite
• Informationsverlust bei Dienstübergaben
• Technischer Datenverlust
• Nosokomiale Infektionen
• Fehlbedienung von Medizinprodukten
• Notfall- und Krisenmanagement nicht eingeübt
• Stürze
• Lücken in der Patientenaufklärung

Daraus kann man doch lernen…

Ich hoffe, dass ich dir mit diesem Artikel erste Denkanstöße und Hilfestellung beim Aufbau deines Risikomanagements in der Zahnarztpraxis geben konnte. Zahnarztpraxis ist nicht gleich Zahnarztpraxis. Deshalb kann der Artikel auch nicht den Anspruch auf Vollständigkeit erheben. Er soll eher als  Anregung dienen und dir den Start erleichtern, um ein Risikomanagement aufzubauen. Selbstverständlich müssen die Inhalte ganz individuell ergänzt und an deine Praxisgegebenheiten angepasst werden.

Hilfreiche Links zum Thema Risikomanagement in der Zahnarztpraxis:

https://www.kzbv.de/it-sicherheitsrichtlinie.1475.de.html (Stand Februar 2021)